Invitez des personnes aux Shared Spaces

La méthode rapide sur l'application Windows Desktop

• Inviter des personnes par email
• Voir comment se connecter en tant qu'invité
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par email

Lorsque des participants internes sont invités dans un Shared Space, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description du Shared Space, inviter des personnes, consulter et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à un Shared Space peuvent modifier leur propre profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers, voir les profils des autres participants et inviter d'autres personnes, si cette option est activée.

Conseil : Bien qu'il n'y ait aucune limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Shared Space, nous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience plus fluide.

1. Pour inviter des personnes dans votre space, ouvrez le Shared Space et cliquez sur le bouton Inviter.
2. Saisissez la ou les adresses email des invités. Vous pouvez coller une liste d'emails séparés par des virgules dans le champ À pour ajouter rapidement plusieurs invités à la fois. Lorsque vous invitez un utilisateur Showpad interne à votre Shared Space, son email se remplira automatiquement au fur et à mesure que vous tapez.
3. Dans le champ Note personnelle, rédigez un message personnalisé qui sera inclus avec votre invitation.

4. Choisissez de connecter le ou les invités à votre CRM. Si votre administrateur a :

   • rendu la journalisation disponible, vous verrez l'option permettant de consigner l'activité d'invitation à une opportunité, un compte, un contact ou un prospect dans votre CRM.
   • la journalisation activée par défaut, vous serez invité à sélectionner votre CRM, et les champs CRM seront disponibles automatiquement.

   Si le Shared Space est déjà associé à un compte ou une opportunité, il sera automatiquement renseigné. Ce champ sera automatiquement rempli à partir des adresses email que vous saisissez dans le champ d'invitation des destinataires. Après avoir cliqué sur Envoyer l'invitation, vous recevrez une alerte confirmant qu'il a été enregistré avec succès dans votre CRM, et vous pourrez consulter le journal à l'intérieur.

   Remarque : Si l'option Enregistrer dans Salesforce est désactivée dans votre compte, vous pouvez rechercher vos contacts Showpad pour trouver des utilisateurs internes. Si l'option Enregistrer dans Salesforce est activée, vous ne trouverez que des contacts Salesforce lors de la recherche de destinataires. Les utilisateurs internes ne peuvent pas être trouvés lorsque le bouton est activé.

   

5. Cliquez sur Envoyer l'invitation.
6. Après avoir invité un participant externe, vous aurez la possibilité de remplir les détails de son profil en cliquant sur Modifier le profil à côté de son nom. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil après s'être connecté.
7. Si vous le souhaitez, remplissez le profil de l'invité et cliquez sur Enregistrer.

Voir comment se connecter en tant qu'invité

Lorsqu'elles sont invitées à un Shared Space, les personnes peuvent se connecter différemment selon leur rôle dans votre organisation. Ces étapes décrivent le processus pour les participants externes et les utilisateurs Showpad sous licence.

1. Lorsque vous invitez un acheteur, il recevra un email contenant votre note personnalisée et une demande d'activation de son compte. Une fois qu'il aura accepté votre invitation, vous recevrez une notification par email.
2. Les acheteurs ou participants externes qui ne se sont pas inscrits à un Shared Space verront un Avis de confidentialité lors de leur première visite du Shared Space à partir d'un lien. Ils devront consentir à l'avis de confidentialité pour consulter le space. Cochez la case et cliquez sur Continuer pour accéder.
3. Lors de leur prochaine connexion, votre participant sera invité à entrer son adresse e-mail.

4. Votre prospect verra des options basées sur les paramètres de votre administrateur : il peut demander un lien de connexion en 1 clic pour vérifier son email et peut également avoir la possibilité de définir un mot de passe pour faciliter l'accès futur.

   Remarque : Si l'option de mot de passe est supprimée après qu'ils en ont configuré un, ils seront invités à demander un lien de connexion en 1 clic lors de leur prochaine visite.

   

5. L'invitation que votre collègue reçoit sera différente de celle qu'un client voit. Il lui sera demandé d'utiliser ses identifiants Showpad pour se connecter au Shared Space. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ni de créer un compte, ils sont ajoutés immédiatement.
   

Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Ce lien peut être copié et collé dans votre plateforme de messagerie préférée. Cependant, les liens ne constituent pas des invitations à un Shared Space. Si une personne non invitée au Shared Space reçoit un lien, elle devra tout de même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre le space.

