Créer et activer des Automation Rules

La maintenance et la distribution du contenu de votre organisation impliquent de nombreuses petites tâches. En créant des règles d'automatisation, vous pouvez rationaliser ces processus, ce qui vous permet de vous concentrer davantage sur l'activation des ventes sans effort et la maximisation de la productivité au sein de votre équipe.

Avec les Règles d'automatisation, vous pouvez automatiser la configuration des nouvelles propriétés de fichiers lors de leur ajout à votre library, gérer l'accès aux fichiers en fonction de la validation d'un Cours par l'utilisateur, et déclencher des actions basées sur des événements du cycle de vie utilisateur ou à des intervalles programmés. Par exemple, vous pouvez définir des autorisations de partage par défaut pour certains types de fichiers, ajouter automatiquement des utilisateurs à des groupes après la validation d'un Cours, lancer des workflows lorsque de nouveaux utilisateurs rejoignent votre instance Showpad, réagir aux modifications des informations utilisateur, et même exécuter des tâches de façon récurrente selon un planning défini.

Les règles d'automatisation sont déclenchées par des événements spécifiques au sein de Showpad ou par un calendrier défini. Cet article vous guidera à travers la création et la gestion de ces règles, y compris les événements déclencheurs disponibles et leurs options de configuration uniques.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Automatisez les tâches répétitives et chronophages
• Définir les valeurs par défaut pour les propriétés de l'asset
• Assurez-vous que les fichiers de votre bibliothèque de fichiers respectent vos politiques de gouvernance de contenu
• Donnez instantanément aux users l'accès au Content lorsqu'ils terminent les Courses pertinentes
• Définir les mises à jour pour qu'elles s'exécutent selon le calendrier de votre choix

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

1. Créer une règle d'automatisation
   • Sélectionnez un événement déclencheur et configurez les conditions et les actions :
     • Nouveau fichier créé
     • L'utilisateur a terminé le cours
     • Nouvel utilisateur créé
     • Les informations de l'utilisateur ont été modifiées
     • Planificateur
2. Afficher, organiser et activer ou désactiver les Automation Rules
3. Modifier ou supprimer une Règle d'Automation
4. Examinez le journal d'audit de l'automatisation

Procédez étape par étape

Créer une règle d'Automation

Pour gagner un temps précieux, vous pouvez automatiser les tâches routinières en créant des Règles d'Automatisation. Vous commencerez par sélectionner un événement qui déclenchera une action automatisée. Selon le déclencheur, vous choisirez des conditions spécifiques puis une ou plusieurs actions à appliquer lorsque les conditions sont remplies.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres dans l'Admin App.
2. Cliquez sur Automation dans le menu de gauche pour développer la section, puis sélectionnez Rules.
3. Cliquez sur Nouvelle règle d'automatisation.
4. Saisissez un nom unique et descriptif dans le champ Nom de la règle.
5. Le Statut est défini par défaut sur Activé. Basculez le statut si vous souhaitez désactiver la règle.
6. Vous pouvez également inclure une Description de la nouvelle règle d’automatisation.
7. Sélectionnez un événement dans le menu déroulant Trigger Event qui déclenchera l'action ou les actions de la règle. Pour savoir comment définir les conditions et les actions disponibles pour l'événement sélectionné, choisissez-le dans la liste suivante. Les événements disponibles sont :
   • Nouveau fichier créé
   • L'utilisateur a terminé le cours
   • Nouvel utilisateur créé
   • Les informations de l'utilisateur ont été modifiées
   • Planificateur

Nouveau fichier créé

Standardisez automatiquement les propriétés des fichiers dès qu’un contenu est ajouté, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la cohérence dans vos libraries. Par exemple, vous pouvez appliquer des tags par défaut, définir des autorisations et planifier des dates de publication dès qu’un fichier est téléchargé.

1. Dans la liste déroulante Événement déclencheur, sélectionnez Nouveau fichier créé. Ensuite, sous Libraries, sélectionnez éventuellement une ou plusieurs Division(s) pour cette règle. Si aucune Division n'est sélectionnée, la règle s'appliquera à toutes les Division(s).
2. Dans le champ Conditions, définissez les paramètres requis pour que les actions de cette règle soient mises en œuvre :
   • Utilisez les filtres avancés pour cibler des fichiers spécifiques.
     Cliquez ici pour révéler un tableau des attributs de fichier disponibles pour filtrer.

     Ce tableau détaille les attributs de fichier disponibles et les opérateurs qui peuvent être utilisés avec eux. Les attributs sont regroupés en quatre thèmes : Fichier, Données, Date et Autre.

