Créer et activer des Automation Rules Mise à jour 10 février 2025 23:50 Maintenir et mettre à jour le Content de votre organisation implique de nombreuses petites tâches. En créant des Automation Rules, vous pouvez rationaliser ces processus, vous permettant de vous concentrer davantage sur la facilitation des ventes sans effort et la maximisation de la productivité au sein de votre équipe. Avec les Automation Rules, vous pouvez automatiser la configuration des nouvelles propriétés d'asset lorsqu'elles sont ajoutées à votre library. Par exemple, si un type de fichier spécifique doit toujours avoir des permissions de partage avec un regroupement de pages imposé, vous pouvez créer une Automation Rule. Elle appliquera ces paramètres automatiquement chaque fois qu'un tel type de fichier est ajouté. De même, les Automation Rules peuvent aider à gérer l'accès aux assets en fonction de l'achèvement des Courses par les users. Par exemple, avez-vous des User Groups avec des Experiences assignées qui ne devraient être accessibles qu'une fois que les users ont terminé les cours requis ? Créez une Automation Rule pour ajouter automatiquement les users qui terminent certains Courses aux User Groups pertinents. Découvrez à quoi ça ressemble Caractéristiques principales Automatisez les tâches répétitives et chronophages Définir les valeurs par défaut pour les propriétés de l'asset Assurez-vous que les assets dans vos Libraries de Content respectent vos politiques de gouvernance de content Donnez instantanément aux users l'accès au Content lorsqu'ils terminent les Courses pertinentes Vous avez besoin de cela pour réussir Plan : eOS Expert, eOS Avancé, eOS Professionnel Plan précédent : Showpad Content Essential ou supérieur Autorisations : Administrateur Le chemin rapide Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres et sélectionnez Règles sous Automatisation Cliquez sur New Automation Rule Nommez la règle d'automatisation et configurez l'événement déclencheur, la condition et les actions Organisez les règles d'Automation dans l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées Procédez étape par étape Créer une règle d'Automation Afficher, organiser et activer ou désactiver les Automation Rules Modifier ou supprimer une Règle d'Automation Examinez le journal d'audit de l'automatisation Créer une Automation Rule Pour gagner un temps précieux, vous pouvez automatiser les tâches redondantes en créant des Automation Rules. Vous commencerez par sélectionner un événement qui déclenchera une action automatisée. Selon le déclencheur, vous sélectionnerez des conditions spécifiques, puis une ou plusieurs actions à appliquer lorsque les conditions sont remplies. Ouvrez Paramètres dans l'app Admin et sélectionnez Règles dans la section Automatisation du menu de gauche. Cliquez sur New Automation Rule. Tapez un nom unique et descriptif dans le champ Nom de la règle. Le Statut est par défaut Activé. Utilisez le toggle si vous souhaitez désactiver la règle. Incluez éventuellement une Description de la nouvelle Règle d'Automatisation. Sélectionnez un événement dans le menu déroulant Événement Déclencheur qui lancera l'action (ou les actions) de la règle. Actuellement, les options d'événement sont Nouveau Fichier Créé ou Course Terminée. Nouveau fichier créé Course terminé Sous Libraries, sélectionnez les Libraries auxquelles vous souhaitez appliquer cette règle. Cette option est requise lors de la sélection de Course Completed comme événement déclencheur. Dans le champ Conditions, définissez les paramètres requis pour que les actions de cette règle soient mises en œuvre. Conditions de fin de Course : Utilisez les filtres pour restreindre les Courses qui, une fois terminées, déclencheront l'action. Pour rendre la condition spécifique à un Course, tapez le titre du Course dans le champ. Vous pouvez également entrer un mot que les titres de Course contiennent. Nouvelles conditions de création de fichier : Utilisez des filtres avancés pour cibler des assets spécifiques. Veuillez noter que les attributs suivants ne sont pas disponibles en tant que conditions : taille du fichier, Likes, Vues, Comments ou Slug. Sélectionnez une Action à mettre en œuvre lorsque l'événement est déclenché et que les conditions sont remplies. Vous pouvez ajouter plus d'une action. Une fois que vous avez sélectionné une action, cliquez sur Ajouter une action