Rechercher et partager du contenu en utilisant Showpad pour Outlook

Après avoir installé et configuré le complément Showpad pour Outlook, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour rechercher du contenu et le partager depuis votre plate-forme préférée. Donnez le style que vous souhaitez à votre e-mail. Oui, vous pouvez même utiliser la police Comic Sans si vous préférez. Les liens vers le contenu Showpad partagé feront partie du courrier électronique Outlook sortant. Vous pouvez également enregistrer cette activité dans Salesforce, MS Dynamics ou SAP C4C si votre organisation a configuré une intégration CRM.

Regardez comment ça marche

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Installation et configuration de Showpad pour Outlook
• Windows 10 (1803) et supérieur pour parcourir les Expériences avancées
• Les précédentes versions de Windows prennent en charge la recherche dans Expériences avancées

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

1. Créer un nouvel e-mail
2. Cliquez sur Ajouter des éléments
3. Ajoutez du contenu à partir de vos fichiers, Expériences, Collections, Mes Fichiers ou résultats de recherche récents
4. Sélectionnez un thème de partage
6. Appuyez sur le bouton Envoyer

Procédez étape par étape

1. Créez un nouvel e-mail et cliquez sur Ajouter des éléments.
2. Recherchez ou parcourez votre contenu à l'aide des onglets suivants :
• Récent : affiche vos fichiers récemment partagés, pour que vous puissiez facilement les partager à nouveau.
• Expériences : parcourez vos Expériences pour sélectionner du contenu.
• Collections : affiche les Collections que vous avez déjà créées. Vous pouvez sélectionner un contenu spécifique ou choisir de partager toute la Collection. Dans ce cas, un lien vers cette Collection entière sera créé.
• Mes Fichiers : affiche le contenu personnel que vous avez téléchargé sur Showpad et vous permet de le gérer sous forme de dossiers.
• Recherche : utilisez notre recherche avancée pour rechercher du contenu dans votre instance.
3. Pour prévisualiser l'élément avant de l'ajouter, survolez l'icône de l'élément et cliquez sur le bouton aperçu. Si vous souhaitez ajouter l'élément après l'avoir prévisualisé, cliquez sur Ajouter l'élément, sinon utilisez le bouton X pour le fermer.
4. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez partager et cliquez sur Insérer pour ajouter des liens vers les fichiers choisis dans votre e-mail.
   Si vous souhaitez inclure uniquement certaines pages d'un document de plusieurs pages, vous pouvez le faire en ajoutant les pages sélectionnées à une Collection, puis en les insérant dans votre e-mail via l'onglet Collection.
5. Pour ajouter du contenu depuis Expériences avancées, naviguez jusqu'aux éléments comme vous le feriez normalement sur la Web app, ce qui vous permet de trouver facilement ce que vous recherchez. Sous l'onglet Expériences, cliquez sur l'Expérience avancée à partir de laquelle vous souhaitez partager du contenu.
6. Une fois que vous avez trouvé le contenu que vous souhaitez partager, sélectionnez l'icône de chaque élément individuel.
   
7. Une nouvelle fenêtre apparaîtra pour confirmer votre choix. Cochez la case, puis la X en haut à droite dans la fenêtre de l'élément pour revenir à l'expérience.
   
8. Vous pouvez sélectionner plus de contenu en répétant les étapes 5 et 6, et lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Insérer des éléments lorsque vous êtes prêt à les envoyer dans votre e-mail.
   
   

   Remarque : Si votre e-mail est au format RTF (texte), Showpad pour Outlook n'a pas la possibilité d'ajouter du contenu.

9. Cochez la ou les pages que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Insérer un élément.
10. Pour rechercher du contenu, cliquez sur l'icône de recherche, commencez à saisir le nom de l'Expérience, le nom du fichier ou l'extension du fichier dans le champ de recherche.
11. Avec l'option Rechercher dans le complément Showpad pour Outlook, nous vous donnons la possibilité de trouver les documents correspondants selon :
    • si le mot apparaît dans le titre
    • si le mot apparaît dans un document (fichiers PDF, Office) et un terme dérivé de ce mot. Nous prenons en charge plusieurs langues afin que les mots correspondent de manière appropriée à leur racine linguistique.
    • si le mot fait partie d'une balise.
12. Vous pouvez configurer le filtre pour avoir des résultats de recherche précis. Commencez à taper quel contenu vous recherchez. Les options suggérées apparaîtront. Cliquez sur Afficher tous les résultats pour configurer les filtres.
13. Vous pouvez préciser le type de document pour lequel vous souhaitez des résultats ou choisir les balises que vous souhaitez inclure.
    
