Étiquetez et organisez votre Content avec des tags

L'accès au contenu pertinent et connexe dans vos Libraries Showpad est essentiel pour la productivité. Showpad facilite cette tâche pour les administrateurs en organisant et en reliant le contenu grâce aux tags.

Les balises Showpad sont des étiquettes que vous pouvez ajouter aux fichiers, aux Pages et aux Courses. Ces éléments de métadonnées simples mais puissants sont utilisés pour catégoriser, gérer et localiser rapidement votre contenu. Bien qu'elles soient petites, les balises servent plusieurs objectifs :

• Organisation : Segmentez le contenu à l'aide de filtres dans vos Content Libraries.
• Automatisation : Distribuez facilement du contenu vers les Smart Folders, les Pages et les Advanced Experiences.
• Recherche : Activez le filtrage efficace pour les utilisateurs dans les Content et Coach Libraries.
• Share : Unifiez la catégorisation dans votre organisation en partageant des Tags et des catégories de Tags.
• Analyse : Recueillir des informations sur les users et les destinataires. Les Tags jouent un rôle central dans l'utilisation des Recommendations de Content au sein de Salesforce.

Les tags peuvent provenir de l'une des trois origines :

• Local : Tags créés dans la Division que vous consultez.
• Partagé : Tags créés dans une autre Division et partagés avec la Division que vous consultez.
• Externe : Tags créés automatiquement par une intégration avec une application tierce telle que SharePoint. Ces tags ne sont pas modifiables.

Conseil : Si vous utilisez des Divisions, vous pouvez partager des balises entre elles. En combinaison avec le partage global de fichiers, les balises attachées aux actifs de la Division source apparaîtront sur les actifs des Divisions cibles.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Étiquetez et catégorisez vos ressources et vos cours
• Intégrer des ressources dans des Smart Folders, des Pages et des Advanced Experiences dynamiques
• Permet la recherche avancée de Content et de Courses
• Facilite l'utilisation des Content Recommendations dans Salesforce
• Ciblez des analyses de contenu spécifiques en utilisant des filtres dans les rapports avec jusqu'à 25 tags
• Modifiez les tags existants sans casser la structure actuelle. Les tags modifiés seront reflétés dans les configurations actuelles des Dossiers Intelligents.
• Utilisez une application de tableur pour générer une liste de tags à ajouter à la plateforme

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

1. Créer des tags dans la bibliothèque de tags
2. Créer des tags lors de l'ajout de nouveau contenu
3. Mettre à jour et afficher les détails des tags
4. Rechercher et filtrer les tags
5. Organiser les tags en catégories
6. Remplacer une balise par une autre
7. Supprimer les tags
8. Utilisez une application de tableur pour copier et coller une liste de balises
9. Meilleures pratiques pour utiliser les tags

Procédez étape par étape

Remarque : Avant de créer des tags, créez des catégories pour leur fournir une structure organisée. Assurez-vous de consulter nos meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de vos tags.

Créer des balises dans la bibliothèque de balises

1. Accédez à l'onglet Libraries.
2. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Sélectionnez Balises dans la section Tags du menu de gauche pour ouvrir la bibliothèque de balises.
4. Cliquez sur le bouton Créer des balises.

5. Dans le champ Balises, saisissez les noms des nouvelles balises. Séparez les différentes balises par des virgules.

   Remarque : Les noms de tag sont sensibles à la casse et doivent être uniques.

6. Appuyez sur la touche Entrée pour confirmer les nouvelles balises. Showpad vérifiera qu'aucune balise en double n'est créée dans la même Division. Les balises en double apparaîtront en rouge.
7. Pour supprimer un nouveau tag avant de cliquer sur Créer, cliquez sur le X du tag.
8. Optionnellement, vous pouvez attribuer le(s) nouveau(x) tag(s) à des catégories de tag nouvelles ou existantes en recherchant et en sélectionnant une ou plusieurs catégories dans la liste déroulante Ajouter à la catégorie de tag. Pour créer de nouvelles catégories, tapez chacune d'elles et appuyez sur la touche Entrée. Un message d'avertissement apparaîtra si vous ajoutez un tag en double à une ou plusieurs catégories. Les tags en double apparaissent en jaune.
9. Cliquez sur le bouton Créer.

