Configurer les paramètres de partage globaux

En tant qu'administrateur Showpad, vous pouvez gérer le cycle de vie et la visibilité du contenu partagé afin de garantir la sécurité, la conformité et une diffusion professionnelle. Ces paramètres vous permettent d'imposer l'expiration de l'accès au contenu partagé et de contrôler la visibilité des annotations de documents pour les destinataires externes.

Voir à quoi ça ressemble

Fonctionnalités clés

• Imposer un délai d'expiration obligatoire pour les partages par email et par lien
• Masquer les annotations internes aux prospects et participants externes
• Maintenir la conformité avec les exigences des secteurs réglementés
• Automatiser le nettoyage du contenu partagé obsolète

Ce dont vous avez besoin pour réussir

La méthode rapide

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres d'administration.
2. Sélectionnez Partage dans le menu de gauche.
3. Activez/désactivez Masquer les annotations sur le contenu partagé.
4. Activez/désactivez Expiration automatique des partages et sélectionnez une période.

Procéder étape par étape

Vous pouvez configurer des règles de partage globales qui s'appliquent à tout nouveau contenu partagé par vos commerciaux via email, liens ou Shared Spaces.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres d'administration.
2. Sélectionnez Partage dans le menu de gauche.
3. Configurez les options selon les besoins de votre organisation :

Masquer les annotations sur le contenu partagé

Pour éviter que les annotations internes ne soient visibles par les prospects, activez le bouton Masquer les annotations sur le contenu partagé. Lorsqu'il est activé, les destinataires externes des partages par email et par lien, ainsi que tous les participants des Shared Spaces, ne verront pas les annotations des documents. Les utilisateurs internes de Showpad peuvent toujours consulter, ajouter et modifier des annotations dans leurs Collections personnelles et dans Mes Fichiers.

Expiration automatique des partages

Pour vous assurer que les informations partagées ne restent pas accessibles indéfiniment, activez le bouton Expiration automatique des partages. Ce paramètre s'applique à tout nouveau contenu partagé par email ou par lien. Les partages envoyés avant l'activation de ce paramètre ne sont pas affectés. Les commerciaux peuvent choisir une limite d'expiration plus courte lors du partage, mais ils ne peuvent pas la prolonger au-delà de la période que vous définissez.

1. Pour définir la période d'expiration, cliquez sur Expiration automatique des partages pour développer la section.
2. Sélectionnez une période dans le menu déroulant Expiration automatique des partages après : 1 semaine, 1 mois, 6 mois ou Personnalisé (jusqu'à 1 825 jours).
3. Cliquez sur Enregistrer.