     Thème	Identifiant	Opérateurs	Description
     Fichier	Type de fichier	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez l'un des types de fichiers suivants : Document Photo Brut SCORM Vidéos Audio Application web URL
     	Nom du fichier	contient (~) ne contient pas (!~) est (=) n'est pas (!=)	La valeur doit : avoir au moins 2 caractères ne pas dépasser 64 caractères être en minuscules ne pas inclure de caractères spéciaux
     	Contenu du fichier	contient (~) ne contient pas (!~)	Vous permet de rechercher le contenu à l'intérieur des documents qui ont un texte indexé. La valeur doit : avoir au moins 5 caractères être un seul mot.
     	Extension	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez une extension de fichier dans la liste des formats de fichiers pris en charge.
     Données	Les auteurs	contient (~) ne contient pas (!~)	Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste affichée.
     	Langues	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs langues dans la liste affichée.
     	Pays	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez un ou plusieurs pays dans la liste affichée.
     	Autorisations	est (=) n'est pas (!=)	Vous pouvez sélectionner l'une des autorisations suivantes : Peut être annoté Peut être téléchargé en interne Restreindre le téléchargement interne de PDF Peut être téléchargé à l'extérieur Restreindre le téléchargement externe de PDF Seul le document entier est partageable Peut être partagé Peut être personnalisé Les groupes de Page sont appliqués Global Afficher en Kiosk Mode Notes du présentateur activées
     	Étiquettes	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs balises dans la liste affichée. Tapez pour rechercher dans la liste.
     Date	Ajouté	est (=) n'est pas (!=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l’événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l'opérateur est (=) ou n'est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernier téléchargement	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l’événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l’événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l'opérateur est (=) ou n'est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernière mise à jour	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l’événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Expiré	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l’événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l'opérateur est (=) ou n'est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Publié	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date: Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l’événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l'opérateur est entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin à partir des calendriers pour définir la plage. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernière activité de l'acheteur	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	La date de la dernière activité de l’acheteur. Cela inclut les consultations d’e-mails, de liens, de Shared Spaces et les téléchargements. Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l’événement déclencheur. Avec l'opérateur est entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin à partir des calendriers pour définir la plage. Avec l'opérateur is (=) ou is not (!=), vous pouvez sélectionner Empty.
     	Dernière activité du vendeur	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	La date de la dernière activité du vendeur. Cela inclut les vues dans l'application, les partages, les téléchargements et l'ajout aux Shared Spaces. Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l'opérateur est entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin à partir des calendriers pour définir la plage. Avec l'opérateur is (=) ou is not (!=), vous pouvez sélectionner Empty.
     Autres	Description	contient (~) ne contient pas (!~)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères et être un seul mot.
     	ID externe	est (=) n'est pas (!=)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères.
     	Slug	est (=) n'est pas (!=)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères.

3. Sélectionnez une Action à mettre en œuvre lorsque l'événement est déclenché et que les conditions sont remplies. Vous pouvez ajouter plus d'une action. Une fois que vous avez sélectionné une action, cliquez sur Add Action pour en ajouter une autre. Consultez le tableau suivant pour les actions disponibles et leurs options.

   Nouvelle action de création de fichier	Options
   Appliquer les autorisations	Afficher en Mode Kiosk Peut être partagé Peut être téléchargé en interne Restreindre au PDF Peut être téléchargé en externe Restreindre au PDF Global Peut être annoté Les Pages peuvent être séparées Les groupes de Page sont appliqués Consultez l'article sur les autorisations des ressources pour plus de détails.
   Appliquer des Tags	Vos Divisions sélectionnées déterminent les tags disponibles. Par exemple, si votre règle s'applique à toutes les Divisions, vous ne pouvez choisir que des tags globaux. Si vous avez sélectionné plusieurs Divisions, vous ne pouvez choisir que des tags qui s'appliquent à n'importe laquelle des Divisions sélectionnées.
   Définir la date de publication	Contrôlez quand la ressource devient disponible pour les utilisateurs. Choisissez de définir une date de publication précise : Date exacte: Sélectionnez une date dans le calendrier Ou choisissez de définir une date de publication relative à l'événement déclencheur : Jours après l'événement déclencheur : Définir un nombre de jours Semaines après l'événement déclencheur : Définir un nombre de semaines Mois après l'événement déclencheur : Définir un nombre de mois
   Définir la date d'expiration	Contrôlez quand supprimer l'accès des utilisateurs à la ressource. Choisissez de définir une date d'expiration précise : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier Ou choisissez de définir une date d'expiration relative à l'événement déclencheur : Jours après l'événement déclencheur : Définir un nombre de jours Semaines après l'événement déclencheur : Définir un nombre de semaines Mois après l'événement déclencheur : Définir un nombre de mois
   Définir les pays	Sélectionnez un ou plusieurs pays ou régions
   Définir les langues	Sélectionnez une ou plusieurs langues

