Erstellen und Aktivieren von Automation Rules

Die Pflege und Verteilung der Inhalte Ihrer Organisation umfasst viele kleine Aufgaben. Durch die Erstellung von Automatisierungsregeln können Sie diese Prozesse optimieren, sodass Sie sich mehr darauf konzentrieren können, mühelosen Verkauf zu ermöglichen und die Produktivität innerhalb Ihres Teams zu maximieren.

Mit Automatisierungsregeln können Sie automatisieren, wie neue Dateieigenschaften beim Hinzufügen zu Ihrer Library konfiguriert werden, den Dateizugriff basierend auf dem Abschluss von Kursen durch Benutzer verwalten und Aktionen basierend auf Benutzer-Lebenszyklusereignissen sowie geplanten Intervallen auslösen. Sie können beispielsweise standardmäßige Freigabeberechtigungen für bestimmte Dateitypen festlegen, Benutzer nach Abschluss eines Kurses automatisch zu Gruppen hinzufügen, Workflows starten, wenn neue Benutzer Ihrer Showpad-Instanz beitreten, auf Änderungen in Benutzerdetails reagieren und sogar Aufgaben in einem wiederkehrenden Zeitplan ausführen.

Automatisierungsregeln werden durch bestimmte Ereignisse innerhalb von Showpad oder durch einen festgelegten Zeitplan ausgelöst. Dieser Artikel führt Sie durch das Erstellen und Verwalten dieser Regeln, einschließlich der verfügbaren Auslöser-Ereignisse und deren individuellen Konfigurationsmöglichkeiten.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Automatisieren Sie sich wiederholende, zeitaufwändige Tasks
• Standardwerte für asset-Eigenschaften festlegen
• Stellen Sie sicher, dass Dateien in Ihrer Dateienbibliothek Ihren Richtlinien zur Inhaltsverwaltung entsprechen
• Geben Sie Benutzern sofort Zugriff auf Content, wenn sie relevante Courses abschließen
• Legen Sie fest, dass Updates nach Ihrem gewählten Zeitplan ausgeführt werden.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Eine Automatisierungsregel erstellen
   • Wählen Sie ein Auslöseereignis aus und konfigurieren Sie die Bedingungen und Aktionen:
     • Neue Datei erstellt
     • Benutzer hat den Kurs abgeschlossen
     • Neuer Benutzer erstellt
     • Benutzerdaten geändert
     • Planer
2. Anzeigen, anordnen und Aktivieren oder Deaktivieren von Automation Rules
3. Bearbeiten oder Löschen einer Automation Rule
4. Überprüfen Sie das Automatisierungsprotokoll

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Erstellen Sie eine Automation Rule

Um wertvolle Zeit zu sparen, können Sie Routineaufgaben automatisieren, indem Sie Automatisierungsregeln erstellen. Sie beginnen damit, ein Ereignis auszuwählen, das eine automatisierte Aktion auslöst. Abhängig vom Auslöser wählen Sie bestimmte Bedingungen und dann eine oder mehrere Aktionen aus, die angewendet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen in der Admin App zu öffnen.
2. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Automatisierung, um den Abschnitt zu erweitern, und wählen Sie Regeln aus.
3. Klicken Sie auf Neue Automatisierungsregel.
4. Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen in das Feld Regelname ein.
5. Der Status ist standardmäßig auf Aktiviert gesetzt. Schalten Sie den Status um, wenn Sie die Regel deaktivieren möchten.
6. Optional können Sie eine Beschreibung der neuen Automatisierungsregel hinzufügen.
7. Wählen Sie ein Ereignis aus dem Dropdown-Menü Trigger Event aus, das die Aktion(en) der Regel auslöst. Um zu erfahren, wie Sie die Bedingungen und Aktionen für das ausgewählte Ereignis festlegen, wählen Sie es aus der folgenden Liste aus. Die verfügbaren Ereignisse sind:
   • Neue Datei erstellt
   • Benutzer hat den Kurs abgeschlossen
   • Neuer Benutzer erstellt
   • Benutzerdaten wurden geändert
   • Planer

