Gérez, organisez et partagez du contenu dans votre Shared Space

La méthode rapide sur l'application Windows Desktop

• Organisez le contenu de votre Shared Space
• Renommer et ajouter une description aux fichiers et dossiers
• Télécharger le contenu individuellement ou en bloc
• Copier le contenu vers un ou plusieurs Shared Spaces
• Obtenir un lien vers du contenu dans un Shared Space
• Empêcher les téléchargements
• Supprimer le contenu
• Gérer le contenu supprimé

Effectuez cette étape par étape sur l'application Windows Desktop

Organiser le contenu dans votre Shared Space

Structurez votre conversation commerciale à l'avance pour guider les clients à travers le contenu le plus percutant en premier et construire un récit plus solide.

Réorganiser les fichiers et dossiers

1. Pour réorganiser l'ordre des fichiers et dossiers dans votre Shared Space, cliquez sur les points à gauche du fichier ou dossier et faites-le glisser vers l'emplacement souhaité.

Déplacer le contenu vers des dossiers

Vous pouvez déplacer des fichiers et des dossiers vers des dossiers nouveaux ou existants dans le Shared Space individuellement ou en bloc.

• Déplacer le contenu individuellement
  1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Déplacer vers.
• Déplacer du contenu en masse
  1. Sélectionnez le contenu en utilisant les cases à cocher sur chaque fichier ou dossier. Puis cliquez sur Déplacer vers dans la barre d'actions en bas de l'écran.
• Choisir la destination
  2. Dans la navigation des dossiers, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le contenu.
     Le dernier dossier dans la liste de navigation est la destination.
  3. (Facultatif) Pour déplacer le contenu vers un nouveau dossier :
     • Cliquez sur Nouveau dossier, puis saisissez un nom et des paramètres de dossier facultatifs. Cliquez sur Créer, puis sélectionnez le nouveau dossier.
  4. Cliquez sur Move.

Renommer et décrire le contenu

Lorsque du contenu est ajouté à un Shared Space, le nom du contenu prend par défaut le nom du fichier ou dossier d'origine. Vous pouvez mettre à jour le nom et ajouter une description à tout moment pour fournir plus de contexte aux participants.

Modifier directement sur le fichier ou le dossier

1. Cliquez sur le nom du fichier ou du dossier pour le modifier.
2. Cliquez sur la zone de description sous le nom pour ajouter ou mettre à jour le contexte.

Modifier à partir du menu fichier ou dossier

1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Mettre à jour les informations.
2. Modifiez le nom et/ou la description.
3. Cliquez sur Enregistrez.

Télécharger le contenu

Vous pouvez télécharger du contenu d'un Shared Space vers votre appareil. Le contenu peut être téléchargé individuellement ou en bloc. Lors du téléchargement d'un dossier ou de plusieurs fichiers, le contenu sera empaqueté sous forme de ZIP file.

Si l'option Autoriser les téléchargements de contenu est activée dans les paramètres du Shared Space, les participants externes peuvent également télécharger du contenu depuis le space. Découvrez comment empêcher les téléchargements externes.

Télécharger un seul fichier ou dossier

1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Télécharger.
2. Ou, cliquez sur un fichier pour l'ouvrir dans le Visionneur de ressources, puis cliquez sur l'icône de téléchargement.

Télécharger le contenu en bloc

1. Sélectionnez le contenu en cliquant sur la case à cocher de chaque fichier et dossier.
2. Cliquez sur Télécharger dans la barre d'actions en bas de l'écran.
3. Les fichiers et dossiers sélectionnés seront téléchargés sous forme de ZIP file.

Copier le contenu vers un ou plusieurs Shared Spaces

Si vous avez du contenu dans un Shared Space qui pourrait soutenir d'autres transactions collaboratives, vous pouvez copier un ou plusieurs fichiers et dossiers vers différents Shared Spaces pour maximiser leur impact.

Copier un fichier ou dossier individuel

1. Cliquez sur le menu à trois points d'un fichier ou dossier et sélectionnez Copier vers Shared Spaces.

Copier du contenu en masse

1. Sélectionnez le contenu en utilisant les cases à cocher sur chaque fichier ou dossier. Cliquez ensuite sur Copier vers Shared Spaces dans la barre d'actions en bas de l'écran.

