Shared Spaces-Leitfaden für Käufer

Shared Spaces sind sichere und kollaborative Seiten, auf denen Geschäftspartner problemlos von jedem Gerät aus auf Inhalte zugreifen und diese teilen können. Sie können Kollegen und potenzielle Kunden einladen, Inhalte anzusehen und alle geteilten Informationen zu kommentieren.

Der Zugriff auf einen Shared Space erfolgt nur auf Einladung. Hochgeladene Assets beider Parteien werden auf Malware gescannt, geschützt und sind nur für das beabsichtigte Publikum sichtbar.

Dieser Artikel erklärt, wie Eingeladene mit dem von einem Showpad-Nutzer erstellten Shared Space interagieren können.

Sehen Sie hier, wie es funktioniert

Hauptmerkmale

• Eine sichere, kollaborative und organisierte Seite für das Teilen von Inhalten, Kommunikation und Planung
• Anzeigen und Reagieren auf freigegebene Inhalte von jedem Gerät aus
• Einladen von Kollegen und Stakeholdern, um Assets anzusehen und zu kommentieren
• Laden Sie Dokumente hoch, wie Preislisten, Verträge, Vereinbarungen, Umfangsdokumente, API-Spezifikationen,...
• Planen und arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter an den nächsten Schritten in Ihrem Einkaufsprozess zusammen

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ein Einladungslink für einen Shared Space
• Ein Webbrowser

Der schnelle Weg

• Zugriff auf einen Shared Space
• Melden Sie sich bei einem Shared Space an
• Profil und Einstellungen bearbeiten
• Laden Sie Kollegen in einen Shared Space ein
• Inhalte anzeigen und Kommentare hinzufügen
• Inhalte herunterladen
• Inhalte in den Shared Space hochladen
• Zusammenarbeit bei den nächsten Schritten

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Zugriff auf einen Shared Space

1. Um loszulegen, öffnen Sie Ihre personalisierte Einladungsemail zum Shared Space und klicken Sie auf Shared Space besuchen.
2. Akzeptieren Sie die Datenschutzhinweise, um Zugang zum Shared Space zu erhalten und seine Funktionen zu entdecken. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Die vollständige Datenschutzerklärung von Showpad finden Sie hier.
3. Wenn Sie keine personalisierte email erhalten haben, um auf einen Shared Space zuzugreifen, und versuchen, über einen Link darauf zuzugreifen, wird Ihre email-Adresse nicht erkannt. Daher werden Sie aufgefordert, Zugriff auf diesen Shared Space anzufordern. Sie können sich anmelden, sobald der Eigentümer Ihnen Zugriff gewährt hat.

Melden Sie sich bei einem Shared Space an

1. Bei Ihrem nächsten Besuch in einem Shared Space werden Sie aufgefordert, Ihre email-Adresse einzugeben und auf Mit Email anmelden zu klicken.
2. Wählen Sie, ob Sie ein Passwort einrichten oder einen 1-Klick-Anmeldelink anfordern möchten.
3. Wählen Sie "1-Klick-Login-Link anfordern", um eine E-Mail zu erhalten, die Sie einlädt, schnell auf den Shared Space zuzugreifen. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Zum Shared Space gehen, um den Shared Space zu betreten.
4. Wählen Sie, ein Passwort einzurichten, um in Zukunft einfachen Zugang zum Shared Space zu haben. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail, in der Sie auf Passwort festlegen klicken müssen.
5. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie auf Shared Space betreten.

Hinweis: Wenn Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an den Support und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, um eine schnelle Lösung zu erhalten.

Profil und Einstellungen bearbeiten

1. Um Ihr Profil zu bearbeiten, klicken Sie oben links auf Ihren Namen oder Ihre email-Adresse und wählen Sie Profil bearbeiten aus.
2. Im Abschnitt Profil bearbeiten füllen Sie Ihre Profilinformationen aus oder ändern Sie diese und klicken Sie auf Speichern.
3. Um Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu bearbeiten, klicken Sie oben links auf Ihren Namen und wählen Sie Meine Einstellungen aus.
4. Prüfe die verschiedenen Optionen, um auszuwählen, welche Benachrichtigungen du erhalten möchtest.
   • Updates für neue Teilnehmer - Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Teilnehmer dem Shared Space beitritt.
   • Neue Inhaltsaktualisierungen - Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Inhalt zum Shared Space hinzugefügt wird.
   • Kommentare - Wenn aktiviert, erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Kommentare im Shared Space. Sie können auch auswählen, ob Sie nur bei @Erwähnungen und Ihren aktiven Threads oder bei allen Kommentaren benachrichtigt werden möchten.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die in Benachrichtigungs-E-Mails verwendete Sprache basiert auf den Browsereinstellungen zur Sprache zum Zeitpunkt des letzten Besuchs des Benutzers im Shared Space.

