Laden Sie Personen zu Shared Spaces ein

Sehen Sie, wie es in der Windows Desktop-App gemacht wird

Der schnelle Weg zur Faszination auf der Windows Desktop App

• Laden Sie Leute per E-Mail ein
• Erstellen Sie einen Link, um ihn auf anderen Messaging-Plattformen freizugeben
• Entziehen Sie einem Teilnehmer den Zugriff

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Personen per E-Mail einladen

Wenn interne Teilnehmer zu einem Shared Space eingeladen werden, werden sie die gleichen Berechtigungen wie der Eigentümer des Shared Space haben. Das heißt, sie können den Titel und die Beschreibung des Shared Space bearbeiten, Personen einladen, Profile externer Teilnehmer anzeigen und bearbeiten usw.

Externe Teilnehmer, die zum Shared Space eingeladen werden, können ihr eigenes Profil bearbeiten, alle Inhalte anzeigen, Dateien kommentieren, die Profile anderer Teilnehmer anzeigen und andere Personen einladen, sofern aktiviert.

Hinweis: Die Anzahl der Personen, die zu einem Shared Space hinzugefügt werden können, ist nicht begrenzt. Wir empfehlen jedoch, bis zu 15 Teilnehmer einzuladen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

1. Wenn Sie bereit sind, ist es Zeit, Leute in Ihren Raum einzuladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen und geben Sie die E-Mail-Adresse (n) der eingeladenen Personen ein. Sie können Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen.
2. Wenn verfügbar, sehen Sie die Option, die Einladungsaktivität in eine Gelegenheit, ein Konto, einen Kontakt oder einen Lead in Ihrem CRM zu protokollieren. Wenn der Shared Space bereits auf ein Konto oder eine Gelegenheit protokolliert ist, wird er automatisch ausgefüllt. Dieses Feld wird automatisch aus den E-Mail-Adressen ausgefüllt, die Sie im Empfängereinladungsfeld eingeben. Nach dem Klicken auf Einladung senden werden Sie darauf hingewiesen, dass es erfolgreich in Ihrem CRM protokolliert wurde und haben die Möglichkeit, das Protokoll darin anzusehen.

   Hinweis: Wenn die Anmeldung bei Salesforce in Ihrem Konto deaktiviert ist, können Sie Ihre Showpad-Kontakte durchsuchen und interne Benutzer finden. Wenn Log to Salesforce aktiviert ist, werden Sie bei der Suche nach Empfängern nur Salesforce-Kontakte finden. Interne Benutzer können nicht gefunden werden, wenn der Kippschalter aktiviert ist.

   
3. Nachdem Sie jemanden eingeladen haben, erhalten Sie die Möglichkeit, dessen Profildetails auszufüllen, indem Sie neben dem Empfänger auf Profil bearbeiten klicken. Der Empfänger kann seine Profildetails auch ausfüllen, sobald er sich anmeldet.
4. Sie werden Ihren Namen über dem Inhaltsbereich auf der Startseite des Space im Teilnehmermenü bemerken. Wenn Sie andere zu Ihrem Space einladen, werden Sie auch deren Namen sehen. Wenn Sie einen Avatar haben, wird dieser angezeigt. Externe Teilnehmer werden keine Avatare haben. Der Teilnehmerstatus wird auch hier sichtbar sein, was darauf hinweist, ob ihre Einladung aussteht, sie derzeit Zugang haben oder ihr Zugang widerrufen wurde. Es wird auch das Datum ihrer letzten Aktivität innerhalb des Shared Space aufgelistet.
   Wenn es mehr als vier Teilnehmer im Shared Space gibt, werden die restlichen Teilnehmer rechts gebündelt und Sie können klicken, um die vollständige Liste der Personen zu öffnen.