Choisir les Shared Spaces et dossiers de destination

2. Sélectionnez les Shared Spaces et dossiers où vous souhaitez copier le contenu :
   • Cliquez sur le chevron à côté d'un Shared Space ou d'un dossier pour révéler ses sous-dossiers.
   • Cochez la case à côté de chaque Shared Space ou dossier vers lequel vous souhaitez copier le contenu.
   • Pour afficher vos Shared Spaces et dossiers sélectionnés, cliquez sur Afficher la sélection.
     • Cliquez sur Tout afficher pour voir tous les Shared Spaces et dossiers.
   • Utilisez le champ de recherche pour trouver un Shared Space ou un dossier spécifique. La liste se met à jour au fur et à mesure que vous tapez. Cliquez sur le X dans le champ de recherche pour effacer les résultats.
3. (Optionnel) Pour copier le contenu vers un nouveau Shared Space :
   • Cliquez sur Nouveau Shared Space et complétez les étapes de configuration. Le nouveau Shared Space sera automatiquement sélectionné.
4. Cliquez sur Ajouter pour copier le contenu sélectionné vers vos Shared Spaces et dossiers choisis.

Lien vers le contenu dans un Shared Space

Vous pouvez copier un lien direct vers le contenu de votre Shared Space pour l'envoyer aux participants. Lorsqu'ils ouvriront le lien, il leur sera demandé de saisir leur adresse email et de se connecter en tant que participant interne ou externe. S'ils ne sont pas déjà participants, ils pourront demander l'accès au Shared Space.

Si le lien pointe vers un fichier spécifique, il s'ouvrira dans le Visionneur de ressources. Si le lien pointe vers un dossier, il s'ouvrira directement sur ce dossier.

1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou du dossier que vous souhaitez copier.
2. Sélectionnez Obtenir le lien. Le lien URL vers le fichier ou le dossier est copié dans votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre outil de messagerie préféré.

Remarque : Ce lien redirige les participants internes vers la Web App plutôt que vers la vue acheteur.

Empêcher les téléchargements

Vous pouvez rendre le Shared Space en lecture seule et empêcher les participants externes de télécharger des fichiers.

Votre capacité à modifier ce paramètre dépend de la configuration de votre administrateur. Si l'option ci-dessous n'est pas visible, votre administrateur a déjà désactivé les téléchargements pour les participants externes.

1. Cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit du Shared Space.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Désactivez Allow Content Downloads et cliquez sur Save.

Supprimer le contenu

Vous pouvez supprimer du contenu du Shared Space afin qu'il ne soit plus visible aux participants. Lorsque vous supprimez un dossier, vous supprimez également son contenu du Shared Space. Vous pouvez supprimer des fichiers et des dossiers individuellement ou en bloc.

Supprimer un fichier ou un dossier individuellement

1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Supprimer.
2. Confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle.

Supprimer du contenu en bloc

1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez supprimer en cochant la case de chaque fichier ou dossier.
2. Cliquez sur Supprimer dans la barre d'actions en bas de l'écran.
3. Confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle.

Comprendre le contenu expiré ou supprimé dans les Shared Spaces

Si un fichier est supprimé de la Showpad Library par un administrateur, il sera affiché comme Expiré ou Supprimé. Une icône indiquera qu'il n'est plus disponible. L'activité associée restera visible, mais les commentaires disparaîtront.

Remarque : Ceci ne s'applique pas lorsqu'un élément est uniquement supprimé d'une Collection ou de Mes Fichiers. Ces fichiers restent dans le Shared Space.

La méthode rapide sur iOS

• Organisez le contenu de votre Shared Space
• Renommer et ajouter une description aux fichiers et dossiers
• Télécharger le contenu individuellement ou en bloc
• Copier le contenu vers un ou plusieurs Shared Spaces
• Empêcher les téléchargements
• Supprimer le contenu
• Gérer le contenu supprimé

Faites ceci étape par étape sur iOS

Organiser le contenu dans votre Shared Space

Structurez votre conversation commerciale à l'avance pour guider les clients à travers le contenu le plus percutant en premier et construire un récit plus fort.

Réorganiser les fichiers et dossiers

1. Pour réorganiser l'ordre des fichiers et dossiers dans votre Shared Space, appuyez sur les points à gauche du fichier ou dossier et faites-le glisser vers l'emplacement souhaité.

Déplacer le contenu vers des dossiers

Vous pouvez déplacer des fichiers et dossiers vers des dossiers nouveaux ou existants dans le Shared Space individuellement ou en bloc.

• Déplacer le contenu individuellement
  1. Appuyez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Déplacer vers.
• Déplacer du contenu en masse
  1. Sélectionnez le contenu en utilisant les cases à cocher sur chaque fichier ou dossier. Puis appuyez sur Déplacer vers dans la barre d'actions en bas de l'écran.
• Choisir la destination
  2. Dans la navigation des dossiers, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le contenu.
     Le dernier dossier dans la liste de navigation est la destination.
  3. (Optionnel) Pour déplacer le contenu vers un nouveau dossier :
     • Appuyez sur Nouveau dossier, puis saisissez un nom et des paramètres de dossier facultatifs. Appuyez sur Créer, puis sélectionnez le nouveau dossier.
  4. Appuyez sur Déplacer.