Neue Datei erstellt

Dateieigenschaften werden automatisch standardisiert, sobald Inhalte hinzugefügt werden. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz in Ihren libraries. Beispielsweise können Sie Standard-Tags anwenden, Berechtigungen festlegen und Veröffentlichungsdaten planen, sobald eine Datei hochgeladen wird.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Trigger-Ereignis die Option Neue Datei erstellt aus. Unter Libraries können Sie optional eine oder mehrere Divisionen für diese Regel auswählen. Wenn keine Divisionen ausgewählt werden, gilt die Regel für alle Divisionen.
2. Im Feld Bedingungen legen Sie die Parameter fest, die erforderlich sind, damit die Aktionen in dieser Regel ausgeführt werden:
   • Verwenden Sie erweiterte Filter, um gezielt bestimmte Dateien auszuwählen.
     Klicken Sie hier, um eine Tabelle der verfügbaren Dateiattribute zum Filtern anzuzeigen.

     Diese Tabelle zeigt die verfügbaren Dateiattribute und die Operatoren, die mit ihnen verwendet werden können. Die Attribute sind in vier Themenbereiche unterteilt: Datei, Daten, Datum und Sonstiges. 

     Thema	Bezeichner	Operatoren	Beschreibung
     Datei	Dateityp	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen der folgenden Dateitypen aus: Dokument Foto Roh SCORM Videos Audio Webapp URL
     	Dateiname	enthält (~) enthält nicht (!~) ist (=) ist nicht (!=)	Der Wert muss: mindestens 2 Zeichen haben nicht mehr als 64 Zeichen haben klein geschrieben keine Sonderzeichen einschließen
     	Dateiinhalt	enthält (~) enthält nicht (!~)	Ermöglicht die Suche nach Inhalten in Dokumenten, die indizierten Text enthalten. Der Wert muss: mindestens 5 Zeichen haben ein einzelnes Wort sein.
     	Erweiterung	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie eine Dateierweiterung aus der Liste der unterstützten Dateiformate aus.
     Daten	Autoren	enthält (~) enthält nicht (!~)	Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der angezeigten Liste aus.
     	Sprachen	alle irgendein keine	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus der angezeigten Liste aus.
     	Länder	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Länder aus der angezeigten Liste aus.
     	Berechtigungen	ist (=) ist nicht (!=)	Sie können eine der folgenden Berechtigungen auswählen: Kann annotiert werden Kann intern heruntergeladen werden Internen PDF-Download einschränken Kann extern heruntergeladen werden Externen PDF-Download einschränken Nur das gesamte Dokument ist freigabefähig Kann geteilt werden Kann personalisiert werden Seiten-Gruppen werden durchgesetzt Global Im Kiosk Mode anzeigen Sprechernotizen aktiviert
     	Tags	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Tags aus der angezeigten Liste aus. Geben Sie ein, um die Liste zu durchsuchen.
     Datum	Hinzugefügt	ist (=) ist nicht (!=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Zuletzt hochgeladen	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Zuletzt aktualisiert	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Abgelaufen	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Veröffentlicht	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Letzte Käuferaktivität	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Das Datum der letzten Käuferaktivität. Dazu zählen das Ansehen von E-Mails, Links, Shared Spaces und Downloads. Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Letzte Verkäuferaktivität	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Das Datum der letzten Verkäuferaktivität. Dies umfasst In-App-Ansichten, Shares, Downloads und das Hinzufügen zu Shared Spaces. Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     Andere	Beschreibung	enthält (~) enthält nicht (!~)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben und ein einzelnes Wort sein.
     	Externe Id	ist (=) ist nicht (!=)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben.
     	Slug	ist (=) ist nicht (!=)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben.

3. Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind. Sie können mehr als eine Aktion hinzufügen. Nachdem Sie eine Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf Aktion hinzufügen, um eine weitere hinzuzufügen.Siehe die folgende Tabelle für verfügbare Aktionen und deren Optionen.

