Créer et dupliquer Shared Spaces

La méthode rapide sur l'application Windows Desktop

• Création du Shared Space
• Activer la journalisation facultative vers un CRM
• Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Création d'un nouveau Shared Space

1. Cliquez sur Créer dans le menu supérieur et sélectionnez Shared Space pour commencer à construire votre space.
2. Alternativement, ouvrez l'onglet Share, puis naviguez vers Shared Spaces. Cliquez sur New Shared Space.
3. Dans le champ Titre du Shared Space, créez un nom destiné aux clients pour cet space. Cela permettra également de le différencier des autres que vous pourriez créer ultérieurement.
4. Personnalisez l'URL avec le nom que vous préférez. Cette URL ne peut pas être modifiée ultérieurement et sera visible lors du partage de votre Shared Space.

5. Définissez les paramètres par défaut de votre Shared Space. Vous pouvez les mettre à jour à tout moment. Les options de paramétrage sont les suivantes :

   • Autoriser les téléchargements de contenu : autorisez les participants externes à télécharger des fichiers depuis le Shared Space.
   • Autoriser les invitations : autorisez les participants externes à inviter d’autres personnes dans le Shared Space.
   • Autoriser les chargements externes : autorisez les participants externes à charger leurs propres fichiers dans le Shared Space.
   • Autoriser les commentaires : autorisez tous les participants à laisser des commentaires dans le Shared Space. Lorsque cette option est désactivée, la fonctionnalité de commentaires et tous les commentaires existants sont masqués. Si les commentaires sont réactivés ultérieurement, tous les commentaires précédents réapparaîtront.
   • Autoriser SearchAI : autorisez tous les participants à utiliser un champ de recherche pour poser des questions et obtenir des réponses optimisées par l’IA fondées uniquement sur les fichiers du Shared Space.

   Remarque : Votre administrateur peut désactiver l'une de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, le bouton bascule correspondant n'apparaîtra pas sur cet écran.

6. Choisissez d’enregistrer la création du Shared Space dans un compte ou une opportunité de votre CRM, tel que Salesforce, MS Dynamics ou SAP Sales Cloud (anciennement C4C), si cette option est configurée.
7. Sélectionnez un thème de partage, s’il est disponible. Le thème définit la couleur d’arrière-plan et l’image de l’en-tête, le logo de votre organisation ainsi que la couleur d’accentuation appliquée aux liens, boutons et dossiers.
8. Pour configurer les paramètres de notification par défaut des participants qui rejoignent le Shared Space, cliquez sur Paramètres de notification.

9. Dans la fenêtre Paramètres de notification, cliquez sur les onglets des participants pour définir les options par défaut pour chaque type de participant :

   • Dans l’onglet Participants internes, activez ou désactivez les options Récapitulatif des visites des participants, Mises à jour sur les nouveaux membres et Commentaires.
   • Dans l’onglet Participants externes, activez ou désactivez les options Mises à jour du nouveau contenu, Mises à jour sur les nouveaux membres et Commentaires.

   Les participants peuvent mettre à jour leurs préférences de notification après avoir rejoint le Shared Space. Découvrez comment configurer les notifications des Shared Spaces.

10. Cliquez sur Terminé lorsque vous êtes prêt.
11. Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez commencer à l'adapter à votre public cible. Pour ajouter une brève introduction ou une note de bienvenue, cliquez sur la section de description. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans l'espace.
12. Vous pouvez également télécharger le logo du client pour l'adapter à votre audience. Glissez-déposez l'image dans le champ logo, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier. La taille maximale autorisée pour le logo est de 5 Mo. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Formater l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG. Laissez cette option désactivée pour conserver l'arrière-plan de l'image.
13. Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence et à la convivialité de l'espace partagé, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Cependant, vous pouvez redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser le coin jusqu'à la taille souhaitée.
14. Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space du point de vue de vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser en cliquant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue. Au-dessus de la bannière bleue, vous pouvez inviter de nouveaux participants, partager un lien, ajouter du contenu et accéder à vos paramètres et insights à tout moment.

