Den Next-Generation Box-Connector installieren

Wenn Ihre Organisation Unterlagen in Box speichert, stellt die direkte Synchronisierung mit Showpad sicher, dass Ihr Vertriebsteam stets Zugriff auf die aktuellsten Materialien hat, ohne manuelle Aktualisierungen. Das spart Verwaltungsaufwand und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Erstellung großartiger Inhalte zu konzentrieren.

Organisationen und Berechtigungen ändern sich, daher können Sie die Inhaberschaft der Synchronisierung bei Bedarf ändern.

Änderungen an den Inhalten in Ihrem Box-Cloudspeicher werden in der Dateien-Library der Admin App angezeigt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Box löschen, wird es in Showpad archiviert, statt dauerhaft gelöscht zu werden. Verwenden Sie das Überwachungstool von Showpad, um die Aktivität von Assets zu verfolgen und Änderungen zu protokollieren.

So sieht es aus

Wichtige Funktionen

• Optimiert Ihr Asset-Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine einzige verlässliche Quelle für Ihre Unterlagen gibt
• Bietet Updates und Einblicke in die Aktivität von Assets
• Möglichkeit, die Inhaberschaft der Synchronisierung zu ändern
• Verknüpfen Sie mehrere Box-Konten divisionsübergreifend oder mit einer einzelnen Division
• Box-Inhaltsaktualisierungen werden automatisch mit Showpad synchronisiert
• Gelöschte Assets in Box werden in Showpad archiviert

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Hinweis: Sie können in der Admin App eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version hochladen, wenn sie aus Box synchronisiert wurde.

Hinweis: Sie müssen Tags, die sich auf synchronisierte Assets beziehen, in der Admin App erstellen und verwalten. Tags können nicht von Box übertragen werden.

Der schnelle Weg

• Installieren die Box-App
• Mit Box verbinden
• Konfiguration bestätigen
• Details finden Sie im Dashboard

Gehen Sie Schritt für Schritt vor

Installiere die Box-App

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. Wählen Sie im Bereich Showpad Apps Apps verwalten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche App installieren.
4. Wählen Sie die Box-App aus, um sie zu installieren. Aktivieren Sie unbedingt das Kästchen Neue Version bei Verfügbarkeit automatisch installieren (Standard).
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Mit Box verbinden

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3. Wenn Sie die Box-App zum ersten Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, die Integration zu autorisieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Authorize. 
4. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen-Schaltfläche.
5. Wählen Sie die Division aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Connect to Box. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division die Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisions haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
6. Dadurch wird ein externes Fenster geöffnet, in dem Sie die Showpad-App berechtigen können, auf Assets zuzugreifen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriff auf Box gewähren.
7. Klicken Sie auf Weiter.

8. Wählen Sie die zu verwendenden Ordner aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen markieren.

   Hinweis: Aus Datenschutzgründen können andere Showpad-Administratoren die ausgewählten Ordner nicht ansehen. Sie sind nur für Sie sichtbar, den Eigentümer der Integration.

9. Im Abschnitt Standardattribute können Sie Tags hinzufügen, die allen Assets hinzugefügt werden, die über diese spezifische Verbindung synchronisiert werden. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste oder geben Sie ein Tag ein.
10. Klicken Sie auf Weiter.

Konfiguration bestätigen

Im letzten Schritt können Sie Ihre Konfiguration überprüfen, optional einen Verbindungsnamen angeben und die Synchronisierungshäufigkeit festlegen.

1. Geben Sie im Feld Verbindungsname einen optionalen beschreibenden Namen für die Verbindung ein. Dieser Name wird im Dashboard der Verbindung angezeigt.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sync Frequency die Häufigkeit aus, mit der Daten zwischen Showpad und Box synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisieren. Die folgenden Frequenzen werden unterstützt:

   	Frequenz	Beschreibung
   	15 Min.	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   	30 Min.	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   	1 Stunde	Die Daten werden stündlich synchronisiert.
   	2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   	3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   	4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   	6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   	8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   	12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   	24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

3. Stellen Sie sicher, dass die Option Aktiviert ausgewählt ist, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie dies nicht auswählen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Verbindung.

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt:

Folgende Aktionen können Sie mithilfe von Symbolen ausführen:

• Aktiviert: Sie können die Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Schalter umlegen.
• Erneut verbinden: Sie können die Synchronisierung erneut herstellen und sich wieder beim Box-Konto anmelden.
• Aktualisieren: Sie können eine sofortige erneute Synchronisierung aller Assets auslösen. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf den konfigurierten Frequenzplan.

Das Drei-Punkte-Menü bietet folgende Optionen:

• Bearbeiten: Sie können die Konfigurationseinstellungen ändern.
• Duplizieren: Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden. 
• Besitz übertragen: Sie können die Eigentümerschaft der Verbindung auf sich selbst übertragen. Beachten Sie, dass diese Option nur für Verbindungen sichtbar ist, die Ihnen nicht gehören.
• Löschen: Sie können die Verbindung löschen.

Dashboard

Das Box-Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten rund um Ihre Assets.

Auf den ersten Blick zeigt die Registerkarte „Metrics“ Statistiken zur Gesamtzahl der derzeit mit Box synchronisierten Dateien, zur letzten erfolgreichen Synchronisierung, zur letzten fehlgeschlagenen Synchronisierung und zum Verbindungsstatus.

Das folgende Diagramm zeigt, wie viele Assets innerhalb eines bestimmten Zeitraums durch die Synchronisierung erstellt, aktualisiert und gelöscht wurden. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen, und gruppieren Sie nach Monat, Woche, Tag oder Stunde.

Im Events-Tab finden Sie eine Übersicht der mit Box synchronisierten Assets sowie detailliertere Informationen zur Synchronisierung.

Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, nach Datumsbereich filtern oder die Ergebnisse nach Bedarf sortieren. Sie können auch nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Fehlgrund suchen. Bitte prüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehlerszenarien innerhalb Ihrer Integration zu sehen.