Guide des Shared Spaces pour les acheteurs

Les Shared Spaces sont des sites sécurisés et collaboratifs où les partenaires commerciaux peuvent facilement accéder et partager du contenu depuis n'importe quel appareil. Ils peuvent inviter des collègues et des clients potentiels à consulter le contenu et à commenter toutes les informations partagées.

L'accès à un Shared Space se fait uniquement sur invitation. Les ressources téléchargées par les deux parties sont analysées pour détecter les logiciels malveillants, protégées et uniquement visibles par le public visé.

Cet article explique comment les invités peuvent interagir avec le Shared Space créé par un utilisateur Showpad.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Un site sécurisé, collaboratif et organisé pour le partage de contenu, la communication et la planification
• Visualiser et réagir au contenu partagé depuis n'importe quel appareil
• Inviter des collègues et des parties prenantes à consulter et commenter les ressources
• Téléchargez des documents, tels que des listes de prix, des contrats, des accords, des documents de portée, des spécifications API,...
• Planifiez et collaborez avec votre fournisseur sur les prochaines étapes de votre processus d'achat

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Un lien d'invitation à un Shared Space
• Un navigateur web

Le chemin rapide

• Accéder à un Shared Space
• Connectez-vous à un Shared Space
• Modifier le profil et les préférences
• Invitez des collègues à un Shared Space
• Voir le contenu et ajouter des commentaires
• Télécharger le contenu
• Téléchargez du contenu dans le Shared Space
• Collaborer sur les prochaines étapes

Procédez étape par étape

Accéder à un Shared Space

1. Pour commencer, ouvrez votre email d'invitation personnalisé au Shared Space, et cliquez sur Visiter le Shared Space.
2. Acceptez l'avis de confidentialité pour accéder au Shared Space et commencer à découvrir ses fonctionnalités. Cliquez ensuite sur Continuer. Vous pouvez lire l'intégralité de la Politique de confidentialité de Showpad ici.
3. Si vous n'avez pas reçu d'email personnalisé pour accéder à un Shared Space et que vous tentez d'y accéder via un lien, votre adresse email ne sera pas reconnue. Par conséquent, il vous sera demandé de demander l'accès à ce Shared Space. Vous pourrez vous connecter dès que le propriétaire vous aura accordé l'accès.

Connectez-vous à un Shared Space

1. Lors de votre prochaine visite d'un Shared Space, vous serez invité à saisir votre adresse email et à cliquer sur Se connecter avec email.
2. Choisissez si vous souhaitez Configurer un mot de passe ou Demander un lien de connexion en 1 clic.
3. Choisissez Demander un lien de connexion en 1 clic pour recevoir un email vous invitant à accéder rapidement au Shared Space. Ouvrez l'email et cliquez sur Aller au Shared Space pour entrer dans le Shared Space.
4. Choisissez de configurer un mot de passe pour un accès facile au Shared Space à l'avenir. Vous recevrez bientôt un e-mail dans lequel vous devrez cliquer sur Définir le mot de passe.
5. Tapez votre nouveau mot de passe, confirmez-le, et cliquez sur Entrer dans l'espace partagé.

Remarque : Si vous rencontrez des problèmes, veuillez contacter le support et inclure votre adresse e-mail pour une résolution rapide.

Modifier le profil et les préférences

1. Pour modifier votre profil, cliquez sur votre nom ou votre adresse email dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez Modifier le profil.
2. Dans la section Modifier le profil, remplissez ou modifiez vos informations de profil, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Pour modifier vos préférences de notification, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Mes préférences.
4. Cochez les différentes options pour choisir les notifications que vous souhaitez recevoir.
   • Mises à jour des nouveaux participants - Lorsque cette option est activée, vous recevrez une notification chaque fois qu'un nouveau participant rejoint le Shared Space.
   • Mises à jour du nouveau contenu - Lorsque cette option est activée, vous recevrez une notification chaque fois qu'un nouveau contenu est ajouté au Shared Space.
   • Commentaires - Lorsque cette option est activée, vous recevrez des notifications concernant les nouveaux commentaires dans le Shared Space. Vous pouvez également choisir d'être notifié uniquement pour les @mentions et vos fils actifs ou pour tous les commentaires.
5. Cliquez sur Enregistrer. La langue utilisée dans les emails de notification est basée sur les paramètres de langue du navigateur au moment de la dernière visite de l'utilisateur au Shared Space.

