Créer et dupliquer Shared Spaces

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• Création du Shared Space
• Activer la journalisation facultative vers un CRM
• Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Création d'un nouveau Shared Space

1. Cliquez sur Créer dans le menu supérieur et sélectionnez Shared Space pour commencer à construire votre space.
2. Alternativement, ouvrez l'onglet Share, puis naviguez vers Shared Spaces. Cliquez sur New Shared Space.
3. Dans le champ de titre Shared Space, créez un nom orienté client pour cet espace. Il sera également utile pour le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
4. Personnalisez l'URL avec le nom de votre choix. Cette URL ne pourra plus être modifiée et sera visible lors du partage de votre Shared Space.
5. Choisissez si les participants peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant l'option « Autoriser les téléchargements de contenu ».
6. Choisissez si les participants peuvent inviter d'autres personnes dans le Shared Space en activant ou désactivant « Autoriser les invitations ».
7. Choisissez si les participants peuvent télécharger leurs documents en activant Autoriser les téléchargements externes.

   Note : Votre administrateur Showpad gère cette option.

8. Les clients de notre forfait Ultimate peuvent choisir d'enregistrer la création du Shared Space dans un compte ou une opportunité dans Salesforce, MS Dynamics ou C4C, s’il l'option est configurée.
9. Sélectionnez un thème de partage si vous le souhaitez.
10. Pour configurer les paramètres de notification par défaut pour les utilisateurs internes qui rejoignent l'espace partagé, cliquez sur Paramètres de notification. Basculez les options pour le résumé de session des participants, les mises à jour des nouveaux participants et les Commentaires. Ce seront les paramètres par défaut pour les utilisateurs de Showpad, à moins qu'ils ne les modifient eux-mêmes.
11. Cliquez sur « Terminé » lorsque vous êtes prêt.
12. Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez commencer à l'adapter à votre public cible. Pour ajouter une brève introduction ou une note de bienvenue, cliquez sur la section de description. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans l'espace.
13. Vous pouvez également télécharger le logo du client pour l'adapter à votre public. Glissez et déposez l'image dans le champ du logo, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier. La taille maximale du logo autorisée est de 5 Mo. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Format de l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG. Gardez cette option désactivée pour conserver l'arrière-plan de l'image.
14. Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence et à la convivialité de l'espace partagé, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Cependant, vous pouvez redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser le coin jusqu'à la taille souhaitée.
15. Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space du point de vue de vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser en cliquant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue. Au-dessus de la bannière bleue, vous pouvez inviter de nouveaux participants, partager un lien, ajouter du contenu et accéder à vos paramètres et insights à tout moment.

Remarque : pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, passez à « Ajouter du contenu à votre Shared Space » et « Inviter des personnes à des Shared Spaces ».

 Enregistrement des activités des Shared Spaces dans votre CRM

1. Cliquez sur votre bouton CRM dans la bannière supérieure pour voir les activités qui ont été enregistrées sur les objets de votre CRM.
2. Dans ce cas, Salesforce est le CRM avec journalisation activée. Vous verrez si les activités liées à cet Espace Partagé ont été enregistrées sur un Compte, une Opportunité, un Contact ou un Prospect spécifique dans votre CRM.
3. Pour enregistrer l'état actuel du Shared Space dans votre CRM, cliquez sur Ajouter un journal, et sélectionnez le Compte ou l'Opportunité et le Contact ou le Prospect. Cliquez sur Journal lorsque vous avez terminé.
4. Le journal de votre Shared Space inclura des informations générales telles que le titre, la description, la date de création, les participants et une liste des assets inclus.
   Voici un exemple de la façon dont votre Shared Space enregistrera vos données dans votre CRM, en utilisant Salesforce comme exemple.

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu et les descriptions du contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants et les commentaires faits dans l'espace d'origine ne seront pas dupliqués et la chronologie de l'activité sera effacée. Pensez à créer un modèle de Shared Space idéal pour vous et vos clients, qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Envisagez de créer un modèle de l'espace Shared Space idéal pour vous et vos clients qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Note: Vous ne pouvez pas modifier l'URL personnalisée lorsque vous dupliquez un Shared Space. Il sera par défaut une URL aléatoire. 

1. Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez le Shared Space que vous souhaitez dupliquer. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous cherchez. Basculez entre la vue liste et la vue galerie en cliquant sur le bouton à gauche de Nouveau Shared Space.
   
2. Cliquez sur l'icône du menu à trois points et sélectionnez Dupliquer. Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Cliquez sur Dupliquer.
3. Le titre du Shared Space dupliqué comportera le mot « Copie » devant le titre précédent. Pour modifier le titre du Shared Space, ouvrez-le et cliquez sur le titre. Ajoutez un nouveau nom pour le Shared Space. Cela vous aidera à différencier le space et à l'adapter à vos clients.

• Création du Shared Space
• Dupliquer un Shared Space existant

Procédez étape par étape

Création d'un nouveau Shared Space

1. Pour ouvrir Shared Spaces :
   
   • sur un iPad, dans le menu de navigation de la barre latérale, appuyez sur Shared Spaces.
   • sur un iPhone, appuyez sur l'onglet Partages, puis sélectionnez Shared Spaces.
2. Appuyez sur le signe plus pour commencer à créer votre nouveau Shared Space.
3. Dans le champ du titre de Shared Space, créez un nom orienté client. Il sera également utile pour le différencier des autres que vous pourriez créer plus tard.
4. Choisissez si les participants peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant Autoriser les téléchargements de contenu.
5. Choisissez si les participants peuvent inviter d'autres personnes dans le Shared Space en activant ou désactivant « Autoriser les invitations ».
6. Appuyez sur Créer lorsque vous êtes prêt.
7. Une fois que vous avez créé votre Shared Space, vous pouvez l'adapter à votre public. Appuyez sur la section de description pour ajouter une courte introduction ou une note de bienvenue. Tapez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans le Shared Space.
8. Vous pouvez également télécharger le logo du client pour le personnaliser pour votre public. Appuyez sur Parcourir pour sélectionner une image, prendre une photo ou choisir un fichier. La taille maximale du logo autorisée est de 5 Mo. Supprimez le logo en appuyant sur le menu à trois points.
9. Pour redimensionner la photo, faites glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence du Shared Space, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Vous pouvez cependant redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser son coin jusqu'à la taille souhaitée. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un PNG. Appuyez sur le menu à trois points, puis sélectionnez Format de l'arrière-plan. Activez l'option Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG.
   Pour supprimer le logo, appuyez sur le menu à trois points et confirmez la suppression.
10. Lorsque vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser de leur point de vue en appuyant sur le lien Aperçu dans la bannière bleue.
11. Appuyez sur le menu à trois points pour définir votre Profil & Préférences, Obtenir un lien, Dupliquer le Shared Space, ou accéder à vos paramètres à tout moment.

    Note : Les options de paramètres de Shared Space sont limitées sur l'application iOS. Comme permettre aux participants externes de télécharger, téléverser, ou inviter. Cependant, tous les paramètres pour le Shared Space peuvent être modifiés sur le Web ou l'application Windows Desktop.

12. Sélectionnez un thème pour votre Shared Space depuis le menu Paramètres. Votre administrateur gère les thèmes disponibles.

Remarque : pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, passez à « Ajouter du contenu à votre Shared Space » et « Inviter des personnes à des Shared Spaces ».

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu et les descriptions du contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants et les commentaires faits dans l'espace d'origine ne seront pas dupliqués et la chronologie de l'activité sera effacée. Pensez à créer un modèle de Shared Space idéal pour vous et vos clients, qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Envisagez de créer un modèle de l'espace Shared Space idéal pour vous et vos clients qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

1. Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez celui que vous souhaitez dupliquer.
2. Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Dupliquer.
3. Un message apparaîtra vous informant de ce qui sera dupliqué. Appuyez sur Dupliquer.
4. Le titre de l'espace Shared Space dupliqué aura le mot Copie devant le titre précédent. Pour modifier le titre de l'espace Shared Space, ouvrez-le et appuyez sur le titre. Cela vous aidera à différencier l'espace et à l'adapter à vos clients.