Astuce : Vous pouvez également créer des balises via le bouton Créer dans la bibliothèque des catégories de balises.

Mettre à jour et afficher les détails des tags

1. Dans la bibliothèque de tags, cliquez sur un tag pour afficher ses détails et le mettre à jour si nécessaire. Cela ouvre le panneau de détails du tag avec les sections suivantes :
   • Dissocier : Si le tag a une origine externe, vous pouvez cliquer sur l'icône Dissocier pour le déconnecter d'une library synchronisée.
      

   • Nom : Cliquez sur le nom du tag pour le modifier. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

     Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le nom d'un tag partagé ou externe.

   • Vue d'ensemble : Affiche l'origine du tag (Partagé, Local ou Externe), la Library à laquelle il appartient et la date à laquelle le tag a été ajouté.
   • Organisé dans : Pour ajouter le tag à une ou plusieurs catégories, cliquez sur Catégories et recherchez et sélectionnez une ou plusieurs catégories dans la liste déroulante. Pour créer de nouvelles catégories, tapez chacune d'elles et appuyez sur la touche Entrée. Pour supprimer des catégories, cliquez sur le X à côté de chacune. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.
   • Utilisation : Ceci affiche les fichiers, Pages et cours auxquels le tag est attribué et les composants dans lesquels il est utilisé comme filtre. Sous Attribué à, cliquez sur Ressources (fichiers ou Pages) ou Cours pour afficher une liste des éléments auxquels le tag est attribué. Sous Utilisé dans, cliquez sur un composant (Experiences, Pages, Filtres enregistrés ou Homepages) pour afficher la liste des composants dans lesquels le tag est utilisé comme filtre.

   • Traduction : Ceci est utilisé pour gérer les traductions alimentées par IA de l'étiquette. Cliquez sur une langue pour activer ou désactiver les traductions. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

     Remarque : Cela nécessite que les traductions de tags alimentées par l'AI soient activées. Consultez l'article Traduire les tags avec Showpad AI pour plus d'informations.

Rechercher et filtrer les tags

1. Dans la bibliothèque de tags, recherchez des tags à l'aide de la barre de recherche.
2. Vous pouvez filtrer vos résultats par :
   • Catégories : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs catégories de balises dans la Division.
   • Libraries: Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs Divisions.
3. Cliquez sur Effacer les filtres pour effacer les filtres sélectionnés.
4. Pour afficher et réorganiser les colonnes dans la library de tags, cliquez sur l'icône de visibilité des colonnes à droite des colonnes.
   • Sélectionnez les colonnes à afficher. La colonne du nom du tag est obligatoire. Cochez ou décochez les cases pour afficher les colonnes. Voir le tableau de description des colonnes pour plus de détails.
   • Pour réorganiser les colonnes, cliquez et faites glisser l'icône de glissement à côté du nom d'une colonne.
   • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Votre vue ajustée est enregistrée jusqu'à ce que vous la modifiiez, et elle ne se réinitialisera pas automatiquement.
5. Vous pouvez trier vos résultats par nom de tag, Date d'ajout et Dernière mise à jour en cliquant sur les noms de colonnes correspondants.

Organiser les balises

Vous pouvez organiser les tags en catégories locales individuellement ou en masse dans la bibliothèque de tags.

1. Accédez à l'onglet Libraries.
2. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Sélectionnez Balises dans la section Tags du menu de gauche pour ouvrir la bibliothèque de balises.

Organisez les tags individuellement

1. Cliquez sur le menu à trois points à côté du tag que vous souhaitez organiser et sélectionnez Organiser.
2. Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs catégories dans la liste déroulante. Pour créer de nouvelles catégories, tapez chacune d'elles et appuyez sur la touche Entrée. Pour supprimer des catégories, cliquez sur le X à côté de chacune.
3. Cliquez sur Ajouter.

