Mettre en œuvre un plan d'action mutuel avec Next Steps

Faites cela étape par étape sur l'application Windows Desktop

• Ajouter Next Steps à votre Shared Space
• Gérer les notifications de Next Steps
• Contrôler les interactions des participants sur la chronologie des activités
• Supprimer Next Steps de votre Shared Space

Ajouter Next Steps à votre Shared Space

1. Créez un plan d'action mutuel en ajoutant Next Steps à votre Shared Space. Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Ajouter Next Steps.
   
2. Si ce cycle de négociation ressemble aux Next Steps d'un Shared Space auquel vous participez en interne, vous pouvez créer rapidement des Next Steps en choisissant de les copier à partir d'un autre Shared Space.
   • Cliquez sur le champ Source pour sélectionner un Shared Space avec les Next Steps à copier. Vous obtiendrez un aperçu du plan d'action mutuel à partir du Shared Space sélectionné. Faites défiler le plan pour le passer en revue et cliquez sur Ajouter Next Steps pour le copier.
     Les étapes et les actions sont copiées sur le Shared Space actuel. Les dates d'échéance et les utilisateurs affectés ont été supprimés et peuvent être adaptés à votre nouveau plan.
   • Vous pouvez également créer un nouveau plan d'action mutuel pour ce Shared Space en commençant par un modèle vierge. Choisissez Vierge et cliquez sur Ajouter Next Steps.
3. Cliquez sur le signe plus ou sur le champ de texte pour ajouter une étape axée sur le client. Appuyez sur la touche Entrée pour créer l'étape et en commencer une autre.
4. Pour ajouter des actions nécessaires à l'achèvement de l'étape, cliquez sur la flèche située à côté de l'étape. Saisissez une action dans le champ de texte. Appuyez sur la touche Entrée pour créer l'action et en commencer une autre.
5. Ajoutez une date d'échéance facultative à l'action. Cliquez sur Ajouter une date d'échéance et sélectionnez-la dans le calendrier.
6. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner les participants à affecter à cette action en cliquant sur leur avatar. Tout participant du Shared Space peut être ajouté en tant qu'utilisateur affecté.
   Pour ajouter un utilisateur affecté qui n'est pas encore un participant au Shared Space, vous devez d'abord l'inviter au Shared Space. Même si le participant invité n'a pas accepté l'invitation, il peut toujours être affecté à des actions.
7. Réorganisez les étapes et les actions à tout moment en utilisant la fonction « glisser-déposer ». Pour supprimer une étape ou une action, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
   Les Next Steps sont sauvegardées automatiquement. Cliquez sur X dans le coin supérieur droit pour fermer.

   Remarque : tout participant peut modifier, supprimer ou réorganiser les étapes et les actions, ainsi qu'ajouter ou supprimer des échéances et des utilisateurs affectés. Seuls les participants internes peuvent ajouter ou supprimer le plan d'action mutuel dans son intégralité à partir du Shared Space.

8. Consultez le plan d'action mutuel en sélectionnant l'icône Next Steps dans la barre de navigation.
9. Une fois l'action accomplie, ouvrez Next Steps et cochez le bouton situé à côté de l'élément d'action.
   Lorsque toutes les actions d'une étape sont cochées, l'étape est marquée comme terminée. Vous pouvez suivre la progression des étapes en utilisant le nombre affiché d'actions terminées. L'état des actions et des étapes sera également mis à jour lorsque les actions seront presque arrivées à échéance ou seront en retard.

Gérer les notifications de Next Steps

1. Gérez vos notifications par e-mail concernant les actions à entreprendre et le rappel des Next Steps. Sélectionnez Mes préférences dans le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit du site Shared Space.
   Trois options sont disponibles :
   • Next Steps : Mes éléments d'action : recevez des notifications par courriel concernant les actions de Next Steps qui vous ont été attribuées.
   • Next Steps : Actions achevées : recevez des notifications par courrier électronique lorsque chaque élément d'action est achevé.
   • Next Steps : Rappel : chaque fois que vous accédez au Shared Space, une fenêtre contextuelle de rappel vous présente un résumé de l'achèvement de l'action et vous rappelle les Next Steps.

   Par défaut, toutes les options sont activées.

2. Si votre administrateur les a activées, vous pouvez recevoir des notifications sur les activités de Next Steps dans Slack ou Gong. Consultez cet article pour savoir comment gérer les notifications Slack. Votre administrateur peut configurer l'intégration de Gong.
3. Lorsque vous accédez à votre Shared Space, si cette option est activée, un rappel vous informe de l'état d'avancement du plan d'action mutuel et des prochaines étapes à accomplir. Cliquez sur le bouton Voir les Next Steps pour poursuivre. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de rappels en cliquant sur l'icône en forme de roue dentée ou en visitant la page Mes préférences. Cliquez sur le x pour fermer le rappel.

Contrôler les interactions entre les participants

1. Les dernières interactions des participants avec les Next Steps peuvent être consultées sur la chronologie des activités du Shared Space.

Supprimer Next Steps de votre Shared Space

1. Pour supprimer définitivement le plan d'action mutuel d'un Shared Space, ouvrez Next Steps et cliquez sur le menu à trois points en haut. Cliquez sur Supprimer Next Steps et confirmez dans la fenêtre contextuelle. Veuillez noter que l'option de suppression n'est disponible que pour les participants internes.