Shared Spaces-Leitfaden für Käufer

Der schnelle Weg

• Zugriff auf einen Shared Space
• Melden Sie sich bei einem Shared Space an
• Profil und Einstellungen bearbeiten
• Laden Sie Kollegen in einen Shared Space ein
• Inhalte anzeigen und Kommentare hinzufügen
• Inhalte in den Shared Space hochladen
• Zusammenarbeit bei den nächsten Schritten

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Zugriff auf einen Shared Space

1. Um loszulegen, öffnen Sie Ihre personalisierte Einladungsemail zum Shared Space und klicken Sie auf Shared Space besuchen.
2. Akzeptieren Sie die Datenschutzhinweise, um Zugang zum Shared Space zu erhalten und seine Funktionen zu entdecken. Sie können die vollständige Datenschutzrichtlinie von Showpad hier lesen.
3. Wenn Sie keine personalisierte E-Mail erhalten haben, um auf einen Shared Space zuzugreifen, und versuchen, über einen Link darauf zuzugreifen, wird Ihre E-Mail-Adresse nicht erkannt. Daher werden Sie aufgefordert, den Zugriff auf diesen Shared Space anzufordern. Sie können sich anmelden, sobald der Eigentümer Ihnen Zugriff gewährt hat.

Melden Sie sich bei einem Shared Space an

1. Bei Ihrem nächsten Besuch in einem Shared Space werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse einzugeben und auf Mit E-Mail anmelden zu klicken.
2. Wählen Sie, ob Sie ein Passwort einrichten oder einen 1-Klick-Anmeldelink anfordern möchten.
3. Wählen Sie "1-Klick-Login-Link anfordern", um eine E-Mail zu erhalten, die Sie einlädt, schnell auf den Shared Space zuzugreifen. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Zum Shared Space gehen, um den Shared Space zu betreten.
4. Wählen Sie, ein Passwort einzurichten, um in Zukunft einfachen Zugang zum Shared Space zu haben. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail, in der Sie auf Passwort festlegen klicken müssen.
5. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie auf Shared Space betreten.

Hinweis: Wenn Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an den Support und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, um eine schnelle Lösung zu erhalten.

Profil und Einstellungen bearbeiten

1. Um Ihr Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf Ihr Avatar in der oberen linken Ecke und wählen Sie Profil bearbeiten.
2. Im Abschnitt Profil bearbeiten füllen Sie Ihre Profilinformationen aus oder ändern Sie diese und klicken Sie auf Speichern.
3. Um Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu bearbeiten, klicken Sie auf Ihr Avatar in der oberen linken Ecke und wählen Sie Meine Einstellungen.
4. Überprüfen Sie die verschiedenen Optionen, um auszuwählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.
   • Updates für neue Teilnehmer - Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Teilnehmer dem Shared Space beitritt.
   • Neue Inhaltsaktualisierungen - Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Inhalt zum Shared Space hinzugefügt wird.
   • Kommentare - Wenn aktiviert, erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Kommentare im Shared Space. Sie können auch auswählen, ob Sie nur bei @Erwähnungen und Ihren aktiven Threads oder bei allen Kommentaren benachrichtigt werden möchten.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die in Benachrichtigungs-E-Mails verwendete Sprache basiert auf den Browsereinstellungen zur Sprache zum Zeitpunkt des letzten Besuchs des Benutzers im Shared Space.

Laden Sie Kollegen in einen Shared Space ein

1. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Kollegen zu einem Shared Space einzuladen:
   • Link: Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie einen Link über eine bevorzugte Plattform oder eine personalisierte Shared Space-E-Mail senden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Link abrufen, um den Link zu kopieren, und teilen Sie ihn mit Ihren Kollegen über eine Plattform Ihrer Wahl.
   • E-Mail: Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen, um eine automatische, personalisierte E-Mail an alle Beteiligten zu senden.
2. Wenn Sie Ihre Profilinformationen noch nicht ausgefüllt haben, werden Sie aufgefordert, dies zu tun, bevor Sie eine Einladung senden können. Klicken Sie in diesem Fall auf Profil vervollständigen, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie dann auf Speichern.
3. Jetzt können Sie die E-Mail-Einladung zum Shared Space an alle Beteiligten senden. Füllen Sie das An-Feld aus, indem Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, die Sie einladen möchten. Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu und klicken Sie auf Einladung senden. Die eingeladenen Personen erhalten eine personalisierte E-Mail direkt in ihren Posteingang.

