Konfigurieren Sie die Datenschutzeinstellungen

Bei Showpad steht die Privatsphäre von Ihnen, Ihren Vertriebsmitarbeitern und deren Käufern an erster Stelle. Unser Ziel ist es, alle erforderlichen Tools bereitzustellen, mit denen Sie die Datenschutzeinstellungen im Einklang mit lokalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien konfigurieren können.

Unsere flexible Plattform funktioniert über die Admin App, mobile Apps, E-Mail-Plugins und Integrationen. Wir entsprechen der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und bieten eine standardmäßige Datenschutzrichtlinie, die die Prinzipien von Showpad widerspiegelt. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen, die Datenschutzeinstellungen zu kontrollieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Zusätzlich passt sich die Datenschutzrichtlinie an die in Ihrem Browser eingestellte Sprache an oder, falls nicht verfügbar, an die Sprache Ihres Betriebssystems.

Hinweis: Die Datenschutzrichtlinie wird standardmäßig auf Englisch angezeigt, wenn keine der beiden Sprachen unterstützt wird.

In diesem Artikel werden die verfügbaren Tools beschrieben, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen den Datenschutzgesetzen in Ihrer Region entspricht. Wenn Sie Aktivitäts-Tracking verwenden, empfehlen wir, Ihre Kunden und Interessenten über eine Datenschutzrichtlinie zu informieren.

Hinweis: Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung empfehlen wir Ihnen nachdrücklich, sich mit Ihrem Rechtsteam abzustimmen und Ihre Datenschutzrichtlinie sowie die Einstellungen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

So sieht es aus

Wichtige Funktionen

• Richten Sie benutzerdefinierte Datenschutzeinstellungen ein, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind
• Verwenden Sie die standardmäßige Showpad-Datenschutzerklärung oder implementieren Sie Ihre eigene, angepasste Richtlinie
• Einwilligungsoptionen für potenzielle Kunden konfigurieren, um Vorschriften einzuhalten
• Legen Sie die Sitzungsdauer für Benutzer in der Showpad Web App fest
• Benutzerdaten basierend auf bestimmten Benutzergruppen anonymisieren
• Datenschutzhinweis für Interessenten anpassen
• Steuern Sie, wie Interessenten nachverfolgt werden und wie lange
• Bestimmen Sie die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Datenschutz unter Admin Einstellungen
2. Auf der Registerkarte Datenschutzerklärung:
   • Fügen Sie Ihre eigene Datenschutzrichtlinie hinzu oder verwenden Sie die Standardrichtlinie von Showpad
3. Auf der Registerkarte Benutzereinstellungen:
   • Konfigurieren Sie die Erinnere dich an mich Option für die Web App
   • Richten Sie die Datenanonymisierung basierend auf Benutzergruppen ein
4. Auf der Registerkarte Prospect-Einstellungen:
   • Den Freigabe-Haftungsausschluss bearbeiten, den Interessentinnen und Interessenten sehen werden
   • Nachverfolgung von Interessenteninteraktionen aktivieren oder deaktivieren
   • Wählen und konfigurieren Sie Einwilligungsoptionen
   • Legen Sie fest, wie lange Interessentendaten gespeichert werden
5. Auf der Registerkarte Details zur Datenvereinbarung:
   • Die aktuelle Übersicht zur Datenverarbeitung von Showpad prüfen

Gehe Schritt für Schritt vor

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Admin-Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Privacy aus.
3. Wählen Sie eine Registerkarte aus, um mit der Konfiguration Ihrer Datenschutzeinstellungen zu beginnen:
   • Datenschutzerklärung
   • Benutzereinstellungen
   • Einstellungen für Interessenten
   • Spezifische Datenvereinbarung
      

Datenschutzerklärung

Eine Datenschutzrichtlinie ist ein rechtliches Dokument, das darlegt, wie ein Unternehmen die Daten von Nutzern oder Interessenten erhebt, verarbeitet, verwendet, offenlegt und verwaltet. Bevor eine dieser Maßnahmen erfolgen kann, müssen Ihre Nutzer oder deren Interessenten der Datenschutzrichtlinie aktiv zustimmen. Abhängig von den von Ihnen konfigurierten Einwilligungseinstellungen kann es sein, dass Interessenten eine Einwilligung erteilen müssen, um Inhalte anzusehen – oder nicht. Wenn keine Einwilligung erteilt wird, findet kein Tracking der Interaktionen des Interessenten mit den Inhalten statt.

Hinweis: Benutzer und Administratoren, die sich bei Showpad anmelden, müssen eine Einverständniserklärung bestätigen. Dies gilt für die Admin App, die Web App, mobile Apps, email-Plugins und Integrationen. Diese Einstellung kann in der Admin App nicht geändert werden.

Sobald ein Benutzer auf einer Plattform seine Zustimmung erteilt hat, wird sie beim Anmelden auf einer anderen Plattform nicht erneut benötigt. Wenn die Datenschutzrichtlinie jedoch aktualisiert wird, werden Benutzer aufgefordert, erneut zuzustimmen.

