Verwenden Sie Sendedomains, um Emails von der Domain Ihrer Organisation zu senden

Organisationen implementieren zunehmend strenge Sicherheitsprotokolle, um vertrauliche Daten zu schützen. In vielen Fällen ist es am besten, wenn Einladungen zu Shares und Shared Space von einer Domain stammen, die zum Absender gehört, statt von der Standardadresse share@showpad.com oder noreply@showpad.com.
So wird sichergestellt, dass bei Antworten von Käufern die Nachricht an die tatsächliche Firmen-email-Adresse des Nutzers gesendet wird.

In der Admin App von Showpad kannst du dies einrichten mit:

• Standarddomains
• Eine benutzerdefinierte globale Versanddomain

Wenn Sie Standarddomains verwenden, arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, wenn Begriffe wie DMARC, CNAME, DNS, SPF, DKIM und MX-Einstellungen Ihnen nicht vertraut sind. Dafür sind Änderungen an den bestehenden email-Domaineinstellungen erforderlich.

Eine benutzerdefinierte globale Absenderdomain wird verwendet, wenn IT-Sicherheitseinstellungen verhindern, dass eine Organisation Freigaben so einrichtet, dass sie von den email-Adressen der Benutzer gesendet werden, weil dies Änderungen an den DNS-Einstellungen des Unternehmens erfordert. In solchen Fällen können Sie eine benutzerdefinierte Absenderdomain manuell einrichten und für die externe Freigabe validieren.

Hinweis: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um die Konfigurationen der sendenden Domain zu Ihren Einstellungen hinzuzufügen.

So funktioniert der Flow

Hauptfunktionen

• Ermöglichen Sie Nutzern, E-Mail-Freigaben und Shared Space-Einladungen mit ihrer Firmen-email-Adresse zu senden
• Externe Kommunikation persönlicher und konsistenter gestalten
• Verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten als Spam markiert werden
• Konfiguration einer benutzerdefinierten globalen Versanddomain erlauben
• Antwortverarbeitung verbessern: Alle Antworten gehen direkt an die Adresse des Absenders

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Öffnen Sie in den Einstellungen Sending Domains.
2. Wählen Sie, ob Sie über die Showpad-Domain oder über die geschäftlichen email-Adressen Ihrer Nutzer senden möchten.
3. Konfigurieren Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte globale Absenderdomain benutzerdefinierte Domains.
   • Fügen Sie die Domains manuell hinzu und validieren Sie sie.
   • Diese benutzerdefinierten Domains können als Ersatz für die vorhandenen email-Adressen verwendet werden, und die Reply-to-Adresse ist stets die tatsächliche email-Adresse des Nutzers.
4. Im Abschnitt Standarddomänen validieren Sie Standarddomänen, um Missbrauch zu vermeiden.
   • Für die Validierung müssen DNS-Einträge eingerichtet werden, die von der gewählten Verifizierungsmethode abhängen. Diese Einträge können TXT-, MX-, SPF-, DKIM- oder TXT-, CNAME-Einträge sein. Ein DMARC-Eintrag ist ebenfalls erforderlich.

Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor

Wählen Sie Ihre Einstellungen für die Sendedomäne. Sie können die Showpad-Domäne verwenden oder eine benutzerdefinierte globale Sendedomäne konfigurieren und Standarddomänen validieren.

Stellen Sie sicher, dass ein DMARC-Eintrag gesetzt ist, um eine korrekte email-Authentifizierung zu gewährleisten.

Sie können auch häufige Probleme überprüfen, die bei der Einrichtung einer sendenden Domain auftreten können.

• Wählen Sie die Einstellungen Ihrer Versanddomain aus
• Eigene globale Absenderdomain verwenden
• Standardmäßige Domainangaben verwenden
• Stellen Sie sicher, dass eine DMARC-Richtlinie festgelegt ist
• Häufigste Probleme

Wählen Sie Ihre Einstellungen für die Versanddomäne aus

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie im linken Seitenmenü Sending Domains aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Einstellungen, ob Sie vom Showpad-Domain oder von den E‑Mail-Adressen der Unternehmens-User senden möchten.
   • Showpad-Domain: Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Showpad-Domain zu verwenden, werden alle email über die Standardadresse Showpad share@showpad.com gesendet.
   • Standarddomain: Wenn Sie eine benutzerdefinierte oder verifizierte Standarddomain verwenden, können nur Benutzer, die Versanddomänen konfiguriert haben, emails von ihren eigenen Adressen senden. Die anderen Benutzer verwenden share@showpad.com oder, falls konfiguriert, eine email-Adresse mit einer benutzerdefinierten globalen Versanddomain.