   Aktion zum Erstellen einer neuen Datei	Optionen
   Berechtigungen anwenden	Im Kiosk Mode anzeigen Kann geteilt werden Kann intern heruntergeladen werden Auf PDF beschränken Kann extern heruntergeladen werden Auf PDF beschränken Global Kann mit Anmerkungen versehen werden Seiten können getrennt werden Seiten-Gruppen werden durchgesetzt Siehe den Artikel zu Asset-Berechtigungen für Details.
   Tags anwenden	Ihre ausgewählten Abteilungen bestimmen die verfügbaren Tags. Wenn Ihre Regel beispielsweise für alle Abteilungen gilt, können Sie nur globale Tags auswählen. Wenn Sie mehrere Abteilungen ausgewählt haben, können Sie nur Tags auswählen, die für eine der ausgewählten Abteilungen gelten.
   Veröffentlichungsdatum festlegen	Steuern Sie, wann die Ressource für Benutzer verfügbar wird. Wählen Sie, ein genaues Veröffentlichungsdatum festzulegen: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus Oder wählen Sie, ein Veröffentlichungsdatum relativ zum Auslöserereignis festzulegen: Tage nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Tagen fest Wochen nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Wochen fest Monate nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Monaten fest
   Ablaufdatum festlegen	Steuern Sie, wann der Benutzerzugriff auf das Asset entfernt werden soll. Wählen Sie, ein genaues Ablaufdatum festzulegen: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus Oder wählen Sie, ein Ablaufdatum relativ zum Auslöseereignis festzulegen: Tage nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Tagen fest Wochen nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Wochen fest Monate nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Monaten fest
   Länder festlegen	Wählen Sie ein oder mehrere Länder oder Regionen aus
   Sprachen festlegen	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus

4. Optional können Sie Weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel direkt eine neue Regel zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzer hat den Kurs abgeschlossen

Gewähren Sie sofortigen Zugriff auf relevante Inhalte, wenn Lernende eine Schulung abschließen, und halten Sie so die Enablement-Maßnahmen im Einklang mit der Einsatzbereitschaft. Sie können beispielsweise Nutzer automatisch zu einer Gruppe hinzufügen, die mit einer bestimmten Experience verknüpft ist, nachdem sie einen Kurs abgeschlossen haben.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Trigger-Ereignis die Option Benutzer hat Kurs abgeschlossen aus. Wählen Sie anschließend unter Libraries die Division aus, auf die Sie diese Regel anwenden möchten.
2. Legen Sie in den Bedingungsfeldern die Parameter fest, die für die Ausführung der Aktionen in dieser Regel erforderlich sind.
   • Nutzerbedingungen: Verwenden Sie erweiterte Filter, um gezielt bestimmte Nutzer anzusprechen.
     Klicken Sie hier, um eine Tabelle der verfügbaren Benutzerattribute zum Filtern anzuzeigen.

     Diese Tabelle zeigt die verfügbaren Benutzerattribute und die Operatoren, die mit ihnen verwendet werden können.

     Attribut	Operatoren	Beschreibung
     Email	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Rolle	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie eine Showpad-Rolle aus: Administrator Manager Nutzer
     Status	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie den Showpad-Zugriffsstatus des Benutzers aus: Aktiv Deaktiviert
     Sprachen	alle irgendein keine	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Anwenden.
     Länder	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Länder aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
     Unternehmen	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Direkter Vorgesetzter	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzer aus, der als direkter Vorgesetzter zugewiesen ist, aus der angezeigten Liste aus.
     Lizenztyp	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzertyp für die Lizenz aus: Direkt Partner

   • Kursbedingungen: Verwenden Sie die Filter, um einzugrenzen, bei welchen Kursen nach Abschluss die Aktion ausgelöst wird. Um die Bedingung auf einen bestimmten Kurs festzulegen, geben Sie den Kurstitel in das Feld ein. Sie können auch ein Wort eingeben, das im Kurstitel enthalten ist. Sie können nach einer Kombination aus folgenden Kriterien filtern:
     • Lehrpläne
     • Kompetenzen
     • Eigentümer
     • Gruppen
     • Tags
     
3. Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
   • Zu Benutzergruppen hinzufügen: Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus, zu denen der Benutzer hinzugefügt werden soll. Wenn den ausgewählten Benutzergruppen zugehörige Experiences zugewiesen sind, erhält der Benutzer nach Abschluss eines entsprechenden Kurses automatisch Zugriff auf die Experiences.
   • Benutzer deaktivieren: Die Benutzer, die Ihre ausgewählten Benutzerbedingungen erfüllen, werden deaktiviert, sobald sie die Kurse abgeschlossen haben, die Ihren ausgewählten Kursbedingungen entsprechen.
   
