Installieren Sie den Next-Generation Google Drive Connector

Wenn Ihr Unternehmen Sicherungsdaten in Google Drive speichert, muss es die einzige Quelle der Wahrheit für Ihr Vertriebsteam bleiben. Die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Google Drive stellt sicher, dass Showpad immer die aktuellsten Materialien anzeigt, ohne dass manuelle Updates erforderlich sind. Dies spart Zeit bei der Verwaltung und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Erstellung großartiger Inhalte zu konzentrieren.

Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Google Drive werden in der Files library der Admin App angezeigt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Google Drive löschen oder in einen nicht synchronisierten Ordner verschieben, wird es in Showpad archiviert, anstatt endgültig gelöscht zu werden. Verwenden Sie das Überwachungstool von Showpad, um die Asset-Aktivität zu verfolgen und Änderungen zu protokollieren.

Aus Google Drive synchronisierte Inhalte erscheinen in Showpad mit Google-Drive-Erweiterungen (.gslide, .gdoc, .gsheet). Diese Dateien können jedoch mit Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word (falls installiert) bearbeitet werden und werden in den entsprechenden Office-Formaten heruntergeladen, z. B. .doc.

Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass die Kommentare aus Ihrem Google Drive-Dokument in Showpad angezeigt werden, markieren Sie alle Kommentare als gelöst oder entfernen Sie sie.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine zentrale Informationsquelle für Ihre Sicherheiten gibt
• Eigentumsänderung der Synchronisation
• Bietet Einblicke in Asset-Aktivitäten und Aktualisierungen
• Unterstützung für das Hinzufügen von Verknüpfungen in Google Drive
• Verknüpfen Sie mehrere Google Drive-Konten über Abteilungen hinweg oder mit einer einzelnen Abteilung
• Inhaltsaktualisierungen auf Google Drive werden automatisch mit Showpad synchronisiert
• Gelöschte Assets in Google Drive werden in Showpad archiviert
• Native Dateien (Gslides, Gsheets und Gdocs) werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt

Hinweis: Wenn Sie die Google Slides-Integration haben, sind .gslide-Dateien in Ihrer Files library mit PowerPoint kompatibel. Das liegt daran, dass Google Slides Dateien im PowerPoint-Format exportiert, was eine nahtlose Bearbeitung ermöglicht. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Google-Dateien bearbeiten können, um Ihre Inhalte zu personalisieren.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Hinweis: Sie können eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version in der Admin App hochladen, wenn sie von Google Drive synchronisiert wurde.

Hinweis: Sie müssen Tags, die mit synchronisierten Assets verbunden sind, in der Admin App erstellen und verwalten. Weder Tags noch Asset-Beschreibungen sind von Google Drive übertragbar.

Der schnelle Weg

1. Installieren Sie die Google Drive-App
2. Mit Google Drive verbinden
3. Konfiguration bestätigen
4. Finden Sie Details im Dashboard
5. Dateien sicher zwischen Google Drive-Ordnern verschieben
6. Verstehen Sie die Autoren-Zuordnung von mit Google Drive synchronisierten Assets

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Installieren Sie die Google Drive-App

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie Manage Apps.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche App installieren.
4. Wählen Sie die Google Drive-App zur Installation aus. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Neue Version automatisch installieren, wenn verfügbar (Standard) aktiviert ist.
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Mit Google Drive verbinden

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Im Abschnitt Showpad-Apps klicken Sie auf Google Drive.
3. Beim ersten Öffnen der Google Drive-App werden Sie aufgefordert, die Integration zu autorisieren. Klicken Sie dazu auf die Autorisieren-Schaltfläche.
4. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen Schaltfläche.
5. Wählen Sie die Division, mit der Sie sich verbinden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Google Drive verbinden. Dies stellt sicher, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisionen haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
6. Dies öffnet ein externes Fenster, in dem Sie ein Google-Konto auswählen können.
   Sobald Sie ein Konto ausgewählt haben, können Sie die Showpad-App aktivieren, um Assets zu lesen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Zulassen-Schaltfläche.
7. Klicken Sie auf Weiter.

8. Wählen Sie die zu verwendenden Ordner aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen markieren.

   Hinweis: Aus Datenschutzgründen können andere Showpad-Administratoren die ausgewählten Ordner nicht anzeigen. Sie sind nur für Sie sichtbar, den Besitzer der Integration.

9. Im Abschnitt Standardattribute können Sie Tags hinzufügen, die allen Assets hinzugefügt werden, die aus dieser spezifischen Verbindung synchronisiert werden. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste oder geben Sie ein Tag ein.
10. Klicken Sie auf Weiter.

Konfiguration bestätigen

Im letzten Schritt können Sie Ihre Konfiguration überprüfen, einen Verbindungsnamen angeben (optional) und die Synchronisierungshäufigkeit festlegen.

1. Geben Sie Text in Verbindungsname ein, um einen optionalen beschreibenden Namen für die Verbindung anzugeben. Dieser Name wird im Dashboard der Verbindung angezeigt.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sync Frequency die Häufigkeit aus, mit der Daten zwischen Showpad und Google Drive synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die folgenden Frequenzen werden unterstützt:

   	Frequenz	Beschreibung
   	15 Minuten	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   	30 Minuten	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   	1 Stunde	Die Daten werden jede Stunde synchronisiert.
   	2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   	3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   	4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   	6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   	8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   	12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   	24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

3. Stellen Sie sicher, dass die Option Aktiviert eingeschaltet ist, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie diese Option ausgeschaltet lassen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert, bereit, zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert zu werden.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Verbindung.

