Créer et dupliquer Shared Spaces – Showpad Help Center - FR

Un Shared Space est semblable à une salle de conférence virtuelle où vous pouvez inviter plusieurs parties prenantes et avoir un historique des activités qui s'y déroulent. Cela peut être particulièrement utile lors de cycles de vente plus longs. En gardant cela à l'esprit, lorsque vous créez un Shared Space, vous souhaitez le rendre accueillant pour les participants. Commencez par ajouter une description pour que les participants puissent voir et organiser votre contenu de manière logique avant de commencer à inviter des personnes.

Cet article vous montrera comment créer un nouveau Shared Space, ainsi que dupliquer des Shared Spaces existants. Pour gagner du temps et éviter de réinventer la roue chaque fois que vous avez besoin d'un Shared Space, envisagez de créer un modèle de votre Shared Space idéal que vous pourrez dupliquer et personnaliser pour différents clients au lieu de repartir de zéro à chaque fois.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

Créer un nouveau Shared Space
Créer une URL personnalisée
Permettre aux participants externes d'inviter d'autres personnes
Permettre aux participants externes de télécharger leur contenu
Connectez votre Shared Space à Salesforce
Redimensionner les logos d'entreprise et choisir des arrière-plans transparents

Vous avez besoin de cela pour réussir

Un compte Showpad
Accès à l'application Web ou Windows Desktop de Showpad
Forfait Showpad Plus ou Ultimate
La journalisation des activités CRM pour les Shared Spaces n'est disponible que pour les clients du forfait Ultimate

Choisissez votre plateforme de réussite

IOS

Bureau Windows

Application Web

La méthode rapide sur la Web App

Création du Shared Space
Activer la journalisation facultative vers un CRM
Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Créer un nouveau Shared Space

Cliquez sur Créer et sélectionnez Shared Space pour commencer à créer votre Shared Space.
Alternativement, naviguez vers Shared Spaces en survolant l'onglet Partages et en sélectionnant Shared Spaces. Cliquez sur Nouveau Shared Space.
Dans le champ du titre de Shared Space, créez un nom orienté client pour cet espace. Cela aidera également à le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
Personnalisez l'URL avec le nom que vous préférez. Cette URL ne peut pas être modifiée ultérieurement et sera visible lors du partage de votre Shared Space.
Choisissez si les participants externes peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant Autoriser les téléchargements de contenu.
Choisissez si les participants externes peuvent inviter d'autres personnes au Shared Space en activant ou désactivant Autoriser les invitations.
Choisissez si les participants externes peuvent télécharger leurs propres documents en activant Autoriser les téléchargements externes.

Remarque : Votre administrateur peut désactiver n'importe laquelle de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, vous ne verrez pas le bouton de basculement correspondant sur cet écran.
Les clients de notre forfait Ultimate peuvent choisir d'enregistrer la création du Shared Space sur un compte ou une opportunité dans Salesforce, MS Dynamics, ou SAP Sales Cloud (anciennement C4C), si configuré.
Sélectionnez un thème de partage si souhaité.
Pour configurer les paramètres de notification par défaut pour les utilisateurs internes qui rejoignent le Shared Space, cliquez sur Paramètres de notification. Activez ou désactivez les options pour Résumé des visites des participants, Mises à jour des nouveaux arrivants et Commentaires. Ces paramètres seront les paramètres par défaut pour les participants internes, sauf s'ils les modifient eux-mêmes.
Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt.
Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez commencer à l'adapter à votre public cible. Pour ajouter une brève introduction ou une note de bienvenue, cliquez sur la section de description. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans l'espace.
Vous pouvez également télécharger le logo du client pour l'adapter à votre audience. Glissez-déposez l'image dans le champ logo, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier. La taille maximale autorisée pour le logo est de 5 Mo. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un .png. Cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Formater l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG. Laissez cette option désactivée pour conserver l'arrière-plan de l'image.
Pour redimensionner les logos, faites glisser le coin inférieur droit à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Votre administrateur gérera d'autres aspects liés à l'apparence du Shared Space, comme le logo de votre entreprise. Cependant, vous pouvez redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser le coin à la taille souhaitée.
Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour vos invités, vous pouvez rapidement l'apercevoir de leur point de vue en cliquant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue. Au-dessus de la bannière bleue, vous pouvez inviter de nouveaux participants, partager un lien, ajouter du contenu et accéder à vos paramètres et informations.

Remarque : pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, passez à « Ajouter du contenu à votre Shared Space » et « Inviter des personnes à des Shared Spaces ».

