Préparation du tableau de bord de gestion des Shared Spaces pour les responsables

Les responsables ont désormais accès au tableau de bord de gestion des Shared Spaces. Un nouvel outil dans le hub Mon équipe. Ce tableau de bord offre aux responsables commerciaux des informations clés sur les Shared Spaces de leur équipe, les aidant à suivre la progression des transactions, à encadrer efficacement et à gérer les tâches administratives telles que le transfert de propriété lorsqu'un représentant change de rôle.

Pour garantir l'accès à vos responsables, attribuez un responsable direct à chaque utilisateur. Cela crée le lien nécessaire pour des rapports précis et une visibilité du tableau de bord.

Remarque : Seul un responsable direct peut consulter les Shared Spaces de son équipe dans le tableau de bord de gestion des Shared Spaces. Le rôle de responsable Showpad (ou responsable de groupe) implique des responsabilités différentes.

Qu'est-ce qui change ?

Le nouveau tableau de bord de gestion Shared Spaces permet aux gestionnaires de :

• Voir tous les Shared Spaces détenus par leurs collaborateurs directs.
• Suivre l'engagement et la collaboration entre leur équipe et les acheteurs.
• Affichez un aperçu en lecture seule de chaque Shared Space pour voir comment les vendeurs et les acheteurs interagissent.
• Transférer la propriété des Shared Spaces lorsque les membres de l'équipe changent de rôle.
• Archivez, réactivez ou supprimez les Shared Spaces selon vos besoins.

Remarque : Si un utilisateur n'a pas de responsable direct assigné, ses Shared Spaces n'apparaîtront dans le tableau de bord d'aucun responsable. Cela limite la visibilité et les opportunités de coaching.

Comment se préparer

Assignez des responsables directs pour exploiter tout le potentiel du nouveau tableau de bord Shared Spaces. Pour préparer votre organisation au succès, gardez ces bonnes pratiques à l'esprit :

• Faites correspondre les affectations de responsable direct avec votre système RH dans la mesure du possible.
• Assurez-vous que chaque utilisateur a un responsable direct assigné.
• Dites aux managers de contacter leur administrateur Showpad si des membres de l'équipe sont manquants ou incorrectement assignés dans leur tableau de bord.
• Examiner et mettre à jour les affectations après les changements organisationnels.

Choisissez la méthode ci-dessous qui convient le mieux à votre organisation :

• Pour les petites équipes ou les mises à jour individuelles
• Pour les équipes de taille moyenne
• Pour les grandes organisations qui gèrent des données dans des feuilles de calcul
• Pour une gestion automatisée et évolutive
• Pour les grandes organisations avec des groupes difficiles à définir

Pour les petites équipes ou les mises à jour individuelles

Vous pouvez attribuer manuellement un responsable direct via la library Utilisateurs de l'Admin App.

1. Dans l'Admin App, naviguez vers Utilisateurs.
2. Cliquez sur l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un responsable direct.
3. Dans le Panneau de détails des ressources de l'utilisateur, localisez la section Administration des utilisateurs et cliquez sur le champ Responsable direct.
4. Sélectionnez le responsable direct de l'utilisateur dans le menu déroulant et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour les équipes de taille moyenne

Utilisez la modification en bloc pour mettre à jour des groupes d'utilisateurs qui partagent le même responsable direct.

1. Dans l'Admin App, naviguez vers Utilisateurs.
2. Sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer le même responsable direct.
   • Vous pouvez utiliser le filtre Groupes pour affiner votre sélection. Cochez la case de sélection en haut pour sélectionner tous les utilisateurs de la liste filtrée.
3. Cliquez sur Modifier dans la barre d'actions supérieure.
4. Dans la section Détails, sélectionnez Remplacer tout sous Responsable direct, puis choisissez le responsable approprié.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

En savoir plus sur la modification en masse des détails utilisateur.

Pour les grandes organisations qui gèrent des données dans des feuilles de calcul

Utilisez l'exportation et l'importation CSV pour identifier les utilisateurs sans responsables directs et mettre à jour leurs affectations de responsables directs.

1. Dans l'Admin App, naviguez vers Utilisateurs.
2. Commencez par télécharger votre liste d'utilisateurs.
   • Vous pouvez utiliser le filtre Groupes pour affiner votre liste d'utilisateurs exportés, ce qui vous permet de mettre à jour les utilisateurs par lots.
3. Cliquez sur le menu à trois points en bas de la liste des utilisateurs et sélectionnez Exporter CSV.
4. Ensuite, téléchargez le modèle CSV d'importation pour votre plan fourni en bas de cet article.
5. Assurez-vous que les colonnes de votre nouveau fichier CSV d'importation correspondent au modèle de votre plan.
   • Si vous ajustez le CSV exporté :
     1. Pour les plans actuels, assurez-vous que cette colonne est incluse :
        • type de licence
     2. Ou pour les plans hérités, assurez-vous que ces colonnes sont incluses :
        • type de licence de contenu
        • type de licence d'entraîneur
     3. Supprimer les colonnes :
        • créé le
        • dernière connexion à
        • dernière mise à jour du contenu
        • statut d'intégration
        • promu dans les divisions
        • groupes gérés
     4. Ajouter les colonnes :
        • action
        • mot de passe
        • réinitialiser le mot de passe à la première connexion

6. Dans la colonne action, saisissez update dans les lignes des utilisateurs à mettre à jour.

   Remarque : Lors de l'exécution de l'action de mise à jour, les colonnes laissées vides écraseront les valeurs existantes. Exception : laisser les colonnes de mot de passe vides n'effacera pas les mots de passe et ne forcera pas une réinitialisation de mot de passe. Les colonnes supprimées du CSV exporté n'affecteront pas les données existantes.

7. Ajoutez ou mettez à jour la colonne email du responsable direct de chaque utilisateur avec l'adresse email de son responsable, qui doit déjà être un utilisateur Showpad.
8. Une fois prêt, téléchargez le fichier CSV mis à jour dans Showpad. Dans la Users library. Cliquez sur Add users et sélectionnez Import CSV file.

Voir plus d'informations sur la façon de préparer et d'importer une liste CSV d'utilisateurs.

Pour une gestion automatisée et évolutive

Pour la solution la plus efficace et évolutive, nous recommandons d'utiliser l'approvisionnement automatique avec un System for Cross-domain Identity Management (SCIM). Ajoutez le champ du responsable direct à votre connexion SCIM, comme Okta ou Azure AD. Showpad synchronisera alors automatiquement les utilisateurs et leurs lignes hiérarchiques depuis votre fournisseur d'identité. Cela élimine le besoin de mises à jour manuelles, garantissant que vos données sont toujours exactes.

En savoir plus sur l'approvisionnement automatique des utilisateurs à l'aide de la connexion SCIM d'un fournisseur SSO.

Pour les grandes organisations avec des groupes difficiles à définir

Showpad Professional Services peut concevoir et configurer des mappages directs entre les responsables et les utilisateurs. Ceci est utile pour les structures organisationnelles complexes. Contactez votre Account Manager pour en savoir plus sur ce service.

Exemples d'importation CSV utilisateur