Inviter des gens dans vos Espaces Partagés

Fonctionnalités principales

• Inviter les participants internes et externes dans les Espaces Partagées
• Générer un lien vers votre Espace partagé pour un partage facile
• Révoquer ou donner des autorisations
• Modifier les profils des participants
• Les utilisateurs doivent être invités ou approuvés pour voir un Espace Partagé

Ce dont vous avez besoin pour réussir

• Un Espace Partagé existant
• Un compte Showpad ou une invitation à participer
• Forfait Showpad Plus ou Ultimate

Remarque : l'enregistrement des activités de CRM pour les Espaces Partagés n'est disponible que pour les clients ayant souscrit à l'offre Ultimate.

Le raccourci pour la splendeur

• Inviter des personnes par e-mail
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie
• Révoquer l'accès d'un participant

Procéder étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un site Espace Partagé, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du site Espace Partagé. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description de l'Espace Partagé, inviter des personnes, afficher et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à l'Espace Partagé peuvent modifier leur propre profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers, voir les profils des autres participants et inviter d'autres personnes, si cette option est activée.

Remarque : Bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Espace Partagé, nous recommandons d'inviter 15 participants au maximum pour une expérience fluide.

1. Dès que vous êtes prêt, vous pouvez inviter des personnes dans votre espace. Cliquez sur le bouton Inviter et saisissez l'adresse ou les adresses électroniques des invités. Vous pouvez accompagné votre invitation d'un message personnalisé.
2. Si disponible, vous verrez l'option permettant de lier l'activité d'invitation à un contact dans Salesforce. Si l'Espace Partagé est déjà connecté à un compte ou à une opportunité, il sera automatiquement rempli. Le champ de contact sera automatiquement rempli à partir des adresses électroniques que vous avez entrées dans le champ d'invitation du destinataire. Après avoir cliqué sur Envoyer l'invitation, vous serez averti qu'il s'est connecté avec succès à Salesforce, et vous aurez la possibilité d'afficher la connexion dans Salesforce.
3. Après avoir invité quelqu'un, vous aurez la possibilité de compléter les informations du profil de cet invité en cliquant sur Modifier le profil à côté du destinataire. Le destinataire aura également la possibilité de fournir ses propres coordonnées au moment de la création du mot de passe.
4. Votre nom sera visible au-dessus de la zone de contenu sur la page de d’accueil de l'espace. Lorsque vous invitez d'autres personnes dans votre espace, vous verrez également leurs noms. Si vous avez un avatar, il s'affichera. Les participants externes n'auront pas d'avatars. La partie gauche affichera les membres internes de votre organisme qui ont rejoint la réunion et la partie droite affichera les participants externes que vous avez invités dans l'Espace Partagé. Leur statut sera également visible ici. Il indique si leur invitation est en attente, s'ils ont un accès actuel ou si leur accès a été révoqué. Il indiquera également la date de leur dernière activité sur l'Espace Partagé.
   Trois statuts sont disponibles pour les prospects que vous avez invités :
   • Invitation en attente : L'e-mail d'invitation a été envoyé, mais le prospect ne s'est pas connecté.
   • Accès révoqué : le prospect ne peut plus accéder à l'Espace Partagé. S'ils essaient de se connecter à l'Espace Partagé, ils verront apparaître une erreur indiquant que le lien de l'Espace Partagé n'est pas valide. Les autres participants ne verront plus l'utilisateur révoqué.
   • Dernière date d'activité : La dernière date à laquelle le prospect s'est connecté à l'Espace Partagé.
5. Lorsque vous invitez un client, celui-ci reçoit un e-mail avec votre note personnalisée et une demande d'activation de leur compte. Une fois qu'ils auront accepté votre invitation, vous en serez informé par courrier électronique.
6. Les clients ou les participants externes qui ne se sont pas encore inscrits à un Espace Partagé verront trois options lorsqu'ils cliqueront sur le de lien de Visite de l'Espace Partagé. Il leur sera demandé soit de créer un mot de passe, soit de continuer sans mot de passe, soit de s'inscrire avec leur compte LinkedIn. En fonction de leur localisation et des paramètres de confidentialité de votre organisation, il peut leur être demandé de consentir à la politique de confidentialité avant de visualiser l'Espace Partagé.
7. En sélectionnant "Définir un mot de passe", ils saisiront et confirmeront un mot de passe, qu'ils utiliseront ensuite pour se connecter à l'Espace Partagé.
8. En utilisant l'option "continuer sans mot de passe", le participant pourra simplement accéder à l'Espace Partagé. Toutefois, la prochaine fois qu'ils se connecteront, ils devront créer un mot de passe ou demander un lien de connexion en un clic. Ce lien ne fonctionnera qu'une seule fois et il doit être ouvert dans le même navigateur que celui dans lequel vous avez initialement demandé le lien.
9. Pour utiliser l'option de connexion LinkedIn, l'adresse électronique utilisée pour inviter le participant doit correspondre à celle qu'il a utilisée pour s'inscrire sur LinkedIn.
10. Les clients qui se sont déjà inscrits à un autre Espace Partagé auront la possibilité d'utiliser le lien de connexion en un clic. Dans ce cas, le participant recevra un courriel contenant un lien qui lui permettra de se connecter sans saisir de mot de passe. Ce lien ne fonctionnera qu'une seule fois.
11. Si une personne externe accède directement à un Espace Partagé, il lui sera demandé de fournir son adresse électronique. S'ils ont déjà été ajoutés en tant que participants, ils seront invités à accéder au lien d'activation de leur profil. Dans le cas contraire, il lui sera indiqué de demander l'accès. Une fois que vous, en tant que propriétaire, avez approuvé l'accès, ils recevront un courriel d'activation pour accéder à l'Espace Partagé.
12. Si vous invitez un utilisateur interne deShowpad à votre Espace Partagé, son adresse électronique s'affichera automatiquement lorsque vous commencerez à saisir. L'invitation qu'ils recevront sera différente de celle qu'un client voit. Ils seront invités à utiliser leurs identifiants Showpad pour se connecter à l'Espace Partagé. Les collègues disposant d'une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ou de créer un compte, ils sont immédiatement ajoutés.
    

