Installieren Sie den Next-Generation Google Drive Connector

Wenn Ihr Unternehmen Sicherungsdaten in Google Drive speichert, muss es die einzige Quelle der Wahrheit für Ihr Vertriebsteam bleiben. Die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Google Drive stellt sicher, dass Showpad immer die aktuellsten Materialien anzeigt, ohne dass manuelle Updates erforderlich sind. Dies spart Zeit bei der Verwaltung und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Erstellung großartiger Inhalte zu konzentrieren.

Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Google Drive werden in der Files library der Admin App widergespiegelt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Google Drive löschen, wird es stattdessen in Showpad archiviert und nicht dauerhaft gelöscht. Verwenden Sie das Überwachungstool von Showpad, um die Aktivität von Assets zu verfolgen und Änderungen zu protokollieren.

Inhalte, die von Google Drive synchronisiert werden, erscheinen in Showpad mit Google Drive-Erweiterungen (.gslide, .gdoc, .gsheet). Diese Dateien können jedoch mit Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word (falls installiert) bearbeitet werden und werden in ihren entsprechenden Office-Formaten, wie z.B. .doc, heruntergeladen.

Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass die Kommentare aus Ihrem Google Drive-Dokument in Showpad angezeigt werden, markieren Sie alle Kommentare als gelöst oder entfernen Sie sie.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine zentrale Informationsquelle für Ihre Sicherheiten gibt
• Eigentumsänderung der Synchronisation
• Bietet Einblicke in Asset-Aktivitäten und Aktualisierungen
• Unterstützung für das Hinzufügen von Verknüpfungen in Google Drive
• Verknüpfen Sie mehrere Google Drive-Konten über Abteilungen hinweg oder mit einer einzelnen Abteilung
• Inhaltsaktualisierungen auf Google Drive werden automatisch mit Showpad synchronisiert
• Gelöschte Assets in Google Drive werden in Showpad archiviert
• Native Dateien (Gslides, Gsheets und Gdocs) werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt

Hinweis: Wenn Sie die Google Slides-Integration haben, sind .gslide-Dateien in Ihrer Files library mit PowerPoint kompatibel. Das liegt daran, dass Google Slides Dateien im PowerPoint-Format exportiert, was eine nahtlose Bearbeitung ermöglicht. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Google-Dateien bearbeiten können, um Ihre Inhalte zu personalisieren.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Hinweis: Sie können eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version in der Admin App hochladen, wenn sie von Google Drive synchronisiert wurde.

Hinweis: Sie müssen Tags, die mit synchronisierten Assets verbunden sind, in der Admin App erstellen und verwalten. Weder Tags noch Asset-Beschreibungen sind von Google Drive übertragbar.

Der schnelle Weg

1. Installieren Sie die Google Drive-App
2. Mit Google Drive verbinden
3. Konfiguration bestätigen
4. Finden Sie Details im Dashboard
5. Verstehen Sie die Autoren-Zuordnung von mit Google Drive synchronisierten Assets

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Installieren Sie die Google Drive-App

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie Manage Apps.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche App installieren.
4. Wählen Sie die Google Drive-App zur Installation aus. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Neue Version automatisch installieren, wenn verfügbar (Standard) aktiviert ist.
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Mit Google Drive verbinden

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Im Abschnitt Showpad-Apps klicken Sie auf Google Drive.
3. Beim ersten Öffnen der Google Drive-App werden Sie aufgefordert, die Integration zu autorisieren. Klicken Sie dazu auf die Autorisieren-Schaltfläche.
4. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen Schaltfläche.
5. Wählen Sie die Division, mit der Sie sich verbinden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Google Drive verbinden. Dies stellt sicher, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisionen haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
6. Dies öffnet ein externes Fenster, in dem Sie ein Google-Konto auswählen können.
   Sobald Sie ein Konto ausgewählt haben, können Sie die Showpad-App aktivieren, um Assets zu lesen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Zulassen-Schaltfläche.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie die zu verwendenden Ordner aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen.
   

   Hinweis: Aus Datenschutzgründen können andere Showpad-Administratoren die ausgewählten Ordner nicht einsehen. Sie sind nur für Sie, den Inhaber der Integration, sichtbar.