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Enregistrement des activités Shared Spaces dans votre CRM

Cliquez sur votre bouton CRM dans la bannière supérieure pour voir les activités qui ont été enregistrées sur les objets de votre CRM.
Dans ce cas, Salesforce est le CRM avec journalisation activée. Vous verrez si les activités liées à cet Shared Space ont été enregistrées sur un Compte, une Opportunité, un Contact ou un Prospect spécifique dans votre CRM.
Pour enregistrer l'état actuel du Shared Space dans votre CRM, cliquez sur Ajouter un journal, puis sélectionnez le Compte ou l'Opportunité et le Contact ou le Prospect. Cliquez sur Journal lorsque vous avez terminé.
Le journal de votre Shared Space inclura des informations générales comme le titre, la description, la date de création et les participants, ainsi qu'une liste des ressources incluses.
Voici un exemple de la façon dont votre Shared Space enregistrera dans votre CRM, en utilisant Salesforce comme exemple.

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Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque ensemble de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu interne et les descriptions de contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations de participants, les commentaires et le contenu externe dans le space d'origine ne seront pas dupliqués. La chronologie d'activité sera effacée

Envisagez de créer un modèle de l'espace Shared Space idéal pour vous et vos clients qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Remarque : Lorsque vous dupliquez un Shared Space, vous ne pouvez pas modifier l'URL personnalisée. Elle sera définie par défaut sur une URL aléatoire.

Naviguez vers Shared Spaces en survolant l'onglet Partages et en sélectionnant Shared Spaces. Localisez le Shared Space que vous souhaitez dupliquer. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche pour trouver ce que vous cherchez. Basculez entre la vue liste et la vue galerie en cliquant sur le bouton à gauche de Nouveau Shared Space.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Dupliquer. Un message s'affichera vous informant de ce qui sera dupliqué. Cliquez sur Dupliquer.
Le titre de l'Espace Partagé dupliqué aura le mot Copie devant le titre précédent. Pour modifier le titre de l'Espace Partagé, ouvrez-le et cliquez sur le titre. Ajoutez un nouveau nom pour l'Espace Partagé. Cela vous aidera à différencier l'espace et à l'adapter à vos clients.

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La méthode rapide sur l'application Windows Desktop

Création du Shared Space
Activer la journalisation facultative vers un CRM
Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Création d'un nouveau Shared Space

Cliquez sur Créer dans le menu supérieur et sélectionnez Shared Space pour commencer à construire votre space.
Alternativement, ouvrez l'onglet Share, puis naviguez vers Shared Spaces. Cliquez sur New Shared Space.
Dans le champ de titre Shared Space, créez un nom orienté client pour cet espace. Il sera également utile pour le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
Personnalisez l'URL avec le nom de votre choix. Cette URL ne pourra plus être modifiée et sera visible lors du partage de votre Shared Space.
Choisissez si les participants externes peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant l'option Autoriser les téléchargements de contenu.
Choisissez si les participants externes peuvent inviter d'autres personnes au Shared Space en activant ou désactivant l'option Autoriser les invitations.
Choisissez si les participants externes peuvent télécharger leurs documents en activant/désactivant Autoriser les téléchargements externes.

Remarque : Votre administrateur peut désactiver n'importe laquelle de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, vous ne verrez pas le bouton de basculement correspondant sur cet écran.
Les clients de notre forfait Ultimate peuvent choisir d'enregistrer la création du Shared Space sur un compte ou une opportunité dans Salesforce, MS Dynamics, ou SAP Sales Cloud (anciennement C4C), si configuré.
Sélectionnez un thème de partage si vous le souhaitez.
Pour configurer les paramètres de notification par défaut pour les utilisateurs internes qui rejoignent le Shared Space, cliquez sur Paramètres de notification. Activez ou désactivez les options pour Résumé de session des participants, Mises à jour des nouveaux arrivants et Commentaires. Ces paramètres seront les paramètres par défaut pour les utilisateurs Showpad, à moins qu'ils ne les modifient eux-mêmes.
Cliquez sur « Terminé » lorsque vous êtes prêt.
Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez commencer à l'adapter à votre public cible. Pour ajouter une brève introduction ou une note de bienvenue, cliquez sur la section de description. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans l'espace.
Vous pouvez également télécharger le logo du client pour l'adapter à votre audience. Glissez-déposez l'image dans le champ logo, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier. La taille maximale autorisée pour le logo est de 5 Mo. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Formater l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG. Laissez cette option désactivée pour conserver l'arrière-plan de l'image.
Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence et à la convivialité de l'espace partagé, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Cependant, vous pouvez redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser le coin jusqu'à la taille souhaitée.
Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space du point de vue de vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser en cliquant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue. Au-dessus de la bannière bleue, vous pouvez inviter de nouveaux participants, partager un lien, ajouter du contenu et accéder à vos paramètres et insights à tout moment.