Laden Sie Kollegen in einen Shared Space ein

Je nach Bedarf können Sie einen Link über eine bevorzugte Plattform oder eine personalisierte Shared Space-Einladung per E-Mail versenden. Wenn Sie diese Optionen nicht sehen, wurden sie möglicherweise vom Shared Space-Besitzer oder dessen Organisation eingeschränkt.

1. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Kolleginnen und Kollegen zu einem Shared Space einzuladen:
   • Link: Klicken Sie auf Link abrufen, um einen Link zu kopieren und mit Ihren Kollegen über eine Plattform Ihrer Wahl zu teilen.
   • Email: Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen, um eine automatische, personalisierte email an alle Beteiligten zu senden.
2. Wenn Sie Ihre Profilinformationen noch nicht ausgefüllt haben, werden Sie dazu aufgefordert, bevor Sie eine Einladung senden können. Klicken Sie in diesem Fall auf Profil vervollständigen, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie dann auf Speichern.
3. Jetzt können Sie die E-Mail-Einladung zum Shared Space an alle Beteiligten senden. Füllen Sie das An-Feld aus, indem Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, die Sie einladen möchten. Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu und klicken Sie auf Einladung senden. Die eingeladenen Personen erhalten eine personalisierte E-Mail direkt in ihren Posteingang.

Inhalte anzeigen und Kommentare hinzufügen

1. Um verfügbare Assets in einem Shared Space anzuzeigen, klicken Sie auf einen beliebigen Ordner oder ein Asset-Vorschaubild, das Sie interessiert. Wenn Sie auf einen Ordner klicken, werden Sie zu einer Seite mit dessen Inhalt weitergeleitet. Wenn Sie auf andere Inhalte (eine Präsentation, ein Bild, ein Video usw.) klicken, wird dieses spezielle Asset geöffnet.
   
2. Sobald Sie auf eine Datei im Shared Space zugegriffen haben, zeigt das rechte Fenster alle Dateiinformationen an, wie das Hinzufügedatum, den Namen des Besitzers und die Dateibeschreibung. Sie können dieses Fenster ausblenden, um sich nur auf die Datei zu konzentrieren. Sie können es wieder einblenden, indem Sie auf die Schaltfläche Details klicken.

3. Unterhalb der Dateiinformationen können Sie alle von anderen Nutzern hinzugefügten Kommentare sehen und eigene Kommentare hinzufügen. Wenn Sie diese Option nicht sehen, könnte sie vom Shared Space-Besitzer oder dessen Organisation eingeschränkt sein.

   Um einen Kommentar zu der Datei zu hinterlassen, klicken Sie auf den Bereich Kommentar schreiben und beginnen Sie zu tippen. Sie können Ihre Kollegen markieren, indem Sie @ gefolgt von deren email-Adressen verwenden. Sobald Ihr Kommentar fertig ist, drücken Sie auf Enter, um ihn zu veröffentlichen. Ihr Kommentar ist für alle sichtbar, die auf diesen Shared Space zugreifen.

4. Wenn Sie Ihren Kommentar löschen möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol in der oberen Ecke Ihres Kommentars und bestätigen Sie mit einem Klick auf Löschen.
5. Standardmäßig erhalten alle Teilnehmer eine Benachrichtigung, wenn ein Kommentar gepostet wird. Wenn ein Teilnehmer eine bestimmte Person mit @ erwähnen möchte, werden nur diese Person und alle anderen Teilnehmer dieses speziellen Kommentar-Threads benachrichtigt.
6. Um einen direkten Link zum Inhalt zu kopieren, klicken Sie in der Liste auf das Dreipunkt-Menü einer Datei oder eines Ordners und wählen Sie Link abrufen aus. Fügen Sie den Link in eine beliebige Nachricht oder email ein, um andere schnell zu einem bestimmten Inhalt im Shared Space zu führen. Wenn Ihr Empfänger keinen Zugriff auf den Shared Space hat, kann er beim Besitzer des Shared Space Zugriff anfordern.

Shared Space-Inhalte herunterladen

Sie können Inhalte aus dem Shared Space auf Ihr Gerät herunterladen. Inhalte können einzeln oder in großen Mengen heruntergeladen werden. Wenn Sie einen Ordner oder mehrere Dateien herunterladen, werden die Inhalte als ZIP file gepackt.

Wenn Sie die Option nicht sehen, ist der Dateityp möglicherweise nicht herunterladbar oder die Download-Berechtigungen sind vom Shared Space-Eigentümer oder dessen Organisation eingeschränkt.

Laden Sie eine einzelne Datei oder einen Ordner herunter

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü der Datei oder des Ordners und wählen Sie Herunterladen aus.
2. Oder klicken Sie auf eine Datei, um sie im Asset Viewer zu öffnen, und klicken Sie dann auf das Download-Symbol.

