Invitez des personnes aux Shared Spaces

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• Inviter des personnes par e-mail
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie
• Révoquer l'accès d'un participant

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un Shared Space, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description du Shared Space, inviter des personnes, afficher et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à un Shared Space peuvent modifier leur propre profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers, voir les profils des autres participants et inviter d'autres personnes, si cette option est activée.

Remarque : bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Shared Space, nous vous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience fluide.

1. Lorsque vous êtes prêt, il est temps d'inviter des personnes dans votre espace. Cliquez sur le bouton « Inviter » et entrez la ou les adresses e-mail des invités. Vous pouvez inclure un message personnalisé avec votre invitation.
2. Si disponible, vous verrez l'option pour enregistrer l'activité d'invitation à une opportunité, un compte, un contact ou un lead dans votre CRM. Si l'espace partagé est déjà enregistré sur un compte ou une opportunité, il se remplira automatiquement. Ce champ sera automatiquement rempli à partir des adresses e-mail que vous avez saisies dans le champ d'invitation du destinataire. Après avoir cliqué sur Envoyer l'invitation, vous serez alerté que cela a été enregistré avec succès dans votre CRM et vous aurez l'option de voir le journal à l'intérieur.

   Remarque : Si la connexion à Salesforce est désactivée dans votre compte, vous pouvez effectuer une recherche dans vos contacts Showpad et trouver des utilisateurs internes. Si l'option de connexion à Salesforce est activée, vous ne trouverez que les contacts Salesforce lors de la recherche de destinataires. Les utilisateurs internes ne peuvent pas être trouvés lorsque le button est activé.

   
3. Après avoir invité quelqu'un, vous aurez la possibilité de remplir les détails de son profil en cliquant sur Modifier le profil à côté du destinataire. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil une fois qu'il s'est connecté.
4. Vous remarquerez votre nom au-dessus de la zone de contenu sur la page d'accueil de l'espace dans le menu des participants. Lorsque vous invitez d'autres personnes à votre espace, vous verrez également leurs noms. Si vous avez un avatar, il apparaîtra. Les participants externes n'auront pas d'avatars. Le statut du participant sera également visible ici, ce qui indique si leur invitation est en attente, s'ils ont un accès actuel, ou si leur accès a été révoqué. Il indiquera également la date de leur dernière activité au sein du Shared Space.
   Si il y a plus de quatre participants dans le Shared Space, le reste sera regroupé à droite, et vous pouvez cliquer pour ouvrir la liste complète des personnes.

   Il y a quatre statuts disponibles pour les prospects invités :

   • Invitation en attente: L'email d'invitation a été envoyé, mais le prospect ne s'est pas encore connecté. Appuyez sur le bouton Rappeler au participant pour leur envoyer un rappel par email ou lien.
   • Accès demandé: Le prospect a reçu l'invitation par lien, donc l'adresse e-mail qu'ils ont utilisée pour se connecter n'a pas été reconnue. Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Accorder l'accès si vous voulez qu'ils rejoignent.
   • Accès révoqué : Le prospect ne peut plus accéder au Shared Space. S'ils essaient de se connecter au Shared Space, ils verront une erreur indiquant que le lien du Shared Space est invalide. Les autres participants ne verront plus un utilisateur révoqué.
   • Dernière date d'activité : La dernière date à laquelle le prospect s'est connecté à l'espace Shared Space.

   Note : Les étapes 5 à 9 montrent ce que votre invité voit dans leurs navigateurs web.

5. Lorsque vous invitez un client, il recevra un e-mail avec votre note personnalisée et une demande d'activation de son compte. Une fois qu'ils acceptent votre invitation, vous serez informé par e-mail.
6. Les clients ou participants externes qui ne se sont pas inscrits à un Shared Space verront un avis de confidentialité lors de leur première visite du Shared Space à partir d'un lien. Ils devront consentir à l'avis de confidentialité pour voir l'espace. Cochez la case et cliquez sur Continuer pour obtenir l'accès.
7. Lors de leur prochaine connexion, votre participant sera invité à entrer son adresse e-mail.
8. Votre prospect a la possibilité de définir un mot de passe ou de demander un lien de connexion en 1 clic qui vérifie leur email à leur identité et permet l'accès au Shared Space.
   
9. Si vous invitez un utilisateur interne de Showpad à votre Shared Space, son e-mail sera automatiquement rempli au fur et à mesure que vous commencez à taper. L'invitation qu'ils recevront aura un aspect différent de ce qu'un client voit. Ils seront invités à utiliser leurs identifiants Showpad pour se connecter à l'espace partagé. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ou de créer un compte, ils sont immédiatement ajoutés.
   