4. Optional können Sie Eine weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel direkt eine neue zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern.

Neuer Benutzer erstellt

Vereinfachen Sie das Onboarding, indem neue Benutzer automatisch anhand ihrer Attribute den richtigen Gruppen zugewiesen werden. So erhalten neue Teammitglieder vom ersten Tag an den passenden Zugriff und die benötigten Ressourcen.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Trigger-Ereignis die Option Neuer Benutzer erstellt aus.
2. Legen Sie im Feld Benutzerbedingungen die Parameter fest, die erforderlich sind, um die Aktionen in dieser Regel auszuführen.
   • Verwenden Sie erweiterte Filter, um gezielt bestimmte Benutzer anzusprechen.
     Klicken Sie hier, um eine Tabelle der verfügbaren Benutzerattribute zum Filtern anzuzeigen.

     Diese Tabelle zeigt die verfügbaren Benutzerattribute und die Operatoren, die mit ihnen verwendet werden können.

     Attribut	Operatoren	Beschreibung
     Email	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Rolle	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie eine Showpad-Rolle aus: Administrator Manager Nutzer
     Status	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie den Showpad-Zugriffsstatus des Benutzers aus: Aktiv Deaktiviert
     Sprachen	alle irgendein keine	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Anwenden.
     Länder	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Länder aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
     Unternehmen	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Direkter Vorgesetzter	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzer aus, der als direkter Vorgesetzter zugewiesen ist, aus der angezeigten Liste aus.
     Lizenztyp	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzertyp für die Lizenz aus: Direkt Partner

3. Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind.
   • Zu Benutzergruppen hinzufügen: Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus, zu denen der Benutzer hinzugefügt werden soll. Wenn ein neuer Benutzer erstellt wird, der Ihre festgelegten Bedingungen erfüllt, wird er der ausgewählten(n) Gruppe(n) hinzugefügt.
   
4. Optional können Sie Weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel direkt eine neue Regel zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern, um die Regel zu aktivieren.

Benutzerdaten wurden geändert

Reagieren Sie dynamisch auf Rollen- oder Teamänderungen, indem Sie die Gruppenmitgliedschaft in Echtzeit anpassen. Wenn sich beispielsweise der Manager oder die Region eines Benutzers ändert, können Sie deren Zugriff automatisch aktualisieren, um den neuen Verantwortlichkeiten zu entsprechen.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Trigger-Ereignis die Option Benutzerdetails geändert aus.
2. Wählen Sie unter Eigenschaften eine oder mehrere Benutzereigenschaften aus, bei deren Änderung die Aktion ausgelöst wird. Die verfügbaren Eigenschaften sind:
   • Land
   • Sprache
   • Lizenztyp
   • Direkter Vorgesetzter
   • Rolle
   • Status
   
3. Geben Sie im Feld Benutzerbedingungen die Parameter ein, die erforderlich sind, um die Aktionen in dieser Regel auszuführen.
   • Verwenden Sie erweiterte Filter, um gezielt bestimmte Benutzer anzusprechen.
     Klicken Sie hier, um eine Tabelle der verfügbaren Benutzerattribute zum Filtern anzuzeigen.

     Diese Tabelle zeigt die verfügbaren Benutzerattribute und die Operatoren, die mit ihnen verwendet werden können.

