Installez le connecteur Google Drive de nouvelle génération

Lorsque votre organisation stocke des documents dans Google Drive, ceux-ci doivent rester la seule source de vérité pour votre équipe de vente. La synchronisation du contenu directement depuis Google Drive garantit que Showpad affiche toujours les documents les plus à jour sans mises à jour manuelles. Cela permet de gagner du temps sur l'administration, vous laissant vous concentrer sur la création de contenu de qualité.

Les mises à jour du contenu dans votre Google Drive seront reflétées dans la library Files de l'Admin App. Cependant, si vous supprimez un dossier ou un élément synchronisé dans Google Drive ou si vous le déplacez vers un dossier non synchronisé, il sera archivé dans Showpad au lieu d'être supprimé définitivement. Utilisez l'outil de surveillance de Showpad pour suivre l'activité des éléments et enregistrer les modifications.

Le contenu synchronisé depuis Google Drive apparaîtra dans Showpad avec les extensions Google Drive (.gslide, .gdoc, .gsheet). Cependant, ces fichiers peuvent être modifiés à l'aide des applications Microsoft Office, telles que MS Word (si installé), et seront téléchargés dans leurs formats Office correspondants, tels que .doc.

Astuce : Si vous ne souhaitez pas que les commentaires de votre document Google Drive apparaissent dans Showpad, marquez tous les commentaires comme résolus ou supprimez-les.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Rationalise la gestion de vos actifs dans Showpad
• garantit l'existence d'une source unique de vérité pour vos garanties.
• Changement de propriété de la synchronisation
• Fournit des informations sur l'activité et les mises à jour des actifs
• Prise en charge de l'ajout de raccourcis dans Google Drive
• Liez plusieurs comptes Google Drive entre les divisions ou à une seule division
• Les mises à jour de contenu sur Google Drive se synchronisent automatiquement avec Showpad
• Les ressources supprimées dans Google Drive sont archivées dans Showpad
• Les fichiers natifs (Gslides, Gsheets et Gdocs) sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad

Remarque: Si vous avez l'intégration Google Slides, les fichiers .gslide dans votre bibliothèque de fichiers sont compatibles avec PowerPoint. C'est parce que Google Slides exporte les fichiers dans un format PowerPoint, permettant une édition sans faille. Apprenez-en plus sur comment modifier les fichiers Google pour personnaliser votre contenu.

Vous avez besoin de cela pour réussir

Remarque : Vous ne pouvez pas renommer un fichier, le déplacer vers la corbeille ou télécharger une nouvelle version dans l'application Admin si elle a été synchronisée depuis Google Drive.

Remarque : Vous devez créer et gérer les tags liés aux actifs synchronisés dans l'Admin App. Ni les tags ni les descriptions des actifs ne sont transférables depuis Google Drive.

Le chemin rapide

1. Installez l'application Google Drive
2. Connectez-vous à Google Drive
3. Confirmer la configuration
4. Trouvez les détails dans le tableau de bord
5. Déplacer en toute sécurité des fichiers entre les dossiers Google Drive
6. Comprendre l'attribution de l'auteur des ressources synchronisées avec Google Drive

Procédez étape par étape

Installez l'application Google Drive

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour accéder aux Paramètres.
2. Dans la section Applications Showpad, sélectionnez Gérer les applications.
3. Cliquez sur le bouton Installer l'application.
4. Sélectionnez l'application Google Drive pour l'installer. Assurez-vous de cocher la case Installer automatiquement la nouvelle version lorsqu'elle est disponible (par défaut).
5. Cliquez sur Installer.
6. Une fois l'application installée, vous devrez autoriser l'intégration.