9. Klicken Sie auf Weiter.

Konfiguration bestätigen

Der letzte Schritt ermöglicht es Ihnen, Ihre Konfiguration zu überprüfen und die Synchronisationsfrequenz festzulegen.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Sync-Frequenz" die Frequenz aus, mit der Daten zwischen Showpad und Google Drive synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die folgenden Frequenzen werden unterstützt:

   	Frequenz	Beschreibung
   	15 Minuten	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   	30 Minuten	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   	1 Stunde	Die Daten werden jede Stunde synchronisiert.
   	2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   	3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   	4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   	6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   	8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   	12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   	24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

2. Stellen Sie sicher, dass die Option Aktiviert eingeschaltet ist, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie diese Option ausgeschaltet lassen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert, bereit, zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert zu werden.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Verbindung.

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt:

Symbole stehen Ihnen zur Verfügung, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Aktiviert: Sie können die Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Schalter umlegen.
• Erneut verbinden: Sie können die Synchronisierung erneut verbinden und sich erneut beim Google-Konto anmelden.
• Aktualisieren: Sie können eine sofortige erneute Synchronisierung aller Assets auslösen. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf den konfigurierten Frequenzplan.

Das Dreipunktmenü neben jeder Verbindung bietet folgende Optionen:

• Bearbeiten: Sie können die Konfigurationseinstellungen ändern.
• Duplikat: Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden.
• Eigentumsübertragung: Sie können das Eigentum der Verbindung auf sich selbst übertragen. Beachten Sie, dass diese Option nur für Verbindungen sichtbar ist, die Sie nicht besitzen.
• Löschen: Sie können die Verbindung löschen.

Das Drei-Punkte-Menü neben der Schaltfläche Verbindung hinzufügen hat folgende Option:

• Showpad erneut autorisieren: Der angemeldete Benutzer kann die Integration erneut genehmigen, um Showpad-Assets zu verwalten. Beachten Sie, dass Änderungen an den Berechtigungen des Benutzers die Integration stören können. Wir empfehlen, einen dedizierten Integrationsbenutzer mit Showpad-Admin-Berechtigungen zu erstellen, um die App zu autorisieren.

Sie können jederzeit über das Dashboard auf Ihre Konfigurationseinstellungen zugreifen. Bitte beachten Sie das Dashboard für weitere Informationen.

Dashboard

Das Google Drive-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über die Aktionen, die mit Ihren Assets stattfinden.

Auf den ersten Blick zeigt die Metriken-Registerkarte die Gesamtanzahl der derzeit mit Google Drive synchronisierten Dateien, die letzte erfolgreiche Synchronisierung, die letzte fehlgeschlagene Synchronisierung und den Verbindungsstatus.

Das untenstehende Diagramm zeigt, wie viele Assets in einem bestimmten Zeitraum durch die Synchronisierung erstellt, aktualisiert und gelöscht wurden. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen. Wählen Sie Gruppieren nach Monat, Woche, Tag oder Stunde.

Im Events-Tab finden Sie einen Überblick über die mit Google Drive synchronisierten Assets mit detaillierteren Informationen zur Synchronisierung.

Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, nach Datumsbereich filtern oder die Ergebnisse nach Bedarf sortieren. Sie können auch nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Grund für das Scheitern suchen. Überprüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehlerszenarien innerhalb Ihrer Integration zu sehen.

Autorenattribution

Wenn Assets von Google Drive mit Showpad synchronisiert werden, wird der Showpad-Benutzer, der die Integration autorisiert, als Autor zugewiesen.

Administratoren können anderen Autoren zu synchronisierten Assets hinzufügen. Diese zusätzlichen Autoren bleiben bei nachfolgenden Updates unverändert. Wenn jedoch der autorisierende Benutzer von einem synchronisierten Asset entfernt wird, wird er automatisch wieder hinzugefügt, wenn das Asset aktualisiert wird.

Um den Standardautor für neu synchronisierte Assets zu ändern, autorisieren Sie die Google Drive-Integration mit dem gewünschten Benutzer neu. Alle neuen Inhalte, die nach der erneuten Autorisierung hochgeladen werden, verwenden diesen neuen Benutzer als Autor.

Hinweis: Das erneute Autorisieren der Verbindung wirkt sich nur auf neu synchronisierte Assets aus. Für bestehende Assets müssen Sie den Autor manuell aktualisieren, falls gewünscht.