   Es gibt vier verfügbare Status für eingeladene Interessenten:

   • Ausstehende Einladung: Die Einladungs-E-Mail wurde gesendet, aber der Interessent hat sich noch nicht angemeldet. Tippen Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer erinnern, um ihnen eine Erinnerung per E-Mail oder Link zu senden.
   • Angeforderter Zugang: Der Interessent hat die Einladung per Link erhalten, daher wurde die E-Mail-Adresse, mit der sie sich angemeldet haben, nicht erkannt. Tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Zugang gewähren, wenn Sie möchten, dass sie beitreten.
   • Zugriff widerrufen: Der Interessent kann nicht mehr auf den Shared Space zugreifen. Wenn sie versuchen, sich in den Shared Space einzuloggen, sehen sie einen Fehler, dass der Shared Space-Link ungültig ist. Andere Teilnehmer sehen einen widerrufenen Benutzer nicht mehr.
   • Letztes aktives Datum: Das letzte Datum, an dem der Interessent sich in den Shared Space eingeloggt hat.

   Hinweis: Die Schritte 5 - 9 zeigen, was Ihr Eingeladener in seinem Webbrowser sieht.

5. Wenn Sie einen Kunden einladen, erhält dieser eine E-Mail mit Ihrer persönlichen Notiz und einer Aufforderung, sein Konto zu aktivieren. Sobald sie Ihre Einladung annehmen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
6. Kunden oder externe Teilnehmer, die sich nicht bei einem Shared Space registriert haben, sehen beim ersten Besuch des Shared Space über einen Link einen Datenschutzhinweis. Sie müssen dem Datenschutzhinweis zustimmen, um den Space ansehen zu können. Markieren Sie das Kästchen und klicken Sie auf Weiter, um Zugang zu erhalten.
7. Bei ihrer nächsten Anmeldung wird Ihr Teilnehmer aufgefordert, seine E-Mail-Adresse einzugeben.
8. Ihr Interessent hat die Möglichkeit, ein Passwort einzurichten oder einen 1-Klick-Login-Link anzufordern, der seine E-Mail mit seiner Identität verifiziert und Zugang zum Shared Space ermöglicht.
   
9. Wenn Sie einen internen Showpad-Benutzer zu Ihrem Shared Space einladen, wird ihre E-Mail automatisch ausgefüllt, sobald Sie zu tippen beginnen. Die Einladung, die sie erhalten, sieht anders aus als das, was ein Kunde sieht. Sie werden aufgefordert, ihre Showpad-Anmeldedaten zur Anmeldung in den Shared Space zu verwenden. Kollegen mit einer Showpad-Lizenz müssen die Einladung nicht annehmen oder ein Konto erstellen, sie werden sofort hinzugefügt.
   
10. Zurück im Shared Space können Sie auf den Namen eines Teilnehmers klicken, um die Daten aller Teilnehmer anzuzeigen, wenn Sie diese Informationen bereits hinzugefügt haben. Für externe Teilnehmer können Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und Profil bearbeiten auswählen, um die Profilinformationen eines Teilnehmers jederzeit zu bearbeiten. Sie können in diesem Fenster auch den Zugriff auf den space individuell widerrufen.
11. Wenn Sie eine vollständige Liste der Teilnehmer sehen möchten, klicken Sie rechts im Menübereich auf Personen. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen, um die Profilinformationen zu bearbeiten oder den Zugriff über diese Ansicht zu widerrufen oder zu gewähren. Falls sie ihre Einladung zur Teilnahme an dem Space nicht erhalten haben, können Sie hier eine neue Einladung auslösen, indem Sie Einladung erneut senden auswählen.

Ausstehende Einladungen

Auf der Übersichtsseite der Shared Spaces sehen Sie, wie viele ausstehende Benachrichtigungen es für jeden Shared Space gibt. Zusätzlich werden Sie aufgefordert zu handeln, wenn Einladungen sieben Tage oder länger ausstehen.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf „Teilnehmer erinnern”.
2. Es wird eine Liste aller Teilnehmer angezeigt, deren Einladung noch offen ist. Klicken Sie auf „Teilnehmer erinnern” und wählen Sie „Erinnerungs-E-Mail senden” oder „Link abrufen”.
3. Die E-Mail-Erinnerung wird automatisch verschickt oder wenn Sie „Link abrufen” wählen, wird der Link in Ihre Zwischenablage kopiert, so dass Sie ihn an den Teilnehmer weitergeben können.
4. Wenn Einladungen offen sind, sehen Sie innerhalb des Shared Space in der Teilnehmerleiste die Schaltfläche „Offene Einladungen anzeigen”. Wenn Einladungen seit sieben Tagen oder länger ausstehen, werden Sie wie auf der Übersichtsseite aufgefordert, etwas zu unternehmen.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Offene Einladungen anzeigen” und wählen Sie „Erinnerungs-E-Mail senden” oder „Link abrufen” bei jedem ausstehenden Teilnehmer.