     Attribut	Operatoren	Beschreibung
     Email	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Rolle	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie eine Showpad-Rolle aus: Administrator Manager Nutzer
     Status	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie den Showpad-Zugriffsstatus des Benutzers aus: Aktiv Deaktiviert
     Sprachen	alle irgendein keine	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Anwenden.
     Länder	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Länder aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
     Unternehmen	enthält (~) enthält nicht (!~)	Text eingeben
     Direkter Vorgesetzter	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzer aus, der als direkter Vorgesetzter zugewiesen ist, aus der angezeigten Liste aus.
     Lizenztyp	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen Benutzertyp für die Lizenz aus: Direkt Partner

4. Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind.
   • Zu Benutzergruppen hinzufügen: Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus, zu denen der Benutzer hinzugefügt werden soll. Wenn die angegebenen Eigenschaften eines Benutzers geändert werden und die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt sind, wird der Benutzer zu den ausgewählten Gruppen hinzugefügt.
   • Aus Benutzergruppen entfernen: Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus, aus denen der Benutzer entfernt werden soll. Wenn die angegebenen Eigenschaften eines Benutzers geändert werden und Ihre festgelegten Bedingungen erfüllt sind, wird der Benutzer aus der/den ausgewählten Gruppe(n) entfernt.
   
5. Optional können Sie Weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel direkt eine neue Regel zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern, um die Regel zu aktivieren.

Planer

Erledigen Sie wiederkehrende Aufgaben ganz automatisch, indem Sie Automatisierungen nach einem festgelegten Zeitplan ausführen. Sie können veraltete Inhalte jeden Monat archivieren oder regelmäßig Governance-Regeln anwenden, um Ihre library sauber und konform zu halten.

Hinweis: Während einer Ausführung einer geplanten Regel werden Änderungen auf maximal 15.000 Elemente angewendet. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund der Regel-Einstellungen mehr Elemente qualifiziert wären.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Trigger-Ereignis die Option Scheduler aus. Unter Libraries können Sie optional eine oder mehrere Divisionen für diese Regel auswählen. Wenn keine Divisionen ausgewählt werden, gilt die Regel für alle Divisionen.
2. Wählen Sie unter Häufigkeit die Frequenz aus, mit der die Aktion ausgeführt werden soll. Sie können Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder ein Genaues Datum auswählen. Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie in der folgenden Tabelle.

   Vorkommen	Einstellungen
   Täglich	Zeit AM/PM Zeitzone
   Wöchentlich	Wochentag Zeit AM/PM Zeitzone
   Monatlich	Relatives monatliches Datum: Erster Tag des Monats Letzter Tag des Monats Erster: Wochentag Zweitens: Wochentag Drittens: Wochentag Viertens: Wochentag Ein Datum: Tag des Monats Zeit AM/PM Zeitzone
   Genaues Datum	Kalenderspezifisches Datum Zeit AM/PM Zeitzone

3. Geben Sie im Feld Bedingungen die Parameter ein, die für die Ausführung der Aktionen in dieser Regel erforderlich sind.
   • Verwenden Sie erweiterte Filter, um bestimmte Dateien gezielt auszuwählen.
     Klicken Sie hier, um eine Tabelle der verfügbaren Dateiattribute zum Filtern anzuzeigen.

     Diese Tabelle zeigt die verfügbaren Dateiattribute und die Operatoren, die mit ihnen verwendet werden können. Die Attribute sind in vier Themenbereiche unterteilt: Datei, Daten, Datum und Sonstiges. 