Connectez-vous à Google Drive

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres.
2. Dans la section Applications Showpad, cliquez sur Google Drive.
3. La première fois que vous ouvrez l'application Google Drive, on vous demandera d'autoriser l'intégration. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Autoriser.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle connexion.
5. Sélectionnez la Division à laquelle vous souhaitez vous connecter et cliquez sur le bouton Connect to Google Drive. Cela garantit que votre connexion sait à quelle Division synchroniser les actifs. Si vous n'avez pas plusieurs Divisions, la liste déroulante ne sera pas affichée.
6. Cela ouvrira une fenêtre externe, vous permettant de sélectionner un compte Google.
   Une fois que vous avez sélectionné un compte, vous pouvez activer l'application Showpad pour lire les ressources. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Autoriser.
7. Cliquez sur Suivant.

8. Sélectionnez les dossiers à utiliser en cochant les cases correspondantes.

   Remarque : Pour des raisons de confidentialité, les autres administrateurs Showpad ne peuvent pas voir les dossiers sélectionnés. Ils ne sont visibles que pour vous, le propriétaire de l'intégration.

9. Dans la section Valeurs par défaut des attributs, vous pouvez ajouter des tags qui seront ajoutés à tous les éléments synchronisés depuis cette connexion spécifique. Sélectionnez dans la liste déroulante ou saisissez un tag.
10. Cliquez sur Suivant.

Confirmer la Configuration

La dernière étape vous permet de réviser votre configuration, de fournir un nom de connexion (facultatif) et de spécifier la fréquence de synchronisation.

1. Saisissez du texte dans Nom de la connexion pour fournir un nom descriptif optionnel pour la connexion. Ce nom sera affiché dans le tableau de bord de la connexion.

2. Dans la liste déroulante Fréquence de synchronisation, sélectionnez la fréquence à laquelle les données sont synchronisées entre Showpad et Google Drive. La fréquence par défaut est de 15 minutes, ce qui signifie que les systèmes se synchroniseront toutes les 15 minutes. Les fréquences suivantes sont prises en charge :

   	Fréquence	Description
   	15 mins	(par défaut) Les données sont synchronisées toutes les 15 minutes.
   	30 minutes	Les données sont synchronisées toutes les 30 minutes.
   	1 heure	Les données sont synchronisées toutes les heures.
   	2 heures	Les données sont synchronisées toutes les 2 heures.
   	3 heures	Les données sont synchronisées toutes les 3 heures.
   	4 heures	Les données sont synchronisées toutes les 4 heures.
   	6 heures	Les données sont synchronisées toutes les 6 heures.
   	8 heures	Les données sont synchronisées toutes les 8 heures.
   	12 heures	Les données sont synchronisées toutes les 12 heures.
   	24 heures	Les données sont synchronisées toutes les 24 heures.

3. Assurez-vous que l'option Activé est activée pour permettre immédiatement la synchronisation. Si vous laissez cette option désactivée, la synchronisation sera enregistrée dans un état désactivé, prête à être activée ultérieurement.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer la connexion.

Une fois enregistré, un aperçu de la configuration est affiché :

Des icônes sont disponibles pour vous permettre d'effectuer les actions suivantes :

• Activé : Vous pouvez activer ou désactiver la synchronisation en basculant l'interrupteur.
• Reconnecter : Vous pouvez reconnecter la synchronisation et vous reconnecter au compte Google.
• Actualiser : Vous pouvez déclencher une resynchronisation immédiate de tous les actifs. Cette action n'affecte pas le calendrier de fréquence configuré.

Le menu à trois points à côté de chaque connexion propose les options suivantes :

• Modifier : Vous pouvez modifier les paramètres de configuration.
• Dupliquer : Vous pouvez créer une nouvelle connexion pour une Division différente ou réutiliser la connexion avec des paramètres différents.
• Transférer la propriété : Vous pouvez transférer la propriété de la connexion à vous-même. Notez que cette option n'est visible que pour les connexions que vous ne possédez pas.
• Supprimer : Vous pouvez supprimer la connexion.