Inhalte in großen Mengen herunterladen

1. Wählen Sie Inhalte aus, indem Sie das Kontrollkästchen bei jeder Datei und jedem Ordner anklicken.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand auf Download.
3. Die ausgewählten Dateien und Ordner werden als ZIP file heruntergeladen.

Inhalte in den Shared Space hochladen

Möglicherweise müssen Sie Dokumente teilen, um den Verkaufszyklus voranzutreiben, wenn Ihr Gespräch fortschreitet. Dies können beispielsweise API-Spezifikationen, Umfangsdokumente, Verträge und Preislisten sein.

Es ist nicht notwendig, dies per E-Mail oder über andere Kommunikationswege zu tun. Beide Parteien können Dokumente in einem Shared Space hochladen und damit interagieren.

Tipp: Lesen Sie den Artikel zu unterstützten Dateitypen, um die Typen und empfohlenen Größen der Inhalte zu überprüfen, die Sie zu Ihrem Shared Space hinzufügen können.

Sie können Inhalte von Ihrem Gerät hochladen. Sie können außerdem den Titel und die Beschreibung der von Ihnen hochgeladenen Dateien bearbeiten. Das Verschieben, Löschen oder Ändern von Dateien und Ordnern, die von anderen erstellt wurden, ist nicht möglich.

Hinweis: Das Hochladen von Dateien ist nur möglich, wenn der Ersteller des Shared Space dies aktiviert.

1. Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen.
2. Wählen Sie Inhalte von Ihrem Gerät aus.
3. Ihre hochgeladenen Inhalte werden verarbeitet und optimiert, um das beste Erlebnis zu bieten.
4. Ihr Inhalt ist als externer Upload gekennzeichnet. Bearbeiten Sie den Titel und die Beschreibung, indem Sie darauf klicken. Um Ihre hochgeladenen Dateien zu löschen, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Löschen aus. Bitte beachten Sie, dass Sie keine von anderen hochgeladenen Dateien löschen können.

Arbeiten Sie an den nächsten Schritten zusammen

Wenn ein gemeinsamer Aktionsplan zu Ihrem Shared Space hinzugefügt wird, können Sie an der Planung der Next Steps jedes Meilensteins und jeder Aktion in Ihrer Zusammenarbeit teilnehmen.

1. Sehen Sie den gemeinsamen Aktionsplan ein, indem Sie auf die Schaltfläche Next Steps in der Navigationsleiste des Shared Space klicken.
2. Meilensteine mit Aktionen sind hier aufgelistet. Sie können Meilensteine und Aktionen hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen. Sie können auch Fälligkeitsdaten und Beauftragte hinzufügen oder entfernen.
   Um einen Beauftragten hinzuzufügen, der noch nicht am Shared Space teilnimmt, müssen Sie ihn zunächst in den Shared Space einladen. Selbst wenn der eingeladene Teilnehmer die Einladung nicht angenommen hat, kann er dennoch den Aktionspunkten zugeordnet werden.
3. Haken Sie Aktionspunkte ab, sobald sie abgeschlossen sind. Wenn alle Aktionen eines Meilensteins abgehakt sind, wird der Meilenstein als abgeschlossen markiert. Sie können den Fortschritt von Meilensteinen anhand der angezeigten Anzahl der abgeschlossenen Aktionen verfolgen. Der Status von Aktionspunkten und Meilensteinen wird ebenfalls aktualisiert, wenn Aktionen fast fällig oder überfällig sind.

4. Um Ihre Next Step-Benachrichtigungen zu verwalten, wählen Sie Meine Einstellungen aus Ihrem Profil-Icon in der oberen linken Ecke des Shared Space. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

   • Next Steps: Meine Aktionspunkte: Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über Aktionen, die Ihnen zugewiesen sind.
   • Nächste Schritte: Abgeschlossene Aktionen: Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, jedes Mal wenn eine Aktion abgeschlossen ist.
   • Next Steps: Erinnerung: Jedes Mal, wenn Sie auf den Shared Space zugreifen, erscheint ein Erinnerungs-Pop-up, das Ihnen eine Zusammenfassung der abgeschlossenen Aktion anzeigt und Sie an die Next Steps erinnert.

   Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert.

5. Wenn Sie auf den Shared Space zugreifen, werden Sie, sofern aktiviert, durch eine Erinnerung über den Fortschritt des gemeinsamen Aktionsplans und die nächsten Schritte informiert. Klicken Sie auf Siehe Next Steps, um weiterzumachen. Sie können Ihre Erinnerungseinstellungen anpassen, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken oder auf Meine Einstellungen zugreifen. Klicken Sie auf das X, um die Erinnerung zu schließen.