Enregistrement des activités Shared Spaces dans votre CRM

1. Cliquez sur votre bouton CRM dans la bannière supérieure pour voir les activités qui ont été enregistrées sur les objets de votre CRM.
2. Dans ce cas, Salesforce est le CRM avec journalisation activée. Vous verrez si les activités liées à cet Espace Partagé ont été enregistrées sur un Compte, une Opportunité, un Contact ou un Prospect spécifique dans votre CRM.
3. Pour enregistrer l'état actuel du Shared Space dans votre CRM, cliquez sur Ajouter un journal, puis sélectionnez le Compte ou l'Opportunité et le Contact ou le Prospect. Cliquez sur Journal lorsque vous avez terminé.
4. Le journal de votre Shared Space inclura des informations générales telles que le titre, la description, la date de création et les participants, ainsi qu’une liste des ressources incluses.
   Voici un exemple de la façon dont votre Shared Space enregistrera vos données dans votre CRM, en utilisant Salesforce comme exemple.

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque ensemble de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu interne et les descriptions de contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations de participants, les commentaires et le contenu externe dans le space d'origine ne seront pas dupliqués. La chronologie d'activité sera effacée

Remarque : Lorsque vous dupliquez un Shared Space, vous ne pouvez pas modifier l’URL personnalisée. Une URL aléatoire sera utilisée par défaut.

1. Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez le Shared Space que vous souhaitez dupliquer. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous cherchez. Basculez entre la vue liste et la vue galerie en cliquant sur le bouton à gauche de Nouveau Shared Space.
   
2. Cliquez sur l'icône du menu à trois points et sélectionnez Dupliquer. Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Cliquez sur Dupliquer.
3. Le titre du Shared Space dupliqué comportera le mot « Copie » devant le titre précédent. Pour modifier le titre du Shared Space, ouvrez-le et cliquez sur le titre. Ajoutez un nouveau nom pour le Shared Space. Cela vous aidera à différencier le space et à l'adapter à vos clients.

La méthode rapide sur iOS

• Création du Shared Space
• Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Créer un nouveau Shared Space

1. Pour ouvrir Shared Spaces :
   • sur un iPad, dans le menu de navigation latéral, appuyez sur Shared Spaces.

   • sur un iPhone, appuyez sur l’onglet Partages , puis sélectionnez Shared Spaces.

2. Appuyez sur le signe plus pour commencer à créer votre nouveau Shared Space.
3. Dans le champ du titre de Shared Space, créez un nom orienté client. Il sera également utile pour le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
4. Choisissez si les participants externes peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant Autoriser les téléchargements de contenu.

5. Choisissez si les participants externes peuvent inviter d'autres personnes au Shared Space en activant ou désactivant Autoriser les invitations.

   Remarque : Votre administrateur peut désactiver n'importe laquelle de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, vous ne verrez pas le bouton de basculement correspondant sur cet écran.

6. Appuyez sur Définir vos notifications pour configurer les notifications email par défaut que les participants internes recevront pour le Shared Space. 
   • Activez ou désactivez les options Récapitulatif des visites des participants, Mises à jour sur les nouveaux membres et Commentaires.
   • Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à la fenêtre Nouvel espace Shared Space. 
7. Appuyez sur Créer lorsque vous êtes prêt.
   
8. Une fois que vous avez créé votre Shared Space, vous pouvez l'adapter à votre public. Appuyez sur la section de description pour ajouter une courte introduction ou une note de bienvenue. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans le Shared Space.
9. Vous pouvez également télécharger le logo du client pour le personnaliser pour votre public. Appuyez sur Parcourir pour sélectionner une image, prendre une photo ou choisir un fichier. La taille maximale du logo autorisée est de 5 Mo. Supprimez le logo en appuyant sur le menu à trois points.
10. Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence du Shared Space, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Vous pouvez cependant redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser son coin jusqu'à la taille souhaitée. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Appuyez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Format de l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG.
    Pour supprimer le logo, appuyez sur le menu à trois points et confirmez la suppression.
11. Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser de leur point de vue en appuyant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue.

12. Appuyez sur le menu à trois points pour définir votre Profil & Préférences, Obtenir un lien, Dupliquer le Shared Space, ou accéder à vos paramètres à tout moment.

    Note : Les options de paramètres de Shared Space sont limitées sur l'application iOS. Comme permettre aux participants externes de télécharger, téléverser, ou inviter. Cependant, tous les paramètres pour le Shared Space peuvent être modifiés sur le Web ou l'application Windows Desktop.

13. Sélectionnez un thème pour votre Shared Space dans le menu Paramètres. Votre administrateur gère les thèmes disponibles.

Remarque : pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, passez à « Ajouter du contenu à votre Shared Space » et « Inviter des personnes à des Shared Spaces ».