Invitez des collègues à un Shared Space

Selon vos besoins, vous pouvez envoyer un lien via une plateforme préférée ou un email d'invitation Shared Space personnalisé. Si vous ne voyez pas ces options, elles peuvent être restreintes par le propriétaire du Shared Space ou leur organisation.

1. Il existe deux façons d'inviter vos collègues dans un Shared Space :
   • Lien : Cliquez sur Obtenir le lien pour copier et partager un lien avec vos collègues via une plateforme de votre choix.
   • Email : Cliquez sur le bouton Inviter pour envoyer un email automatique et personnalisé à toute personne impliquée.
2. Si vous n'avez pas encore complété les informations de votre profil, il vous sera demandé de le faire avant de pouvoir envoyer une invitation. Dans ce cas, cliquez sur Compléter le profil, saisissez les informations requises, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Vous pouvez maintenant envoyer l'invitation par e-mail du Shared Space à toute personne impliquée. Remplissez le champ À en saisissant les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter. Ajoutez une note personnelle et cliquez sur Envoyer l'invitation. Les parties invitées recevront un e-mail personnalisé directement dans leur boîte de réception.

Voir le contenu et ajouter des commentaires

1. Pour afficher les ressources disponibles dans un Shared Space, cliquez sur n'importe quel dossier ou miniature de ressource qui vous intéresse. Cliquer sur un dossier vous dirigera vers une page avec son contenu. Cliquer sur d'autre contenu (une présentation, une image, une vidéo, etc.) ouvrira cette ressource spécifique.
   
2. Une fois que vous avez accédé à un élément dans le Shared Space, le volet de droite affiche toutes les informations du fichier, telles que la date d'ajout, le nom du propriétaire et la description du fichier. Vous pouvez masquer ce volet pour vous concentrer uniquement sur le fichier. Vous pouvez l'afficher à nouveau en cliquant sur le bouton Détails.

3. Sous les informations du fichier, vous pouvez consulter tous les commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs et ajouter vos propres commentaires. Si vous ne voyez pas cette option, elle peut être restreinte par le propriétaire du Shared Space ou son organisation.

   Pour laisser un commentaire sur le fichier, cliquez sur la section Écrire un commentaire et commencez à taper. Vous pouvez taguer vos collègues en utilisant @ suivi de leurs adresses email. Une fois que votre commentaire est prêt à être publié, cliquez sur Entrée. Votre commentaire sera visible à tous ceux qui accèdent à ce Shared Space.

4. Si vous souhaitez supprimer votre commentaire, cliquez sur l'icône de la corbeille dans le coin supérieur de votre commentaire, et confirmez en cliquant sur Supprimer.
5. Par défaut, tous les participants recevront une notification lorsqu'un commentaire est publié. Si un participant souhaite @mentionner quelqu'un en particulier, alors seule cette personne et tous les autres participants de ce fil de commentaires spécifique seront informés.
6. Pour copier un lien direct vers le contenu, dans la liste, cliquez sur le menu à trois points d'un fichier ou dossier et sélectionnez Obtenir le lien. Collez le lien dans n'importe quel message ou email pour guider rapidement les autres vers un élément de contenu spécifique dans le Shared Space. Si votre destinataire n'a pas accès au Shared Space, il pourra demander l'accès au propriétaire du Shared Space.

Télécharger le contenu du Shared Space

Vous pouvez télécharger du contenu depuis le Shared Space vers votre appareil. Le contenu peut être téléchargé individuellement ou en bloc. Lors du téléchargement d'un dossier ou de plusieurs fichiers, le contenu sera empaqueté sous forme de ZIP file.

Si vous ne voyez pas l'option, le type de fichier peut ne pas être téléchargeable, ou les autorisations de téléchargement peuvent être restreintes par le propriétaire du Shared Space ou son organisation.