Legen Sie eine benutzerdefinierte globale Versanddomain fest

1. Klicken Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte globale sendende Domain“ auf Konfiguration hinzufügen.
2. Geben Sie die Domain ein, von der Sie senden möchten (z. B. yourcompany.com).
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Konfigurationstyp (SPF/DKIM oder CNAME) aus und überprüfen Sie die Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Sobald die Konfiguration auf dem Mailserver festgelegt wurde, klicken Sie auf die Jetzt verifizieren-Schaltfläche.
6. Wenn der Verifizierungsstatus grün ist, wird die benutzerdefinierte Versanddomain verwendet. Andernfalls wird standardmäßig von share@showpad.com gesendet.
   Bei Fehlern fahren Sie mit der Maus über den Fehler, um weitere Details zu erhalten.

Hinweis: Wenn Ihre DNS-Einträge mehrere Showpad-Organisationen autorisieren, dieselbe Absenderdomain zu verwenden, werden die Konfigurations- und Verifizierungsstatus an alle autorisierten Organisationen weitergegeben.

Standard-Domainangaben verwenden

1. Suchen Sie im Bereich „Standarddomänen“ die Konfigurationseinstellungen der email-Domänen Ihres Benutzers. Diese Angaben sind erforderlich, damit Ihre IT-Abteilung die Versanddomänen konfigurieren kann, was eine Änderung der DNS-Einstellungen des Unternehmens erfordert.
2. Wahrscheinlich sehen Sie bereits eine Liste von Versanddomains, die Sie konfigurieren können. Die hier angezeigten Domains werden automatisch auf Grundlage der email-Adressen der von Ihnen hinzugefügten Nutzer hinzugefügt.
   Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit test.user@myorganization.com als email-Adresse erstellen, wird myorganization.com automatisch als Domainname zu dieser Liste hinzugefügt.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfiguration“ neben einer Domain, um die aktuellen Schlüssel und Werte anzuzeigen.
3. Konfigurationstyp auswählen:
   •  

     • SPF/DKIM (manuelle Sicherheit)
       In diesem Konfigurationstyp erstellen wir DKIM-, SPF-, MX- und DMARC-Einträge für Sie, die Sie zur DNS-Zone Ihrer Domain hinzufügen müssen. Dieser Typ unterstützt eine maximale DKIM-Schlüssellänge von 1024 Bit.
       SPF/DKIM-Konfigurationsschlüssel und -werte anzeigen:

       • TXT ist ein zusätzliches, obligatorisches Berechtigungs-Record für die Verifizierung. Der TXT-Eintrag ist für jede Showpad-Instanz einzigartig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz über Ihre Domain senden kann. Zu prüfen, ob der TXT-Wert zu den DNS-Einträgen Ihres Unternehmens hinzugefügt wurde, ist der erste Schritt im Verifizierungsprozess. Er ist die erforderliche Autorisierung, um eine sendende Domain in Ihrer Organisation zu verifizieren.
       • DKIM ist ein Signaturschlüssel für die Nachricht, der nachweist, dass der Inhalt unterwegs von keinem Server verändert wurde.
       • SPF und SenderID ermöglichen es einem Domaininhaber, eine Datei oder einen Eintrag auf dem Server hinzuzufügen, den der empfangende Server abgleicht. Dieses Sender Policy Framework (SPF) ist ein email-Validierungsprotokoll zur Erkennung und Blockierung von email-Spoofing. Es überprüft, ob eingehende Nachrichten von einer Domain von einer IP-Adresse stammen, die vom Domainadministrator autorisiert wurde.
       • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist für die email-Sicherheit unerlässlich. Es hilft, das Spoofing von email zu verhindern und stellt sicher, dass nur legitime emails von Ihrer Domain gesendet werden.
          

       Hinweis: Das Hinzufügen des MX-Eintrags wird dringend empfohlen, um interne Freigabeprobleme zu vermeiden, und bietet zusätzlichen Schutz davor, als Spam eingestuft zu werden.

       

     • CNAME (automatische Sicherheit)
       
       Bei diesem Konfigurationstyp erstellen wir mehrere CNAME- und DMARC-Einträge für Sie, die Sie in die DNS Ihrer Domain eintragen müssen. In diesem Fall verweisen Sie auf die DKIM- und SPF-Einträge, die wir automatisch für Sie vorbereiten.
       
       Der CNAME-Konfigurationstyp ermöglicht eine zeitnahe Rotation von DKIM-Schlüsseln, erhöht die Sicherheit und unterstützt eine maximale DKIM-Schlüssellänge von 2048 Bit. Wenn Sie diesen Typ schon lange verwenden und Ihr DKIM-Schlüssel kurz ist, können Sie einen anderen Selector verwenden, und wir erzeugen einen neuen Schlüssel mit maximaler Länge.
       