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu et les descriptions du contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants et les commentaires faits dans l'espace d'origine ne seront pas dupliqués et la chronologie de l'activité sera effacée. Pensez à créer un modèle de Shared Space idéal pour vous et vos clients, qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

1. Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez celui que vous souhaitez dupliquer.
2. Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Dupliquer.
3. Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Appuyez sur Dupliquer.
4. Le titre de l'espace Shared Space dupliqué aura le mot Copie devant le titre précédent. Pour modifier le titre de l'espace Shared Space, ouvrez-le et appuyez sur le titre. Cela vous aidera à différencier l'espace et à l'adapter à vos clients.

La méthode rapide sur Android

• Créer un Shared Space
• Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Créer un nouveau Shared Space

1. Pour ouvrir Shared Spaces :
   • sur une tablette Android, dans le menu de navigation latéral, appuyez sur Shared Spaces.
   • sur un téléphone Android, appuyez sur l’onglet Partages, puis sélectionnez Shared Spaces. 
2. Appuyez sur le signe plus pour commencer à créer votre nouveau Shared Space.
3. Dans le champ de titre du Shared Space, créez un nom destiné aux clients. Il sera également utile pour le distinguer d’autres Shared Spaces que vous pourriez créer ultérieurement.
4. Choisissez si les participants externes peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant l’option Autoriser les téléchargements de contenu.

5. Choisissez si les participants externes peuvent inviter d’autres personnes au Shared Space en activant ou désactivant l’option Autoriser les invitations.

   Remarque : votre administrateur peut désactiver chacune de ces fonctions de partage externe. Si votre administrateur a désactivé une fonctionnalité, vous ne verrez pas le bouton bascule correspondant sur cet écran.

6. Choisissez si les participants peuvent laisser des commentaires dans le Shared Space en activant ou désactivant l’option Autoriser les commentaires.
7. Appuyez sur Créer lorsque vous êtes prêt.
8. Une fois votre Shared Space créé, vous pouvez l’adapter à votre audience. Appuyez sur la section de description pour ajouter une courte introduction ou un message de bienvenue. Saisissez le message que vous souhaitez que les participants voient lorsqu’ils entrent dans le Shared Space.
9. Vous pouvez également téléverser le logo du client pour le personnaliser pour votre audience. Appuyez sur Parcourir pour sélectionner une image ou choisir un fichier. La taille maximale autorisée pour le logo est de 5 Mo. Supprimez le logo en appuyant sur le menu à trois points.
10. Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu’à la taille souhaitée. L’en-tête s’ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l’apparence du Shared Space, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Vous pouvez toutefois redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser son coin jusqu’à la taille souhaitée. Une fois le fichier téléversé, vous pouvez rendre l’arrière-plan transparent si votre fichier de logo est au format PNG. Appuyez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Mettre en forme l’arrière-plan. Activez l’option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG.
    Pour supprimer le logo, appuyez sur le menu à trois points et confirmez la suppression.
11. Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour les personnes que vous avez invitées, vous pouvez rapidement l’apercevoir de leur point de vue en appuyant sur le lien Aperçu dans la bannière supérieure.

12. Appuyez sur le menu à trois points pour accéder à Mes préférences, Obtenir un lien, Dupliquer le Shared Space ou à vos paramètres à tout moment.

    Remarque : Certaines options des paramètres du Shared Space sont limitées dans l’application Android. Tous les paramètres du Shared Space peuvent être modifiés dans l’application Web ou Windows Desktop.

13. Sélectionnez un thème pour votre Shared Space dans le menu Paramètres. Votre administrateur gère les thèmes disponibles.

Remarque : Pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, consultez Ajouter du contenu à votre Shared Space et Inviter des personnes à des Shared Spaces.

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space de toutes pièces pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu interne et les descriptions de contenu sont copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants, les commentaires et le contenu externe du space d’origine ne sont pas dupliqués. La chronologie des activités est effacée.

1. Accédez à l’onglet Shared Spaces et recherchez celui que vous souhaitez dupliquer.
2. Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Dupliquer.
3. Un message s’affichera pour vous informer de ce qui sera dupliqué. Modifiez le nom du Shared Space si vous le souhaitez, puis appuyez sur Dupliquer.
4. Le titre du Shared Space dupliqué comportera le mot « Copie » avant le titre précédent. Pour modifier le titre du Shared Space, ouvrez-le et appuyez sur le titre. Cela vous aidera à différencier le space et à l’adapter à vos clients.