     Thema	Bezeichner	Operatoren	Beschreibung
     Datei	Dateityp	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie einen der folgenden Dateitypen aus: Dokument Foto Roh SCORM Videos Audio Webapp URL
     	Dateiname	enthält (~) enthält nicht (!~) ist (=) ist nicht (!=)	Der Wert muss: mindestens 2 Zeichen haben nicht mehr als 64 Zeichen haben klein geschrieben keine Sonderzeichen einschließen
     	Dateiinhalt	enthält (~) enthält nicht (!~)	Ermöglicht die Suche nach Inhalten in Dokumenten, die indizierten Text enthalten. Der Wert muss: mindestens 5 Zeichen haben ein einzelnes Wort sein.
     	Erweiterung	ist (=) ist nicht (!=)	Wählen Sie eine Dateierweiterung aus der Liste der unterstützten Dateiformate aus.
     Daten	Autoren	enthält (~) enthält nicht (!~)	Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der angezeigten Liste aus.
     	Sprachen	alle irgendein keine	Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus der angezeigten Liste aus.
     	Länder	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Länder aus der angezeigten Liste aus.
     	Berechtigungen	ist (=) ist nicht (!=)	Sie können eine der folgenden Berechtigungen auswählen: Kann mit Anmerkungen versehen werden Kann intern heruntergeladen werden Internen PDF-Download einschränken Kann extern heruntergeladen werden Externen PDF-Download einschränken Nur das gesamte Dokument ist freigabefähig Kann geteilt werden Kann personalisiert werden Seiten-Gruppen werden durchgesetzt Global Im Kiosk Mode anzeigen Sprechernotizen aktiviert
     	Tags	alle irgendein keine	Wählen Sie ein oder mehrere Tags aus der angezeigten Liste aus. Geben Sie ein, um die Liste zu durchsuchen.
     Datum	Hinzugefügt	ist (=) ist nicht (!=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Zuletzt hochgeladen	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Zuletzt aktualisiert	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Abgelaufen	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Veröffentlicht	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Letzte Käuferaktivität	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Das Datum der letzten Käuferaktivität. Dies umfasst das Ansehen von E-Mails, Links, Shared Spaces und Downloads. Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     	Letzte Verkäuferaktivität	ist (=) ist vor (<) ist nach (>) ist am oder vor (<=) ist am oder nach (>=) liegt zwischen (>=, <=)	Das Datum der letzten Verkäuferaktivität. Dies umfasst In-App-Ansichten, Freigaben, Downloads und das Hinzufügen zu Shared Spaces. Wählen Sie ein Datum aus: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Relatives Datum: Legen Sie eine Anzahl von Tagen vor oder nach dem Auslöseereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Wochen vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Legen Sie eine Anzahl von Monaten vor oder nach dem Auslöserereignis fest. Mit dem Operator ist zwischen (>=, <=) wählen Sie Start- und Enddatum aus den Kalendern aus, um den Bereich festzulegen. Mit dem Operator ist (=) oder ist nicht (!=) können Sie Leer auswählen.
     Andere	Beschreibung	enthält (~) enthält nicht (!~)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben und ein einzelnes Wort sein.
     	Externe Id	ist (=) ist nicht (!=)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben.
     	Slug	ist (=) ist nicht (!=)	Hinweis: Der Wert muss mindestens 5 Zeichen haben.

4. Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind.
   • Inhalte archivieren: Die Dateien, die Ihren ausgewählten Bedingungen entsprechen, werden in dem von Ihnen festgelegten Intervall archiviert.

     Hinweis: Diese Aktion kann nicht über Automatisierungsregeln rückgängig gemacht werden. Bei einer fehlerhaften Einrichtung könnten alle Dateien in Ihrer Files library archiviert werden. Überprüfen Sie die Regel sorgfältig, bevor Sie sie speichern, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist.

   
5. Optional können Sie Weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel direkt eine neue Regel zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern.

Anzeigen, anordnen und aktivieren oder deaktivieren von Automation Rules

Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie in dieser Liste erscheinen, von oben nach unten.

1. Klicken Sie auf der Seite Automatisierungsregeln in den Admin-Einstellungen auf eine Regel, um die Zeile zu erweitern und die Details anzuzeigen.
2. Um eine Regel in der Liste neu anzuordnen, klicken und halten Sie das Ziehen-Symbol und ziehen Sie die Regel an eine neue Position. Sie können auch auf das Dreipunkt-Menü klicken und Verschieben nach oben, Verschieben nach unten, Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben auswählen.
3. Um die Regel ein- oder auszuschalten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Deaktivieren oder Aktivieren.
4. Um nach einer bestimmten Regel zu suchen, klicken Sie auf das Lupe-Symbol, um das Suchfeld zu öffnen. Geben Sie den Namen einer Regel ein. Die Liste der Regeln wird während der Eingabe automatisch aktualisiert.