4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, cocher Créer une autre règle d’automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisateur a terminé le cours

Accordez un accès instantané au contenu pertinent lorsque les apprenants terminent une formation, afin de maintenir l’alignement de l’accompagnement avec le niveau de préparation. Par exemple, vous pouvez automatiquement ajouter des utilisateurs à un groupe lié à une Experience spécifique après avoir terminé un Cours.

1. Dans le menu déroulant Trigger Event, sélectionnez User completed course. Ensuite, sous Libraries, sélectionnez la Division à laquelle vous souhaitez appliquer cette règle.
2. Dans les champs de conditions, définissez les paramètres requis pour que les actions de cette règle soient mises en œuvre.
   • Conditions utilisateur : Utilisez des filtres avancés pour cibler des utilisateurs spécifiques.
     Cliquez ici pour révéler un tableau des attributs utilisateur disponibles pour filtrer.

     Ce tableau détaille les attributs utilisateur disponibles et les opérateurs qui peuvent être utilisés avec eux.

     Attribut	Opérateurs	Description
     Email	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Rôle	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un rôle Showpad : Admin Manager Utilisateur
     Statut	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez le statut d'accès Showpad de l'utilisateur : Actif Désactivé
     Langues	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs langues dans la liste affichée et cliquez sur Apply.
     Pays	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez un ou plusieurs pays dans la liste affichée et cliquez sur Appliquer.
     Entreprise	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Responsable direct	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un utilisateur assigné comme manager direct dans la liste affichée.
     Type de licence	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un type de licence utilisateur : Direct Partenaire

   • Conditions du cours : Utilisez les filtres pour préciser quels Cours, une fois terminés, déclencheront l'action. Pour définir la condition sur un Cours spécifique, tapez le titre du Cours dans le champ. Vous pouvez également saisir un mot contenu dans les titres de Cours. Vous pouvez filtrer par une combinaison de :
     • Programmes
     • Compétences
     • Propriétaires
     • Groupes
     • Étiquettes
     
3. Sélectionnez une Action à mettre en œuvre lorsque l’événement est déclenché et que les conditions sont remplies. Choisissez l’une de ces actions :
   • Ajouter aux groupes d'utilisateurs : Sélectionnez un ou plusieurs groupes d'utilisateurs auxquels ajouter l'utilisateur. Avec les Experiences associées attribuées aux groupes d'utilisateurs sélectionnés, l'utilisateur aura automatiquement accès aux Experiences après avoir terminé un Cours pertinent.
   • Désactiver l’utilisateur : L’utilisateur ou les utilisateurs répondant aux conditions d’utilisateur que vous avez sélectionnées seront désactivés lorsqu’ils auront terminé le(s) Cours répondant aux conditions de Cours que vous avez sélectionnées.
   
4. Facultativement, cochez Créer une autre règle d'automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer.

Nouvel utilisateur créé

Simplifiez l'intégration en attribuant automatiquement les nouveaux utilisateurs aux groupes appropriés en fonction de leurs attributs. Cela garantit que les nouveaux membres de l'équipe obtiennent les bons accès et ressources dès le premier jour.

1. Dans la liste déroulante Déclencher un événement, sélectionnez Nouvel utilisateur créé.
2. Dans le champ Conditions utilisateur, définissez les paramètres nécessaires pour mettre en œuvre les actions de cette règle.
   • Utilisez des filtres avancés pour cibler des utilisateurs spécifiques.
     Cliquez ici pour afficher un tableau des attributs utilisateur disponibles pour filtrer.

     Ce tableau présente les attributs utilisateur disponibles ainsi que les opérateurs pouvant être utilisés avec eux.