Renommer et décrire le contenu

Lorsque du contenu est ajouté à un Shared Space, le nom du contenu prend par défaut le nom du fichier ou dossier d'origine. Vous pouvez mettre à jour le nom et ajouter une description à tout moment pour fournir plus de contexte aux participants.

1. Appuyez sur le nom du fichier ou du dossier pour le modifier.
2. Appuyez sur la zone de description sous le nom pour ajouter ou mettre à jour le contexte.

Télécharger le contenu

Vous pouvez télécharger du contenu d'un Shared Space vers votre appareil. Le contenu peut être téléchargé individuellement ou en lot. Lors du téléchargement d'un dossier ou de plusieurs fichiers, le contenu sera empaqueté sous forme de ZIP file.

Si l'option Autoriser les téléchargements de contenu est activée dans les paramètres du Shared Space, les participants externes peuvent également télécharger du contenu depuis le space. Découvrez comment empêcher les téléchargements externes.

Télécharger un seul fichier ou dossier

1. Appuyez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Télécharger.

Télécharger le contenu en bloc

1. Sélectionnez le contenu en appuyant sur la case à cocher de chaque fichier et dossier.
2. Appuyez sur Télécharger dans la barre d'actions en bas de l'écran.
3. Les fichiers et dossiers sélectionnés seront téléchargés sous forme de ZIP file.

Copier le contenu vers un ou plusieurs Shared Spaces

Si vous avez du contenu dans un Shared Space qui pourrait soutenir d'autres transactions collaboratives, vous pouvez copier un ou plusieurs fichiers et dossiers vers différents Shared Spaces pour maximiser leur impact.

Copier un fichier ou dossier individuel

1. Appuyez sur le menu à trois points d'un fichier ou dossier et sélectionnez Copier vers Shared Spaces.

Copier le contenu en bloc

1. Sélectionnez le contenu en utilisant les cases à cocher sur chaque fichier ou dossier. Puis appuyez sur Copier vers Shared Spaces dans la barre d'actions en bas de l'écran.

Choisir les Shared Spaces et dossiers de destination

2. Sélectionnez les Shared Spaces et dossiers où vous souhaitez copier le contenu :
   • Appuyez sur le caret à côté d'un Shared Space ou d'un dossier pour révéler ses sous-dossiers.
   • Cochez la case à côté de chaque Shared Space ou dossier vers lequel vous souhaitez copier le contenu.
   • Pour afficher vos Shared Spaces et dossiers sélectionnés, appuyez sur Afficher la sélection.
     • Appuyez sur Tout afficher pour voir tous les Shared Spaces et dossiers.
   • Utilisez le champ de recherche pour trouver un Shared Space ou un dossier spécifique. La liste se met à jour au fur et à mesure que vous tapez. Appuyez sur le X dans le champ de recherche pour effacer les résultats.
3. (Optionnel) Pour copier le contenu vers un nouveau Shared Space :
   • Appuyez sur New Shared Space et complétez les étapes de configuration. Le nouveau Shared Space sera automatiquement sélectionné.
4. Appuyez sur Ajouter pour copier le contenu sélectionné vers vos Shared Spaces et dossiers choisis.

Empêcher les téléchargements

Vous pouvez rendre le Shared Space en lecture seule et empêcher les participants externes de télécharger des fichiers.

Votre capacité à modifier ce paramètre dépend de la configuration de votre administrateur. Si l'option ci-dessous n'est pas visible, votre administrateur a déjà désactivé les téléchargements pour les participants externes.

1. Appuyez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit du Shared Space.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Désactivez Autoriser les téléchargements de contenu et appuyez sur Enregistrer.

Supprimer le contenu

Vous pouvez supprimer du contenu du Shared Space afin qu'il ne soit plus visible aux participants. Lorsque vous supprimez un dossier, vous supprimez également son contenu du Shared Space. Vous pouvez supprimer des fichiers et des dossiers individuellement ou en bloc.

Supprimer un fichier ou un dossier individuellement

1. Appuyez sur le menu à trois points du fichier ou dossier et sélectionnez Supprimer.
2. Confirmez en appuyant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle.

Supprimer du contenu en bloc

1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez supprimer en appuyant sur la case à cocher de chaque fichier ou dossier.
2. Appuyez sur Supprimer dans la barre d'actions en bas de l'écran.
3. Confirmez en appuyant sur Delete dans la fenêtre contextuelle.

Comprendre le contenu expiré ou supprimé dans les Shared Spaces

Si un fichier est supprimé de la Showpad Library par un administrateur, il sera affiché comme Expiré ou Supprimé. Une icône indiquera qu'il n'est plus disponible. L'activité associée restera visible, mais les commentaires disparaîtront.

Remarque : Ceci ne s'applique pas lorsqu'un élément est uniquement supprimé d'une Collection ou de Mes Fichiers. Ces fichiers restent dans le Shared Space.