Generieren eines Links zu Ihrem Shared Space

Sie können auch Kollegen und Entscheidungsträgern einen Link zu Ihrem Shared Space zur Verfügung stellen. Dieser Link kann auf Ihre bevorzugte Messaging-Plattform kopiert werden. Links sind jedoch keine Einladungen zu einem Shared Space. Wenn eine Person, die nicht zum Share Space eingeladen wurde, einen Link erhält, muss sie dennoch den Zugriff anfordern, und Sie müssen ihn gewähren, bevor sie dem Space beitreten können.

1. Gehen Sie in Ihrem Shared Space zum oberen Menü und klicken Sie auf Link abrufen, um einen Link zu generieren.
2. Wählen Sie Kopieren aus, um den Link zu Ihrer Zwischenablage hinzuzufügen.
3. Fügen Sie den Link in Ihre Messaging-Anwendung ein und teilen Sie ihn mit anderen Entscheidungsträgern.
4. Wer auf den Link zum Shared Space klickt, muss trotzdem Zugang zum Space erhalten. Dazu geben sie zunächst ihre E-Mail-Adresse ein. Wenn die E-Mail-Adresse nicht als eingeladener Teilnehmer erkannt wurde, ist die Option Zugriff anfordern verfügbar.
5. Der Empfänger des Links gibt dann seine E-Mail-Adresse ein und klickt auf Zugriff anfordern. Eine E-Mail wird an die Person gesendet, der der Shared Space gehört. Klicken Sie als Eigentümer des Shared Space in der E-Mail auf die Schaltfläche „Diese Anfrage überprüfen“, wodurch Sie zur Personenliste im Space weitergeleitet werden. Klicken Sie dort auf das Drei-Punkte-Menü für die Nutzer, die den Zugang beantragt hat, und wählen Sie dann Zugang gewähren.
6. Nachdem der Zugriff gewährt wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, sein Konto zu aktivieren, indem er sich anmeldet und seine Daten eingibt. Sie können dann am Shared Space teilnehmen.

Entziehen Sie einem Teilnehmer den Zugriff

Wenn ein Teilnehmer nicht mehr Teil des Shared Space sein möchte oder muss, können Sie dies tun, indem Sie diesem Teilnehmer den Zugriff entziehen.

1. Klicken Sie auf das Personen-Symbol im Menübereich rechts, um auf die vollständige Liste der Teilnehmer des Shared Space zuzugreifen.
2. Finden Sie den Teilnehmer, der entfernt werden soll, und klicken Sie auf die drei Punkte rechts von seinem Namen. Hier können Sie sein Profil & Einstellungen bearbeiten oder den Zugriff auf den Shared Space widerrufen oder gewähren.

Sehen Sie, wie es auf iOS funktioniert

Der schnelle Weg zur Faszination auf iOS

• Laden Sie Leute per E-Mail ein
• Erstellen Sie einen Link, um ihn auf anderen Messaging-Plattformen freizugeben
• Entziehen Sie einem Teilnehmer den Zugriff

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Personen per E-Mail einladen

Wenn interne Teilnehmer zu einem Shared Space eingeladen werden, haben sie die gleichen Berechtigungen wie der Besitzer des Shared Space. Das bedeutet, sie können den Titel und die Beschreibung bearbeiten, Personen einladen, Profile externer Teilnehmer anzeigen und bearbeiten usw.