Organiser les tags en masse

1. Sélectionnez un ou plusieurs tags en cochant leurs cases. Vous pouvez tout sélectionner en cochant la case dans l'en-tête du tableau.
2. Cliquez sur Organiser.
3. Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs catégories dans la liste déroulante. Pour créer de nouvelles catégories, tapez chacune d'elles et appuyez sur la touche Entrée. Pour supprimer des catégories, cliquez sur le X à côté de chacune.
4. Cliquez sur Ajouter.

Alternativement, vous pouvez organiser des tags catégorisés par glisser-déposer dans la bibliothèque des catégories.

Organisez les tags par glisser-déposer

1. Accédez à l'onglet Libraries.
2. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Sélectionnez Catégories dans la section Tags du menu de gauche pour ouvrir la bibliothèque des catégories.
4. Localisez un tag dans une catégorie ou une sous-catégorie en cliquant sur la flèche à côté d'une catégorie pour développer la vue.
5. Cliquez et maintenez l'icône de glisser à côté du tag que vous souhaitez organiser. Faites glisser le tag sur une catégorie différente jusqu'à ce qu'elle devienne bleue, puis déposez le tag.

Remplacer la balise

Lorsque vous remplacez un tag, il est supprimé de la bibliothèque de tags. Le nouveau tag le remplace pour tous les actifs et les Courses auxquels il est assigné, ainsi que pour tous les filtres dans lesquels il est utilisé.

Remarque : Vous ne pouvez pas remplacer une balise externe.

1. Dans la bibliothèque de balises, sélectionnez une balise locale à remplacer. Si une balise est partagée, vous devez la sélectionner dans sa Division d'origine. Cliquez sur l'une des options suivantes :
   • sur la balise pour ouvrir son Panneau de détails des ressources, puis cliquez sur l'icône Remplacer.
   • le menu trois points de la balise, puis sélectionnez Remplacer.
2. Recherchez une balise pour remplacer la balise que vous avez sélectionnée. Saisissez le nom de la balise ou sélectionnez-la dans la liste déroulante.
3. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Remplacer.

Supprimer la balise

Vous pouvez supprimer les tags locaux individuellement ou en masse. Si un tag est partagé, vous devez le sélectionner dans sa Division d'origine.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer une balise externe.

1. Accédez à la bibliothèque de tags dans l'onglet Libraries.

Supprimer les balises individuellement

1. Sélectionnez un tag local à supprimer. Cliquez sur :
   • sur le tag pour ouvrir son panneau de détails. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
   • le menu trois points de la balise, puis sélectionnez Supprimer.
2. Confirmez en cliquant sur Supprimer.

Supprimer les tags en masse

1.  
   1. Sélectionnez un ou plusieurs tags en cochant leurs cases. Vous pouvez tout sélectionner en cochant la case dans l'en-tête du tableau.
   2. Cliquez sur Supprimer.
   3. Confirmez en cliquant sur Supprimer.

Utilisez une application de tableur pour copier et coller une liste de balises

1. Créez, organisez ou réorganisez les tags que vous souhaitez utiliser dans une application de feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets. Listez-les un par cellule dans la colonne A.
   
2. Nous avons besoin d'une liste de tags séparés par des virgules. Pour ce faire, copiez le premier tag dans le champ C1. Ensuite, collez la formule =C1&","&A2 dans le champ C2. Faites glisser la formule vers le bas, et tous les tags seront ajoutés, séparés par une virgule.
   
3. Copiez les tags.
   
4. Dans l'application Admin de Showpad, accédez à l'onglet Libraries.
5. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
6. Ouvrez la bibliothèque des tags.
7. Cliquez sur le bouton Créer des balises. Collez les balises dans le champ Balises et appuyez sur la touche Entrée.
8. Optionnellement, vous pouvez attribuer les nouveaux tags à des catégories de tags nouvelles ou existantes en recherchant et en sélectionnant une ou plusieurs catégories dans la liste déroulante. Pour créer de nouvelles catégories, tapez chacune d'elles et appuyez sur la touche Entrée.
9. Cliquez sur le bouton Créer.

Meilleures pratiques