10. De retour dans le Shared Space, vous pouvez cliquer sur le nom d'un participant pour voir les données de tous les participants si vous avez déjà ajouté ces informations. Pour les participants externes, vous pouvez cliquer sur le menu à trois points et sélectionner Modifier le profil, pour modifier les informations du profil d'un participant à tout moment. Vous pouvez également révoquer l'accès à l'espace individuellement dans cette fenêtre.
11. Si vous souhaitez voir une liste complète des participants, cliquez sur « Personnes » dans la zone de menu à droite. Cliquez sur les trois points situés à droite de leur nom pour modifier les informations de leur profil, ou pour révoquer ou accorder l'accès depuis cette vue. Au cas où ils ne recevraient pas l'invitation à rejoindre l'espace, vous pouvez déclencher une nouvelle invitation en sélectionnant « Renvoyer l'invitation ».

Invitations en attente

Sur la page de vue d'ensemble des Shared Spaces, vous verrez combien de notifications en attente il y a pour chaque Shared Space. De plus, lorsque des invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à prendre des mesures.

1. Cliquez sur « Rappeler aux participants » depuis la page de présentation.
2. Une liste de chaque participant ayant une invitation en attente apparaîtra. Cliquez sur « Rappeler le participant », et choisissez « Envoyer un e-mail de rappel », ou « Obtenir un lien ».
3. Un e-mail de rappel sera automatiquement envoyé, ou si vous choisissez « Obtenir un lien », il sera copié dans votre presse-papiers afin que vous puissiez le partager avec le participant.
4. À partir d'un Shared Space, s'il y a des invitations en attente, vous verrez un bouton « Afficher les invitations en attente » dans la barre des participants. Si des invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à prendre des mesures de la même manière que sur la page de présentation.
   Cliquez sur le bouton « Afficher les invitations en attente » et sélectionnez « Envoyer un e-mail de rappel » ou « Obtenir un lien » pour chaque participant en attente.

Générer un lien vers votre Shared Space

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Ce lien peut être copié sur votre plateforme de messagerie préférée. Cependant, les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space. Si une personne qui n'a pas été invitée au Share Space reçoit un lien, elle devra quand même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre l'espace.

1. Dans votre Shared Space, allez dans le menu du haut, cliquez sur « Obtenir un lien » pour générer un lien.
2. Sélectionnez « Copier » pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Quiconque clique sur le lien vers le Shared Space devra toujours se voir accorder l'accès à l'espace. Pour ce faire, elle saisira d'abord son adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'a pas été reconnue comme participant invité, l'option « Demander l'accès » sera disponible.
5. Le destinataire du lien saisira alors son adresse e-mail et cliquera sur « Demander l'accès ». Un courriel sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space. En tant que propriétaire du Shared Space, cliquez sur l'option « Examiner cette demande » dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des personnes dans l'espace. De là, cliquez sur le menu à trois points de l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez « Accorder l'accès ».
6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un e-mail lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Il pourra alors prendre part au Shared Space.

Révoquer l'accès d'un participant

Si un participant ne veut plus ou n'a plus besoin de faire partie du Shared Space, vous pouvez le faire en révoquant l'accès à ce participant.

1. Cliquez sur l'icône Personnes dans la zone de menu à droite pour accéder à la liste complète des participants de Shared Space.
2. Trouvez le participant que vous souhaitez supprimer et cliquez sur les trois points à droite de leur nom. Ici, vous pouvez modifier leur profil et leurs préférences ou révoquer ou accorder l'accès au Shared Space.

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• Inviter des personnes par e-mail
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie
• Révoquer l'accès d'un participant

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un Shared Space, ils ont les mêmes permissions que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description, inviter des personnes, voir et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à l'Espace Partagé peuvent modifier leur profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers et voir les profils des autres participants. S'ils sont activés, ils peuvent également inviter d'autres personnes et télécharger leur propre contenu.

Note : Bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes qui peuvent être ajoutées à un Shared Space, nous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience plus fluide.

1. Lorsque vous êtes prêt, il est temps de commencer à inviter des personnes à votre espace. Après avoir ouvert le Shared Space, appuyez sur le bouton Inviter et entrez l'adresse(s) e-mail de vos invités. Dans le champ ci-dessous, rédigez un message personnalisé qui sera joint à votre invitation.
2. Après avoir invité quelqu'un, vous pouvez remplir les détails de son profil en appuyant sur Modifier le profil à côté du destinataire. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil une fois qu'il s'est connecté.
3. Lors de l'ouverture de votre Shared Space, vous remarquez votre nom au-dessus de la zone de contenu et dans le menu des participants. Lorsque vous invitez d'autres personnes à votre espace, vous verrez également leurs noms. Si vous avez un avatar, il apparaîtra. Les participants externes n'auront pas d'avatars. Le statut d'activité des participants sera également visible ici.
   Si plus de quatre participants se trouvent dans le Shared Space, le reste sera regroupé à droite. Appuyez sur les icônes des participants pour ouvrir la liste complète des personnes.