     Attribut	Opérateurs	Description
     Email	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Rôle	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un rôle Showpad : Administrateur Manager Utilisateur
     Statut	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez le statut d'accès Showpad de l'utilisateur : Actif Désactivé
     Langues	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs langues dans la liste affichée et cliquez sur Appliquer.
     Pays	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez un ou plusieurs pays dans la liste affichée et cliquez sur Apply.
     Entreprise	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Responsable direct	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un utilisateur désigné comme responsable direct dans la liste affichée.
     Type de licence	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un type de licence utilisateur : Direct Partenaire

3. Sélectionnez une Action à mettre en œuvre lorsque l'événement est déclenché et que les conditions sont remplies.
   • Ajouter aux groupes d’utilisateurs : Sélectionnez un ou plusieurs groupes d’utilisateurs auxquels ajouter l’utilisateur. Lorsqu’un nouvel utilisateur est créé et répond à vos conditions définies, il sera ajouté au(x) groupe(s) sélectionné(s).
   
4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, cocher Créer une autre règle d’automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer pour activer la règle.

Les informations de l'utilisateur ont été modifiées

Réagissez de manière dynamique aux changements de rôle ou d’équipe en ajustant l’appartenance aux groupes en temps réel. Par exemple, si le responsable ou la région d’un utilisateur change, vous pouvez automatiquement mettre à jour ses accès pour qu’ils correspondent à ses nouvelles responsabilités.

1. Dans le menu déroulant Événement déclencheur, sélectionnez Détails de l'utilisateur modifiés.
2. Sous Propriétés, sélectionnez une ou plusieurs propriétés utilisateur qui, lorsqu'elles sont modifiées, déclencheront l'action. Les propriétés disponibles sont :
   • Pays
   • Langue
   • Type de licence
   • Manager direct
   • Rôle
   • Statut
   
3. Dans le champ Conditions utilisateur, définissez les paramètres nécessaires pour mettre en œuvre les actions de cette règle.
   • Utilisez des filtres avancés pour cibler des utilisateurs spécifiques.
     Cliquez ici pour afficher un tableau des attributs utilisateur disponibles pour filtrer.

     Ce tableau détaille les attributs utilisateur disponibles et les opérateurs qui peuvent être utilisés avec eux.

     Attribut	Opérateurs	Description
     Email	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Rôle	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un rôle Showpad : Administrateur Manager Utilisateur
     Statut	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez le statut d'accès Showpad de l'utilisateur : Actif Désactivé
     Langues	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs langues dans la liste affichée et cliquez sur Apply.
     Pays	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez un ou plusieurs pays dans la liste affichée et cliquez sur Apply.
     Entreprise	contient (~) ne contient pas (!~)	Saisir du texte
     Responsable direct	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un utilisateur assigné en tant que responsable direct dans la liste affichée.
     Type de licence	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez un type de licence utilisateur : Direct Partenaire

4. Sélectionnez une action à exécuter lorsque l’événement est déclenché et que les conditions sont remplies.
   • Ajouter aux groupes d’utilisateurs : Sélectionnez un ou plusieurs groupes d’utilisateurs auxquels ajouter l’utilisateur. Lorsque les propriétés spécifiées d’un utilisateur sont modifiées et qu’il répond à vos conditions définies, il sera ajouté au(x) groupe(s) sélectionné(s).
   • Retirer des groupes d’utilisateurs : Sélectionnez un ou plusieurs groupes d’utilisateurs dont retirer l’utilisateur. Lorsque les propriétés spécifiées d’un utilisateur sont modifiées et qu’il remplit les conditions que vous avez définies, il sera retiré du ou des groupes sélectionnés.
   
5. Vous pouvez, si vous le souhaitez, cocher Créer une autre règle d’automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer pour activer la règle.

Planificateur

Gérez les tâches récurrentes sans lever le petit doigt en automatisant leur exécution selon un calendrier défini. Vous pouvez archiver le contenu obsolète chaque mois ou appliquer régulièrement des règles de gouvernance pour garder votre library propre et conforme.

Remarque : Lors d'une exécution d'une règle planifiée, les modifications s'appliqueront à un maximum de 15 000 éléments. Cela reste valable même si davantage d'éléments remplissent les critères définis par la règle.

1. Dans la liste déroulante Événement déclencheur, sélectionnez Planificateur. Ensuite, sous Libraries, sélectionnez éventuellement une ou plusieurs divisions pour cette règle. Si aucune division n'est sélectionnée, la règle s'appliquera à toutes les divisions.
2. Sous Occurrence, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’action se produise. Vous pouvez choisir Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou une date précise. Consultez le tableau ci-dessous pour plus de détails sur chaque option.