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt:

Symbole stehen Ihnen zur Verfügung, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Aktiviert: Sie können die Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Schalter umlegen.
• Erneut verbinden: Sie können die Synchronisierung erneut verbinden und sich erneut beim Google-Konto anmelden.
• Aktualisieren: Sie können eine sofortige erneute Synchronisierung aller Assets auslösen. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf den konfigurierten Frequenzplan.

Das Dreipunktmenü neben jeder Verbindung bietet folgende Optionen:

• Bearbeiten: Sie können die Konfigurationseinstellungen ändern.
• Duplikat: Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden.
• Eigentumsübertragung: Sie können das Eigentum der Verbindung auf sich selbst übertragen. Beachten Sie, dass diese Option nur für Verbindungen sichtbar ist, die Sie nicht besitzen.
• Löschen: Sie können die Verbindung löschen.

Das Drei-Punkte-Menü neben der Schaltfläche Verbindung hinzufügen hat folgende Option:

• Showpad erneut autorisieren: Der angemeldete Benutzer kann die Integration erneut genehmigen, um Showpad-Assets zu verwalten. Beachten Sie, dass Änderungen an den Berechtigungen des Benutzers die Integration stören können. Wir empfehlen, einen dedizierten Integrationsbenutzer mit Showpad-Admin-Berechtigungen zu erstellen, um die App zu autorisieren.

Sie können jederzeit über das Dashboard auf Ihre Konfigurationseinstellungen zugreifen. Bitte beachten Sie das Dashboard für weitere Informationen.

Hinweis: Wenn Sie einen übergeordneten Ordner die Synchronisierung aufheben, werden Dateien in seinen Unterordnern möglicherweise nicht mehr in Showpad angezeigt, selbst wenn die Unterordner weiterhin synchronisiert sind. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Synchronisierung von Ordnern aufheben, die Unterordner mit Dateien enthalten.

Dashboard

Das Google Drive-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über die Aktionen, die mit Ihren Assets stattfinden.

Auf den ersten Blick zeigt die Metriken-Registerkarte die Gesamtanzahl der derzeit mit Google Drive synchronisierten Dateien, die letzte erfolgreiche Synchronisierung, die letzte fehlgeschlagene Synchronisierung und den Verbindungsstatus.

Das folgende Diagramm zeigt die Anzahl der vom Sync innerhalb eines angegebenen Zeitraums erstellten, aktualisierten und gelöschten Assets. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen. Wählen Sie, nach Gruppe nach Monat, Woche, Tag oder Stunde zu gruppieren.

Im Events-Tab finden Sie einen Überblick über die mit Google Drive synchronisierten Assets mit detaillierteren Informationen zur Synchronisierung.

Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, die Ergebnisse nach Datumsbereich filtern oder sie nach Bedarf sortieren. Sie können auch nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Fehlergrund suchen. Prüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehlerszenarien innerhalb Ihrer Integration zu sehen.

Dateien zwischen Google Drive-Ordnern verschieben

Zwischen synchronisierten Ordnern wechseln

Sie können Dateien gefahrlos zwischen verschiedenen Google Drive-Ordnern verschieben, die alle mit derselben Showpad-Verbindung synchronisiert sind. Die Datei bleibt in Showpad mit derselben externen ID verfügbar und behält ihre bestehende Verwendung in Experiences bei.

Verschiebung in nicht synchronisierte Ordner

Wenn Sie eine Datei aus einem synchronisierten Google Drive-Ordner in einen Ordner verschieben, der nicht mit Showpad synchronisiert ist:

• Die Datei wird in Showpad automatisch archiviert (nicht dauerhaft gelöscht)
• Die Datei wird aus allen Experiences entfernt, in denen sie verwendet wurde
• Wenn Sie die Datei später wieder in einen synchronisierten Ordner verschieben, wird sie aus dem Archiv mit derselben externen ID wiederhergestellt.

Hinweis: Wenn eine Datei wiederhergestellt wird, wird ihr Datum für Letzter Versions-Upload in Showpad aktualisiert. Google Drive behandelt jede Änderung von Metadaten, wie Verschieben, Freigeben oder Aktualisieren von Berechtigungen, als Versionsaktualisierung. Dies kann auch Automatisierungsregeln auslösen, die für neue Dateien gelten.

Autorenattribution

Wenn Assets von Google Drive mit Showpad synchronisiert werden, wird der Showpad-Benutzer, der die Integration autorisiert, als Autor zugewiesen.

Administratoren können anderen Autoren zu synchronisierten Assets hinzufügen. Diese zusätzlichen Autoren bleiben bei nachfolgenden Updates unverändert. Wenn jedoch der autorisierende Benutzer von einem synchronisierten Asset entfernt wird, wird er automatisch wieder hinzugefügt, wenn das Asset aktualisiert wird.

Um den Standardautor für neu synchronisierte Assets zu ändern, autorisieren Sie die Google Drive-Integration mit dem gewünschten Benutzer neu. Alle neuen Inhalte, die nach der erneuten Autorisierung hochgeladen werden, verwenden diesen neuen Benutzer als Autor.

Hinweis: Das erneute Autorisieren der Verbindung wirkt sich nur auf neu synchronisierte Assets aus. Für bestehende Assets müssen Sie den Autor manuell aktualisieren, falls gewünscht.