4. Il y a quatre statuts disponibles pour les prospects invités :

   • Invitation en attente: L'email d'invitation a été envoyé, mais le prospect ne s'est pas encore connecté. Appuyez sur le bouton Rappeler au participant pour leur envoyer un rappel par email ou lien.
   • Accès demandé: Le prospect a reçu l'invitation par lien, donc l'adresse e-mail qu'ils ont utilisée pour se connecter n'a pas été reconnue. Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Accorder l'accès si vous voulez qu'ils rejoignent.
   • Accès révoqué : Le prospect ne peut plus accéder au Shared Space. S'ils essaient de se connecter au Shared Space, ils verront une erreur indiquant que le lien du Shared Space est invalide. Les autres participants ne verront plus un utilisateur révoqué.
   • Dernière date d'activité : La dernière date à laquelle le prospect s'est connecté à l'Shared Space.
5. Lorsque vous invitez un client, il recevra un e-mail avec votre note personnalisée et une demande d'activation de son compte. Une fois qu'ils acceptent votre invitation, vous serez informé par e-mail.

   Note: Les étapes 4 à 8 montrent ce que votre invité voit dans leurs navigateurs web.

   
6. Les clients ou participants externes qui ne se sont pas inscrits verront un Avis de confidentialité lors de leur première visite à l'espace Shared Space à partir d'un lien. Ils doivent consentir à l'Avis de confidentialité pour voir l'espace Shared Space. Cochez la case et appuyez sur Continuer pour accéder.
   
7. Votre participant sera invité à entrer son adresse e-mail lors de sa prochaine connexion.
8. Votre prospect peut définir un mot de passe ou demander un lien de connexion en 1 clic qui vérifie leur e-mail à leur identité et permet l'accès au Shared Space.
9. Si vous invitez un utilisateur interne de Showpad à votre Shared Space, son e-mail sera automatiquement rempli au fur et à mesure que vous tapez. L'invitation qu'ils reçoivent aura une apparence différente de ce qu'un client voit. Ils seront invités à utiliser leurs identifiants Showpad pour se connecter au Shared Space. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ou de créer un compte. Ils sont immédiatement ajoutés.
   
10. De retour dans le Shared Space, vous pouvez appuyer sur le nom d'un participant pour voir toutes les données des participants si vous avez déjà ajouté ces informations. Pour les participants externes, vous pouvez appuyer sur le menu à trois points et sélectionner Modifier le profil pour modifier les informations de profil d'un participant à tout moment. Vous pouvez également révoquer l'accès au Shared Space individuellement dans cette fenêtre.

Invitations en attente

1. Dans le Shared Space, appuyez sur l'icône des participants groupés. 
2. Pour inviter un participant, appuyez sur Rappeler au Participant, et choisissez Envoyer un Email de Rappel, ou Obtenir le Lien.
   Si vous utilisez votre iPhone, appuyez sur le menu à trois points à côté de l'invité et choisissez Envoyer un email de rappel ou Obtenir le lien.
3. Un e-mail de rappel sera automatiquement envoyé, ou si vous choisissez « Obtenir un lien », il sera copié dans votre presse-papiers afin que vous puissiez le partager avec le participant.

Générer un lien vers votre Shared Space

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Copiez le lien sur votre plateforme de messagerie préférée. Les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space, cependant. Si une personne non invitée à la Shared Space reçoit un lien, elle devra toujours demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre.

1. Dans votre Shared Space, appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Obtenir le lien pour générer un lien.
2. Sélectionnez Copier le lien pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Le lien vers le Shared Space s'ouvrira dans un navigateur web. Le destinataire devra toujours se voir accorder l'accès. Pour ce faire, il devra d'abord entrer son adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'est pas celle d'un participant invité, l'option de Demander l'Accès sera disponible.
5. Le destinataire entrera son adresse e-mail et appuiera sur Demander l'accès. Un e-mail sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space.
   En tant que propriétaire de l'Espace Partagé, appuyez sur l'option pour Examiner cette Demande dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des Personnes dans l'espace. De là, appuyez sur le menu à trois points pour l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez Accorder l'Accès.
6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un e-mail lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Il pourra alors prendre part au Shared Space.

Révoquer l'accès d'un participant

Vous pouvez révoquer l'accès d'un participant s'il ne souhaite plus ou n'a plus besoin de faire partie du Shared Space.

1. Dans le Shared Space, appuyez sur l'icône des participants groupés.
2. Trouvez le participant que vous souhaitez supprimer et appuyez sur le menu à trois points à droite de leur nom. Ici, vous pouvez modifier leur profil & préférences ou révoquer ou accorder l'accès à l'espace Shared Space.