Benutzer per CSV-Datei massenweise importieren und aktualisieren

Erstellen Sie mehrere Nutzer oder aktualisieren Sie vorhandene Nutzer, indem Sie eine CSV-Datei in Showpad hochladen. Die meisten Nutzerverwaltungssysteme, einschließlich HR-Plattformen wie Workday, ermöglichen Ihnen, Nutzerdaten als CSV-Datei zu exportieren, sodass Sie diese Daten in Showpad importieren können, ohne Nutzer einzeln hinzuzufügen.

Nachdem Sie neue Nutzer oder Nutzeraktualisierungen hochgeladen haben, erhalten Sie eine email-Bestätigung mit einer Liste der Nutzer, die erfolgreich importiert oder aktualisiert wurden, sowie derjenigen, bei denen dies nicht der Fall war.

Hinweis: Wir unterstützen CSV-Dateien in UTF-8-Kodierung.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Showpad-Nutzer per CSV-Datei in großen Mengen erstellen
• Aktualisieren Sie Details, Rollen oder Gruppen bestehender Benutzer gesammelt mit einer CSV-Datei
• Verwenden Sie unsere Vorlagen am Ende dieses Artikels

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

So erstellen Sie Benutzer:

1. Exportieren Sie Ihre CSV-Benutzerliste aus einem anderen Verwaltungssystem
2. Formatieren Sie Ihre CSV-Datei ordnungsgemäß
3. Navigieren Sie zu Benutzer
4. Wählen Sie Hinzufügen und dann CSV-Datei importieren aus.

So aktualisieren Sie Benutzer:

1. Exportieren Sie Ihre bestehenden Benutzer aus Showpad
2. Passen Sie die exportierte CSV an die Importvorlage an.
3. Bearbeiten Sie die Zeilen und Spalten für die Benutzer, die Sie aktualisieren möchten.
4. Setzen Sie die Spalte action auf update.
5. Navigieren Sie zu Benutzer und wählen Sie Hinzufügen und dann CSV-Datei importieren aus.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Verwenden Sie die folgenden Schritte, um neue Benutzer zu erstellen oder bestehende zu aktualisieren. Für beide wird dieselbe CSV-Vorlage und derselbe Importbildschirm verwendet. Lesen Sie daher vor Beginn eines der beiden Workflows die Tabelle Spaltenreferenz.

Benutzer erstellen

1. Klicken Sie in der Admin App im oberen Menü auf Nutzer.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann CSV-Datei importieren aus.

3. Wenn Sie die Showpad Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf den Link am Ende dieses Artikels, um die Beispieldatei herunterzuladen, die zu Ihrem Showpad-Plan (Legacy oder eOS) passt. So verstehen Sie, wie Sie Ihre Datei korrekt formatieren. Klicken Sie auf Weiter, um zum Importbildschirm zu gelangen.

   Hinweis: Die Kopfzeile muss alle Spaltennamen enthalten. Wenn in einem Feld Kommas verwendet werden, fügen Sie Anführungszeichen hinzu, damit das System es als ein einziges Feld erkennt.

4. Eine Aufschlüsselung der Spalten in der CSV finden Sie in der Tabelle Spaltenreferenz.

   Hinweis: Die CSV-Datei sollte nicht mehr als 1000 Datenzeilen (Benutzer) enthalten.

5. Sobald Sie bereit sind, ziehen Sie Ihre formatierte CSV-Datei per Drag & Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen, um sie zu finden und hochzuladen.
6. Klicken Sie auf Importieren.
7. Eine Eingabeaufforderung benachrichtigt Sie, dass die Datei zur Verarbeitung in die Warteschlange gestellt wurde. Sie können die Schaltflächenverknüpfungen verwenden, um Neue CSV hochladen oder Zum Benutzer-Tab gehen.
8. Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhalten Sie eine email mit einer Zusammenfassung des Nutzerimports, einschließlich aller erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Importe. Befolgen Sie die Anweisungen in der email, um etwaige Probleme zu beheben.

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Benutzer aktualisieren

Verwenden Sie diesen Workflow, um bestehende Benutzer gesammelt zu bearbeiten, beispielsweise wenn Ihr HR-System die maßgebliche Quelle für Rollen oder Gruppenzuweisungen ist. Exportieren Sie zunächst die aktuelle Liste in Showpad, um zu vermeiden, dass Benutzerdetails überschrieben werden, die Sie nicht ändern möchten.

1. Klicken Sie in der Admin App im oberen Menü auf Benutzer.
2. Sie können den Export mithilfe der Filter oben in der Benutzerliste eingrenzen.
3. Klicken Sie unten in der Benutzerliste auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie CSV exportieren aus.
4. Laden Sie die CSV-Importvorlage für Ihren Tarif unten in diesem Artikel herunter.
5. Passen Sie die exportierte CSV-Datei so an, dass ihre Spalten mit der Importvorlage übereinstimmen:
   • Entfernen Sie die Spalten:
     • erstellt am
     • letzte Anmeldung am
     • letzte Inhaltsaktualisierung
     • Onboarding-Status
     • in Abteilungen befördert
     • verwaltete Gruppen
   • Fügen Sie die Spalten hinzu:
     • Aktion
     • Passwort
     • Passwort beim ersten Login zurücksetzen
   • Stellen Sie bei aktuellen Preismodellen sicher, dass diese Spalte enthalten ist:
     • Lizenztyp
   • Stellen Sie bei älteren Preismodellen sicher, dass diese Spalten enthalten sind:
     • Inhaltlizenztyp
     • Coach-Lizenztyp

6. Aktualisieren Sie die Benutzerdetails zeilenweise. Wenn die neuen Daten aus einer Drittquelle stammen, ordnen Sie jede Zeile dem entsprechenden Benutzer anhand der email-Adresse oder externen ID zu und übernehmen Sie dann die aktualisierten Werte (Rolle, Gruppen, email des direkten Vorgesetzten usw.) in Ihre angepasste CSV.

   Hinweis:
   Die Aktualisierungsaktion überschreibt Felder. Jeder Wert, den Sie in eine Spalte eingeben, ersetzt den vorhandenen Wert für diesen Benutzer. Daher muss die CSV die vollständigen aktuellen Daten jedes Benutzers enthalten, nicht nur die Felder, die geändert wurden. 
   
   Beispiel: Die Spalte groups ersetzt die gesamte Gruppenliste eines Benutzers. Sie ergänzt sie nicht. Geben Sie jede Gruppe an, zu der der Benutzer gehören soll, sowohl bestehende als auch neue. Andernfalls entfernt die Aktualisierung den Benutzer aus jeder nicht angegebenen Gruppe. 
   
   Leere Spalten überschreiben ebenfalls vorhandene Werte. Die Passwortspalten sind eine Ausnahme: Wenn Sie diese leer lassen, wird ein Passwort weder gelöscht noch ein Zurücksetzen erzwungen. Spalten, die vollständig aus der exportierten CSV entfernt wurden, haben keine Auswirkungen auf vorhandene Daten.

7. Geben Sie in der Spalte action für jede Zeile, die Sie aktualisieren möchten, update ein.
8. Wenn Sie bereit sind, laden Sie die Datei hoch: Klicken Sie in der Users-library auf Add und wählen Sie dann CSV-Datei importieren aus.
9. Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhalten Sie eine email mit einer Zusammenfassung der Aktualisierung, einschließlich aller erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Zeilen. Befolgen Sie die Anweisungen in der email, um etwaige Probleme zu beheben.

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Spaltenreferenz

Beispiel-CSV-Dateien mit Nutzerlisten nach Preisplan