   Occurrence	Paramètres
   Quotidien	Temps AM/PM Fuseau horaire
   Hebdomadaire	Jour de la semaine Temps AM/PM Fuseau horaire
   Mensuel	Date mensuelle relative : Premier jour du mois Dernier jour du mois Premièrement : Jour de la semaine Deuxième : Jour de la semaine Troisièmement : Jour de la semaine Quatrième : Jour de la semaine Une date : Jour du mois Temps AM/PM Fuseau horaire
   Date exacte	Date spécifique au calendrier Temps AM/PM Fuseau horaire

3. Dans le champ Conditions, définissez les paramètres requis pour que les actions de cette règle soient mises en œuvre.
   • Utilisez des filtres avancés pour cibler des fichiers spécifiques.
     Cliquez ici pour afficher un tableau des attributs de fichier disponibles pour le filtrage.

     Ce tableau présente les attributs de fichier disponibles ainsi que les opérateurs pouvant être utilisés avec eux. Les attributs sont regroupés en quatre catégories : Fichier, Données, Date et Autre. 

     Thème	Identifiant	Opérateurs	Description
     Fichier	Type de fichier	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez l'un des types de fichiers suivants : Document Photo Brut SCORM Vidéos Audio Application web URL
     	Nom du fichier	contient (~) ne contient pas (!~) est (=) n'est pas (!=)	La valeur doit : avoir au moins 2 caractères ne pas dépasser 64 caractères être en minuscules ne pas inclure de caractères spéciaux
     	Contenu du fichier	contient (~) ne contient pas (!~)	Vous permet de rechercher le contenu à l'intérieur des documents qui ont un texte indexé. La valeur doit : avoir au moins 5 caractères être un seul mot.
     	Extension	est (=) n'est pas (!=)	Sélectionnez une extension de fichier dans la liste des formats de fichiers pris en charge.
     Données	Les auteurs	contient (~) ne contient pas (!~)	Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste affichée.
     	Langues	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs langues dans la liste affichée.
     	Pays	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez un ou plusieurs pays dans la liste affichée.
     	Autorisations	est (=) n'est pas (!=)	Vous pouvez sélectionner l'une des autorisations suivantes : Peut être annoté Peut être téléchargé en interne Restreindre le téléchargement interne de PDF Peut être téléchargé à l'extérieur Restreindre le téléchargement externe de PDF Seul le document entier est partageable Peut être partagé Peut être personnalisé Les groupes de Page sont appliqués Global Afficher en Mode Kiosk Notes du présentateur activées
     	Étiquettes	tout n'importe lequel aucun	Sélectionnez une ou plusieurs balises dans la liste affichée. Tapez pour rechercher dans la liste.
     Date	Ajouté	est (=) n'est pas (!=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l’événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir la plage. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernier téléchargement	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernière mise à jour	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l’événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Expiré	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l'opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin à partir des calendriers pour définir la plage. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Publié	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	Sélectionnez une date : Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernière activité de l'acheteur	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	La date de la dernière activité de l'acheteur. Cela inclut les vues d'e-mails, de liens, de Shared Spaces et de téléchargements. Sélectionnez une date a0: Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l’événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir la plage. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     	Dernière activité du vendeur	est (=) est avant (<) est supérieur à (>) est égal ou antérieur à (<=) est égal ou postérieur à (>=) est compris entre (>=, <=)	La date de la dernière activité du vendeur. Cela inclut les vues dans l'application, les partages, les téléchargements et l'ajout aux Shared Spaces. Sélectionnez une date a0: Date exacte : Sélectionnez une date dans le calendrier. Date relative : Définissez un nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de semaines avant ou après l'événement déclencheur. Définissez un nombre de mois avant ou après l'événement déclencheur. Avec l’opérateur est compris entre (>=, <=), sélectionnez les dates de début et de fin dans les calendriers pour définir l’intervalle. Avec l’opérateur est (=) ou n’est pas (!=), vous pouvez sélectionner Vide.
     Autres	Description	contient (~) ne contient pas (!~)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères et être un seul mot.
     	ID externe	est (=) n'est pas (!=)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères.
     	Slug	est (=) n'est pas (!=)	Remarque : La valeur doit comporter au moins 5 caractères.

4. Sélectionnez une Action à mettre en œuvre lorsque l'événement est déclenché et que les conditions sont remplies.
   • Archiver le contenu : Les fichiers qui répondent à vos conditions sélectionnées seront archivés selon l'intervalle planifié.

     Remarque : Cette action ne peut pas être annulée via les Règles d’automatisation. Si elle est mal configurée, cela pourrait entraîner l’archivage de tous les fichiers de votre Files library. Vérifiez attentivement la règle avant de l’enregistrer afin de vous assurer de son exactitude.

