Utiliser SharePoint comme source de contenu dans Showpad (legacy)

Remarque : À compter du 1er juillet 2024, Microsoft ne prend plus en charge les nouvelles connexions utilisant l'approche décrite dans cet article. Les connexions existantes continueront de fonctionner normalement jusqu'à un moment donné en 2026. Pour créer une nouvelle connexion SharePoint, suivez les instructions de cet article.

Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité pour gérer votre contenu précieux. Notre connecteur middleware SharePoint Online synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés des documents et les autorisations vers Showpad et les optimise pour une utilisation web et mobile.

Distribuez votre contenu SharePoint dans un environnement de marque auquel vos vendeurs peuvent accéder sur la Web App de Showpad et sur tous les appareils mobiles avec nos applications et intégrations email, en ligne et hors ligne.

Remarque : Les modifications apportées aux ressources par l'utilisateur système dans SharePoint ne seront pas reflétées dans Showpad, seules les modifications effectuées par de vrais utilisateurs le seront.

Voir à quoi cela ressemble

Fonctionnalités clés

• Comprendre comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec l'intégration Showpad
• Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité
• Les URL SharePoint se convertissent automatiquement en ressources URL Showpad
• Mapper certaines propriétés d'actifs vers Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
• Utilisez une URL de locataire Showpad pour établir une liaison OAuth 2 sécurisée entre Showpad et SharePoint
• Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad
• Continuez à télécharger des ressources directement vers la library Showpad Files selon les besoins
• Le connecteur Showpad ne doit être installé que par l'administrateur et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Pour les utilisateurs Showpad, cette fonctionnalité est automatiquement disponible.

Vous en avez besoin pour réussir

La méthode rapide

1. Dans les paramètres Showpad, activez l'intégration SharePoint
2. Copiez l'ID de service, l'ID client et le jeton pour configurer les connexions de votre site
3. Téléchargez et installez le connecteur Showpad SharePoint depuis le Office Store pour les sites et sous-sites souhaités
4. Renseignez l'URL du locataire Showpad (https://nomdelorganisation.showpad.biz)
5. Collez l'ID de service généré, l'ID client, le jeton et une URL de webhook optionnelle
6. Optionnellement, ajoutez une URL de webhook où toute l'activité de synchronisation sera enregistrée
7. Sélectionnez les libraries de documents que vous souhaitez activer pour ce site et sous-site(s)
8. Configurer les colonnes pour mapper les propriétés vers Showpad
9. Configurez et gérez votre contenu et vos Experiences dans Showpad
10. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en garantissant que les équipes commerciales aient toujours accès au contenu le plus récent et conforme à la marque

Remarque : Lors de l'utilisation du versioning sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1.0, 2.0,...) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad

Faites cela étape par étape

1. Dans les Paramètres d'administration Showpad, depuis la section Intégrations, sélectionnez SharePoint. Activez l'intégration SharePoint en cliquant sur Commençons, puis donnez un nom à l'intégration.
2. Copiez l'ID de service, l'ID client et le jeton afin que nous puissions les utiliser plus tard pour configurer le lien dans le connecteur middleware pour configurer les connexions de votre site.
3. Dans le centre d'administration SharePoint, cliquez sur Plus de fonctionnalités. Dans la section Applications, cliquez sur Ouvrir, puis sélectionnez SharePoint Store.
4. Saisissez Showpad dans la barre de recherche et sélectionnez le Showpad Connector.
5. Cliquez sur Basculer vers le SharePoint Store classique, sélectionnez Ajouter, et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en cliquant sur Continuer. Suivez les instructions d'installation. Naviguez vers le site SharePoint que vous souhaitez connecter, puis cliquez sur l'icône Paramètres. Cliquez sur Ajouter une application et sélectionnez le Connecteur Showpad.
6. Sélectionnez Trust It pour l'installation. Showpad n'écrira ni ne supprimera rien de l'instance SharePoint.
7. Configurez le connecteur au niveau du contenu du site. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites sur un sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via Contenu du site et sélectionnez Faire confiance.
8. Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Renseignez l'URL du locataire Showpad (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'ID de service, l'ID client et le jeton générés. Dans le champ Adresses email d'administration, fournissez les adresses email qui doivent recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit pendant la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous changez votre mot de passe d'administrateur SharePoint Online. En option, vous pouvez saisir une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont publiées.
9. Sélectionnez les libraries de documents que vous souhaitez activer pour ce site et sous-site(s) en faisant glisser le bouton à côté de chaque library.

10. Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint pour configurer le mappage des propriétés vers Showpad. Depuis la library de contenu dans SharePoint, vous verrez une liste de vos fichiers. Cliquez sur Ajouter une colonne pour commencer à configurer les colonnes. Vous pouvez voir ces colonnes listées dans la library de contenu par la suite, et vous pouvez les modifier ici. Un tableau détaillant les champs Showpad, les types de colonnes et leur signification est disponible en bas de cet article.