    Remarque : Si la connexion à Salesforce est désactivée dans votre compte, vous pouvez effectuer une recherche dans vos contacts Showpad et trouver des utilisateurs internes. Si la fonction de connexion à Salesforce est activée, vous ne trouverez que les contacts Salesforce lors de la recherche de destinataires. Les utilisateurs internes ne peuvent pas être trouvés lorsque le curseur est actif.

13. De retour dans l'Espace Partagé, vous pouvez survoler le nom d'un participant pour voir son entreprise et son poste, si vous avez déjà ajouté ces informations. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les informations de leur profil à tout moment. Vous pouvez également révoquer l'accès à l'espace individuellement dans la fenêtre de modification du profil.
14. Si vous souhaitez consulter la liste complète des participants, cliquez sur Personnes dans la zone de menu à droite. Cliquez sur les trois points à droite de leur nom pour modifier les informations de leur profil, ou pour révoquer ou accorder un accès à partir de ce menu. En cas de la non-réception des invitations de connexion à l'espace, vous pouvez déclencher une nouvelle invitation ici en sélectionnant Renvoyer l'invitation.

Invitations en attente

Sur la page d’accueil des Espaces Partagés, vous verrez le nombre de notifications en attente parEspace Partagé. De plus, lorsque des invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à agir.

1. Cliquez sur Rappeler les participants à partir de la page d’accueil.
2. Une liste de chaque participant ayant une invitation en attente apparaîtra. Cliquez sur Rappeler le participant, puis choisissez d'envoyer un courriel de rappel ou d'obtenir un lien.
3. Un rappel par courriel sera automatiquement envoyé, ou si vous choisissez Obtenir le lien, il sera copié dans votre presse-papiers afin que vous puissiez le partager avec le participant.
4. Dans l'Espace Partagé, si des invitations sont en attente, vous verrez apparaître un bouton Afficher les invitations en attente dans la barre des participants. Si les invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à agir de la même manière que sur la page d'aperçu.
   Cliquez sur le bouton Afficher les invitations en attente et sélectionnez Envoyer un courriel de rappel ou Obtenir un lien pour chaque participant en attente.

Générer un lien vers votre Espace Partagé

Vous pouvez également fournir à vos collègues et aux décideurs un lien vers votre Espace Partagé. Ce lien peut être copié sur votre plateforme de messagerie préférée. Les liens ne sont toutefois pas des invitations à visiter l'Espace Partagé. Si une personne qui n'a pas été invitée à l'espace de partage reçoit un lien, elle devra quand même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle ne puisse accéder à l'espace.

1. Dans votre Espace Partagé, allez dans le menu supérieur, cliquez sur Obtenir un Lien pour générer un Lien.
   En outre, un lien peut également être généré lors de la visite d'un Espace Partagé, en cliquant sur Obtenir le Lien.
2. Sélectionnez Copier pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Quiconque clique sur le lien vers l' Espace Partagé devra encore obtenir l'accès à l'espace. Pour ce faire, ils devront d'abord saisir leur adresse électronique. Si l'adresse électronique n'a pas été reconnue comme un participant invité, l'option de demande d'accès sera disponible.
5. Le destinataire du lien devra ensuite saisir son adresse électronique et cliquer sur Demander l'accès. Un courriel sera envoyé à la personne qui possède l'Espace Partagé. En tant que propriétaire de l'Espace Partagé, cliquez sur le bouton "Examiner cette demande" dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des personnes présentes dans l'espace. À partir de là, cliquez sur le menu à trois points de l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez Accorder l'accès.
6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un courriel lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Ils peuvent ensuite intervenir dans l' Espace Partagé.

Révoquer l'accès d'un participant

Si un participant ne souhaite plus ou n'a plus besoin de faire partie de l'Espace Partagé, vous pouvez révoquer son accès.

1. Survolez le nom d'un participant dans l'Espace Partagé et cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les informations de son profil. Cliquez sur Révoquer l'accès dans la fenêtre de modification du profil.
2. Vous pouvez également révoquer l'accès d'un participant en cliquant sur Personnes dans la zone de menu à droite. Cliquez sur les trois points à droite de leur nom pour modifier les informations de leur profil, révoquer ou accorder l'accès à partir de ce menu.