Konfigurieren Sie die Datenschutzeinstellungen

Bei Showpad steht die Privatsphäre von Ihnen, Ihren Vertriebsmitarbeitern und deren Käufern an erster Stelle. Unser Ziel ist es, alle erforderlichen Tools bereitzustellen, mit denen Sie die Datenschutzeinstellungen im Einklang mit lokalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien konfigurieren können.

Unsere flexible Plattform funktioniert über die Admin App, mobile Apps, E-Mail-Plugins und Integrationen. Wir entsprechen der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und bieten eine standardmäßige Datenschutzrichtlinie, die die Prinzipien von Showpad widerspiegelt. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen, die Datenschutzeinstellungen zu kontrollieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Zusätzlich passt sich die Datenschutzrichtlinie an die in Ihrem Browser eingestellte Sprache an oder, falls nicht verfügbar, an die Sprache Ihres Betriebssystems.

Hinweis: Die Datenschutzrichtlinie wird standardmäßig auf Englisch angezeigt, wenn keine der beiden Sprachen unterstützt wird.

In diesem Artikel werden die verfügbaren Tools beschrieben, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen den Datenschutzgesetzen in Ihrer Region entspricht. Wenn Sie Aktivitäts-Tracking verwenden, empfehlen wir, Ihre Kunden und Interessenten über eine Datenschutzrichtlinie zu informieren.

Hinweis: Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung empfehlen wir Ihnen nachdrücklich, sich mit Ihrem Rechtsteam abzustimmen und Ihre Datenschutzrichtlinie sowie die Einstellungen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

So sieht es aus

Wichtige Funktionen

• Richten Sie benutzerdefinierte Datenschutzeinstellungen ein, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind
• Verwenden Sie die standardmäßige Showpad-Datenschutzerklärung oder implementieren Sie Ihre eigene, angepasste Richtlinie
• Einwilligungsoptionen für potenzielle Kunden konfigurieren, um Vorschriften einzuhalten
• Legen Sie die Sitzungsdauer für Benutzer in der Showpad Web App fest
• Benutzerdaten basierend auf bestimmten Benutzergruppen anonymisieren
• Datenschutzhinweis für Interessenten anpassen
• Steuern Sie, wie Interessenten nachverfolgt werden und wie lange
• Bestimmen Sie die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Datenschutz unter Admin Einstellungen
2. Fügen Sie Ihre eigene Datenschutzrichtlinie hinzu oder verwenden Sie die Standardrichtlinie von Showpad
3. Konfigurieren Sie die Erinnere dich an mich Option für die Web App
4. Richten Sie die Datenanonymisierung basierend auf Benutzergruppen ein
5. Bearbeiten Sie den Datenschutzhinweis, den Interessenten sehen werden
6. Wählen und konfigurieren Sie Einwilligungsoptionen
7. Nachverfolgung von Interessenteninteraktionen aktivieren oder deaktivieren
8. Legen Sie fest, wie lange Interessentendaten gespeichert werden
9. Prüfen Sie die Details der Datenvereinbarung, um die Compliance sicherzustellen

Gehe Schritt für Schritt vor

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Admin-Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Privacy aus.
3. Wählen Sie eine Registerkarte aus, um mit der Konfiguration Ihrer Datenschutzeinstellungen zu beginnen:
   • Datenschutzerklärung
   • Benutzereinstellungen
   • Einstellungen für Interessenten
   • Spezifische Datenvereinbarung
      

Datenschutzerklärung

Eine Datenschutzrichtlinie ist ein rechtliches Dokument, das darlegt, wie ein Unternehmen die Daten von Nutzern oder Interessenten erhebt, verarbeitet, verwendet, offenlegt und verwaltet. Bevor eine dieser Maßnahmen erfolgen kann, müssen Ihre Nutzer oder deren Interessenten der Datenschutzrichtlinie aktiv zustimmen. Abhängig von den von Ihnen konfigurierten Einwilligungseinstellungen kann es sein, dass Interessenten eine Einwilligung erteilen müssen, um Inhalte anzusehen – oder nicht. Wenn keine Einwilligung erteilt wird, findet kein Tracking der Interaktionen des Interessenten mit den Inhalten statt.

Hinweis: Benutzer und Administratoren, die sich bei Showpad anmelden, müssen eine Zustimmungsmeldung durchlaufen. Dies gilt für die Admin App, die Web App, mobile Apps, E-Mail-Plugins und Integrationen. Diese Einstellung kann in der Admin App nicht geändert werden.

Sobald ein Benutzer auf einer Plattform seine Zustimmung erteilt hat, ist sie beim Anmelden auf einer anderen Plattform nicht erneut erforderlich. Wenn jedoch die Datenschutzrichtlinie aktualisiert wird, werden die Benutzer aufgefordert, erneut zuzustimmen.

