Partager les Tags entre les Libraries/Divisions Mise à jour 13 juin 2025 15:05 Vous pouvez créer une "taxonomie partagée" en partageant des Tags et des catégories de Tags dans toute votre organisation. Cela aide les entreprises à établir un système de catégorisation unifié à travers différentes régions, unités commerciales et marques, vous permettant de gérer le Content et les users indépendamment les uns des autres. Pour rappel, les tags sont des métadonnées (étiquettes) ajoutées aux assets et aux Courses, utilisées pour : organiser (segmenter en utilisant des filtres dans les bibliothèques Contenu et Coach) automatiser (distribuer du contenu à des dossiers intelligents et à des conteneurs dynamiques) recherche (filtres pour les utilisateurs, filtres pour les bibliothèques de contenu et de coach) analyser (recueillir des informations sur utilisateur et sur les destinataires) Les Libraries/Divisions segmentent différentes régions, unités commerciales et marques. Cela vous permet, en tant que client entreprise, de gérer le Content et les users indépendamment les uns des autres. Lors de l'utilisation des Libraries/Divisions, vous pouvez créer des assets globaux partagés entre les Libraries/Divisions. Lorsque le partage de tags est activé, les tags associés sont transférés et peuvent être utilisés pour remplir du contenu dynamique, tel que des filters et des Smart Folders. Cet article explique le partage de tags entre les Libraries/Divisions dans un environnement d'entreprise plus vaste. Remarque : Nous recommandons vivement de définir des directives internes de balisage et de déterminer la responsabilité du balisage au sein de votre organisation. Découvrez à quoi ça ressemble Caractéristiques principales Créez une « taxonomie partagée » entre toutes les divisions Combiné avec des assets globaux, les tags attachés aux assets dans la Library/Division source apparaissent sur les assets dans la Library/Division cible Le partage de tag est activé au niveau de la Library/Division Tous les tags de la Division activée peuvent être utilisés dans toutes les autres Libraries/Divisions Les noms de tag en double sont pris en charge, ce qui pourrait entraîner plusieurs tags avec le même nom si la bibliothèque/division cible contient déjà un tag avec le même nom que la bibliothèque/division source. Vous avez besoin de cela pour réussir Plan : eOS Expert, eOS Avancé, eOS Professionnel Plan précédent : Showpad Platform Autorisations : Administrateur Le chemin rapide Examinez les scénarios et les cas d'utilisation pour le partage des balises Activer le partage global des balises Remplacez les tags locaux par des tags partagés Meilleures pratiques Procédez étape par étape Examinez les scénarios et les cas d'utilisation pour le partage des balises Le cas d'utilisation principal du partage de tags est la création d'une taxonomie de tags commune à travers plusieurs Libraries/Divisions. Ces scénarios sont particulièrement pertinents si vous avez une approche marketing centralisée avec une équipe marketing mondiale. Remarque : Si vous avez une stratégie marketing décentralisée où les régions fonctionnent de manière indépendante, vous ne bénéficierez peut-être pas autant d'une taxonomie partagée. Scénario Considérations Plusieurs Libraries/Divisions par région Votre instance Showpad est divisée en plusieurs divisions par région. Chaque région utilise le même ensemble de balises. Le partage de tags à partir d'une bibliothèque/division principale permet d'utiliser ces tags dans toutes les autres bibliothèques/divisions sans que les admins régionaux aient besoin de les recréer. Cela permet également à l'‘admin global’ de contrôler la cohérence dans toutes les bibliothèques/divisions. Dans ce scénario, les admins des Libraries/Divisions régionales devraient être des Promoted Members sans accès à la création de tags. Plusieurs Libraries/Divisions par région avec un sous-ensemble de tags Votre instance Showpad est divisée en plusieurs Libraries/Divisions par région. Chaque région utilise le même ensemble de tags. La Library/Division principale contrôle un sous-ensemble de tags, par exemple, la langue, le type d'asset, etc. Les administrateurs régionaux sont autorisés à créer et à contrôler des balises spécifiques à leur région. Dans ce scénario, les admins des Libraries/Divisions régionales devront rester admins. Avoir une structure de tag définie ou des directives à travers les régions est crucial lors de l'application de ce cas