1. Dans votre Shared Space, accédez au menu supérieur et cliquez sur Obtenir le lien pour générer un lien.
2. Sélectionnez Copier pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Toute personne qui clique sur le lien vers le Shared Space devra toujours obtenir l'accès. Pour ce faire, elle devra d'abord saisir son adresse email. Si l'adresse email n'est pas reconnue comme celle d'un participant invité, l'option Demander l'accès sera disponible.
5. Le destinataire du lien saisira alors son adresse email et cliquera sur Demander l'accès. Un email sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space. En tant que propriétaire du Shared Space, cliquez sur le bouton Examiner cette demande dans l'email, ce qui vous redirigera vers la liste des personnes dans le space. De là, cliquez sur le bouton Accorder l'accès.
6. Après avoir reçu l'accès, le destinataire recevra un email lui demandant d'activer son compte en se connectant et en complétant ses informations. Il pourra ensuite participer au Shared Space.

La méthode rapide sur iOS

• Inviter des personnes par email
• Voir comment se connecter en tant qu'invité
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Procédez étape par étape

Inviter des personnes par email

Lorsque des participants internes sont invités dans un Shared Space, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description du Shared Space, inviter des personnes, consulter et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités au Shared Space peuvent modifier leur profil, consulter tout le contenu, commenter les fichiers, consulter les profils des autres participants et inviter d'autres personnes si cette option est activée.

Pour enregistrer le participant invité dans votre CRM, envoyez l'invitation depuis la Web App ou l'application Windows Desktop.

Conseil : Bien qu'il n'y ait aucune limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Shared Space, nous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience plus fluide.

1. Pour inviter des personnes dans votre space, ouvrez le Shared Space et appuyez sur le bouton Inviter.
2. Saisissez la ou les adresses email des personnes invitées. Lorsque vous invitez un utilisateur Showpad interne à votre Shared Space, son email se remplira automatiquement au fur et à mesure que vous tapez.
3. Rédigez un message personnalisé qui sera inclus avec votre invitation. Puis appuyez sur Envoyer l'invitation.
4. Après avoir invité un participant externe, vous aurez la possibilité de remplir les détails de son profil en appuyant sur Modifier le profil à côté de son nom. Le destinataire peut également remplir les détails de son profil après s'être connecté.
5. Si vous le souhaitez, remplissez le profil de l'invité et appuyez sur Enregistrer.

Voir comment se connecter en tant qu'invité

Lorsqu'elles sont invitées dans un Shared Space, les personnes peuvent se connecter différemment selon leur rôle dans votre organisation. Ces étapes décrivent le processus pour les participants externes et les utilisateurs Showpad sous licence.

1. Lorsque vous invitez un acheteur, il recevra un email contenant votre note personnalisée et une demande d'activation de son compte. Une fois qu'il aura accepté votre invitation, vous recevrez une notification par email.
2. Les acheteurs ou participants externes qui ne se sont pas inscrits à un Shared Space verront un Avis de confidentialité lors de leur première visite du Shared Space à partir d'un lien. Ils devront consentir à l'avis de confidentialité pour consulter le space. Cochez la case et cliquez sur Continuer pour accéder.
3. Lors de leur prochaine connexion, votre participant sera invité à saisir son adresse email.

4. Votre prospect verra des options basées sur les paramètres de votre administrateur : il peut demander un lien de connexion en 1 clic pour vérifier son email et peut également avoir la possibilité de définir un mot de passe pour un accès futur plus facile.

   Remarque : Si l'option de mot de passe est supprimée après qu'ils en ont configuré un, ils seront invités à demander un lien de connexion en 1 clic lors de leur prochaine visite.

   

5. L'invitation que votre collègue reçoit sera différente de celle qu'un client voit. Il lui sera demandé d'utiliser ses identifiants Showpad pour se connecter au Shared Space. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ni de créer un compte ; ils sont ajoutés immédiatement.
   

Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Ce lien peut être copié et collé dans votre plateforme de messagerie préférée. Cependant, les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space. Si une personne non invitée au Shared Space reçoit un lien, elle devra tout de même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre le space.

1. Dans votre Shared Space, appuyez sur les trois points dans le menu supérieur et appuyez sur Obtenir le lien pour générer un lien.
2. Appuyez sur Copier le lien pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Toute personne qui clique sur le lien vers le Shared Space devra toujours obtenir l'accès. Pour ce faire, elle devra d'abord saisir son adresse email. Si l'adresse email n'est pas reconnue comme celle d'un participant invité, l'option Demander l'accès sera disponible.

5. Le destinataire du lien saisira son adresse email et cliquera sur Demander l'accès. Cela envoie un email au propriétaire du Shared Space.

   En tant que propriétaire, appuyez sur Examiner cette demande dans l'email. Vous serez redirigé vers la liste des personnes dans le Shared Space. De là, appuyez sur Accorder l'accès. Sur un iPhone, appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Accorder l'accès.

6. Après avoir reçu l'accès, le destinataire recevra un email lui demandant d'activer son compte en se connectant et en complétant ses informations. Il pourra ensuite participer au Shared Space.