Auf der Registerkarte Datenschutzrichtlinie auf der Datenschutzseite in den Admin-Einstellungen können Sie auswählen, ob Sie die Datenschutzrichtlinie von Showpad verwenden oder eine benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie festlegen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, die Zustimmung jederzeit nach Änderungen an der Datenschutzrichtlinie erneut anzufordern.

1. Um unsere Datenschutzrichtlinie zu Ihrer Standardrichtlinie zu machen, wählen Sie die Kreis-Schaltfläche neben "Showpads Datenschutzrichtlinie verwenden". Um unsere Richtlinie zu überprüfen, klicken Sie auf Showpads Datenschutzrichtlinie.
2. Um Ihre eigene Datenschutzrichtlinie zu verwenden, wählen Sie die Kreis-Schaltfläche neben Benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie festlegen. Fügen Sie die Webadresse zu Ihrer Datenschutzrichtlinie in das Feld ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Nach der Änderung Ihrer Datenschutzrichtlinie können Sie Benutzer und potenzielle Kunden auffordern, der aktualisierten Richtlinie zuzustimmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zustimmung anfordern und bestätigen Sie im Pop-up. Die Zustimmung wird erneut von Benutzern und potenziellen Kunden angefordert. Benutzer und potenzielle Kunden müssen der aktualisierten Datenschutzrichtlinie zustimmen, bevor sie die Plattform nutzen können.

Benutzereinstellungen

Auf der Registerkarte Benutzereinstellungen können Sie die Anmeldeoptionen für Ihre Benutzer konfigurieren. Hier können Sie die Option „Anmeldedaten speichern“ aktivieren, die ein Kontrollkästchen auf dem Anmeldebildschirm der Web App anzeigt. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Benutzer automatisch für bis zu 14 Tage angemeldet oder bis sie sich manuell abmelden.

Im Abschnitt Anonymize Reporting können Sie Benutzerdaten anonymisieren. Wenn aktiviert, werden die persönlichen Daten von Benutzern in bestimmten Benutzergruppen nicht mehr in Showpad-Berichten angezeigt.

Diese Nutzer werden in Berichten als anonyme Nutzer aufgeführt. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie Benutzergruppen erstellen und hinzufügen.

Hinweis: Wenn Sie die Anonymisierungsfunktion deaktivieren, werden die Daten in Berichten weiterhin anonyme Nutzer anzeigen, bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Anonymisierung deaktiviert wird.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Option „Remember Me“ aktivieren, damit sich Benutzer automatisch in der Web App anmelden können. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Option zu deaktivieren.
2. Um bestimmte Benutzerdetails in Berichten auszublenden, fügen Sie die Benutzergruppen dem Feld Benutzergruppen im Abschnitt „Berichterstattung anonymisieren“ hinzu.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Interessenten-Einstellungen

Auf der Registerkarte Interessenteneinstellungen können Sie die Datenschutzeinstellungen für die potenziellen Kunden Ihrer Benutzer konfigurieren. Dies ermöglicht es Ihnen, den Sharing-Disclaimer anzupassen, die Verfolgung von Interessenteninteraktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren und das Recht auf Vergessenwerden zu konfigurieren.

Sharing-Disclaimer

Beginnen Sie mit der Erstellung eines benutzerdefinierten Sharing-Disclaimers. Dieser Haftungsausschluss enthält einen Link zur Datenschutzrichtlinie und wird in einer blauen Kopfzeile oben auf der Seite angezeigt, wenn Interessenten freigegebene Inhalte öffnen. Er erscheint auch in der E-Mail, die Interessenten erhalten.

Sie können den Haftungsausschluss für Interessenten anzeigen, die kein Zustimmungsfenster sehen. Außerdem können Sie wählen, den Haftungsausschluss in den an Interessenten gesendeten emails zu deaktivieren.

1. Klicken Sie auf das Caret, um die Einstellungen für den Haftungsausschluss beim Teilen zu öffnen.

2. Klicken Sie in das Textfeld, um den Haftungsausschlusstext zu bearbeiten. Sie sehen eine Live-Vorschau Ihrer Änderungen. Um auf Ihre Datenschutzrichtlinie zu verlinken, verwenden Sie das folgende Platzhalterformat:

   {privacy}Datenschutzerklärung{/privacy} 

   Dies wird automatisch mit der in der Registerkarte „Datenschutz“ ausgewählten Datenschutzerklärung verknüpft.