   
5. Vous pouvez, si vous le souhaitez, cocher Créer une autre règle d’automatisation pour commencer à créer une nouvelle règle après avoir enregistré celle-ci. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher, organiser et activer ou désactiver les Automation Rules

Les règles sont exécutées dans l'ordre où elles apparaissent dans cette liste, de haut en bas.

1. Sur la page Règles d'automatisation dans les Paramètres d'administration, cliquez sur une règle pour développer la ligne et afficher les détails.
2. Pour réorganiser une règle dans la liste, cliquez et maintenez l'icône de glisser et faites glisser la règle vers un nouvel emplacement. Vous pouvez également cliquer sur le menu à trois points et sélectionner Déplacer vers le haut, Déplacer vers le bas, Déplacer en haut ou Déplacer en bas.
3. Pour toggle la règle, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Désactiver ou Activer.
4. Pour rechercher une règle spécifique, cliquez sur l'icône de loupe pour ouvrir le champ de recherche. Saisissez le nom d'une règle. La liste des règles se met à jour automatiquement au fur et à mesure que vous tapez.

Modifier ou supprimer une Automation Rule

Personnalisez vos Automation Rules pour garantir un flux de travail fluide.

1. Sur la page Règles d'automatisation dans les Paramètres d'administration, cliquez sur le menu à trois points sur une ligne de règle. Vous pouvez choisir de modifier ou de supprimer la règle.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir le Générateur de règles d'automatisation et modifier les paramètres de la règle. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
3. Sélectionnez Supprimer pour retirer définitivement la règle de la liste. Confirmez dans la fenêtre contextuelle.

Examinez le journal d'audit de l'automatisation

Lorsqu'une règle est exécutée, elle est enregistrée dans le journal d'audit pour examen. Le journal vous donne un aperçu détaillé de l'exécution des Règles d'Automatisation programmées. Il vous aide à suivre l'activité, à identifier les succès et les échecs, et à résoudre tout problème. Il montre quels éléments ont été affectés et quelles actions ont été prises, offrant une transparence totale sur les résultats des règles.

1. Sélectionnez Audit Log dans la section Automation du menu Admin Settings pour afficher un tableau des règles exécutées.
2. Le tableau du journal d'audit affiche trois colonnes :
   • Nom de la règle : Le nom de la règle d'automatisation
   • Temps d'exécution : La date et l'heure auxquelles la règle a été exécutée.
   • Statut : Le résultat de la règle exécutée. Peut être l’un des quatre résultats possibles : 
     • Succès: Toutes les actions ont été effectuées avec succès.
     • Ignoré: La règle ou certaines de ses actions ont été ignorées.
     • Mixte : Certaines actions ont réussi, tandis que d'autres ont échoué ou ont été ignorées.
     • Échec : La règle ou certaines de ses actions ont rencontré des erreurs.
   
3. Pour afficher des informations détaillées sur l’exécution d’une règle spécifique, cliquez sur l’icône de chevron à gauche du nom de la règle. Cela développe la ligne pour révéler :
   • Un message d’état : Si l’état n’est pas « Succès », un message apparaît en haut pour indiquer la raison de cet état. Il sera affiché dans l’une des deux couleurs :
     • Le jaune indique un statut Mixte ou Sauté.
     • Le rouge indique un statut Échoué.
   • Une liste des éléments concernés : Sous le message d’état, un tableau affiche les éléments affectés par la règle (fichiers, utilisateurs ou Cours) ainsi que les actions effectuées sur ceux-ci. Les colonnes sont :
     • Name : Un aperçu et le nom du fichier, du cours ou de l'utilisateur. Cliquer sur le nom du fichier ou de l'utilisateur ouvre l'élément dans sa bibliothèque.
     • Actions échouées : Actions qui ont échoué pour l’élément (affichées en rouge).
     • Actions ignorées : Actions qui ont été ignorées pour l'élément (affichées en jaune).
     • Actions réussies : Actions qui ont été appliquées avec succès à l’élément (affichées en vert).

     Pour obtenir des informations plus précises sur une action, survolez l’action avec votre souris. Une info-bulle apparaîtra, fournissant des détails tels que les tags ajoutés ou les autorisations mises à jour.

     Si une règle d’automatisation affecte un grand nombre d’éléments, la liste sera paginée, avec 10 éléments par page.

     
4. Cliquez sur un nom de règle pour voir la définition sur la page Automation Rules.