d'utilisation. Expériences Classiques Similaires à travers les Libraries/Divisions Dans ce scénario, les Dossiers Intelligents utilisent un ensemble commun de Tags. Au lieu de devoir recréer les tags dans chaque Library/Division séparément, l'utilisation de tags partagés simplifie et accélère le processus de déploiement. Les administrateurs peuvent garantir la cohérence et l'efficacité en mettant en œuvre des tags partagés lors de la population de leurs Dossiers Intelligents dans les Expériences Classiques dans plusieurs Libraries/Divisions. Remarque : Sachez que vous ne voyez pas quels tags sont utilisés pour remplir les Smart Folders. Pages similaires dans les Libraries/Divisions Dans ce contexte, les blocs de ressources intelligentes attribués aux pages auront des balises similaires. En s'assurant que les blocs d'actifs intelligents ont les mêmes balises, les administrateurs peuvent améliorer le flux de travail et la productivité lorsqu'ils travaillent avec des pages. Un étiquetage cohérent permet une gestion et une récupération plus faciles des assets, ce qui se traduit finalement par des processus plus rationalisés pour remplir le content dans les Pages. Besoin d'analytique à travers les Libraries/Divisions Avoir une taxonomie partagée facilite l'obtention d'informations via l'analyse à travers les Libraries/Divisions. Sans une taxonomie partagée, des filtres complexes sont nécessaires pour visualiser les informations souhaitées. Retour en haut de la page Activer le partage global des balises Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres. Cliquez sur Divisions. Sélectionnez la Library/Division à partir de laquelle vous souhaitez partager des tags, puis cliquez sur Modifier. Sélectionnez le scénario de partage qui s'applique aux directives et au cas d'utilisation de votre organisation. Cliquez sur Mettre à jour. Retour en haut de la page Remplacer les tags locaux par des Tags partagés Si vous avez une Library/Division avec des tags locaux, vous pouvez les remplacer par des tags partagés pour suivre les directives de "taxonomie partagée" de votre entreprise. Accédez à l'onglet Libraries, sélectionnez une Library/Division, et ouvrez All Tags. À partir d'ici, vous avez deux options : cliquez sur le menu à trois points à droite d'un tag, puis cliquez sur Remplacer. cliquez sur le tag pour ouvrir son panneau de détails, puis cliquez sur l'icône de remplacement. Sélectionnez un tag partagé dans la Section globale de la liste déroulante. Cliquez sur le bouton Remplacer. Vous serez informé que le tag original sera remplacé dans tous les assets et instances. Retour en haut de la page Meilleures pratiques Choses à considérer Suggestions Définir et documenter un ensemble de directives de balisage en interne. Définissez des limites et des règles internes pour déterminer qui doit créer et modifier les tags, en suivant des directives spécifiques. Soyez cohérent avec les conventions de nommage sur lesquelles vous vous êtes mis d'accord, et faites attention à la grammaire et au formatage lors de la création ou de la modification de vos tags. Partagez uniquement les tags d'une seule Library/Division. C'est la meilleure façon d'établir et de maintenir une taxonomie cohérente qui peut évoluer en fonction de vos besoins. Évitez la redondance des tags partagés et des catégories de tags. Les tags et les catégories de tags de la Library/Division source doivent être les tags maîtres. Un tag portant le même nom dans une Library/Division cible doit être remplacé par le tag partagé de la Library/Division source. Soyez attentif aux tags avec des noms en double. Bien que Showpad prenne en charge les balises avec des noms dupliqués, chaque balise fonctionnera indépendamment des autres car chaque balise a un numéro d'identification unique. Si vous n'éliminez pas la redondance des balises, vous risquez d'obtenir des résultats inattendus en matière de rapports, de contenu et de gestion des cours. Utilisez les Tags partagés existants chaque fois que possible. Évitez de créer de nouvelles balises lorsqu'il existe déjà une balise qui répond à vos besoins. Supprimez périodiquement les tags partagés inutilisés. Évitez l'encombrement en supprimant les balises inutilisées. Retour en haut de la page Articles associés Mettre en place des recommandations de contenu intelligentes Explication du traitement des fichiers sur Showpad Créer des modèles de Page Notes de version de la plateforme en ligne Configurer les rapports Coach dans Salesforce