Erstellen und Aktivieren von Automation Rules Aktualisiert 10. Februar 2025 23:50 Die Pflege und Aktualisierung der Content Ihrer Organisation umfasst viele kleine Tasks. Durch die Erstellung von Automation Rules können Sie diese Prozesse optimieren, sodass Sie sich mehr darauf konzentrieren können, mühelosen Verkauf zu ermöglichen und die Produktivität Ihres Teams zu maximieren. Mit Automation Rules können Sie automatisieren, wie neue Asset-Eigenschaften konfiguriert werden, wenn sie zu Ihrer library hinzugefügt werden. Wenn beispielsweise ein bestimmter Dateityp immer freigabeberechtigt sein soll mit erzwungener Seitengruppierung, können Sie eine Automation Rule erstellen. Diese Einstellungen werden dann automatisch angewendet, wenn ein solcher Dateityp hinzugefügt wird. Ähnlich können Automation Rules den Zugriff auf assets basierend auf dem Abschluss von user Courses verwalten. Haben Sie zum Beispiel user groups mit zugewiesenen Experiences, die erst nach Abschluss der erforderlichen Kursarbeit zugänglich sein sollten? Erstellen Sie eine Automation Rule, um user, die bestimmte Courses abschließen, automatisch zu den relevanten user groups hinzuzufügen. Sehen Sie, wie es aussieht Hauptmerkmale Automatisieren Sie sich wiederholende, zeitaufwändige Tasks Standardwerte für asset-Eigenschaften festlegen Stellen Sie sicher, dass die assets in Ihren Content Libraries Ihren Content-Governance-Richtlinien entsprechen Geben Sie Benutzern sofort Zugriff auf Content, wenn sie relevante Courses abschließen Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein Plan: eOS Expert, eOS Advanced, eOS Professional Vorheriger Plan: Showpad Content Essential oder höher Berechtigungen: Administrator Der schnelle Weg Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen, und wählen Sie Regeln unter Automatisierung aus. Klicken Sie auf Neue Automation Rule Benennen Sie die Automation Rule und konfigurieren Sie das auslösende Ereignis, die Bedingung und die Aktionen Ordnen Sie die Automation Rules in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden sollen. Tun Sie dies Schritt für Schritt Erstellen Sie eine Automation Rule Anzeigen, anordnen und Aktivieren oder Deaktivieren von Automation Rules Bearbeiten oder Löschen einer Automation Rule Überprüfen Sie das Automatisierungsprotokoll Erstellen Sie eine Automation Rule Um wertvolle Zeit zu sparen, können Sie redundante Aufgaben automatisieren, indem Sie Automation Rules erstellen. Sie beginnen damit, ein Ereignis auszuwählen, das eine automatisierte Aktion auslöst. Abhängig vom Auslöser wählen Sie spezifische Bedingungen aus und dann eine oder mehrere Aktionen, die angewendet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Öffnen Sie die Einstellungen in der Admin-App und wählen Sie Regeln im Abschnitt Automation im linken Menü aus. Klicken Sie auf Neue Automation Rule. Geben Sie einen eindeutigen und beschreibenden Namen in das Feld Regelname ein. Der Status ist standardmäßig auf Aktiviert gesetzt. Verwenden Sie den Toggle, wenn Sie die Regel deaktivieren möchten. Optional können Sie eine Beschreibung der neuen Automation Rule hinzufügen. Wählen Sie ein Ereignis aus dem Dropdown-Menü Trigger Event aus, das die Aktion(en) der Regel starten wird. Derzeit sind die Ereignisoptionen Neue Datei erstellt oder Kurs abgeschlossen. Neue Datei erstellt Kurs abgeschlossen Unter Libraries wählen Sie die Libraries aus, auf die Sie diese Regel anwenden möchten. Diese Option ist erforderlich, wenn Sie Course Completed als Auslöserereignis auswählen. Im Feld Bedingungen legen Sie die Parameter fest, die erforderlich sind, damit die Aktionen in dieser Regel umgesetzt werden. Kursabschlussbedingungen: Verwenden Sie die Filter, um einzugrenzen, welche Courses bei Abschluss die Aktion auslösen. Um die Bedingung auf einen bestimmten Course festzulegen, geben Sie den Kurstitel in das Feld ein. Sie können auch ein Wort eingeben, das Kurstitel enthalten. Neue Datei erstellt Bedingungen: Verwenden Sie erweiterte Filter, um bestimmte assets zu zielen. Bitte beachten Sie, dass die folgenden Attribute keine verfügbaren Bedingungen sind: Dateigröße, Likes, Views, Comments oder Slug. Wählen Sie eine Aktion aus, die implementiert werden soll, wenn das Ereignis ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind. Sie können mehr als eine Aktion hinzufügen. Sobald Sie eine Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf Aktion hinzufügen, um