Affecter des utilisateurs, publier et partager un Cours

L'inscription des apprenants à vos Cours de formation et leur publication permet d'apporter l'apprentissage directement à vos équipes commerciales, à distance et de manière interactive. Showpad Coach facilite l'attribution des bons Cours aux bons utilisateurs et groupes avec un minimum d'effort manuel. Vous pouvez attribuer des Cours à des groupes ou à des utilisateurs individuels, offrant ainsi la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins de votre organisation.

Remarque : Lorsqu'un Cours est ajouté à un Path, tous les utilisateurs affectés au Cours seront remplacés par les affectations du Path. Cela signifie que seuls les groupes et les utilisateurs affectés au niveau du Path seront pris en compte.

Découvrez comment ça fonctionne

Le chemin rapide

1. Créez ou modifiez un Cours depuis la bibliothèque de Cours
2. Affecter des groupes et des utilisateurs au Cours
3. Choisissez de rendre le cours obligatoire ou facultatif
4. Définir une date d'échéance facultative
5. Publier et envoyer les invitations au cours
6. Copiez le lien pour partager le cours

Procédez étape par étape

Affecter et désaffecter des groupes et des utilisateurs

1. Accédez à l'onglet Libraries.
2. Si votre organisation utilise plusieurs Divisions, sélectionnez la Division souhaitée dans le menu déroulant en haut à gauche.
3. Dans le menu de gauche, cliquez sur Courses, puis sélectionnez All Courses.
4. Cliquez sur un cours dans la library Cours. Dans le Panneau de détails des ressources du cours, cliquez sur Modifier le cours pour ouvrir le générateur de cours.
5. Pour affecter des utilisateurs et/ou des groupes d'utilisateurs au Cours, cliquez sur l'onglet Affecter.
6. Cliquez sur le bouton Attribuer des groupes pour affecter des groupes d'utilisateurs au Cours.
   • Commencez à saisir un nom de groupe dans le champ de texte, puis cliquez pour le sélectionner dans le menu déroulant.
   • Pour attribuer tous les groupes d'utilisateurs ayant le même terme dans leur nom, tapez le terme et cliquez sur le nombre de groupes.
   • Pour supprimer un groupe de la liste, cliquez sur le X à côté du nom du groupe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Attribuer les groupes sélectionnés.
   • Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes assignés au Cours, son statut de Cours sera dérivé du premier de ses groupes listés. Par exemple, si un utilisateur fait partie du groupe Sales EMEA avec le statut de Cours Obligatoire et du groupe Sales US avec le statut de Cours Facultatif, l'utilisateur sera inscrit comme Obligatoire, car Sales EMEA est le premier sur la liste.
   • Pour organiser l'ordre des groupes, cliquez et faites glisser l'icône de maintien au début de la ligne du groupe.
7. Pour attribuer des utilisateurs au niveau individuel, cliquez sur Utilisateurs puis cliquez sur Affecter des utilisateurs.
   • Commencez à saisir un nom d'utilisateur dans le champ de texte, puis cliquez pour le sélectionner dans le menu déroulant.
   • Pour supprimer un utilisateur de la liste, cliquez sur le X à côté du nom d'utilisateur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Affecter les utilisateurs sélectionnés.
   • Lorsqu'un utilisateur est affecté à un Cours par le biais de son groupe d'utilisateurs, vous pouvez modifier sa Priorité. Le fait de passer de la priorité de groupe à la priorité Individuelle signifie qu'il restera dans le Cours même si son groupe correspondant est ultérieurement désaffecté.

   • Pour retirer un utilisateur d'un cours, cochez la case à côté du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Unassign. Leur statut apparaîtra alors comme Non assigné. Cependant, ils apparaîtront toujours dans l'onglet Utilisateur en tant que membre d'un groupe assigné au cours.

     Si un utilisateur est déjà assigné à un Cours, le désassigner supprimera le Cours de la vue de l'utilisateur. L'utilisateur n'est pas notifié que le Cours a été désassigné et il est retiré des rapports. Cependant, si le Cours est réassigné au même utilisateur, tout progrès réalisé est conservé.

