Shared Spaces erstellen und duplizieren

Der schnelle Weg in der Windows Desktop App

• Erstellung des Shared Space
• Aktivieren Sie die optionale Protokollierung zu einem CRM
• Einen bestehenden Shared Space duplizieren

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Erstellung eines neuen Shared Space

1. Klicken Sie im oberen Menü auf Erstellen und wählen Sie Shared Space aus, um Ihren Space zu erstellen.
2. Alternativ öffnen Sie die Share-Registerkarte und navigieren dann zu Shared Spaces. Klicken Sie auf Neuer Shared Space.
3. Im Feld für den Titel des Shared Space erstellen Sie einen kundenorientierten Namen für diesen Space. Es wird auch hilfreich sein, ihn von anderen zu unterscheiden, die Sie später erstellen könnten.
4. Passen Sie die URL mit dem von Ihnen bevorzugten Namen an. Diese URL kann nicht mehr geändert werden und ist sichtbar, wenn Sie Ihren Shared Space teilen.
5. Wählen Sie aus, ob externe Teilnehmer Inhalte herunterladen dürfen, indem Sie "Inhaltsdownloads erlauben" ein- oder ausschalten.
6. Wählen Sie aus, ob externe Teilnehmer andere zum Shared Space einladen können, indem Sie die Option "Einladungen erlauben" ein- oder ausschalten.

7. Wählen Sie aus, ob externe Teilnehmer ihre Dokumente hochladen können, indem Sie "Externe Uploads erlauben" aktivieren.

   Hinweis: Ihr Administrator kann jede dieser externen Freigabefunktionen deaktivieren. Wenn Ihr Administrator eine Funktion deaktiviert hat, wird der entsprechende Umschalter auf diesem Bildschirm nicht angezeigt.

8. Kunden mit unserem Ultimate-Paket können, sofern konfiguriert, die Erstellung des Shared Space einem Konto oder einer Opportunity in Salesforce, MS Dynamics oder SAP Sales Cloud (früher C4C) zuordnen und protokollieren.
9. Wählen Sie bei Bedarf ein Sharing-Thema aus.
10. Um die Standard-Benachrichtigungseinstellungen für interne Nutzer festzulegen, die dem Shared Space beitreten, klicken Sie auf Benachrichtigungseinstellungen. Schalten Sie die Optionen für Teilnehmer-Sitzungszusammenfassung, Neue Beitritts-Updates und Kommentare ein oder aus. Diese werden die Standardeinstellungen für Showpad-Nutzer sein, sofern sie diese nicht selbst ändern.
11. Klicken Sie auf „Fertig”, wenn Sie fertig sind.
12. Sobald Sie Ihren Space erstellt haben, können Sie ihn auf Ihr beabsichtigtes Publikum zuschneiden. Um eine kurze Einführung oder Begrüßungsnotiz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Beschreibungsbereich. Geben Sie die Nachricht ein, die die Teilnehmer sehen sollen, wenn sie den Space betreten.
13. Sie können auch das Logo des Kunden hochladen, um es für Ihr Publikum individuell anzupassen. Ziehen Sie das Bild per Drag & Drop in das Logo-Feld oder klicken Sie auf "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen. Die maximale zulässige Größe für das Logo beträgt 5 MB. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, können Sie den Hintergrund auf transparent einstellen, wenn Ihre Logodatei ein PNG ist. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie dann "Hintergrund formatieren". Aktivieren Sie die Option "Transparenter Hintergrund für PNGs verwenden". Lassen Sie diese Option deaktiviert, um den Hintergrund des Bildes beizubehalten.
14. Um das Foto zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie die untere rechte Ecke auf die gewünschte Größe. Die Kopfzeile wird entsprechend angepasst. Die anderen Aspekte, die das Aussehen und das Gefühl des geteilten Raums betreffen, wie Ihr Firmenlogo, werden von Ihrem Administrator verwaltet. Sie können jedoch Ihr Firmenlogo vergrößern oder verkleinern, indem Sie die Ecke auf die gewünschte Größe ziehen.
15. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Shared Space aus der Sicht Ihrer Eingeladenen aussieht, können Sie ihn schnell aus ihrer Perspektive vorschauen, indem Sie auf den Vorschau-Link in der blauen Banner klicken. Über dem blauen Banner können Sie neue Teilnehmer einladen, einen Link teilen, Inhalte hinzufügen und jederzeit auf Ihre Einstellungen und Einblicke zugreifen.