3. Sie können den Haftungsausschluss für Besucher aktivieren oder deaktivieren, die kein Zustimmungsfenster sehen. Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie es erscheinen wird.
4. Sie können den Haftungsausschluss in von Showpad gesendeten E-Mails aktivieren oder deaktivieren. Wenn aktiviert, wird der Haftungsausschluss am unteren Rand der Share-E-Mail, die Interessenten erhalten, sichtbar sein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Verfolgen Sie die Interaktionen mit Interessenten

Showpad bietet drei Zustimmungsoptionen für das Tracking von Interessenteninteraktionen. Abhängig von der gewählten Option sehen Interessenten möglicherweise ein Dialogfeld mit einem Link zu Ihrer Standard- oder benutzerdefinierten Datenschutzrichtlinie. Sie haben auch die Möglichkeit, das Tracking vollständig zu deaktivieren, obwohl dies nicht empfohlen wird.

1. Klicken Sie auf den Schalter, um Interaktionen von Interessenten nachverfolgen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
2. Wenn aktiviert, klicken Sie auf das Caret neben „Prospektinteraktionen verfolgen“, um zu konfigurieren, wie die Einwilligung von Interessenten verwaltet wird. Sie können eine der folgenden Optionen aktivieren:

   • Zwingende Einwilligung: Interessent:innen müssen die Datenschutzrichtlinie akzeptieren, damit ihre Aktivitäten nachverfolgt werden können. Sie können auf die Inhalte erst nach Zustimmung zur entsprechenden Richtlinie zugreifen, und das Tracking beginnt, sobald die Einwilligung erteilt wurde. Dies ist die Standardoption. Sie können Besucher:innen aus bestimmten Regionen oder Ländern von der Einholung der Einwilligung ausnehmen. Die Vereinigten Staaten sind standardmäßig ausgeschlossen.

     Hinweis: Der Standort eines Interessenten wird über seine IP-Adresse ermittelt. Verwendet ein Interessent ein VPN, wird stattdessen der Standort des Servers verwendet, mit dem er verbunden ist. Dies kann aufgrund von Unterschieden bei IP-Lookup-Diensten zu ungenauen Standortdaten führen.

   • Optionale Einwilligung: Interessenten sehen den Einwilligungsdialog, können jedoch auf die geteilten Inhalte zugreifen, ohne die Datenschutzrichtlinie zu akzeptieren. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Aktivität von Interessenten nicht nachverfolgt, es sei denn, sie erteilen ihre Einwilligung. Wie bei der verpflichtenden Einwilligung können Sie Besucher aus bestimmten Regionen oder Ländern ausschließen; die Vereinigten Staaten sind standardmäßig ausgeschlossen.
   • Keine Zustimmung: Interessenten sehen kein Zustimmungsdialogfeld, was bedeutet, dass ihre Zustimmung implizit erteilt wird. Diese Option ist in allen Regionen verfügbar, beachten Sie jedoch, dass sie je nach lokalen Datenschutzgesetzen in einigen Gebieten möglicherweise nicht legal ist.
3. Um Besucher aus bestimmten Ländern oder Regionen von der Erteilung der Zustimmung auszuschließen, wählen Sie diese aus dem bereitgestellten Feld unter den Tracking-Optionen aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Recht auf Vergessenwerden

Die Einstellung „Recht auf Vergessenwerden“ stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten und die Freigabeaktivitäten eines Interessenten nach 24 Monaten ohne Aktivität anonymisiert werden. Sobald die Anonymisierung erfolgt ist, sind die Daten des Interessenten in Insights, email- und Link-Freigaben sowie in Shared Spaces nicht mehr mit der Person verknüpft.

• Wenn ein potenzieller Kunde innerhalb dieser 24 Monate mit geteilten Inhalten interagiert, wird der Zähler basierend auf dem Datum der letzten Interaktion zurückgesetzt. Erfolgt innerhalb des 24-monatigen Zeitraums keine Interaktion, werden die Daten anonymisiert.
• Sie können den Zeitraum vor der Anonymisierung ändern oder diese Funktion vollständig deaktivieren. Sie können jeden Zeitraum von mehr als einem Monat festlegen.

1. Klicken Sie auf den Schalter, um das Recht auf Vergessenwerden zu aktivieren oder zu deaktivieren.
2. Wenn aktiviert, klicken Sie auf die Einfügemarke neben Recht auf Vergessenwerden, um die Inaktivitätsdauer festzulegen.
3. Stellen Sie die Zeit, die vergessen werden soll, in Monaten ein. Die Mindestdauer, die eingestellt werden kann, beträgt einen Monat.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Spezifika der Datenvereinbarung

Die Registerkarte "Datenvereinbarungsspezifika" enthält einen Link zu einem Dokument, das die aktuellste Übersicht aller Showpad-Subprozessoren und eine detaillierte Liste der von Showpad verarbeiteten Datenkategorien enthält.

1. Klicken Sie auf Showpad Data Agreements Specifics, um aktuelle Informationen anzuzeigen.