Le menu à trois points à côté du bouton Ajouter une connexion propose l'option suivante :

• Réautoriser Showpad : L'utilisateur connecté peut réapprouver l'intégration pour gérer les ressources Showpad. Sachez que si les autorisations de l'utilisateur changent, cela peut perturber l'intégration. Nous recommandons de créer un utilisateur d'intégration dédié avec des autorisations d'administrateur Showpad pour autoriser l'application.

Vous pouvez accéder à vos paramètres de configuration à tout moment via le tableau de bord. Veuillez vous référer au Tableau de bord pour plus d'informations.

Remarque : Si vous désynchronisez un dossier parent, les fichiers de ses sous-dossiers peuvent ne plus apparaître dans Showpad, même si les sous-dossiers sont encore synchronisés. Soyez prudent lors de la désynchronisation de dossiers qui contiennent des sous-dossiers avec des fichiers.

Dashboard

Le tableau de bord Google Drive vous donnera un aperçu des actions se déroulant avec vos ressources.

À première vue, l'onglet Métriques affiche le nombre total de fichiers actuellement synchronisés avec Google Drive, la dernière synchronisation réussie, la dernière synchronisation échouée et l'état de la connexion.

Le graphique ci-dessous illustre le nombre d'actifs créés, mis à jour et supprimés par la synchronisation dans une période spécifiée. Modifiez les plages de dates pour comparer les données. Choisissez de Grouper par mois, semaine, jour ou heure.

Dans l'onglet Événements, vous trouverez un aperçu des ressources synchronisées avec Google Drive avec des détails plus précis liés à la synchronisation.

Vous pouvez rechercher un actif spécifique, filtrer les résultats par plage de dates ou les trier selon vos besoins. Vous pouvez également rechercher les événements ayant échoué pour une raison particulière. Consultez le menu déroulant pour voir tous les scénarios d'échec possibles dans votre intégration.

Déplacer des fichiers entre les dossiers Google Drive

Déplacement entre les dossiers synchronisés

Vous pouvez déplacer en toute sécurité des fichiers entre différents dossiers Google Drive qui sont tous synchronisés avec la même connexion Showpad. Le fichier restera disponible dans Showpad avec le même ID externe et conservera son utilisation existante dans Experiences.

Déplacement vers des dossiers non synchronisés

Si vous déplacez un fichier d'un dossier Google Drive synchronisé vers un dossier qui n'est pas synchronisé avec Showpad :

• Le fichier sera automatiquement archivé (pas supprimé définitivement) dans Showpad
• Le fichier sera supprimé de toutes les Experiences où il était utilisé
• Si vous déplacez ultérieurement le fichier vers un dossier synchronisé, il sera restauré depuis l'archive avec le même ID externe

Remarque : Lorsqu'un fichier est restauré, sa date de Dernière version téléchargée sera mise à jour dans Showpad. Google Drive traite tout changement de métadonnées, tel que le déplacement, le partage ou la mise à jour des autorisations, comme une mise à jour de version. Cela peut également déclencher des Règles d'Automatisation qui s'appliquent aux nouveaux fichiers.

Attribution de l'auteur

Lorsque des ressources sont synchronisées de Google Drive vers Showpad, l'utilisateur Showpad qui autorise l'intégration est désigné comme auteur.

Les administrateurs peuvent ajouter d'autres auteurs aux ressources synchronisées. Ces auteurs supplémentaires resteront inchangés lors des mises à jour ultérieures. Cependant, si l'utilisateur autorisé est retiré d'une ressource synchronisée, il sera automatiquement réajouté lors de la mise à jour de la ressource.

Pour changer l'auteur par défaut pour les nouvelles ressources synchronisées, réautorisez l'intégration Google Drive avec l'utilisateur souhaité. Tout nouveau contenu téléchargé après la réautorisation utilisera ce nouvel utilisateur comme auteur.

Remarque : La réautorisation de la connexion n'affectera que les nouvelles ressources synchronisées. Pour les ressources existantes, vous devrez mettre à jour l'auteur manuellement si vous le souhaitez.