Utilisez les domaines d'envoi pour envoyer des emails depuis le domaine de votre organisation

Les organisations mettent de plus en plus en place des protocoles de sécurité stricts pour protéger les données confidentielles. Dans de nombreux cas, il est préférable que les invitations de partages et de Shared Space proviennent d'un domaine appartenant à l'expéditeur plutôt que de l'adresse par défaut share@showpad.com ou noreply@showpad.com.
Cela garantit que lorsque les acheteurs répondent, le message est dirigé vers l'adresse email réelle de l'entreprise de l'utilisateur.

Dans l'Admin App de Showpad, vous pouvez configurer ceci en utilisant :

• Domaines par défaut
• Un domaine d'envoi global personnalisé

Lors de l'utilisation des domaines par défaut, collaborez avec votre service informatique si des termes comme DMARC, CNAME, DNS, SPF, DKIM et paramètres MX vous semblent peu familiers. Cela nécessite des modifications des paramètres du domaine email existant.

Un domaine d'envoi global personnalisé est utilisé lorsque les paramètres de sécurité informatique empêchent une organisation de configurer les Partages pour envoyer depuis les adresses email des utilisateurs car cela nécessite de modifier les paramètres DNS de l'entreprise. Dans ces cas, vous pouvez configurer manuellement un domaine d'envoi personnalisé et le valider pour le partage externe.

Remarque : Collaborez avec votre service informatique pour ajouter les configurations de domaine d'envoi à vos paramètres.

Voir comment le flux fonctionne

Fonctionnalités clés

• Permettre aux utilisateurs d'envoyer des partages email et des invitations Shared Space en utilisant leur adresse email d'entreprise
• Rendez la communication externe plus personnelle et cohérente
• Réduire la probabilité que les messages soient signalés comme spam
• Autoriser la configuration d'un domaine d'envoi global personnalisé
• Améliorer la gestion des réponses : toutes les réponses vont directement à l'adresse de l'expéditeur

Vous avez besoin de ceci pour réussir

La méthode rapide

1. Ouvrez Domaines d'envoi dans Paramètres.
2. Choisissez entre envoyer depuis le domaine Showpad ou les adresses email de l'entreprise de vos utilisateurs.
3. Dans la section Domaine d'envoi global personnalisé, configurez les domaines personnalisés.
   • Ajoutez les domaines manuellement et validez.
   • Ces domaines personnalisés peuvent être utilisés comme remplacements pour les adresses email existantes, et l'adresse de réponse sera toujours l'adresse email réelle de l'utilisateur.
4. Dans la section Domaines par défaut, validez les domaines par défaut pour éviter les abus.
   • La validation nécessite la configuration d'enregistrements DNS, qui dépendent de la méthode de vérification choisie. Ces enregistrements peuvent être TXT, MX, SPF, DKIM, ou des enregistrements TXT, CNAME. Un enregistrement DMARC est également requis.

Faites cela étape par étape

Sélectionnez les paramètres de votre domaine d'envoi. Vous pouvez utiliser le domaine Showpad ou configurer un domaine d'envoi global personnalisé et valider les domaines par défaut.

Assurez-vous qu'un enregistrement DMARC est configuré pour garantir une authentification email appropriée.

Vous pouvez également consulter les problèmes courants qui peuvent survenir lors de la configuration d'un domaine d'envoi.

• Sélectionnez les paramètres de votre domaine d'envoi
• Utiliser un domaine d'envoi global personnalisé
• Utiliser les détails de domaine par défaut
• S'assurer qu'une politique DMARC est définie
• Problèmes les plus courants

Sélectionnez les paramètres de votre domaine d'envoi

1. Cliquez sur l'icône engrenage dans le coin supérieur droit pour ouvrir les Paramètres.
2. Sélectionnez Domaines d'envoi dans le menu de gauche.
3. Dans la section Paramètres, choisissez entre l'envoi depuis le domaine Showpad ou les adresses email de l'entreprise de vos utilisateurs.
   • Domaine Showpad : Si vous choisissez d'utiliser le domaine Showpad, tous les emails sont envoyés via l'adresse Showpad par défaut share@showpad.com.
   • Domaine par défaut : Si vous choisissez d'utiliser un domaine par défaut personnalisé ou vérifié, seuls les utilisateurs qui ont des domaines d'envoi configurés peuvent envoyer des emails depuis leurs propres adresses. Les autres utilisateurs utiliseront share@showpad.com ou, si configuré, une adresse email avec un domaine d'envoi global personnalisé.

