Envoyer des Announcements pour notifier les users

Avec la fonctionnalité Announcements, vous pouvez envoyer des notifications et partager des mises à jour détaillées avec vos users instantanément. Bien sûr, vous pouvez également diffuser de la reconnaissance et de l'amour pour le coaching, mais nous vous recommandons de l'utiliser uniquement pour envoyer des informations précieuses. Les Announcements peuvent inclure du texte enrichi et du Content Showpad. Ils sont automatiquement diffusés, et les users n'auront pas besoin de mettre à jour le Content pour voir le message.

Si les users ont activé les push notifications sur leur appareil, l'Announcement apparaîtra sur leur appareil, même lorsqu'ils ne sont pas dans l'app Showpad. Ne vous inquiétez pas de réveiller les représentants commerciaux travaillant dans différents fuseaux horaires. Vous pouvez partager les Announcements à leur heure locale.

Voir comment ça fonctionne

Caractéristiques principales

• Partagez des mises à jour détaillées avec vos représentants commerciaux à leur heure locale dans l'app et par e-mail
• Les utilisateurs reçoivent la notification même lorsqu'ils ne sont pas dans l'application Showpad.
• Utilisez l'éditeur de texte enrichi pour styliser votre texte et parcourez les Experiences pour ajouter des documents
• Voir un aperçu des Announcements envoyées, programmées et archivées
• Voyez combien de % d'utilisateurs lisent votre Announcement
• Les Membres Promus peuvent voir les Annonces envoyées à tous les utilisateurs qu'ils gèrent via les autorisations de Division.

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

• Accédez à l'onglet Announcements sous Collaboration
• Cliquez sur New Announcement et rédigez un message à vos users
• Planifiez le message si vous préférez
• Publiez
• Consultez les informations pour savoir combien d'utilisateurs ont lu l'Announcement

Procédez étape par étape

• Créer une Announcement
• Obtenez un aperçu de votre Announcement
• Gérer et archiver les Announcements

Créer une Announcement

1. Cliquez sur Collaboration dans le menu du haut, puis allez à l'onglet Announcements et cliquez sur Nouvelle annonce.

2. Saisissez un Objet.

   Astuce : Utilisez un objet descriptif qui donne une idée générale du sujet de votre Announcement. Les Push notifications peuvent être vues en environ 110 caractères.

3. Rédigez l'Annonce avec l'éditeur de texte enrichi. Vous pouvez ajouter du texte en gras ou en italique et créer une liste.

   Remarque : Si vous incluez une chaîne de texte plus longue, comme une URL, lorsque l'Announcement est ouvert sur Outlook, il apparaîtra plus large et deviendra défilable horizontalement pour les users sans retour à la ligne. Cela garantit que le format est facile à lire et que les mots ne seront pas coupés.

4. Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image. Cliquez sur Télécharger et sélectionnez un fichier .jpeg, .png ou .gif depuis votre appareil, ou ajoutez une URL d'image. Cliquez sur Insérer une image. Vous pouvez ajouter plusieurs images, chacune pouvant peser jusqu'à 10 Mo.

   Remarque : Les GIFs ne sont pas pris en charge sur les Announcements iOS.

5. Cliquez sur Ajouter du contenu pour inclure des fichiers et des Pages depuis vos libraries.
   1. Parcourez vos Experiences et utilisez le fil d'Ariane pour naviguer à l'intérieur. Pour choisir des fichiers spécifiques depuis une Page, cliquez sur Sélectionner des ressources.
   2. Ou utilisez le champ Recherche. Vous pouvez filtrer les résultats de recherche par tag ou par type de fichier.
   3. Cochez les éléments que vous souhaitez inclure. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez inclure que des fichiers partageables et des Pages, et que le public doit y avoir accès via une Experience assignée.
   4. Cliquez sur Insérer des éléments.

6. Pour sélectionner l'audience de l'annonce, cliquez sur le menu déroulant Envoyer à et choisissez Tous les utilisateurs, Selected Experiences ou Groupes d'utilisateurs. Lorsque vous choisissez une Experience, l'annonce sera envoyée à tous les utilisateurs assignés à cette Experience.
   Si vous êtes un membre promu, sélectionner Tous les utilisateurs inclura tous les utilisateurs appartenant aux groupes d'utilisateurs que vous gérez via les autorisations Division.