14. Autorisez ou refusez le téléchargement de vos fichiers personnels ou confidentiels en utilisant le bouton du paramètre Autoriser les téléchargements. Si un élément a été marqué comme non téléchargeable par votre administrateur, ce bouton ne modifiera pas ce paramètre.
15. Sélectionnez votre thème de partage préféré avant d'envoyer les liens vers votre contenu. Ces thèmes affichent votre contenu partagé sur une visionneuse personnalisée et avec la marque de l'entreprise. Ces thèmes sont définis par votre administrateur Showpad.
16. Si vous avez activé une intégration CRM, vous pourrez enregistrer l'activité de Showpad pour Outlook dans l'instance Salesforce, Dynamics ou SAP C4C de votre organisation. Cochez la case Se connecter au CRM pour vous connecter avec vos identifiants CRM.
17. Dans le champ À de votre e-mail, saisissez l'adresse e-mail de votre contact ou prospect. Cliquer sur Vérifier les noms déclenche la vérification des destinataires et leur comparaison à vos données dans Salesforce, Dynamics ou SAP C4C. Vous pouvez également commencer à taper du texte dans le corps de l'e-mail. Cela déclenche également indirectement l'action Vérifier les noms.
18. Une autre façon de partager du contenu avec un contact ou un prospect est de les rechercher manuellement dans l'écran Contact ou Prospect et de cocher la case appropriée. Cela associe l'activité à cet enregistrement CRM spécifique. Vous devrez saisir manuellement l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
19. Pour partager du contenu avec l'une de vos Opportunités, vous pouvez également les rechercher dans le champ de recherche Associé à. Si vous ne souhaitez pas associer l'e-mail que vous composez à une Opportunité, sélectionnez Aucun.
20. Lorsque vous insérez du contenu dans un e-mail, votre clause de non-responsabilité en matière de confidentialité sera automatiquement incluse au bas du message.

    Remarque : évitez d'enregistrer votre e-mail contenant des liens Showpad comme brouillon. Il y a de fortes chances que les liens ne fonctionnent pas comme ils le devraient lorsque vous enverrez plus tard l'e-mail de partage.

21. Lorsque votre client ou prospect ouvre le lien dans l'e-mail, la collection s'ouvre dans le thème de partage sélectionné.
22. Dans votre vue Partager de l'application Showpad, vous verrez les informations sur le contenu que vous avez partagé. Showpad pour Outlook peut suivre l'adresse e-mail de votre contact s'il n'a été envoyé qu'à une seule adresse. Vous voyez le contenu, l'objet et le message que vous avez utilisés dans votre message électronique. Si vous partagez votre contenu avec plusieurs adresses, nous pouvons vous montrer sur quel appareil le contenu a été ouvert et avec quel navigateur.

    Remarque : Il n'est pas possible de suivre un seul e-mail envoyé à plusieurs contacts, y compris lorsqu'ils sont en CC ou en Cci. Il n'est pas non plus possible de voir que votre e-mail Outlook a été ouvert dans l'activité de partage de Showpad. En effet, l'e-mail n'est pas envoyé via Showpad mais via Outlook. Les paramètres standard d'Outlook bloquent les pixels de suivi que nous utilisons pour enregistrer les événements d'ouverture d'e-mails. Si vous souhaitez avoir la confirmation que vos contacts ont ouvert votre e-mail, vous pouvez toujours activer l'option de confirmation de lecture dans Outlook.

23. Une fois que le destinataire ouvre l'e-mail et clique pour afficher le contenu du partage, les compteurs d' ouvertures d'e-mail et de visites indiqueront qu'il a ouvert l'e-mail et cliqué sur tout ou partie du contenu.
24. Si le contenu a été partagé avec plusieurs contacts dans un e-mail, vous voyez le type d'appareil et l'emplacement s'il est disponible.