Auf der Registerkarte Datenschutzrichtlinie auf der Datenschutz-Seite in den Admin-Einstellungen können Sie auswählen, ob Sie Showpads Datenschutzrichtlinie verwenden oder eine benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie festlegen möchten. Sie können außerdem jederzeit nach Änderungen an der Datenschutzrichtlinie erneut um Einwilligung bitten.

1. Um unsere Datenschutzrichtlinie zu Ihrer Standardrichtlinie zu machen, wählen Sie Showpads Datenschutzrichtlinie verwenden. Um unsere Richtlinie zu lesen, klicken Sie auf Showpads Datenschutzrichtlinie.
2. Um Ihre eigene Datenschutzrichtlinie zu verwenden, wählen Sie Benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie festlegen. Fügen Sie die Webadresse Ihrer Datenschutzrichtlinie in das Feld ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Nachdem Sie Ihre Datenschutzrichtlinie aktualisiert haben, können Sie Benutzer und Interessenten um ihr Einverständnis bitten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einwilligung anfordern und bestätigen Sie im Pop-up. Die Einwilligung wird von Benutzern und Interessenten erneut angefordert. Benutzer und Interessenten müssen der aktualisierten Datenschutzrichtlinie zustimmen, bevor sie die Plattform nutzen können.

Benutzereinstellungen

Auf der Registerkarte Benutzereinstellungen können Sie die Anmeldeoptionen für Ihre Benutzer konfigurieren. Hier können Sie die Option „Anmeldedaten speichern“ aktivieren, die ein Kontrollkästchen auf dem Anmeldebildschirm der Web App anzeigt. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Benutzer automatisch für bis zu 14 Tage angemeldet oder bis sie sich manuell abmelden.

Im Abschnitt Anonymize Reporting können Sie Benutzerdaten anonymisieren. Wenn aktiviert, werden die persönlichen Daten von Benutzern in bestimmten Benutzergruppen nicht mehr in Showpad-Berichten angezeigt.

Diese Benutzer werden in Berichten als anonyme Benutzer aufgeführt. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie Benutzergruppen erstellen.

Hinweis: Wenn Sie die Anonymisierungsfunktion deaktivieren, werden die Daten in Berichten weiterhin anonyme Nutzer anzeigen, bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Anonymisierung deaktiviert wird.

1. Aktivieren Sie „Angemeldet bleiben“ aktivieren, damit sich Benutzer in der Web App automatisch anmelden können. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Option zu deaktivieren.
2. Um bestimmte Benutzerdetails von Benutzergruppen in Berichten auszublenden, fügen Sie die Benutzergruppen im Abschnitt „Berichte anonymisieren“ dem Feld Benutzergruppen hinzu.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Interessenten-Einstellungen

Auf der Registerkarte Prospect-Einstellungen können Sie die Datenschutzeinstellungen für die Interessenten Ihrer Benutzer konfigurieren. So können Sie den Freigabe-Haftungsausschluss anpassen, das Tracking der Interaktionen von Interessenten aktivieren oder deaktivieren, eine Einwilligungsebene für das Tracking auswählen und das Recht des Interessenten auf Vergessenwerden konfigurieren.

Sharing-Disclaimer

Sie können einen benutzerdefinierten Freigabe-Haftungsausschluss erstellen. Dieser Haftungsausschluss verweist auf Ihre Datenschutzrichtlinie und wird in einer blauen Kopfzeile oben auf der Seite angezeigt, wenn Interessenten freigegebene Inhalte öffnen. Er erscheint außerdem in der email, die Interessenten erhalten.

Sie können den Haftungsausschluss für Interessenten anzeigen, die kein Einwilligungsfenster sehen. Zusätzlich können Sie den Haftungsausschluss in emails, die an Interessenten gesendet werden, deaktivieren.

1. Klicken Sie auf Freigabe-Haftungsausschluss, um die Einstellungen zu erweitern.

2. Klicken Sie in das Textfeld, um den Haftungsausschlusstext zu bearbeiten. Sie sehen eine Live-Vorschau Ihrer Änderungen. Um auf Ihre Datenschutzrichtlinie zu verlinken, die Sie auf der Registerkarte Datenschutzrichtlinie festgelegt haben, verwenden Sie folgendes Platzhalterformat:

   {privacy}Datenschutzerklärung{/privacy} 

3. Um den Haftungsausschluss Besuchern anzuzeigen, die keine Einwilligungsanfrage erhalten haben, aktiviere das Kontrollkästchen Haftungsausschluss für geteilte Inhalte anzeigen, wenn Besucher von der Einwilligung ausgeschlossen wurden. Klicke auf Vorschau, um zu sehen, wie er in geteilten Inhalten angezeigt wird.
4. Um den Haftungsausschluss am Ende der email-Shares an Interessenten einzufügen, aktiviere das Kontrollkästchen Haftungsausschluss in von Showpad gesendeten Mails anzeigen. 
5. Klicken Sie auf Speichern.