Hinweis: Um zu erfahren, wie Sie Inhalte hinzufügen und Personen zu Ihren Shared Space einladen können, fahren Sie fort zu „Inhalte zu Ihrem Shared Space hinzufügen“ und „Personen zu Shared Spaces einladen“.

Protokollierung von Shared Spaces-Aktivitäten in Ihrem CRM

1. Klicken Sie auf Ihre CRM-Schaltfläche in der oberen Leiste, um die Aktivitäten zu sehen, die in Ihrem CRM protokolliert wurden.
2. In diesem Fall ist Salesforce das CRM mit aktiviertem Logging. Sie sehen, ob Aktivitäten in Bezug auf diesen Shared Space in einem bestimmten Konto, einer Gelegenheit, einem Kontakt oder einem Lead in Ihrem CRM protokolliert wurden.
3. Um den aktuellen Zustand des Shared Space in Ihrem CRM zu protokollieren, klicken Sie auf Log hinzufügen und wählen Sie das Konto oder die Gelegenheit und den Kontakt oder Lead aus. Klicken Sie auf Protokoll, wenn Sie fertig sind.
4. Das Protokoll Ihres Shared Space wird allgemeine Informationen wie den Titel, die Beschreibung, das Erstellungsdatum, die Teilnehmer und eine Liste der enthaltenen Assets enthalten.
   Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie Ihr Shared Space in Ihrem CRM protokolliert wird, am Beispiel von Salesforce.

Einen bestehenden Shared Space duplizieren

Anstatt für jeden Kunden einen Shared Space von Grund auf neu zu erstellen, sparen Sie Zeit, indem Sie einen bestehenden Space duplizieren. Wenn Sie einen Shared Space duplizieren, werden der Titel, das Logo, die Beschreibung, der Inhalt und die Inhaltsbeschreibungen in den neuen Shared Space kopiert. Die im ursprünglichen Bereich vorgenommenen Einladungen und Kommentare des Teilnehmers werden nicht dupliziert, und die Aktivitätszeitleiste wird gelöscht. Ziehen Sie in Erwägung, eine Vorlage für den idealen Shared Space für sich und Ihre Kunden zu erstellen, die leicht vervielfältigt und wiederverwendet werden kann.

Überlegen Sie, eine Vorlage des idealen Shared Space für Sie und Ihre Kunden zu erstellen, die leicht dupliziert und wiederverwendet werden kann.

Hinweis: Sie können die benutzerdefinierte URL nicht bearbeiten, wenn Sie einen Shared Space duplizieren. Sie wird standardmäßig auf eine zufällige URL gesetzt. 

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Shared Spaces und suchen Sie den Shared Space, den Sie duplizieren möchten. Sie können die Suchfunktion nutzen, um zu finden, wonach Sie suchen. Wechseln Sie zwischen Listen- und Galerieansicht, indem Sie auf die Schaltfläche links neben „Neuem Shared Space“ klicken.
   
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol und wählen Sie Duplizieren. Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie darüber informiert, was dupliziert wird. Klicken Sie auf Duplizieren.
3. Der Titel des duplizierten Shared Space hat das Wort Copy vor dem vorherigen Titel. Um den Titel des Shared Space zu bearbeiten, öffnen Sie ihn und klicken Sie auf den Titel. Geben Sie einen neuen Namen für den Shared Space ein. So können Sie den Space differenzieren und auf Ihre Kunden zuschneiden.

Der schnelle Weg auf iOS

• Erstellung des Shared Space
• Einen bestehenden Shared Space duplizieren

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Erstellung eines neuen Shared Space

1. So öffnen Sie Shared Spaces:
   • auf einem iPad, tippen Sie im Navigationsmenü der Seitenleiste auf Shared Spaces.

   • Tippen Sie auf einem iPhone auf die Registerkarte „Shares“ und wählen Sie dann Shared Spaces.

2. Tippen Sie auf das Pluszeichen, um mit dem Erstellen Ihres neuen Shared Space zu beginnen.
3. Im Titelfeld des Shared Space erstellen Sie einen kundenorientierten Namen. Es wird auch hilfreich sein, ihn von anderen zu unterscheiden, die Sie später erstellen könnten.
4. Wählen Sie aus, ob externe Teilnehmer Inhalte herunterladen dürfen, indem Sie "Inhaltsdownloads erlauben" ein- oder ausschalten.

5. Wählen Sie aus, ob externe Teilnehmer andere zum Shared Space einladen können, indem Sie die Option "Einladungen erlauben" ein- oder ausschalten.