Définir un domaine d'envoi global personnalisé

1. Dans la section Domaine d'envoi global personnalisé, cliquez sur Ajouter une configuration.
2. Saisissez le domaine à partir duquel vous souhaitez envoyer (par ex. votreentreprise.com).
3. Sélectionnez le type de configuration dans le menu déroulant (SPF/DKIM ou CNAME) et vérifiez les paramètres.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Une fois la configuration définie sur le serveur de messagerie, cliquez sur le bouton Vérifier maintenant .
6. Lorsque le statut de vérification est vert, le domaine d'envoi personnalisé sera utilisé. Sinon, l'envoi se fera par défaut depuis share@showpad.com.
   S'il y a des erreurs, survolez l'erreur pour plus de détails.

Remarque : Si vos enregistrements DNS autorisent plusieurs organisations Showpad à utiliser le même domaine d'envoi, la configuration et le statut de vérification seront propagés à toutes les organisations autorisées.

Utiliser les détails de domaine par défaut

1. Dans la section Domaines par défaut, localisez les paramètres de configuration des domaines email de vos utilisateurs. Ces détails sont nécessaires pour que votre service informatique configure les domaines d'envoi, ce qui nécessite de modifier les paramètres DNS de l'entreprise.
2. Vous verrez probablement déjà une liste de domaines d'envoi que vous pouvez configurer. Les domaines que vous voyez ici sont automatiquement ajoutés en fonction des adresses email des utilisateurs que vous avez ajoutés.
   Par exemple, lorsque vous créez un utilisateur avec test.user@myorganization.com comme adresse email, myorganization.com sera automatiquement ajouté à cette liste en tant que nom de domaine.
   Cliquez sur le bouton Configuration à côté d'un domaine pour voir les clés et valeurs actuelles.
3. Sélectionnez un type de configuration :
   •  

     • SPF/DKIM (sécurité manuelle)
       Dans ce type de configuration, nous générons pour vous les enregistrements DKIM, SPF, MX et DMARC, que vous devez ajouter au DNS de votre domaine. Ce type prend en charge une longueur maximale d'enregistrement DKIM de 1024 bits.
       Afficher les clés et valeurs de configuration SPF/DKIM :

       • TXT est un enregistrement d'autorisation supplémentaire obligatoire pour la vérification. L'enregistrement TXT est unique pour chaque instance Showpad et garantit qu'aucune autre instance Showpad ne peut être envoyée depuis votre domaine. Vérifier si la valeur TXT est ajoutée aux enregistrements DNS de votre entreprise est la première étape du processus de vérification. Il s'agit de l'autorisation nécessaire pour vérifier un domaine d'envoi dans votre organisation.
       • DKIM est une clé de signature pour le message qui prouve que le contenu n'a pas été altéré par un serveur quelconque en cours de route.
       • SPF et SenderID permettent au propriétaire d'un domaine d'ajouter un fichier ou un enregistrement sur le serveur que le serveur destinataire vérifie par recoupement. Ce Sender Policy Framework (SPF) est un protocole de validation email pour détecter et bloquer l'usurpation d'identité par email. Il vérifie que le courrier entrant d'un domaine provient d'une adresse IP autorisée par l'administrateur du domaine.
       • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) est essentiel pour la sécurité des emails. Il aide à prévenir l'usurpation d'email et garantit que seuls les emails légitimes sont envoyés depuis votre domaine.
          

       Remarque : L'ajout de l'enregistrement MX est fortement encouragé pour éviter les problèmes de partage interne et constitue une sécurité supplémentaire contre le marquage comme spam.

       

     • CNAME (sécurité automatique)
       
       Dans ce type de configuration, nous générons plusieurs enregistrements CNAME et DMARC pour vous, que vous devez ajouter au DNS de votre domaine. Dans ce cas, vous ferez le lien vers les enregistrements DKIM et SPF que nous préparons automatiquement pour vous.
       
       Le type de configuration CNAME fournit une rotation opportune des clés DKIM, augmentant la sécurité, et prend en charge une longueur maximale d'enregistrement DKIM de 2048 bits. Si vous avez utilisé ce type pendant longtemps et que votre clé DKIM est courte, vous pouvez utiliser un autre sélecteur et nous générerons une nouvelle clé de longueur maximale.
       
