Personen zu Shared Spaces einladen

Hauptmerkmale

• Interne und externe Teilnehmer zu Shared Spaces einladen
• Einen Link zu Ihrem Shared Space erzeugen, damit Sie ihn ganz einfach freigeben können
• Berechtigungen widerrufen oder zulassen
• Teilnehmerprofile bearbeiten
• Benutzer müssen eingeladen oder zugelassen werden, damit sie einen Shared Space aufrufen können.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Einen vorhandenen Shared Space
• Ein Showpad-Konto oder eine Teilnehmereinladung
• Ein Showpad Plus- oder Ultimate-Paket

Hinweis: Die CRM-Aktivitätsprotokollierung für Shared Spaces ist nur für Kunden mit dem Ultimate-Paket verfügbar.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Personen per E-Mail einladen
• Einen Link generieren, um ihn auf anderen Messaging-Plattformen freizugeben
• Einem Teilnehmer den Zugang entziehen

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Personen per E-Mail einladen

Wenn interne Teilnehmer zu einem Shared Space eingeladen werden, haben sie dieselben Berechtigungen wie der Eigentümer des Shared Space. Das heißt, sie können den Titel und die Beschreibung des Shared Space bearbeiten, Personen einladen, Profile externer Teilnehmer aufrufen und bearbeiten etc.

Externe Teilnehmer, die in den Shared Space eingeladen wurden, können ihr eigenes Profil bearbeiten, alle Inhalte einsehen, Dateien kommentieren, die Profile anderer Teilnehmer einsehen und andere Personen einladen, sofern dies aktiviert ist.

Hinweis: Die Anzahl der Personen, die zu einem Shared Space hinzugefügt werden können, ist nicht begrenzt. Wir empfehlen jedoch, maximal 15 Teilnehmer einzuladen, um ein flüssiges Erlebnis zu gewährleisten.

