Utilisez les Smart Folders pour organiser le content automatiquement

Les Smart Folders sont un type spécial de dossier que vous pouvez ajouter à vos Classic Experiences pour organiser votre Content. Comme son nom l'indique, les Smart Folders se distinguent des dossiers réguliers par leur capacité à analyser le Content en fonction du type de fichier, des propriétés, des tags spécifiques et des sources, et à intégrer automatiquement les assets qui correspondent aux critères définis.

Les Smart Folders peuvent réduire considérablement le temps que vous passeriez autrement à ajouter du Content aux Experiences et aux Folders. Parce que les Smart Folders sont conçus pour organiser le Content automatiquement, les Folders réguliers créés manuellement ne peuvent pas être convertis en Smart Folders. Les Folders réguliers et les Smart Folders coexistent dans votre instance Showpad pour offrir différentes façons d'organiser le Content en fonction des besoins de votre équipe.

L'ordre dans lequel les assets sont affichés pour les users dans les Smart Folders n'est pas sensible à la casse. Il affiche d'abord les caractères et les symboles avant les noms de fichiers qui commencent par un chiffre et regroupe les chiffres ensemble. Par exemple, "a"="A", "Asset.PDF" sera affiché avant "1Asset.PDF", et "1Asset.PDF", "2Asset.PDF" seront affichés avant "10Asset.PDF".

Regardez comment ça marche

• Automatisez la distribution des assets qui répondent à vos paramètres
• Réduisez le temps passé à remplir les Experiences avec du content
• Filtrer les Smart Folders en fonction du type de fichier, de la propriété, des tags, de la locale, de l'auteur et de la source

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

1. Ouvrir une Expérience classique dans l'Experience Builder.
2. Créer un Smart Folder.
3. Modifiez l'icône, ajoutez des informations et configurez la visibilité.
4. Définir les critères pour remplir le contenu automatiquement.
5. Modifier ou déplacer un Smart Folder.

Procédez étape par étape

Ouvrez le générateur d'Expériences

1. Dans l'application Admin, accédez à l'onglet Bibliothèques.
2. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Cliquez sur Expériences dans le menu de gauche.
4. Sélectionnez une Expérience Classique dans la bibliothèque des Expériences.
5. En haut du Panneau de détails des ressources de l'Expérience, cliquez sur Ouvrir Experience Builder.

Créez un Smart folder

1. Vous pouvez placer le Smart Folder au niveau supérieur de l'Experience ou dans un autre folder. Pour l'ajouter en tant que sous-folder, ouvrez le folder où vous souhaitez insérer le Smart Folder.
2. Dans Experience Builder, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Dossier intelligent dans le menu déroulant.
3. Pour donner au Smart Folder une Icône personnalisée, cliquez sur Parcourir ou faites glisser et déposez l'icône dans l'espace prévu.
4. Fournissez un nom de Smart Folder et ajoutez éventuellement une Description.
5. Sélectionnez une option de Folder si nécessaire :
   • Masquer l'étiquette dans l'Experience : Cette option masque le nom du Folder dans l'Experience. Elle est utile lorsque vous avez créé des icônes personnalisées pour vos Folders qui ont déjà le nom du Folder dans l'icône.
   • Masquer le folder en Kiosk Mode : Cochez cette case pour masquer le folder lorsqu'un user active le Kiosk Mode.

Configurer les critères de contenu

1. Dans la section Paramètres du Smart Folder, définissez les critères que le Content doit remplir pour être ajouté au Smart Folder. Notez que vous devez définir au moins une option. Vous pouvez sélectionner différents critères pour affiner le Content ajouté automatiquement au Folder.
2. Filtrer le contenu par type de fichier, propriété, tags, locale, auteur et source :
   • Pour remplir le Folder avec uniquement des types de File type spécifiques ou des propriétés d'asset, cliquez sur File type ou Propriété et sélectionnez-les dans la liste.
   • Pour inclure des assets avec des Tags spécifiques, spécifiez les paramètres.
     • Correspondre à TOUS ces tags : Exclure le contenu qui n'a pas tous les tags.
     • Correspond à N'IMPORTE LEQUEL de ces tags : Ajoutez des résultats qui correspondent à un seul tag.
     • Ne correspond à AUCUN de ces tags : Choisissez les tags de contenu à exclure.

     Remarque : La modification des tags déclenche automatiquement un retraitement. En savoir plus sur le traitement des Experience.

   • Pour inclure des assets associés à des Locales spécifiques, spécifiez les paramètres.
     • Correspondre à TOUS ces langues et pays : Exclure le contenu qui n'inclut pas toutes ces propriétés de locale.
     • Correspond à l'UNE de ces langues et pays : Ajoutez des résultats qui correspondent à n'importe quelle propriété de locale.
     • Ne correspond à AUCUNE de ces langues et pays : Choisissez les propriétés de locale à exclure.
   • Utilisez le filtre Source pour affiner la source des assets en spécifiant Toutes les Libraries, Autres Libraries, ou la Library à laquelle l'Experience appartient.
3. Alternativement, vous pouvez utiliser un filtre enregistré. Pour ce faire, cliquez sur le champ Sélectionner un filtre enregistré et sélectionnez le filtre souhaité dans la liste déroulante.
4. Ouvrez la liste déroulante Trier les fichiers par et choisissez le critère de tri. Triez vos fichiers dans l'ordre croissant ou décroissant respectivement.
5. Dans le champ Limiter le nombre de fichiers à, entrez le nombre maximum d'assets à inclure dans votre Smart Folder.
6. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Modifier ou déplacer un Smart Folder

1. Survolez un Smart Folder dans l'Experience Builder, cliquez sur l'icône d'engrenage, et sélectionnez Modifier l'élément. Alternativement, en visualisant un Smart Folder ouvert, cliquez sur le lien la configuration dans le message au-dessus des assets.
2. Ajustez les paramètres et les critères selon les besoins.
3. Pour déplacer le Smart Folder, faites défiler jusqu'à la section Location et sélectionnez une nouvelle Experience ou Folder.
4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Remarque : Lors du déplacement de Smart Folders entre les Expériences, veuillez noter que le paramètre Masquer les dossiers vides de l'Expérience peut prendre jusqu'à 5 minutes pour s'activer.