    Remarque : Si les valeurs de colonnes sont manquantes pour un fichier Office qui a été mis à jour dans SharePoint, cela signifie probablement que la nouvelle version du fichier ne contient pas de métadonnées. Pour éviter cela, nous recommandons de télécharger l'élément directement depuis la library SharePoint avant d'apporter des modifications à l'élément. Cela garantit que les métadonnées de l'élément mis à jour correspondent à celles de la library, et il n'y aura aucune incompatibilité ou conflit lorsque l'ancienne version sera remplacée.

11. Les propriétés disponibles à mapper vers Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés Showpad et leur type de colonne SharePoint correspondant sont :
    • Nom du fichier : Une seule ligne de texte. Si une colonne avec Nom a déjà été créée lors de l'installation, ce mappage se fera automatiquement.

    • Publier : Oui/Non ou Choix (avec les options « Publier » et « Non publié »).

      Remarque : Nous exigeons de définir d'abord la valeur par défaut de la colonne sur « Non publié ». Une fois que vous avez terminé de télécharger les fichiers, vous pouvez ensuite publier les fichiers en masse en changeant la valeur sur « Publier ».

      Nous recommandons également vivement de modifier en masse les fichiers pour les définir tous sur Publier en utilisant l'option Modification rapide dans la library de documents. Allez à la colonne Showpad Publier, définissez les champs de colonne sur Publier, et faites glisser le coin du contenu de la cellule vers les autres cellules. Cliquez sur Terminé pour commencer la publication.

      Conseil : Pour déclencher la mise à jour après avoir téléchargé des ressources vers SharePoint, définissez les champs Publier sur Oui et sélectionnez Enregistrer.

    • Division et tags : Ligne de texte unique, Choix ou Métadonnées gérées. Pour les Divisions, vous ne pouvez mapper vers Showpad que lorsque la ou les Division(s) existent déjà. Si vous tentez de créer une Division via l'intégration, une erreur s'affichera. Vous pouvez envoyer l'actif vers plusieurs Divisions en lot et cette action créera une copie de l'actif SPO dans chaque Division sélectionnée.
    • Description : Ligne de texte unique ou Lignes de texte multiples
    • Date d'expiration et date de publication : Date et heure
    • Autorisations d'actifs : Oui/Non

    • Auteur : Personne ou Groupe

      
      - L'adresse email de l'auteur sélectionné dans SharePoint doit correspondre à l'adresse email d'un utilisateur Showpad existant.
      - Si le champ Auteur n'est pas mappé, la valeur de l'auteur sera par défaut le nom de l'utilisateur qui a configuré votre intégration SharePoint.

      

12. Lors du mappage des tags vers Showpad, sélectionnez Choice et ajoutez plusieurs options comme types de colonnes SharePoint. Cela fera de chaque valeur un tag séparé.
    • Pour distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les tags, sélectionnez l'option d'inclure le nom de colonne et le tag (tags, incl. nom de colonne). Cela empêchera les tags ayant des significations différentes d'être ajoutés aux fichiers incorrects. Lorsque l'option est sélectionnée, la valeur sera affichée comme - .
    • Pour séparer les tags dans les champs de texte sur une seule ligne, utilisez soit deux-points : ou un point-virgule ; pour les distinguer en deux valeurs.
13. En plus des détails de propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichier vers Showpad. Lors de la création d'une colonne Oui/Non dans SharePoint, vous verrez plusieurs options d'autorisation dans le connecteur Showpad lorsque vous cliquerez sur le menu déroulant.
14. Pour que le contenu se synchronise avec Showpad, vous devez sélectionner Publier comme propriété de mappage. Si cette propriété n'est pas incluse dans votre configuration, une erreur s'affichera dans votre connecteur, indiquant qu'elle est nécessaire. Vous ne pourrez également pas cliquer sur Appliquer lorsque des détails de configuration sont manquants.
15. Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version sera également reflétée dans Showpad dans le journal d'activité. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur indique où l'erreur se produit. Les propriétés du document, comme les autorisations d'actifs, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il disparaîtra également de la library Fichiers de Showpad. Une icône SharePoint sur les ressources dans la library Files de Showpad indique des documents SharePoint synchronisés.
16. Configurez et gérez votre contenu et vos Experiences dans Showpad. Distribuez en toute sécurité vos fichiers stockés dans SharePoint Online via Showpad, en vous assurant que les équipes commerciales ont toujours accès au contenu le plus récent et conforme à la marque.

Voici une liste de tous les champs disponibles et types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à référencer selon les besoins :