1. Wenn Sie so weit sind, können Sie damit beginnen, Personen in Ihren Shared Space einzuladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladen” und geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der eingeladenen Personen ein. Sie können Ihrer Einladung eine individuelle Nachricht beifügen.
2. Sofern verfügbar, wird die Option angezeigt, die Einladungsaktivität bei einem Kontakt in Salesforce zu protokollieren. Wenn der Shared Space bereits bei einem Konto oder einem Geschäftskontakt hinterlegt ist, wird er automatisch ausgefüllt. Das Kontaktfeld wird automatisch mit den E-Mail-Adressen befüllt, die Sie im Feld für die Empfänger der Einladung eingegeben haben. Nachdem Sie auf „Einladung senden” geklickt haben, erhalten Sie eine Meldung, dass sie erfolgreich in Salesforce protokolliert wurde, und haben die Möglichkeit, das Protokoll in Salesforce einzusehen.
3. Nachdem Sie jemanden eingeladen haben, können Sie die Profilinformationen dieses eingeladenen Benutzers ausfüllen, indem Sie neben dem Empfänger auf „Profil bearbeiten” klicken. Der Empfänger hat außerdem die Möglichkeit, seine eigenen Angaben auszufüllen, wenn er ein Passwort einrichtet.
4. Sie können Ihren Namen über dem Inhaltsbereich auf der Zielseite des Shared Space sehen. Wenn Sie andere in Ihren Shared Space einladen, werden auch deren Namen angezeigt. Wenn Sie einen Avatar haben, wird dieser eingefügt. Externe Teilnehmer erhalten keinen Avatar. Auf der linken Seite werden teilnehmende interne Mitglieder Ihres Unternehmens angezeigt und auf der rechten Seite werden alle externen Teilnehmer angezeigt, die Sie in den Shared Space eingeladen haben. Deren Status ist hier ebenfalls sichtbar. Er zeigt an, ob ihre Einladung noch offen ist, sie aktuell über einen Zugang verfügen oder ob ihnen der Zugang entzogen wurde. Außerdem wird das Datum ihrer letzten Aktivität im Shared Space angezeigt.
   Für die von Ihnen eingeladenen Interessenten gibt es drei Statusanzeigen:
   • Einladung ausstehend: Die Einladungs-E-Mail wurde versandt, aber der Interessent hat sich nicht angemeldet.
   • Zugang entzogen: Der Interessent kann nicht mehr auf den Shared Space zugreifen. Wenn die Person versucht, sich beim Shared Space anzumelden, erhält sie die Fehlermeldung, dass der Link zum Shared Space nicht gültig ist. Andere Teilnehmer können einen gesperrten Nutzer nicht mehr sehen.
   • Datum der letzten Aktivität: Das Datum, an dem sich der Interessent zuletzt im Shared Space angemeldet hat.
5. Wenn Sie einen Kunden einladen, erhält dieser eine E-Mail mit Ihrer personalisierten Nachricht und der Aufforderung, sein Konto zu aktivieren. Sobald er Ihre Einladung angenommen hat, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
6. Kunden oder externen Teilnehmern, die sich noch nicht bei einem Shared Space registriert haben, werden drei Optionen angezeigt, wenn sie auf den Link „Shared Space besuchen” klicken. Sie werden aufgefordert, entweder ein Passwort einzurichten, ohne Passwort fortzufahren oder sich mit ihrem LinkedIn-Konto zu registrieren. Abhängig von ihrem Standort und den Datenschutzeinstellungen Ihres Unternehmens werden sie gegebenenfalls aufgefordert, den Datenschutzrichtlinien zuzustimmen, bevor sie den Shared Space aufrufen können.
7. Bei der Auswahl „Passwort einrichten” geben sie ein Passwort ein und bestätigen es. Anschließend verwenden sie es zur Anmeldung im Shared Space.
8. Mit der Option „Weiter ohne Passwort” kann der Teilnehmer dem Shared Space einfach beitreten. Wenn er sich das nächste Mal anmeldet, muss er allerdings ein Passwort erstellen oder einen 1-Klick-Anmeldelink anfordern. Dieser Link funktioniert nur einmal und muss in demselben Browser geöffnet werden, über den der Link ursprünglich angefordert wurde.
9. Um die Anmeldeoption über LinkedIn zu nutzen, muss die E-Mail-Adresse, mit der der Teilnehmer eingeladen wurde, mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, mit der er auf LinkedIn registriert ist.
10. Kunden, die sich bereits bei einem anderen Shared Space registriert haben, erhalten die Möglichkeit, den 1-Klick-Anmeldelink zu nutzen. In diesem Fall erhält der Teilnehmer eine E-Mail mit einem Link, über den er sich ohne Eingabe eines Passworts anmelden kann. Dieser Link kann nur einmal verwendet werden.
11. Wenn eine externe Person direkt auf einen Shared Space zugreift, wird sie aufgefordert, ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Wenn sie bereits als Teilnehmer hinzugefügt wurde, wird sie aufgefordert, den Aktivierungslink für ihr Profil aufzurufen. Andernfalls wird ihr mitgeteilt, dass sie einen Zugang beantragen muss. Sobald Sie als Eigentümer den Zugang genehmigt haben, erhält der Nutzer eine Aktivierungs-E-Mail für den Zugang zum Shared Space.
12. Wenn Sie einen internen Showpad-Benutzer zu Ihrem Shared Space einladen, wird dessen E-Mail-Adresse automatisch ausgefüllt, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Die Einladung, die dieser Benutzer erhält, sieht anders aus als die, die die Kunden sehen. Er wird aufgefordert, seine Zugangsdaten für Showpad zu verwenden, um sich beim Shared Space anzumelden. Kollegen mit einer Showpad-Lizenz müssen die Einladung nicht annehmen oder ein Konto erstellen, sie werden direkt hinzugefügt.
    

    Hinweis: Wenn „In Salesforce protokollieren” in Ihrem Konto deaktiviert ist, können Sie Ihre Showpad-Kontakte durchsuchen und nach internen Benutzern suchen. Wenn „In Salesforce protokollieren” aktiviert ist, finden Sie bei der Suche nach Empfängern nur Salesforce-Kontakte. Interne Benutzer können nicht gefunden werden, wenn der Kippschalter aktiviert ist.

13. Zurück im Shared Space können Sie den Mauszeiger über den Namen eines Teilnehmers bewegen, um dessen Firma und Berufsbezeichnung anzuzeigen, sofern Sie diese Informationen bereits hinzugefügt haben. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Profilinformationen jederzeit zu bearbeiten. Sie können den Zugang zum Shared Space im Fenster „Profil bearbeiten” auch individuell widerrufen.
14. Wenn Sie eine vollständige Liste der Teilnehmer sehen möchten, klicken Sie im Menübereich rechts auf „Personen”. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen, um über diese Ansicht die Profilinformationen zu bearbeiten oder den Zugang zu entziehen oder zu gewähren. Falls eine Person ihre Einladung zum Beitritt zum Shared Space nicht erhalten hat, können Sie hier eine neue Einladung auslösen, indem Sie „Einladung erneut senden” wählen.