Définir le statut et la date d'échéance

1. Dans l’onglet Assigner du Course Builder, utilisez le menu déroulant dans la colonne Statut pour sélectionner le statut du cours pour chaque groupe.
   • Requis : Les apprenants de ce groupe doivent terminer le cours. C'est le statut par défaut.
   • Facultatif : Le cours est proposé à titre de suggestion. Les apprenants peuvent choisir de ne pas le suivre.
   • Masqué : Le cours ne s'affichera pas pour les apprenants tant que vous n'aurez pas modifié son statut.
2. Pour ajouter une date d'échéance facultative, cliquez sur Aucun dans la colonne Date d'échéance. Sélectionnez une date d'échéance fixe ou mobile.
   • Fixe : Le cours est à effectuer le jour sélectionné.
   • Continu : Le cours est dû le nombre de jours sélectionné après son attribution.
   • Cliquez sur Enregistrez.

3. Pour modifier l'état ou la date d'échéance en bloc, sélectionnez les groupes que vous souhaitez modifier puis cliquez sur Modifier. Mettez à jour le statut et/ou la date d'échéance des groupes sélectionnés, puis cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : les dates d'échéance sont à minuit UTC.

Publier et envoyer les invitations

Une fois que vous avez affecté des utilisateurs et des groupes au cours, cliquez sur l'onglet Révision & Publication pour le rendre disponible pour eux.

1. Dans l'onglet Réviser et Publier, consultez le résumé du cours.
2. Sélectionnez vos options de publication en bas de la page.
   • Publier à une date ultérieure : Cochez la case, ajoutez la date à laquelle vous souhaitez que le cours soit publié automatiquement, puis cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez publier le cours immédiatement, laissez la case décochée et cliquez sur Publier le cours.
   • Envoyer une invitation au cours lors de la publication : Sélectionnez cette option pour envoyer aux utilisateurs une invitation par email lors de la publication du cours. Lorsque vous cliquez sur Publier le cours, un brouillon d'email apparaîtra que vous pourrez personnaliser. Une fois prêt, cliquez sur Publier et envoyer. Un email sera envoyé uniquement aux utilisateurs pour lesquels le cours est obligatoire.

   • Notifier les utilisateurs et les groupes ajoutés à ce cours après publication : Cochez cette case pour activer les notifications email automatiques lorsque des utilisateurs sont affectés à ce cours après sa publication. Les notifications seront envoyées à :

     • Utilisateurs individuels assignés directement
     • Membres des groupes d'utilisateurs assignés
     • Utilisateurs ajoutés aux groupes d'utilisateurs qui sont déjà assignés

     Remarque : Les utilisateurs doivent s'être connectés et avoir accepté les conditions d'utilisation de Showpad pour recevoir ces notifications. Le statut actif d'un utilisateur ne confirme pas l'acceptation des conditions. Dans certains cas, les notifications peuvent être légèrement retardées.

3. Une fois que vous avez configuré les paramètres de publication, cliquez sur Enregistrer ou Publier le cours, selon l'option de publication que vous choisissez.
4. Si vous choisissez d'envoyer un email d'invitation au cours, le message s'affichera après avoir cliqué sur Enregistrer ou Publier le cours. Effectuez toutes les modifications nécessaires, puis cliquez sur Publier et envoyer.

Partager le cours en utilisant un lien

Une fois votre Cours créé ou mis à jour, vous pouvez copier le lien et partager l'URL avec les utilisateurs. Cela vous permet de partager le Cours avec vos outils de messagerie préférés.

Ce lien peut également être utilisé pour créer une ressource URL dans votre library de fichiers. De cette façon, vous pouvez créer un lien vers le cours dans vos Experiences et Pages.

1. Dans l'onglet Révision et Publication du Course Builder, cliquez sur Copier le lien pour l'enregistrer dans votre presse-papiers.
2. Alternativement, sélectionnez le cours dans la bibliothèque de cours pour ouvrir le Panneau de détails des ressources du cours. Dans la section Vue d'ensemble, cliquez sur l'icône de copie à côté de Lien vers le cours pour l'enregistrer dans votre presse-papiers.