Partagez des fichiers entre les Divisions avec des autorisations globales

Les fichiers globaux permettent aux administrateurs Showpad et aux membres promus de partager du contenu d'une Division vers toutes les autres Divisions. Cette autorisation permet de gagner du temps et aide à centraliser et contrôler la localisation du contenu.

Bien que tout le contenu puisse être géré dans la Division mondiale et mis à jour uniquement par les administrateurs, les membres promus peuvent simplifier le processus. Par exemple, un membre promu peut partager un document en anglais de la Division US vers la Division EMEA sans intervention d'un administrateur.

Notez que bien que les fichiers puissent être rendus disponibles globalement, les tags ne sont pas automatiquement transférés et doivent être ajoutés séparément.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Rendre le contenu disponible dans d'autres Divisions
• Utilisez différents tags pour le contenu Global dans différentes Divisions

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

1. Définir une Division source dans les paramètres d'administration des Divisions
2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez partager globalement dans la library Files
3. Les fichiers partagés globalement ont une icône de globe

Procédez étape par étape

Commencez par définir une ou plusieurs Divisions à partir desquelles le contenu peut être partagé avec d'autres Divisions. Ces Divisions agiront comme Divisions sources, et les fichiers dans ces Divisions peuvent être définis comme globaux. Cela signifie qu'ils sont disponibles en lecture seule dans toutes les autres Divisions.

Les fichiers ne peuvent pas être partagés avec des Division individuelles. Ils sont partagés globalement avec toutes les Division.

Définir une Division source pour les fichiers globaux

1. Cliquez sur l'icône engrenage pour ouvrir les Paramètres d'administration.
2. Sélectionnez Divisions dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez une Division dans le menu en haut à gauche pour être la Division source.
4. Cliquez sur l'icône engrenage et choisissez Modifier.
5. Activez la case à cocher Cette Division peut partager du contenu sélectionné globalement. Le contenu global peut être consulté (mais non modifié) par toutes les autres Divisions.
6. Cliquez sur Mettre à jour.

Rendre un fichier Global

1. Cliquez sur l'onglet Libraries et sélectionnez la Division source dans le menu déroulant en haut à gauche.
2. Cliquez sur un fichier dans la library Files que vous souhaitez partager avec les autres Divisions.
3. Dans le Panneau de détails des ressources, faites défiler jusqu'à la section Permissions et passez la souris sur le champ Global. Cliquez sur l'icône crayon pour modifier.
4. Activez Global et cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Pour définir l'autorisation Globale sur plusieurs fichiers, sélectionnez-les dans la library de Fichiers et cliquez sur Modifier. Dans la section Autorisations, sous Global, choisissez Remplacer tout dans le menu déroulant. Ensuite, activez Global et cliquez sur Enregistrer les modifications.
6. Les ressources partagées globalement ont une icône de globe après leur nom dans la library de fichiers de leur Division source. Les ressources globales ne peuvent être modifiées que dans leur Division source.
7. Les ressources partagées globalement ont une icône de globe avec une flèche après leur nom dans les libraries Files des autres Division. Survolez l'icône pour voir de quelle Division la ressource est partagée.