Offene Einladungen

Auf der Übersichtsseite aller Shared Spaces sehen Sie, wie viele Benachrichtigungen für jeden Shared Space ausstehen. Außerdem werden Sie bei Einladungen, die seit sieben Tagen oder länger offen sind, aufgefordert, etwas zu unternehmen.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf „Teilnehmer erinnern”.
2. Es wird eine Liste aller Teilnehmer angezeigt, deren Einladung noch offen ist. Klicken Sie auf „Teilnehmer erinnern” und wählen Sie „Erinnerungs-E-Mail senden” oder „Link abrufen”.
3. Die E-Mail-Erinnerung wird automatisch verschickt oder wenn Sie „Link abrufen” wählen, wird der Link in Ihre Zwischenablage kopiert, so dass Sie ihn an den Teilnehmer weitergeben können.
4. Wenn Einladungen offen sind, sehen Sie innerhalb des Shared Space in der Teilnehmerleiste die Schaltfläche „Offene Einladungen anzeigen”. Wenn Einladungen seit sieben Tagen oder länger ausstehen, werden Sie wie auf der Übersichtsseite aufgefordert, etwas zu unternehmen.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Offene Einladungen anzeigen” und wählen Sie „Erinnerungs-E-Mail senden” oder „Link abrufen” bei jedem ausstehenden Teilnehmer.

Einen Link zu Ihrem Shared Space erzeugen

Sie können auch Kollegen und Entscheidungsträgern einen Link zu Ihrem Shared Space zur Verfügung stellen. Diesen Link können Sie auf Ihre bevorzugte Messaging-Plattform kopieren. Links sind jedoch keine Einladungen zu einem Shared Space. Wenn eine Person, die nicht zum Shared Space eingeladen wurde, einen Link erhält, muss sie dennoch einen Zugang beantragen, und Sie müssen ihn gewähren, bevor sie dem Shared Space beitreten kann.

1. Gehen Sie in Ihrem Shared Space zum oberen Menü und klicken Sie auf „Link abrufen”, um einen Link zu erzeugen.
   Darüber hinaus kann ein Link erzeugt werden, wenn Sie den Shared Space besuchen und auf „Link abrufen” klicken.
2. Wählen Sie „Kopieren”, um den Link in Ihre Zwischenablage zu kopieren.
3. Fügen Sie den Link in Ihre Messaging-Anwendung ein und teilen Sie ihn mit anderen Entscheidungsträgern.
4. Jedem, der auf den Link zum Shared Space klickt, muss trotzdem noch ein Zugang zum Beitritt gewährt werden. Dazu müssen sie zunächst die E-Mail-Adresse der betreffenden Personen eingeben. Wenn die E-Mail-Adresse nicht als die eines eingeladenen Teilnehmers erkannt wurde, wird die Option „Zugang beantragen” angezeigt.
5. Der Empfänger des Links gibt dann seine E-Mail-Adresse ein und klickt auf „Zugang beantragen”. Die Person, der der Shared Space gehört, erhält eine E-Mail. Als Eigentümer des Shared Space klicken Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche „Anfrage prüfen”, woraufhin Sie zur Personenliste innerhalb des Shared Space weitergeleitet werden. Klicken Sie dort auf das Drei-Punkte-Menü für den Be nutzer, der den Zugang beantragt hat, und wählen Sie dann „Zugang gewähren”.
6. Nachdem der Zugriff gewährt wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail mit der Aufforderung, sein Konto zu aktivieren, indem er sich anmeldet und seine Daten eingibt. Anschließend kann er am Shared Space teilnehmen.

Einem Teilnehmer den Zugang entziehen

Wenn ein Teilnehmer nicht mehr Teil des Shared Space sein möchte oder soll, können Sie ihm den Zugang entziehen.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers im Shared Space und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um seine Profilinformationen zu bearbeiten. Klicken Sie im Fenster „Profil bearbeiten” auf „Zugang entziehen”.
2. Alternativ können Sie einem Teilnehmer den Zugang entziehen, indem Sie im rechten Menübereich auf „Personen” klicken. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen, um die Profilinformationen zu bearbeiten, den Zugang zu sperren oder zu gewähren.