Installer le connecteur Box de nouvelle génération

Lorsque votre organisation stocke des supports dans Box, les synchroniser directement avec Showpad garantit que votre équipe commerciale a toujours accès aux documents les plus récents sans mises à jour manuelles. Cela fait gagner du temps sur l'administration, vous permettant de vous concentrer sur la création d'un excellent contenu.

Les organisations et les autorisations changent, vous pouvez donc modifier la propriété de la synchronisation si nécessaire.

Les mises à jour du contenu dans votre stockage cloud Box seront reflétées dans la Library de fichiers de l'Admin App. Cependant, si vous supprimez un dossier ou un élément synchronisé dans Box, il sera archivé dans Showpad au lieu d'être supprimé définitivement. Utilisez l'outil de surveillance de Showpad pour suivre l'activité des éléments et enregistrer les modifications.

Voir à quoi cela ressemble

Fonctionnalités clés

• Simplifie la gestion de vos ressources dans Showpad
• Garantit qu'il existe une source unique de vérité pour vos supports commerciaux
• Fournit des mises à jour et des informations sur l'activité des ressources
• Possibilité de changer la propriété de la synchronisation
• Lier plusieurs comptes Box entre les Divisions ou à une seule Division
• Les mises à jour du contenu Box se synchronisent automatiquement avec Showpad
• Les ressources supprimées dans la Box sont archivées dans Showpad

Vous en avez besoin pour réussir

Remarque : Vous ne pouvez pas renommer un fichier, le déplacer vers la corbeille ou télécharger une nouvelle version dans l'Admin App s'il a été synchronisé depuis Box.

Remarque : Vous devez créer et gérer les tags liés aux ressources synchronisées dans l'Admin App. Les tags ne sont pas transférables depuis Box.

La méthode rapide

• Installer l'application Box
• Se connecter à Box
• Confirmer la configuration
• Trouvez les détails dans le tableau de bord

Faites cela étape par étape

Installer l'application Box

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour accéder aux Paramètres.
2. Dans la section Showpad Apps, sélectionnez Gérer les applications.
3. Cliquez sur le bouton Installer l'application.
4. Sélectionnez l'application Box pour l'installer. Assurez-vous de cocher la case Installer automatiquement la nouvelle version lorsqu'elle est disponible (par défaut).
5. Cliquez sur Installer.
6. Une fois l'application installée, vous devrez autoriser l'intégration.

Se connecter à Box

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3. La première fois que vous ouvrez l'application Box, il vous sera demandé d'autoriser l'intégration. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Autoriser.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle connexion.
5. Sélectionnez la Division à laquelle vous connecter et cliquez sur le bouton Se connecter à Box. Cela garantit que votre connexion sait vers quelle Division synchroniser les ressources. Si vous n'avez pas plusieurs Divisions, la liste déroulante ne s'affiche pas.
6. Cela ouvrira une fenêtre externe, vous permettant d'autoriser l'application Showpad à lire les ressources. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Accorder l'accès à Box.
7. Cliquez sur Suivant.

8. Sélectionnez les dossiers à utiliser en cochant les cases correspondantes.

   Remarque : Pour des raisons de confidentialité, les autres administrateurs Showpad ne peuvent pas voir les dossiers sélectionnés. Ils ne sont visibles que pour vous, le propriétaire de l'intégration.

9. Dans la section Valeurs par défaut des attributs, vous pouvez ajouter des tags qui seront ajoutés à tous les éléments synchronisés depuis cette connexion spécifique. Sélectionnez dans la liste déroulante ou saisissez un tag.
10. Cliquez sur Suivant.

Confirmer la configuration

La dernière étape vous permet de réviser votre configuration, de fournir un nom de connexion (facultatif) et de spécifier la fréquence de synchronisation.

1. Saisissez du texte dans Nom de la connexion pour fournir un nom descriptif optionnel pour la connexion. Ce nom sera affiché dans le tableau de bord de la connexion.

2. Dans la liste déroulante Fréquence de synchronisation, sélectionnez la fréquence à laquelle les données sont synchronisées entre Showpad et Box. La fréquence par défaut est de 15 minutes, ce qui signifie que les systèmes se synchroniseront toutes les 15 minutes. Les fréquences suivantes sont prises en charge :

   	Fréquence	Description
   	15 min	(par défaut) Les données sont synchronisées toutes les 15 minutes.
   	30 min	Les données sont synchronisées toutes les 30 minutes.
   	1 heure	Les données sont synchronisées toutes les heures.
   	2 heures	Les données sont synchronisées toutes les 2 heures.
   	3 heures	Les données sont synchronisées toutes les 3 heures.
   	4 heures	Les données sont synchronisées toutes les 4 heures.
   	6 heures	Les données sont synchronisées toutes les 6 heures.
   	8 heures	Les données sont synchronisées toutes les 8 heures.
   	12 heures	Les données sont synchronisées toutes les 12 heures.
   	24 heures	Les données sont synchronisées toutes les 24 heures.

3. Assurez-vous que l'option Activé est sélectionnée pour activer immédiatement la synchronisation. Si vous laissez cette option non sélectionnée, la synchronisation sera sauvegardée dans un état désactivé et prête à être activée ultérieurement.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer la connexion.

Une fois enregistrée, un aperçu de la configuration s'affiche :

Des icônes sont disponibles pour vous permettre d'effectuer les actions suivantes :

• Activé : Vous pouvez activer ou désactiver la synchronisation en basculant l'interrupteur.
• Se reconnecter : Vous pouvez reconnecter la synchronisation et vous connecter à nouveau au compte Box.
• Actualiser : Vous pouvez déclencher une resynchronisation immédiate de tous les éléments. Cette action n'affecte pas la planification de fréquence configurée.

Le menu à trois points propose les options suivantes :

• Modifier : Vous pouvez modifier les paramètres de configuration.
• Dupliquer : Vous pouvez créer une nouvelle connexion pour une Division différente ou réutiliser la connexion avec des paramètres différents.
• Transférer la propriété : Vous pouvez transférer la propriété de la connexion vers vous-même. Notez que cette option n'est visible que pour les connexions dont vous n'êtes pas propriétaire.
• Supprimer : Vous pouvez supprimer la connexion.

Tableau de bord

Le tableau de bord Box vous donnera un aperçu des actions qui se déroulent avec vos ressources.

Au premier coup d'œil, l'onglet Métriques affiche des statistiques sur le nombre total de fichiers actuellement synchronisés avec Box, la dernière synchronisation réussie, la dernière synchronisation échouée et le statut de connexion.

Le graphique ci-dessous montre combien d'éléments ont été créés, mis à jour et supprimés par la synchronisation dans une période donnée. Modifiez les plages de dates pour comparer les données et regroupez par mois, semaine, jour ou heure.

Dans l'onglet Événements, vous trouverez un aperçu des ressources synchronisées avec Box avec des détails plus granulaires liés à la synchronisation.

Vous pouvez rechercher un actif spécifique, filtrer par plage de dates ou trier les résultats selon vos besoins. Vous pouvez également rechercher les événements ayant échoué pour une raison particulière. Veuillez consulter le menu déroulant pour voir tous les scénarios d'échec possibles dans votre intégration.