Den Next-Generation-Dropbox-Connector installieren

Wenn Ihr Unternehmen Unterlagen in Dropbox speichert, stellt die direkte Synchronisierung mit Showpad sicher, dass Ihr Vertriebsteam stets Zugriff auf die aktuellsten Materialien hat – ganz ohne manuelle Updates. Das spart Administrationszeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Erstellung großartiger Inhalte zu konzentrieren.

Organisationen und Berechtigungen ändern sich, daher können Sie bei Bedarf die Eigentümerschaft der Synchronisierung ändern.

Aktualisierungen von Inhalten in Ihrem Dropbox-Cloudspeicher werden in der Files Library der Admin App angezeigt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Dropbox löschen, wird es in Showpad archiviert, anstatt dauerhaft gelöscht zu werden. Verwenden Sie das Überwachungstool von Showpad, um Asset-Aktivitäten zu verfolgen und Änderungen zu protokollieren.

So sieht es aus

Wichtige Funktionen

• Vereinfacht Ihr Asset-Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine einzige verlässliche Quelle für Ihr Vertriebsmaterial gibt
• Bietet Updates und Einblicke in die Aktivität von Assets
• Möglichkeit, den Besitz der Synchronisierung zu ändern
• Mehrere Dropbox-Konten divisionsübergreifend oder mit einer einzelnen Division verknüpfen
• Dropbox-Inhaltsaktualisierungen werden automatisch mit Showpad synchronisiert
• Gelöschte Assets im Cloud-Speicher werden in Showpad archiviert

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Hinweis: Sie können in der Admin App eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version hochladen, wenn sie aus Dropbox synchronisiert wurde.

Hinweis: Sie müssen Tags, die mit synchronisierten Assets zusammenhängen, in der Admin App erstellen und verwalten. Tags können nicht von Dropbox übertragen werden.

Der schnelle Weg

• Installiere die Dropbox-App
• Mit Dropbox verbinden
• Konfiguration bestätigen
• Details finden Sie im Dashboard

Gehen Sie Schritt für Schritt vor

Installiere die Dropbox-App

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. Wählen Sie im Bereich Showpad Apps Apps verwalten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche App installieren.
4. Wählen Sie die Dropbox-App aus, um sie zu installieren. Achten Sie darauf, das Kästchen Neue Version automatisch installieren, sobald verfügbar (Standard) zu aktivieren.
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Mit Dropbox verbinden

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3. Wenn Sie die Dropbox-App zum ersten Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, die Integration zu autorisieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Authorize.
4. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen-Schaltfläche.
5. Wählen Sie die Division aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Dropbox verbinden. So wird sichergestellt, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division die Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisions haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
6. Dies öffnet ein externes Fenster, in dem Sie die Showpad-App dafür aktivieren können, auf Assets zuzugreifen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zulassen.
7. Klicken Sie auf Weiter.

8. Wählen Sie die zu verwendenden Ordner aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen markieren.

   Hinweis: Aus Datenschutzgründen können andere Showpad-Administratoren die ausgewählten Ordner nicht sehen. Sie sind nur für Sie, den Eigentümer der Integration, sichtbar.

9. Im Abschnitt Attributstandardwerte können Sie Tags hinzufügen, die allen Assets hinzugefügt werden, die über diese spezifische Verbindung synchronisiert werden. Wählen Sie einen Tag aus der Dropdown-Liste aus oder geben Sie einen Tag ein.
10. Klicken Sie auf Weiter.

Konfiguration bestätigen

Im letzten Schritt können Sie Ihre Konfiguration überprüfen, einen Verbindungsnamen angeben (optional) und die Synchronisationshäufigkeit festlegen.

1. Geben Sie im Feld Verbindungsname einen optionalen beschreibenden Namen für die Verbindung ein. Dieser Name wird im Dashboard der Verbindung angezeigt.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Synchronisationshäufigkeit aus, wie oft Daten zwischen Showpad und Dropbox synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisieren. Folgende Frequenzen werden unterstützt:

   	Frequenz	Beschreibung
   	15 Min.	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   	30 Min.	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   	1 Stunde	Die Daten werden stündlich synchronisiert.
   	2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   	3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   	4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   	6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   	8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   	12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   	24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

3. Stellen Sie sicher, dass die Option Aktiviert ausgewählt ist, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie dies nicht auswählen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung speichern.

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt:

Folgende Aktionen können Sie mithilfe der verfügbaren Symbole ausführen:

• Aktiviert: Sie können die Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Schalter umlegen.
• Erneut verbinden: Sie können die Synchronisierung erneut verbinden und sich wieder bei dem Dropbox-Konto anmelden.
• Aktualisieren: Sie können eine sofortige erneute Synchronisierung aller Assets auslösen. Diese Aktion wirkt sich nicht auf den konfigurierten Häufigkeitsplan aus.

Das Drei-Punkte-Menü bietet die folgenden Optionen:

• Bearbeiten: Sie können die Konfigurationseinstellungen ändern.
• Duplizieren: Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden. 
• Eigentümerschaft übertragen: Sie können die Eigentümerschaft der Verbindung auf sich selbst übertragen. Beachten Sie, dass diese Option nur für Verbindungen sichtbar ist, die Ihnen nicht gehören.
• Löschen: Sie können die Verbindung löschen.

Dashboard

Das Dropbox-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten rund um Ihre Assets.

Auf den ersten Blick zeigt die Registerkarte Metrics Statistiken zur Gesamtzahl der derzeit mit Dropbox synchronisierten Dateien, zur letzten erfolgreichen Synchronisierung, zur letzten fehlgeschlagenen Synchronisierung und zum Verbindungsstatus.

Das Diagramm unten zeigt, wie viele Assets in einem bestimmten Zeitraum durch die Synchronisierung erstellt, aktualisiert und gelöscht wurden. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen, und gruppieren Sie nach Monat, Woche, Tag oder Stunde.

Im Tab Events finden Sie eine Übersicht der mit Dropbox synchronisierten Assets sowie detailliertere Informationen zur Synchronisierung.

Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, nach Datumsbereich filtern oder die Ergebnisse nach Bedarf sortieren. Sie können außerdem nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Fehlgrund suchen. Bitte prüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehler­szenerien in Ihrer Integration zu sehen.