       Afficher les clés et valeurs de configuration CNAME :
       • TXT est un enregistrement d'autorisation supplémentaire obligatoire pour la vérification. L'enregistrement TXT est unique pour chaque instance Showpad et garantit qu'aucune autre instance Showpad ne peut être envoyée depuis votre domaine. Vérifier si la valeur TXT est ajoutée aux enregistrements DNS de votre entreprise est la première étape du processus de vérification. Il s'agit de l'autorisation nécessaire pour vérifier un domaine d'envoi dans votre organisation.
       • CNAME (Canonical Name) est un enregistrement utilisé dans le DNS pour créer un alias d'un nom de domaine vers un autre. Dans notre cas, nous l'utilisons pour créer des liens vers des enregistrements générés automatiquement.
       • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) est essentiel pour la sécurité des emails. Il aide à prévenir l'usurpation d'email et garantit que seuls les emails légitimes sont envoyés depuis votre domaine.

1. Sélectionnez le bouton Vérifier maintenant pour vérifier votre domaine.
2. Fournissez ces détails à votre équipe informatique et laissez-la implémenter les modifications dans les paramètres de domaine de votre entreprise. Vous pouvez télécharger un fichier de zone qui contient la configuration dans un seul fichier.

Remarque : Selon la configuration du domaine, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que les modifications DNS soient visibles.

S'assurer qu'une politique DMARC est définie

À compter du 1er février 2024, pour que le courrier soit livré comme prévu, une politique DMARC doit être définie pour chaque domaine qui envoie du courrier. Une politique DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) permet à un expéditeur d'indiquer que ses messages sont protégés par DKIM et/ou SPF, ou CNAME, et indique à un destinataire quoi faire si aucune de ces méthodes d'authentification ne réussit.

Validez votre domaine ici en saisissant : showpad.your-domain.com

Si votre domaine n'a pas d'enregistrement DMARC en place, contactez votre équipe informatique.

Votre équipe informatique doit publier une politique DMARC valide avec au minimum p=none - DMARC doit réussir

• L'inclusion d'un tag "rua", qui est correctement configuré pour recevoir des rapports, est fortement recommandée pour permettre la surveillance pendant la configuration initiale
• L'alignement détendu est acceptable
• Assurez-vous que le domaine dans l'en-tête From: est aligné avec le domaine SPF ou le domaine DKIM. Ceci est requis pour l'alignement DMARC.

Exemple

_dmarc.your-domain.com TXT "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:recipient_to_receive_reports@your-domain.com"

Problèmes les plus courants

Consultez cette liste de contrôle utile au cas où les indicateurs seraient rouges.

• Confirmez avec votre équipe informatique que les domaines d'envoi ont été configurés du côté du domaine de l'entreprise.
• Selon votre registraire de domaine, l'ajout de votre propre domaine aux enregistrements DNS n'est pas nécessaire, car cela ne crée pas d'enregistrements valides pour que les domaines d'envoi fonctionnent.
  • Parfois, copier la valeur ajoutera automatiquement votre propre domaine à l'enregistrement DNS, ce qui causera un double collage du domaine, comme on peut le voir dans cet exemple :
    • input: "showpad-verification.example.com"
      result: "showpad-verification.example.com.example.com"
    • Si vous remarquez un domaine en double, supprimez celui en trop, et le paramètre DNS fonctionnera correctement.
• Les modifications des paramètres DNS peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour se propager entièrement. C'est le temps maximum nécessaire pour que tous les serveurs connaissent les enregistrements modifiés. Nous vous conseillons d'attendre et d'essayer de vérifier à nouveau les paramètres le lendemain.
• Assurez-vous de ne pas avoir oublié d'ajouter Showpad aux clés de vos paramètres. Par exemple, il peut arriver que la configuration ait été mise en place pour myorganization.com au lieu de showpad.myorganization.com
• Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires ou de lettres manquantes dans les paramètres. Nous conseillons de copier-coller les clés et valeurs pour s'assurer que tout soit correct.
• DMARC doit être défini sur Relaxed. Si les enregistrements DKIM et SPF sont corrects, le DMARC peut également être défini sur Reject.
• Dans les cas où SPF/DKIM ou le Selector m1 ne peuvent pas être utilisés, vous pouvez choisir un Selector personnalisé. Cela ne fonctionne que pour le type de configuration CNAME. Si vous tapez sp1 dans le champ Selector, par exemple, les paires clé/valeur devraient se mettre à jour et afficher de nouveaux enregistrements CNAME.