       CNAME-Konfigurationsschlüssel und -werte anzeigen:
       • TXT ist ein zusätzliches, obligatorisches Berechtigungs-Record für die Verifizierung. Der TXT-Record ist für jede Showpad-Instanz eindeutig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz von Ihrer Domain aus versendet werden kann. Die Prüfung, ob der TXT-Wert zu den DNS-Einträgen Ihres Unternehmens hinzugefügt wurde, ist der erste Schritt im Verifizierungsprozess. Er ist die erforderliche Autorisierung, um eine Sending Domain in Ihrer Organisation zu verifizieren.
       • CNAME (Canonical Name) Record wird im DNS verwendet, um einen Domainnamen einem anderen zuzuordnen. In unserem Fall nutzen wir ihn, um Verweise auf automatisch erzeugte Einträge zu erstellen.
       • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist für die email-Sicherheit unerlässlich. Es hilft, email-Spoofing zu verhindern, und stellt sicher, dass nur legitime emails von Ihrer Domain gesendet werden.

1. Wählen Sie die Schaltfläche "Jetzt überprüfen", um Ihre Domain zu verifizieren.
2. Geben Sie diese Details an Ihr IT-Team weiter und lassen Sie die Änderungen in den Domaineinstellungen Ihres Unternehmens implementieren. Sie können eine Zonendatei herunterladen, die die Konfiguration in einer einzigen Datei enthält.

Hinweis: Je nach Domainkonfiguration kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar sind.

Stellen Sie sicher, dass eine DMARC-Richtlinie festgelegt ist

Ab dem 1. Februar 2024 muss für jede Domain, die E-Mails versendet, eine DMARC-Richtlinie festgelegt sein, damit Zustellungen wie erwartet erfolgen. Eine DMARC-Richtlinie (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) ermöglicht es Absendern anzugeben, dass ihre Nachrichten durch DKIM und/oder SPF oder CNAME geschützt sind, und weist den Empfänger an, was zu tun ist, wenn keine dieser Authentifizierungsmethoden bestanden wird.

Validieren Sie Ihre Domain hier, indem Sie Folgendes eingeben: showpad.your-domain.com

Wenn Ihre Domain keinen DMARC-Eintrag hat, wenden Sie sich an Ihr IT-Team.

Ihr IT-Team muss eine gültige DMARC-Richtlinie mit mindestens p=none veröffentlichen – DMARC muss bestehen

• Es wird dringend empfohlen, einen „rua“-Tag einzubinden, der korrekt für den Empfang von Berichten eingerichtet ist, um während der anfänglichen Einrichtung eine Überwachung zu ermöglichen.
• Eine lockere Ausrichtung ist akzeptabel
• Stellen Sie sicher, dass die Domain im From:-Header mit entweder der SPF-Domain oder der DKIM-Domain übereinstimmt. Dies ist für die DMARC-Ausrichtung erforderlich.

Beispiel

_dmarc.your-domain.com TXT "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:recipient_to_receive_reports@your-domain.com"

Häufigste Probleme

Sehen Sie sich diese hilfreiche Checkliste an, falls die Anzeigen rot sind.

• Bestätigen Sie mit Ihrem IT-Team, dass die Absenderdomänen auf Seiten der Unternehmensdomäne konfiguriert wurden.
• Je nach Domain-Registrar ist es nicht erforderlich, Ihre eigene Domain zu den DNS-Einträgen hinzuzufügen, da dadurch keine gültigen Einträge erstellt werden, die für das Funktionieren der sendenden Domains nötig sind.
  • Manchmal fügt das Kopieren des Werts automatisch Ihre eigene Domain zum DNS-Eintrag hinzu. Dadurch wird die Domain doppelt eingefügt, wie in diesem Beispiel zu sehen:
    • Eingabe: "showpad-verification.example.com"
      Ergebnis: "showpad-verification.example.com.example.com"
    • Wenn Sie eine doppelte Domain bemerken, löschen Sie die zusätzliche, dann funktionieren die DNS-Einstellungen ordnungsgemäß.
• Die Änderungen an den DNS-Einstellungen können bis zu 24 Stunden benötigen, um vollständig zu propagieren. Das ist die maximale Zeit, die alle Server brauchen, um die geänderten Einträge zu übernehmen. Wir empfehlen, zu warten und die Einstellungen am nächsten Tag erneut zu verifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen haben, Showpad zu den Schlüsseln Ihrer Einstellungen hinzuzufügen. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass die Konfiguration für myorganization.com statt für showpad.myorganization.com eingerichtet wurde.
• Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen keine zusätzlichen space und keine fehlenden Buchstaben vorhanden sind. Wir empfehlen, Schlüssel und Werte zu kopieren und einzufügen, um sicherzugehen, dass alles korrekt ist.
• DMARC sollte auf „Relaxed“ gesetzt werden. Wenn die DKIM- und SPF-Einträge korrekt sind, kann DMARC auch auf „Reject“ gesetzt werden.
• In Fällen, in denen SPF/DKIM oder der m1-Selector nicht verwendet werden kann, können Sie einen benutzerdefinierten Selector wählen. Dies funktioniert nur für den CNAME-Konfigurationstyp. Wenn Sie zum Beispiel sp1 in das Selector-Feld eingeben, sollten sich die Schlüssel/Wert-Paare aktualisieren und neue CNAME-Einträge anzeigen.