Verfolgen Sie die Interaktionen mit Interessenten

Showpad bietet drei Einwilligungsoptionen für das Tracking von Interaktionen von Interessenten. Abhängig von der gewählten Option sehen Interessenten möglicherweise ein Dialogfenster mit einem Link zu Ihrer Standard- oder benutzerdefinierten Datenschutzrichtlinie. Sie können das Tracking auch vollständig deaktivieren, was jedoch nicht empfohlen wird. 

1. Klicke neben „Tracking von Interessenten-Interaktionen“ auf den Schalter, um das Tracking von Interessenten-Interaktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn du das Tracking deaktivierst, werden deine und die Käufer-Insights deiner Vertriebsteams eingeschränkt.
2. Wenn das Tracking aktiviert ist, klicken Sie auf Interaktionen von Interessenten nachverfolgen, um zu konfigurieren, wie die Einwilligung von Interessenten verwaltet wird. Aktivieren Sie eine der folgenden Optionen:

   • Zwingende Einwilligung: Interessent:innen müssen die Datenschutzrichtlinie akzeptieren, damit ihre Aktivitäten nachverfolgt werden können. Sie können auf die Inhalte erst nach Zustimmung zur entsprechenden Richtlinie zugreifen, und das Tracking beginnt, sobald die Einwilligung erteilt wurde. Dies ist die Standardoption. Sie können Besucher:innen aus bestimmten Regionen oder Ländern von der Einholung der Einwilligung ausnehmen. Die Vereinigten Staaten sind standardmäßig ausgeschlossen.

     Hinweis: Der Standort eines Interessenten wird über seine IP-Adresse ermittelt. Verwendet ein Interessent ein VPN, wird stattdessen der Standort des Servers verwendet, mit dem er verbunden ist. Dies kann aufgrund von Unterschieden bei IP-Lookup-Diensten zu ungenauen Standortdaten führen.

   • Optionale Einwilligung: Interessenten sehen den Einwilligungsdialog, können jedoch auf die geteilten Inhalte zugreifen, ohne die Datenschutzrichtlinie zu akzeptieren. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Aktivität von Interessenten nicht nachverfolgt, es sei denn, sie erteilen ihre Einwilligung. Wie bei der verpflichtenden Einwilligung können Sie Besucher aus bestimmten Regionen oder Ländern ausschließen; die Vereinigten Staaten sind standardmäßig ausgeschlossen.
   • Keine Zustimmung: Interessenten sehen kein Zustimmungsdialogfeld, was bedeutet, dass ihre Zustimmung implizit erteilt wird. Diese Option ist in allen Regionen verfügbar, beachten Sie jedoch, dass sie je nach lokalen Datenschutzgesetzen in einigen Gebieten möglicherweise nicht legal ist.
3. Um Besucher aus bestimmten Ländern oder Regionen von der Einwilligung auszunehmen, wählen Sie sie im Feld unterhalb der Tracking-Optionen aus.
4. Nach einem festgelegten Zeitraum wird der Interessent aufgefordert, seine Einwilligung erneut zu bestätigen. Um diese Dauer zu konfigurieren, wähle einen Zeitraum im Dropdown-Menü Erneut um Einwilligung bitten nach: 14, 30 oder 60 Tage oder Benutzerdefiniert (bis zu 199 Tage). Die Richtlinien-Vorschau wird sofort aktualisiert, um deine Auswahl widerzuspiegeln.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Recht auf Vergessenwerden

Die Einstellung „Recht auf Vergessenwerden“ stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten und die Freigabeaktivitäten eines Interessenten nach 24 Monaten ohne Aktivität anonymisiert werden. Sobald die Anonymisierung erfolgt ist, sind die Daten des Interessenten in Insights, email- und Link-Freigaben sowie in Shared Spaces nicht mehr mit der Person verknüpft.

• Wenn ein Interessent innerhalb der letzten 24 Monate mit freigegebenen Inhalten interagiert, wird der Zähler auf das Datum der letzten Interaktion zurückgesetzt. Erfolgt innerhalb des 24-monatigen Zeitraums keine Interaktion, werden die Daten anonymisiert.
• Sie können den Zeitraum vor der Anonymisierung ändern oder diese Funktion vollständig deaktivieren. Sie können jeden Zeitraum von mehr als einem Monat festlegen.

1. Klicke neben „Recht auf Vergessenwerden“ auf den Schalter, um die Anonymisierung von Interessentendaten zu aktivieren oder zu deaktivieren. 
2. Wenn die Anonymisierung aktiviert ist, klicken Sie auf Recht auf Vergessenwerden, um die Dauer der Inaktivität festzulegen.
3. Legen Sie die Zeitspanne, nach der vergessen werden soll, auf eine bestimmte Anzahl von Monaten fest. Die minimale Dauer, die eingestellt werden kann, beträgt einen Monat.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Spezifika der Datenvereinbarung

Die Registerkarte "Datenvereinbarungsspezifika" enthält einen Link zu einem Dokument, das die aktuellste Übersicht aller Showpad-Subprozessoren und eine detaillierte Liste der von Showpad verarbeiteten Datenkategorien enthält.

1. Klicken Sie auf Showpad Data Agreements Specifics, um aktuelle Informationen anzuzeigen.