   Remarque : Lorsque vous utilisez des Divisions et envoyez une Annonce à tous les utilisateurs, tous les groupes d'utilisateurs de toutes les Divisions recevront votre message. Si vous souhaitez envoyer une Annonce à une Division spécifique, vous pouvez sélectionner le groupe d'utilisateurs correspondant.

7. Si vous le souhaitez, cochez la case Demander à l'utilisateur de mettre à jour le contenu. Cette option est utile lorsque vous souhaitez insister sur votre demande de mise à jour du contenu par les utilisateurs dans une application mobile Showpad ou dans l'application Windows Desktop.
   Lorsqu'elle est sélectionnée, l'annonce inclura un bouton d'action sur lequel l'utilisateur pourra cliquer pour mettre à jour ses ressources. Consultez la capture d'écran ci-dessous pour voir un exemple de ce qui sera proposé aux utilisateurs.

   

8. Vous pouvez choisir de Notifier les utilisateurs par email pour éviter les retards et vous assurer qu'ils recevront le message si la notification n'est pas livrée. Votre adresse email doit exister sur le domaine de votre organisation, car c'est l'adresse utilisée pour les réponses des utilisateurs.
   Tout comme les e-mails standard, vous recevez des réponses automatiques d'absence du bureau lorsque les users ne sont pas disponibles.

9. Pour planifier l'annonce, sélectionnez Envoyer plus tard et définissez la date et l'heure à laquelle l'annonce doit être envoyée. Les annonces planifiées apparaîtront dans la vue Planifiées.

   Remarque : Le fuseau horaire de votre système est utilisé lors de la création d'une Annonce programmée. Si vous définissez une Annonce pour demain à 10h00, elle sera envoyée à 10h00 heure locale pour les utilisateurs, en fonction de leurs paramètres système.

10. Cliquez sur le bouton Envoyer lorsque vous êtes prêt.

11. Vos utilisateurs verront l'annonce sur leurs appareils et, si cela est configuré, ils pourront également la recevoir par email. Un lien pour consulter le contenu dans notre Web App est automatiquement inclus. Voici un exemple d'annonce envoyée par email :

    

    Voir un exemple d'une Annonce dans l'application Web de Showpad :

    

    Cliquer sur une Announcement ouvre les détails de l'Announcement.

Obtenez des informations sur vos Announcements

Pour obtenir des informations sur la performance de votre Announcement, cliquez sur l'Announcement qui vous intéresse.

Dans l'écran Détails des Announcements, vous pouvez voir les paramètres de l'Announcement et le taux de lecture, qui est le pourcentage d'utilisateurs ayant ouvert l'Announcement.

Le taux de lecture est calculé de cette manière : si vous envoyez une Annonce à 10 utilisateurs, cela donnera un pourcentage de lecture de 60 % si :

• Deux users ouvrent l'email et cliquent sur le bouton 'Voir dans Showpad'
• Un user tape sur l'Announcement sur son iPad
• Trois users cliquent sur l'Announcement dans l'app Web

Gérer et archiver les Announcements

L'onglet Announcements de la page Collaboration affiche toutes les Announcements auxquelles vous avez accès. Depuis le menu de gauche, vous pouvez voir les Announcements envoyées, programmées ou archivées.

Les Promoted Members ayant la permission de gérer les Announcements verront toute Announcement assignée à une Experience ou à un User Group au sein de la Division où ils sont promus. Toute Announcement envoyée par le Promoted Member sera visible ici, même s'ils ne gèrent plus les User Groups ou Divisions qui l'ont reçue.

Pour modifier les Announcements programmées, cliquez sur l'onglet Scheduled puis sur l'Announcement que vous souhaitez modifier. Modifiez votre Announcement et cliquez sur Save Changes. Ou cliquez sur Delete Announcement pour annuler son envoi. Cela supprimera complètement votre Announcement. Vous ne pourrez pas récupérer une Announcement programmée supprimée depuis l'onglet Archive.

Vous pouvez archiver les Announcements en cliquant sur Archiver lorsque vous survolez l'Announcement que vous souhaitez archiver. L'archivage d'un Announcement le supprimera de la vue de notification de vos users. Les Announcements archivés seront déplacés vers l'onglet Archivé.