eine weitere hinzuzufügen. Aktion "Kurs abgeschlossen": Wählen Sie eine oder mehrere User Groups aus, zu denen der user hinzugefügt werden soll. Mit den zu den ausgewählten User Groups zugewiesenen Experiences erhält der user nach Abschluss eines relevanten Kurses automatisch Zugriff auf die Experiences. Neue Datei erstellt Aktion: Siehe die Tabelle unten für verfügbare Aktionen. Aktion "Neue Datei erstellt" Optionen Berechtigungen anwenden Im Kiosk Mode anzeigen Kann geteilt werden Kann intern heruntergeladen werden Auf PDF beschränken Kann extern heruntergeladen werden Auf PDF beschränken Global Kann annotiert werden Seiten können getrennt werden Seiten-Gruppen werden durchgesetzt Siehe den Artikel zu Asset Permissions für Details. Tags anwenden Ihre ausgewählten Division Libraries bestimmen die verfügbaren Tags. Zum Beispiel, wenn Ihre Regel für alle Divisions gilt, können Sie nur globale Tags auswählen. Wenn Sie mehrere Divisions ausgewählt haben, können Sie nur Tags auswählen, die für eine der ausgewählten Divisions gelten. Veröffentlichungsdatum anwenden Steuern Sie, wann der URL asset für Benutzer verfügbar wird. Wählen Sie, ein genaues Veröffentlichungsdatum festzulegen: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus Oder wählen Sie, ein Veröffentlichungsdatum relativ zum Auslöserereignis festzulegen: Tage nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Tagen fest Wochen nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Wochen fest Monate nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Monaten fest Ablaufdatum festlegen Wählen Sie ein Datum, um den Zugriff des users auf das asset zu entfernen.Wählen Sie, ein genaues Ablaufdatum festzulegen: Genaues Datum: Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus Oder wählen Sie, ein Ablaufdatum relativ zum Auslöserereignis festzulegen: Tage nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Tagen fest Wochen nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Wochen fest Monate nach dem Auslöserereignis: Legen Sie eine Anzahl von Monaten fest Länder festlegen Wählen Sie ein oder mehrere Länder oder Regionen aus Sprachen anwenden Wählen Sie eine oder mehrere Sprachen aus Optional können Sie Eine weitere Automatisierungsregel erstellen aktivieren, um nach dem Speichern dieser Regel mit der Erstellung einer neuen Regel zu beginnen. Klicken Sie auf Speichern. Zurück nach oben Anzeigen, anordnen und aktivieren oder deaktivieren von Automation Rules Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie in dieser Liste erscheinen, von oben nach unten. Auf der Seite Automation Rules in den Admin-Einstellungen klicken Sie auf eine Regel, um die Zeile zu erweitern und die Details anzuzeigen. Um eine Regel in der Liste neu anzuordnen, klicken und halten Sie das Ziehen-Symbol und ziehen Sie die Regel an eine neue Position. Sie können auch auf das Dreipunkt-Menü klicken und Verschieben nach oben, Verschieben nach unten, Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben auswählen. Um die Regel ein- oder auszuschalten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Deaktivieren oder Aktivieren. Zurück nach oben Bearbeiten oder Löschen einer Automatisierungsregel Passen Sie Ihre Automation Rules an, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in einer Regelzeile. Sie können auswählen, die Regel zu bearbeiten oder zu löschen. Wählen Sie Bearbeiten, um den Automation Rule-Builder zu öffnen und die Regel-Einstellungen zu bearbeiten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. Wählen Sie Löschen, um die Regel dauerhaft aus der Liste zu entfernen. Bestätigen Sie im Pop-up. Zurück nach oben Überprüfen Sie das Automatisierungsprotokoll Wenn eine Regel ausgeführt wird, erscheint sie im Automatisierungsprüfprotokoll zur Überprüfung. Wählen Sie Audit Log im Abschnitt Automation im Einstellungsmenü, um eine Tabelle der ausgeführten Regeln anzuzeigen. Sie können weitere Informationen darüber anzeigen, wie die Regel ausgeführt wurde, indem Sie auf das Caret klicken. Klicken Sie auf einen Regelname, um die Definition auf der Automation Rules-Seite anzuzeigen. Die möglichen Status sind Success, Skipped oder Error. Zurück nach oben Verwandte Beiträge 2025 Aufhebung der Verknüpfung von externen Assets und Tags in der Bibliothek Web-apps und HTML-Inhaltsrichtlinien Bereiten Sie sich auf die verbesserte Chrome-Erweiterung vor Synchronisieren Sie DAM-Systeme mit Asset Connect