   Hinweis: Ihr Administrator kann jede dieser externen Freigabefunktionen deaktivieren. Wenn Ihr Administrator eine Funktion deaktiviert hat, wird der entsprechende Umschalter auf diesem Bildschirm nicht angezeigt.

6. Tippen Sie auf Erstellen, wenn Sie bereit sind.
7. Sobald Sie Ihren Shared Space erstellt haben, können Sie ihn auf Ihr Publikum zuschneiden. Tippen Sie auf den Beschreibungsbereich, um eine kurze Einführung oder eine Begrüßungsnachricht hinzuzufügen. Geben Sie die Nachricht ein, die die Teilnehmer sehen sollen, wenn sie den Shared Space betreten.
8. Sie können auch das Logo des Kunden hochladen, um es für Ihr Publikum anzupassen. Tippen Sie auf Durchsuchen, um ein Bild auszuwählen, ein Foto zu machen oder eine Datei auszuwählen. Die maximale Größe des erlaubten Logos beträgt 5 MB. Entfernen Sie das Logo, indem Sie auf das Dreipunkt-Menü tippen.
9. Um das Foto zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie die rechte untere Ecke auf die gewünschte Größe. Die Kopfzeile wird entsprechend angepasst. Die anderen Aspekte, die das Aussehen und das Gefühl des Shared Space betreffen, wie Ihr Firmenlogo, werden von Ihrem Administrator verwaltet. Sie können jedoch Ihr Firmenlogo vergrößern oder verkleinern, indem Sie seine Ecke auf die gewünschte Größe ziehen. Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie den Hintergrund transparent formatieren, wenn Ihre Logo-Datei eine PNG ist. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie dann Hintergrund formatieren. Aktivieren Sie die Option Hintergrund für PNGs transparent verwenden.
   Um das Logo zu löschen, tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü und bestätigen Sie die Entfernung.
10. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Shared Space aus der Sicht Ihrer Eingeladenen aussieht, können Sie ihn schnell aus ihrer Perspektive vorschauen, indem Sie auf den Vorschau-Link in der blauen Banner klicken.

11. Tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü, um Ihr Profil & Einstellungen festzulegen, einen Link zu erhalten, den Shared Space zu duplizieren oder jederzeit auf Ihre Einstellungen zuzugreifen.

    Hinweis: Die Einstellungsoptionen für Shared Space sind in der iOS-App eingeschränkt. Beispielsweise das Erlauben von externen Teilnehmern zum Herunterladen, Hochladen oder Einladen. Alle Einstellungen für den Shared Space können jedoch in der Web- oder Windows Desktop-App geändert werden.

12. Wählen Sie ein Thema für Ihren Shared Space aus dem Einstellungsmenü aus. Ihr Administrator verwaltet die verfügbaren Themen.

Hinweis: Um zu erfahren, wie Sie Inhalte hinzufügen und Personen zu Ihren Shared Space einladen können, fahren Sie fort zu „Inhalte zu Ihrem Shared Space hinzufügen“ und „Personen zu Shared Spaces einladen“.

Einen bestehenden Shared Space duplizieren

Anstatt für jeden Kunden einen Shared Space von Grund auf neu zu erstellen, sparen Sie Zeit, indem Sie einen bestehenden Space duplizieren. Wenn Sie einen Shared Space duplizieren, werden der Titel, das Logo, die Beschreibung, der Inhalt und die Inhaltsbeschreibungen in den neuen Shared Space kopiert. Die im ursprünglichen Bereich vorgenommenen Einladungen und Kommentare des Teilnehmers werden nicht dupliziert, und die Aktivitätszeitleiste wird gelöscht. Ziehen Sie in Erwägung, eine Vorlage für den idealen Shared Space für sich und Ihre Kunden zu erstellen, die leicht vervielfältigt und wiederverwendet werden kann.

Überlegen Sie, eine Vorlage des idealen Shared Space für Sie und Ihre Kunden zu erstellen, die leicht dupliziert und wiederverwendet werden kann.

1. Navigieren Sie zum Tab Shared Spaces und suchen Sie den, den Sie duplizieren möchten.
2. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Duplizieren aus. 
3. Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie darüber informiert, was dupliziert wird. Tippen Sie auf Duplizieren.
4. Der Titel des duplizierten Shared Space wird das Wort Kopie vor dem vorherigen Titel haben. Um den Titel des Shared Space zu bearbeiten, öffnen Sie ihn und tippen Sie auf den Titel. Dies wird Ihnen helfen, den Space zu unterscheiden und ihn auf Ihre Kunden zuzuschneiden.