Bearbeiten oder Löschen einer Automatisierungsregel

Passen Sie Ihre Automation Rules an, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

1. Auf der Seite Automatisierungsregeln in den Admin-Einstellungen klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in einer Regelzeile. Sie können die Regel bearbeiten oder löschen.
2. Wählen Sie Bearbeiten, um den Automation Rule Builder zu öffnen und die Regel-Einstellungen zu bearbeiten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
3. Wählen Sie Löschen, um die Regel dauerhaft aus der Liste zu entfernen. Bestätigen Sie im Pop-up.

Überprüfen Sie das Automatisierungsprotokoll

Wenn eine Regel ausgeführt wird, wird dies im Prüfprotokoll zur Überprüfung festgehalten. Das Protokoll bietet Ihnen detaillierte Einblicke in die Ausführung geplanter Automatisierungsregeln. Es hilft Ihnen, Aktivitäten nachzuverfolgen, Erfolge und Fehler zu erkennen und eventuelle Probleme zu beheben. Es zeigt, welche Elemente betroffen waren und welche Aktionen durchgeführt wurden, und bietet so volle Transparenz über die Ergebnisse der Regel.

1. Wählen Sie Audit Log im Bereich Automatisierung des Menüs Admin-Einstellungen aus, um eine Tabelle der ausgeführten Regeln anzuzeigen.
2. Die Audit-Log-Tabelle zeigt drei Spalten an:
   • Regelname: Der Name der Automatisierungsregel
   • Ausführungszeit: Das Datum und die Uhrzeit, zu denen die Regel ausgeführt wurde.
   • Status: Das Ergebnis der ausgeführten Regel. Es kann eines von vier möglichen Ergebnissen sein: a0
     • Erfolg: Alle Aktionen wurden erfolgreich abgeschlossen.
     • Übersprungen: Die Regel oder einige ihrer Aktionen wurden übersprungen.
     • Gemischt: Einige Aktionen waren erfolgreich, während andere fehlgeschlagen sind oder übersprungen wurden.
     • Fehlgeschlagen: Die Regel oder einige ihrer Aktionen sind auf Fehler gestoßen.
   
3. Um detaillierte Informationen über die Ausführung einer bestimmten Regel anzuzeigen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol links neben dem Regelnamen. Dadurch wird die Zeile erweitert und Folgendes angezeigt:
   • Eine Statusmeldung: Wenn der Status nicht "Erfolg" ist, erscheint oben eine Meldung, die den Grund für den Status angibt. Sie wird in einer von zwei Farben angezeigt:
     • Gelb zeigt den Status Gemischt oder Übersprungen an.
     • Rot zeigt den Status "Fehlgeschlagen" an.
   • Eine Liste der betroffenen Elemente: Unterhalb der Statusmeldung zeigt eine Tabelle die von der Regel betroffenen Elemente (Dateien, Benutzer oder Kurse) sowie die an ihnen durchgeführten Aktionen an. Die Spalten sind:
     • Name: Ein Vorschaubild sowie der Datei-, Kurs- oder Benutzername. Durch Klicken auf den Datei- oder Benutzernamen wird das Element in seiner library geöffnet.
     • Fehlgeschlagene Aktionen: Aktionen, die für das Element fehlgeschlagen sind (in Rot angezeigt).
     • Übersprungene Aktionen: Aktionen, die für das Element übersprungen wurden (in Gelb angezeigt).
     • Erfolgreiche Aktionen: Aktionen, die erfolgreich auf das Element angewendet wurden (in Grün angezeigt).

     Für genauere Informationen zu einer Aktion bewegen Sie den Mauszeiger über die Aktion. Es erscheint ein Tooltip, der Details wie hinzugefügte Tags oder aktualisierte Berechtigungen anzeigt.

     Wenn eine Automatisierungsregel eine große Anzahl von Elementen betrifft, wird die Liste in Seiten mit jeweils 10 Elementen unterteilt.

     
4. Klicken Sie auf einen Regelname, um die Definition auf der Automation Rules-Seite anzuzeigen.