Invitez des personnes aux Shared Spaces

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• Inviter des personnes par e-mail
• Voir comment se connecter en tant qu'invité
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un Shared Space, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description du Shared Space, inviter des personnes, afficher et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à un Shared Space peuvent modifier leur propre profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers, voir les profils des autres participants et inviter d'autres personnes, si cette option est activée.

Remarque : bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Shared Space, nous vous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience fluide.

1. Pour inviter des personnes dans votre space, ouvrez le Shared Space et cliquez sur le bouton Inviter.
2. Saisissez la ou les adresses email des invités. Vous pouvez coller une liste d'emails séparés par des virgules dans le champ À pour ajouter rapidement plusieurs invités à la fois. Lorsque vous invitez un utilisateur Showpad interne à votre Shared Space, son email se remplira automatiquement au fur et à mesure que vous tapez.
3. Dans le champ Note personnelle, rédigez un message personnalisé qui sera inclus avec votre invitation.

4. Choisissez de connecter le ou les invité(s) à votre CRM. Si votre administrateur a :

   • rendu la journalisation disponible, vous verrez l'option permettant de consigner l'activité d'invitation à une opportunité, un compte, un contact ou un prospect dans votre CRM.
   • la journalisation activée par défaut, vous serez invité à sélectionner votre CRM, et les champs CRM seront disponibles automatiquement.

   Si disponible, vous verrez l'option pour enregistrer l'activité d'invitation à une opportunité, un compte, un contact ou un lead dans votre CRM. Si l'espace partagé est déjà enregistré sur un compte ou une opportunité, il se remplira automatiquement. Ce champ sera automatiquement rempli à partir des adresses e-mail que vous avez saisies dans le champ d'invitation du destinataire. Après avoir cliqué sur Envoyer l'invitation, vous serez alerté que cela a été enregistré avec succès dans votre CRM et vous aurez l'option de voir le journal à l'intérieur.

   Remarque : Si la connexion à Salesforce est désactivée dans votre compte, vous pouvez effectuer une recherche dans vos contacts Showpad et trouver des utilisateurs internes. Si l'option de connexion à Salesforce est activée, vous ne trouverez que les contacts Salesforce lors de la recherche de destinataires. Les utilisateurs internes ne peuvent pas être trouvés lorsque le button est activé.

   

5. Cliquez sur Envoyer l'invitation.
6. Après avoir invité quelqu'un, vous aurez la possibilité de remplir les détails de son profil en cliquant sur Modifier le profil à côté du destinataire. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil une fois qu'il s'est connecté.
7. Si vous le souhaitez, remplissez le profil de l'invité et cliquez sur Enregistrer.

Voir comment se connecter en tant qu'invité

Lorsqu'elles sont invitées à un Shared Space, les personnes peuvent se connecter différemment selon leur rôle dans votre organisation. Ces étapes décrivent le processus pour les participants externes et les utilisateurs Showpad sous licence.

1. Lorsque vous invitez un client, il recevra un e-mail avec votre note personnalisée et une demande d'activation de son compte. Une fois qu'ils acceptent votre invitation, vous serez informé par e-mail.
2. Les clients ou les participants externes qui ne se sont pas inscrits à un Shared Space verront un avis de confidentialité lors de leur première visite au Shared Space à partir d'un lien. Ils devront accepter l'avis de confidentialité pour voir le space. Cochez la case et cliquez sur Continuer pour accéder.
3. Lors de leur prochaine connexion, votre participant sera invité à entrer son adresse e-mail.
4. Votre prospect a la possibilité de définir un mot de passe ou de demander un lien de connexion en 1 clic qui vérifie leur email à leur identité et permet l'accès au Shared Space.
   
5. Si vous invitez un utilisateur interne de Showpad à votre Shared Space, son e-mail sera automatiquement rempli au fur et à mesure que vous commencez à taper. L'invitation qu'ils recevront aura un aspect différent de ce qu'un client voit. Ils seront invités à utiliser leurs identifiants Showpad pour se connecter à l'espace partagé. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ou de créer un compte, ils sont immédiatement ajoutés.
   

Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Ce lien peut être copié sur votre plateforme de messagerie préférée. Cependant, les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space. Si une personne qui n'a pas été invitée au Share Space reçoit un lien, elle devra quand même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre l'espace.

1. Dans votre Shared Space, allez dans le menu du haut, cliquez sur Obtenir un lien pour générer un lien.
2. Sélectionnez Copier pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Quiconque clique sur le lien vers le Shared Space devra toujours se voir accorder l'accès. Pour ce faire, elle saisira d'abord son adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'a pas été reconnue comme participant invité, l'option « Demander l'accès » sera disponible.
5. Le destinataire du lien saisira alors son adresse e-mail et cliquera sur « Demander l'accès ». Un courriel sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space. En tant que propriétaire du Shared Space, cliquez sur l'option « Examiner cette demande » dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des personnes dans l'espace. De là, cliquez sur le menu à trois points de l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez Accorder l'accès.
6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un e-mail lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Il pourra alors prendre part au Shared Space.

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• Voir comment se connecter en tant qu'invité
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un Shared Space, ils ont les mêmes permissions que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description, inviter des personnes, voir et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à l'Espace Partagé peuvent modifier leur profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers et voir les profils des autres participants. S'ils sont activés, ils peuvent également inviter d'autres personnes et télécharger leur propre contenu.

Pour enregistrer le participant invité dans votre CRM, envoyez l'invitation depuis la Web App ou l'application Windows Desktop.

Note : Bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes qui peuvent être ajoutées à un Shared Space, nous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience plus fluide.

1. Pour inviter des personnes dans votre space, ouvrez le Shared Space et appuyez sur le bouton Inviter.
2. Saisissez la ou les adresses email des personnes invitées. Lorsque vous invitez un utilisateur Showpad interne à votre Shared Space, son email se remplira automatiquement au fur et à mesure que vous tapez.
3. Rédigez un message personnalisé qui sera inclus avec votre invitation. Puis appuyez sur Envoyer l'invitation.
4. Après avoir invité quelqu'un, vous pouvez remplir les détails de son profil en appuyant sur Modifier le profil à côté du destinataire. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil une fois qu'il s'est connecté.
5. Si vous le souhaitez, remplissez le profil de l'invité et appuyez sur Enregistrer.

Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Copiez le lien sur votre plateforme de messagerie préférée. Les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space, cependant. Si une personne non invitée à la Shared Space reçoit un lien, elle devra toujours demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre.

1. Dans votre Shared Space, appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Obtenir le lien pour générer un lien.
2. Sélectionnez Copier le lien pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Le lien vers le Shared Space s'ouvrira dans un navigateur web. Le destinataire devra toujours se voir accorder l'accès. Pour ce faire, il devra d'abord entrer son adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'est pas celle d'un participant invité, l'option de Demander l'Accès sera disponible.

5. Le destinataire entrera son adresse e-mail et appuiera sur Demander l'accès. Un e-mail sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space.

   En tant que propriétaire de l'Espace Partagé, appuyez sur l'option pour Examiner cette Demande dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des Personnes dans l'espace. De là, appuyez sur le menu à trois points pour l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez Accorder l'Accès.

6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un e-mail lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Il pourra alors prendre part au Shared Space.