Télécharger un seul fichier ou dossier

1. Cliquez sur le menu à trois points du fichier ou du dossier et sélectionnez Télécharger.
2. Ou cliquez sur un fichier pour l'ouvrir dans le Visionneur de ressources, puis cliquez sur l'icône de téléchargement.

Télécharger du contenu en masse

1. Sélectionnez le contenu en cochant la case de chaque fichier et dossier.
2. Cliquez sur Télécharger dans la barre d'actions en bas de l'écran.
3. Les fichiers et dossiers sélectionnés seront téléchargés sous forme de fichier ZIP.

Téléchargez du contenu dans le Shared Space

Vous pourriez avoir besoin de partager des documents pour faire avancer le cycle de négociation lorsque votre conversation progresse. Cela peut être, par exemple, des spécifications API, des documents de portée, des contrats et des listes de prix.

Il n'est pas nécessaire de procéder par email ou par d'autres méthodes de communication. Les deux parties peuvent télécharger des documents dans un Shared Space et interagir avec eux.

Conseil : Consultez l'article Types de fichiers pris en charge pour vérifier les types et les tailles recommandées du contenu que vous pouvez ajouter à votre Shared Space.

Vous pouvez télécharger du contenu depuis votre appareil. Vous pouvez également modifier le titre et la description des fichiers que vous téléchargez. Il n'est pas possible de déplacer, supprimer ou modifier les fichiers et dossiers créés par d'autres utilisateurs.

Remarque : Le téléchargement de fichiers n'est disponible que lorsque le créateur du Shared Space l'active.

1. Cliquez sur Ajouter du contenu.
2. Sélectionnez du contenu depuis votre appareil.
3. Votre contenu téléchargé sera traité et optimisé pour offrir la meilleure expérience.
4. Votre contenu est étiqueté comme un téléchargement externe. Modifiez le titre et la description en cliquant dessus. Pour supprimer vos fichiers téléchargés, cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Supprimer. Veuillez noter que vous ne pouvez pas supprimer les fichiers téléchargés par d'autres personnes.

Collaborer sur les prochaines étapes

Si un plan d'action mutuel est ajouté à votre Shared Space, vous pouvez participer à la planification des Next Steps de chaque étape et action dans votre collaboration.

1. Consultez le plan d'action mutuel en cliquant sur le bouton Next Steps dans la barre de navigation du Shared Space.
2. Les étapes avec des actions sont listées ici. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et réorganiser les étapes et les actions. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des dates d'échéance et des utilisateurs affectés.
   Pour ajouter un utilisateur affecté qui n'est pas encore un participant au Shared Space, vous devez d'abord l'inviter au Shared Space. Même si le participant invité n'a pas accepté l'invitation, il peut toujours être affecté à des actions.
3. Cochez les éléments d'action au fur et à mesure qu'ils sont terminés. Lorsque toutes les actions d'une étape sont cochées, l'étape est marquée comme terminée. Vous pouvez suivre la progression des étapes en utilisant le nombre affiché d'actions terminées. L'état des éléments d'action et des étapes sera également mis à jour lorsque les actions sont presque arrivées à échéance ou sont en retard.

4. Pour gérer vos notifications Next Step, sélectionnez Mes préférences à partir de l'icône de votre profil dans le coin supérieur gauche du Shared Space. Trois options sont disponibles :

   • Next Steps : Mes éléments d'action : Recevez une notification par e-mail concernant les actions qui vous sont attribuées.
   • Next Steps : Actions achevées : Recevez une notification par e-mail chaque fois qu'une action est terminée.
   • Next Steps : Rappel : Chaque fois que vous accédez au Shared Space, une fenêtre contextuelle de rappel vous présentera un résumé de l'achèvement de l'action et vous rappellera les Next Steps.

   Par défaut, toutes les options sont activées.

5. Lorsque vous accédez au Shared Space, si cette option est activée, un rappel vous informera de l'état d'avancement du plan d'action mutuel et des prochaines étapes à accomplir. Cliquez sur Voir les Next Steps pour poursuivre. Vous pouvez ajuster vos préférences de rappel en cliquant sur l'icône en forme de roue dentée ou en accédant à Mes préférences. Cliquez sur le X pour fermer le rappel.