Inhalte anzeigen und Kommentare hinzufügen

1. Um verfügbare Assets in einem Shared Space anzuzeigen, klicken Sie auf einen beliebigen Ordner oder ein Asset-Thumbnail, das Sie interessiert. Wenn Sie auf einen Ordner klicken, werden Sie zu einer Seite mit dessen Inhalt weitergeleitet. Wenn Sie auf andere Inhalte (eine Präsentation, ein Bild, ein Video usw.) klicken, wird dieses spezifische Asset geöffnet.
2. Sobald Sie auf ein Asset innerhalb des Shared Space zugegriffen haben, zeigt das Paneel auf der rechten Seite alle Dateiinformationen an, wie das Hinzufügedatum, den Namen des Eigentümers und die Beschreibung des Assets. Sie können dieses Paneel ausblenden, um sich nur auf das Asset zu konzentrieren. Sie können es wieder anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Details klicken.
3. Unterhalb der Dateiinformationen können Sie alle von anderen Benutzern hinzugefügten Kommentare anzeigen und Ihre eigenen Kommentare hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Abschnitt Kommentar schreiben und beginnen Sie mit der Eingabe. Sie können Ihre Kollegen taggen, indem Sie @ gefolgt von deren E-Mail-Adressen verwenden. Sobald Ihr Kommentar zur Veröffentlichung bereit ist, drücken Sie Enter. Ihr Kommentar wird für alle sichtbar sein, die auf diesen Shared Space zugreifen.
4. Wenn Sie Ihren Kommentar löschen möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol in der oberen Ecke Ihres Kommentars und bestätigen Sie mit einem Klick auf Löschen.
5. Standardmäßig erhalten alle Teilnehmer eine Benachrichtigung, wenn ein Kommentar gepostet wird. Wenn ein Teilnehmer eine bestimmte Person mit @ erwähnen möchte, werden nur diese Person und alle anderen Teilnehmer dieses speziellen Kommentar-Threads benachrichtigt.

Inhalte in den Shared Space hochladen

Möglicherweise müssen Sie Dokumente teilen, um den Verkaufszyklus voranzutreiben, wenn Ihr Gespräch fortschreitet. Dies können beispielsweise API-Spezifikationen, Umfangsdokumente, Verträge und Preislisten sein.

Es ist nicht notwendig, dies per E-Mail oder andere Kommunikationsmethoden zu tun. Beide Parteien können Dokumente in einen Shared Space hochladen und mit ihnen interagieren. Siehe den unterstützte Dateitypen Artikel, um die Typen und empfohlenen Größen der Inhalte zu überprüfen, die Sie zu Ihrem Shared Space hinzufügen können.

Sie können Inhalte von Ihrer Festplatte hochladen. Sie können den Titel und die Beschreibung für Dateien bearbeiten, die Sie selbst hochgeladen haben. Das Verschieben und Löschen von Dateien und Ordnern, die von anderen erstellt wurden, ist nicht möglich.

Hinweis: Das Hochladen von Dateien ist nur möglich, wenn der Ersteller des Shared Space dies aktiviert.

1. Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen.
2. Wählen Sie Inhalte von Ihrer Festplatte aus.
3. Ihre hochgeladenen Inhalte werden verarbeitet und optimiert, um das beste Erlebnis zu bieten.
4. Ihr Inhalt ist als externer Upload gekennzeichnet. Sie können den Titel und die Beschreibung bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol daneben klicken, oder Ihre hochgeladenen Dateien löschen, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke Ihrer Datei klicken. Beachten Sie, dass Sie keine von anderen hochgeladenen Dateien löschen können.

Arbeiten Sie an den nächsten Schritten zusammen

Wenn ein gemeinsamer Aktionsplan zu Ihrem Shared Space hinzugefügt wird, können Sie an der Planung der Next Steps jedes Meilensteins und jeder Aktion in Ihrer Zusammenarbeit teilnehmen.

1. Sehen Sie den gemeinsamen Aktionsplan ein, indem Sie auf die Schaltfläche Next Steps in der Navigationsleiste des Shared Space klicken.
2. Meilensteine mit Aktionen sind hier aufgelistet. Sie können Meilensteine und Aktionen hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen. Sie können auch Fälligkeitsdaten und Beauftragte hinzufügen oder entfernen.
   Um einen Beauftragten hinzuzufügen, der noch nicht am Shared Space teilnimmt, müssen Sie ihn zunächst in den Shared Space einladen. Selbst wenn der eingeladene Teilnehmer die Einladung nicht angenommen hat, kann er dennoch den Aktionspunkten zugeordnet werden.
3. Haken Sie Aktionspunkte ab, sobald sie abgeschlossen sind. Wenn alle Aktionen eines Meilensteins abgehakt sind, wird der Meilenstein als abgeschlossen markiert. Sie können den Fortschritt von Meilensteinen anhand der angezeigten Anzahl der abgeschlossenen Aktionen verfolgen. Der Status von Aktionspunkten und Meilensteinen wird ebenfalls aktualisiert, wenn Aktionen fast fällig oder überfällig sind.
4. Um Ihre Next Step-Benachrichtigungen zu verwalten, wählen Sie Meine Einstellungen aus Ihrem Profil-Icon in der oberen linken Ecke des Shared Space. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
   
   • Next Steps: Meine Aktionspunkte: Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über Aktionen, die Ihnen zugewiesen sind.
   • Nächste Schritte: Abgeschlossene Aktionen: Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, jedes Mal wenn eine Aktion abgeschlossen ist.
   • Next Steps: Erinnerung: Jedes Mal, wenn Sie auf den Shared Space zugreifen, erscheint ein Erinnerungs-Pop-up, das Ihnen eine Zusammenfassung der abgeschlossenen Aktion anzeigt und Sie an die Next Steps erinnert.

   Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert.

5. Wenn Sie auf den Shared Space zugreifen, werden Sie, sofern aktiviert, durch eine Erinnerung über den Fortschritt des gemeinsamen Aktionsplans und die nächsten Schritte informiert. Klicken Sie auf Siehe Next Steps, um weiterzumachen. Sie können Ihre Erinnerungseinstellungen anpassen, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken oder auf Meine Einstellungen zugreifen. Klicken Sie auf das X, um die Erinnerung zu schließen.