Globale Freigabeeinstellungen konfigurieren

Als Showpad-Administrator können Sie den Lebenszyklus und die Sichtbarkeit freigegebener Inhalte verwalten, um Sicherheit, Compliance und eine professionelle Bereitstellung zu gewährleisten. Mit diesen Einstellungen können Sie das Ablaufdatum des Zugriffs auf freigegebene Inhalte erzwingen und die Sichtbarkeit von Dokumentanmerkungen für externe Empfänger steuern.

So sieht es aus

Wichtige Funktionen

• Erzwingen eines verpflichtenden Ablaufzeitraums für email- und Link-Freigaben
• Interne Anmerkungen vor externen Interessenten und Teilnehmenden verbergen
• Einhaltung von Anforderungen regulierter Branchen sicherstellen
• Bereinigung veralteter freigegebener Inhalte automatisieren

Das brauchen Sie für Ihren Erfolg

Der schnelle Weg

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Admin-Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie im linken Menü Freigabe aus.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie Anmerkungen bei freigegebenen Inhalten ausblenden.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie Freigaben automatisch ablaufen lassen und wählen Sie einen Zeitraum.

Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor

Sie können globale Freigaberegeln konfigurieren, die für alle neuen Inhalte gelten, die Ihre Verkäufer per email, Links oder Shared Spaces freigeben.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Admin-Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Freigabe aus.
3. Konfigurieren Sie die Optionen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens:

Anmerkungen bei freigegebenen Inhalten ausblenden

Um zu verhindern, dass interne Anmerkungen für Interessenten sichtbar sind, aktivieren Sie den Schalter Anmerkungen bei freigegebenen Inhalten ausblenden. Wenn diese Option aktiviert ist, sehen externe Empfänger von email- und Link-Freigaben sowie alle Teilnehmenden in Shared Spaces keine Dokumentanmerkungen. Interne Showpad-Nutzer können in ihren persönlichen Collections und My Files weiterhin Anmerkungen anzeigen, hinzufügen und bearbeiten.

Freigaben automatisch ablaufen lassen

Um sicherzustellen, dass freigegebene Informationen nicht unbegrenzt zugänglich sind, aktivieren Sie den Schalter Freigaben automatisch ablaufen lassen. Diese Einstellung gilt für alle neuen Inhalte, die per email oder Link freigegeben werden. Freigaben, die vor dem Aktivieren dieser Einstellung versendet wurden, sind nicht betroffen. Verkäufer können beim Teilen eine kürzere Ablaufzeit wählen, sie jedoch nicht über den von Ihnen definierten Zeitraum hinaus verlängern.

1. Um den Ablaufzeitraum festzulegen, klicken Sie auf Freigaben automatisch ablaufen lassen, um den Abschnitt zu erweitern.
2. Wählen Sie einen Zeitraum aus dem Dropdown-Menü Freigaben automatisch ablaufen lassen nach: 1 Woche, 1 Monat, 6 Monate oder Benutzerdefiniert (bis zu 1825 Tage).
3. Klicken Sie auf Speichern.