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Enregistrement des activités Shared Spaces dans votre CRM

Cliquez sur votre bouton CRM dans la bannière supérieure pour voir les activités qui ont été enregistrées sur les objets de votre CRM.
Dans ce cas, Salesforce est le CRM avec journalisation activée. Vous verrez si les activités liées à cet Espace Partagé ont été enregistrées sur un Compte, une Opportunité, un Contact ou un Prospect spécifique dans votre CRM.
Pour enregistrer l'état actuel du Shared Space dans votre CRM, cliquez sur Ajouter un journal, et sélectionnez le Compte ou l'Opportunité et le Contact ou le Prospect. Cliquez sur Journal lorsque vous avez terminé.
Le journal de votre Shared Space inclura des informations générales telles que le titre, la description, la date de création, les participants et une liste des assets inclus.
Voici un exemple de la façon dont votre Shared Space enregistrera vos données dans votre CRM, en utilisant Salesforce comme exemple.

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Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu et les descriptions du contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants et les commentaires faits dans l'espace d'origine ne seront pas dupliqués et la chronologie de l'activité sera effacée. Pensez à créer un modèle de Shared Space idéal pour vous et vos clients, qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Envisagez de créer un modèle de l'espace Shared Space idéal pour vous et vos clients qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Note: Vous ne pouvez pas modifier l'URL personnalisée lorsque vous dupliquez un Shared Space. Il sera par défaut une URL aléatoire.

Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez le Shared Space que vous souhaitez dupliquer. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous cherchez. Basculez entre la vue liste et la vue galerie en cliquant sur le bouton à gauche de Nouveau Shared Space.
Cliquez sur l'icône du menu à trois points et sélectionnez Dupliquer. Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Cliquez sur Dupliquer.
Le titre du Shared Space dupliqué comportera le mot « Copie » devant le titre précédent. Pour modifier le titre du Shared Space, ouvrez-le et cliquez sur le titre. Ajoutez un nouveau nom pour le Shared Space. Cela vous aidera à différencier le space et à l'adapter à vos clients.

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Procédez étape par étape

Création d'un nouveau Shared Space

Pour ouvrir Shared Spaces :
- sur un iPad, dans le menu de navigation de la barre latérale, appuyez sur Shared Spaces.
- sur un iPhone, appuyez sur l'onglet Partages, puis sélectionnez Shared Spaces.
Appuyez sur le signe plus pour commencer à créer votre nouveau Shared Space.
Dans le champ du titre de Shared Space, créez un nom orienté client. Il sera également utile pour le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
Choisissez si les participants externes peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant l'option Autoriser les téléchargements de contenu.
Choisissez si les participants externes peuvent inviter d'autres personnes au Shared Space en activant ou désactivant l'option Autoriser les invitations.

Remarque : Votre administrateur peut désactiver n'importe laquelle de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, vous ne verrez pas le bouton de basculement correspondant sur cet écran.
Appuyez sur Créer lorsque vous êtes prêt.
Une fois que vous avez créé votre Shared Space, vous pouvez l'adapter à votre public. Appuyez sur la section de description pour ajouter une courte introduction ou une note de bienvenue. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans le Shared Space.
Vous pouvez également télécharger le logo du client pour le personnaliser pour votre public. Appuyez sur Parcourir pour sélectionner une image, prendre une photo ou choisir un fichier. La taille maximale du logo autorisée est de 5 Mo. Supprimez le logo en appuyant sur le menu à trois points.
Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence du Shared Space, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Vous pouvez cependant redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser son coin jusqu'à la taille souhaitée. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Appuyez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Format de l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG.
Pour supprimer le logo, appuyez sur le menu à trois points et confirmez la suppression.
Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser de leur point de vue en appuyant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue.
Appuyez sur le menu à trois points pour définir votre Profil & Préférences, Obtenir un lien, Dupliquer le Shared Space, ou accéder à vos paramètres à tout moment.

Note : Les options de paramètres de Shared Space sont limitées sur l'application iOS. Comme permettre aux participants externes de télécharger, téléverser, ou inviter. Cependant, tous les paramètres pour le Shared Space peuvent être modifiés sur le Web ou l'application Windows Desktop.
Sélectionnez un thème pour votre Shared Space depuis le menu Paramètres. Votre administrateur gère les thèmes disponibles.

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Dupliquer un Shared Space existant

Envisagez de créer un modèle de l'espace Shared Space idéal pour vous et vos clients qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez celui que vous souhaitez dupliquer.
Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Dupliquer.
Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Appuyez sur Dupliquer.
Le titre de l'espace Shared Space dupliqué aura le mot Copie devant le titre précédent. Pour modifier le titre de l'espace Shared Space, ouvrez-le et appuyez sur le titre. Cela vous aidera à différencier l'espace et à l'adapter à vos clients.