pour en ajouter une autre. Action de fin de Course : Sélectionnez un ou plusieurs groupes d'utilisateurs pour ajouter l'utilisateur. Avec les Experiences associées assignées aux groupes d'utilisateurs sélectionnés, l'utilisateur aura automatiquement accès aux Experiences après avoir terminé un Course pertinent. Action de création de nouveau fichier : Voir le tableau ci-dessous pour les actions disponibles. Action de création de nouveau fichier Options Appliquer les autorisations Afficher en Kiosk Mode Peut être partagé Peut être téléchargé en interne Restreindre au PDF Peut être téléchargé à l'extérieur Restreindre au PDF Global Peut être annoté Les Pages peuvent être séparées Les groupes de Page sont appliqués Voir l'article sur les autorisations des assets pour plus de détails. Appliquer des Tags Vos bibliothèques de division sélectionnées déterminent les tags disponibles. Par exemple, si votre règle s'applique à toutes les divisions, vous ne pouvez choisir que des tags globaux. Si vous avez sélectionné plusieurs divisions, vous ne pouvez choisir que des tags qui s'appliquent à l'une des divisions sélectionnées. Appliquer la date de sortie Contrôlez quand l'actif devient disponible pour les utilisateurs. Choisissez de définir une date de sortie exacte : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier Ou choisissez de définir une date de sortie relative à l'événement déclencheur : Jours après l'événement déclencheur : Définir un nombre de jours Semaines après l'événement déclencheur : Définir un nombre de semaines Mois après l'événement déclencheur : Définir un nombre de mois Définir la date d'expiration Sélectionnez une date pour supprimer l'accès de l'user à l'asset.Choisissez de définir une date d'expiration précise : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier Ou choisissez de définir une date d'expiration relative à l'événement déclencheur : Jours après l'événement déclencheur : Définir un nombre de jours Semaines après l'événement déclencheur : Définir un nombre de semaines Mois après l'événement déclencheur : Définir un nombre de mois Définir les pays Sélectionnez un ou plusieurs pays ou régions Appliquer les langues Sélectionnez une ou plusieurs langues Cochez éventuellement Créer une autre règle d'automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer. Retour en haut de la page Afficher, organiser et activer ou désactiver les Automation Rules Les règles sont exécutées dans l'ordre où elles apparaissent dans cette liste, de haut en bas. Sur la page Automation Rules dans les paramètres Admin, cliquez sur une règle pour développer la ligne et voir les détails. Pour réorganiser une règle dans la liste, cliquez et maintenez l'icône de glisser et faites glisser la règle vers un nouvel emplacement. Vous pouvez également cliquer sur le menu à trois points et sélectionner Déplacer vers le haut, Déplacer vers le bas, Déplacer en haut ou Déplacer en bas. Pour toggle la règle, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Désactiver ou Activer. Retour en haut de la page Modifier ou supprimer une Automation Rule Personnalisez vos Automation Rules pour garantir un flux de travail fluide. Cliquez sur le menu à trois points sur une ligne de règle. Vous pouvez choisir de modifier ou de supprimer la règle. Sélectionnez Modifier pour ouvrir le créateur de règles d'automatisation et modifier les paramètres de la règle. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé. Sélectionnez Supprimer pour retirer définitivement la règle de la liste. Confirmez dans la fenêtre contextuelle. Retour en haut de la page Examinez le journal d'audit de l'automatisation Lorsqu'une règle est exécutée, elle apparaît dans le journal d'audit d'automatisation pour votre examen. Sélectionnez Journal d'audit dans la Section Automation du menu Paramètres pour afficher un tableau des règles exécutées. Vous pouvez voir plus d'informations sur la façon dont la règle a été exécutée en cliquant sur le chevron. Cliquez sur un nom de règle pour voir la définition sur la page Automation Rules. Les statuts potentiels sont Succès, Ignoré ou Erreur. Retour en haut de la page Articles associés 2025 Dissocier les ressources externes et les balises dans la bibliothèque applications Web et directives relatives au contenu HTML Préparez-vous pour l'extension Chrome améliorée Synchronisez les systèmes DAM en utilisant Asset Connect