Externe Teilnehmer, die zum Shared Space eingeladen wurden, können ihr Profil bearbeiten, alle Inhalte anzeigen, Dateien kommentieren und die Profile anderer Teilnehmer anzeigen. Wenn aktiviert, können sie auch andere Personen einladen und ihre eigenen Inhalte hochladen.

Hinweis: Obwohl es keine Begrenzung für die Anzahl der Personen gibt, die zu einem Shared Space hinzugefügt werden können, empfehlen wir, bis zu 15 Teilnehmer einzuladen, um eine reibungslosere Erfahrung zu gewährleisten.

1. Wenn Sie bereit sind, ist es Zeit, Leute zu Ihrem Space einzuladen. Nach dem Öffnen des Shared Space tippen Sie auf die Schaltfläche Einladen und geben die E-Mail-Adresse(n) Ihrer Eingeladenen ein. In das Feld darunter schreiben Sie eine individuelle Nachricht, die Ihrer Einladung beigefügt wird.
2. Nachdem Sie jemanden eingeladen haben, können Sie die Profildetails ausfüllen, indem Sie neben dem Empfänger auf Profil bearbeiten tippen. Der Empfänger kann seine Profildetails auch ausfüllen, sobald er sich anmeldet.
3. Beim Öffnen Ihres Shared Space bemerken Sie Ihren Namen über dem Content-Bereich und im Teilnehmermenü. Wenn Sie andere zu Ihrem Space einladen, sehen Sie auch deren Namen. Wenn Sie einen Avatar haben, wird dieser angezeigt. Externe Teilnehmer haben keine Avatare. Der Aktivitätsstatus der Teilnehmer wird hier ebenfalls sichtbar sein.
   Wenn mehr als vier Teilnehmer im Shared Space sind, werden die restlichen nach rechts gebündelt. Tippen Sie auf die Teilnehmersymbole, um die vollständige Liste der Personen zu öffnen.

4. Es gibt vier verfügbare Status für eingeladene Interessenten:

   • Ausstehende Einladung: Die Einladungs-E-Mail wurde gesendet, aber der Interessent hat sich noch nicht angemeldet. Tippen Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer erinnern, um ihnen eine Erinnerung per E-Mail oder Link zu senden.
   • Angeforderter Zugang: Der Interessent hat die Einladung per Link erhalten, daher wurde die E-Mail-Adresse, mit der sie sich angemeldet haben, nicht erkannt. Tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Zugang gewähren, wenn Sie möchten, dass sie beitreten.
   • Zugriff widerrufen: Der Interessent kann nicht mehr auf den Shared Space zugreifen. Wenn sie versuchen, sich in den Shared Space einzuloggen, sehen sie einen Fehler, dass der Shared Space-Link ungültig ist. Andere Teilnehmer sehen einen widerrufenen Benutzer nicht mehr.
   • Letztes aktives Datum: Das letzte Datum, an dem der Interessent sich in den Shared Space eingeloggt hat.
5. Wenn Sie einen Kunden einladen, erhält dieser eine E-Mail mit Ihrer persönlichen Notiz und einer Aufforderung, sein Konto zu aktivieren. Sobald sie Ihre Einladung annehmen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

   Hinweis: Die Schritte 4 - 8 zeigen, was Ihr Eingeladener in seinem Webbrowser sieht.

   
6. Kunden oder externe Teilnehmer, die sich nicht registriert haben, sehen bei ihrem ersten Besuch des Shared Space über einen Link einen Datenschutzhinweis. Sie müssen dem Datenschutzhinweis zustimmen, um den Shared Space ansehen zu können. Markieren Sie das Kästchen und tippen Sie auf Weiter, um Zugang zu erhalten.
   
7. Ihr Teilnehmer wird aufgefordert, seine E-Mail-Adresse bei der nächsten Anmeldung einzugeben.
8. Ihr Interessent kann ein Passwort einrichten oder einen 1-Klick-Login-Link anfordern, der seine E-Mail mit seiner Identität verifiziert und Zugang zum Shared Space ermöglicht.
9. Wenn Sie einen internen Showpad-Benutzer zu Ihrem Shared Space einladen, wird ihre E-Mail automatisch ausgefüllt, während Sie tippen. Die Einladung, die sie erhalten, sieht anders aus als das, was ein Kunde sieht. Sie werden aufgefordert, ihre Showpad-Anmeldedaten zur Anmeldung im Shared Space zu verwenden. Kollegen mit einer Showpad-Lizenz müssen die Einladung nicht annehmen oder ein Konto erstellen. Sie werden sofort hinzugefügt.
   
10. Zurück im Shared Space können Sie auf den Namen eines Teilnehmers tippen, um alle Teilnehmerdaten anzuzeigen, wenn Sie diese Informationen bereits hinzugefügt haben. Für externe Teilnehmer können Sie das Dreipunkt-Menü antippen und Profil bearbeiten auswählen, um die Profilinformationen eines Teilnehmers jederzeit zu bearbeiten. Sie können auch den Zugang zum Shared Space individuell in diesem Fenster widerrufen.

Ausstehende Einladungen

1. Tippen Sie im Shared Space auf das Symbol für gruppierte Teilnehmer. 
2. Um einen Eingeladenen aufzufordern, tippen Sie auf Teilnehmer erinnern und wählen Sie Erinnerungs-E-Mail senden oder Link abrufen.
   Wenn Sie Ihr iPhone verwenden, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Eingeladenen und wählen Sie Erinnerungs-E-Mail senden oder Link abrufen.
3. Die E-Mail-Erinnerung wird automatisch verschickt oder wenn Sie „Link abrufen” wählen, wird der Link in Ihre Zwischenablage kopiert, so dass Sie ihn an den Teilnehmer weitergeben können.

Generieren eines Links zu Ihrem Shared Space

Sie können auch Kollegen und Entscheidungsträgern einen Link zu Ihrem Shared Space bereitstellen. Kopieren Sie den Link auf Ihre bevorzugte Messaging-Plattform. Links sind jedoch keine Einladungen zu einem Shared Space. Wenn eine nicht eingeladene Person einen Link erhält, muss sie immer noch Zugang anfordern, und Sie müssen diesen gewähren, bevor sie beitreten können. 

1. In Ihrem Shared Space tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Get Link aus, um einen Link zu generieren.
2. Wählen Sie Link kopieren, um den Link in Ihre Zwischenablage hinzuzufügen.
3. Fügen Sie den Link in Ihre Messaging-Anwendung ein und teilen Sie ihn mit anderen Entscheidungsträgern.
4. Der Link zum Shared Space wird in einem Webbrowser geöffnet. Dem Empfänger muss immer noch Zugang gewährt werden. Dazu geben sie zuerst ihre E-Mail-Adresse ein. Wenn die E-Mail-Adresse kein eingeladener Teilnehmer ist, steht die Option Zugang anfordern zur Verfügung.
5. Der Empfänger wird seine E-Mail-Adresse eingeben und auf Zugriff anfordern tippen. Eine E-Mail wird an die Person gesendet, die den Shared Space besitzt.
   Als Eigentümer des Shared Space tippen Sie auf die Option, diese Anfrage in der E-Mail zu überprüfen, die Sie zur Personenliste innerhalb des Space weiterleitet. Von dort aus tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü für den Benutzer, der Zugriff angefordert hat, und wählen Sie dann Zugriff gewähren.
6. Nachdem der Zugriff gewährt wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, sein Konto zu aktivieren, indem er sich anmeldet und seine Daten eingibt. Sie können dann am Shared Space teilnehmen.

Entziehen Sie einem Teilnehmer den Zugriff

Sie können den Zugang eines Teilnehmers widerrufen, wenn dieser nicht mehr Teil des Shared Space sein möchte oder muss.

1. Tippen Sie im Shared Space auf das Symbol für gruppierte Teilnehmer.
2. Finden Sie den Teilnehmer, den Sie entfernen möchten, und tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts von ihrem Namen. Hier können Sie ihr Profil & Vorlieben bearbeiten oder den Zugriff auf den Shared Space widerrufen oder gewähren.