Envoyer des Announcements pour notifier les users

Avec la fonctionnalité Announcements, vous pouvez envoyer des notifications et partager des mises à jour détaillées avec vos users instantanément. Bien sûr, vous pouvez également diffuser de la reconnaissance et de l'amour pour le coaching, mais nous vous recommandons de l'utiliser uniquement pour envoyer des informations précieuses. Les Announcements peuvent inclure du texte enrichi et du Content Showpad. Ils sont automatiquement diffusés, et les users n'auront pas besoin de mettre à jour le Content pour voir le message.

Si les users ont activé les push notifications sur leur appareil, l'Announcement apparaîtra sur leur appareil, même lorsqu'ils ne sont pas dans l'app Showpad. Ne vous inquiétez pas de réveiller les représentants commerciaux travaillant dans différents fuseaux horaires. Vous pouvez partager les Announcements à leur heure locale.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Partagez des mises à jour détaillées avec vos représentants commerciaux à leur heure locale dans l'app et par e-mail
• Les utilisateurs reçoivent la notification même lorsqu'ils ne sont pas dans l'application Showpad.
• Utilisez l'éditeur de texte enrichi pour styliser votre texte et parcourez les Experiences pour ajouter des documents
• Voir un aperçu des Announcements envoyées, programmées et archivées
• Voyez combien de % d'utilisateurs lisent votre Announcement

Vous avez besoin de cela pour réussir

Le chemin rapide

• Accédez à l'onglet Announcements sous Collaboration
• Cliquez sur New Announcement et rédigez un message à vos users
• Planifiez le message si vous préférez
• Publiez
• Consultez les informations pour savoir combien d'utilisateurs ont lu l'Announcement

Procédez étape par étape

• Créer une Announcement
• Obtenez un aperçu de votre Announcement
• Gérer et archiver les Announcements

Créer une Announcement

1. Cliquez sur Collaboration dans le menu du haut, puis allez à l'onglet Announcements et cliquez sur Nouvelle annonce.
2. Entrez un Sujet.

   Astuce : Utilisez un objet descriptif qui donne une idée générale du sujet de votre Announcement. Les Push notifications peuvent être vues en environ 110 caractères.

3. Rédigez l'Announcement avec l'éditeur de texte enrichi. Vous pouvez ajouter du texte en gras ou en italique et créer une liste.

   Remarque : Si vous incluez une chaîne de texte plus longue, comme une URL, lorsque l'Announcement est ouvert sur Outlook, il apparaîtra plus large et deviendra défilable horizontalement pour les users sans retour à la ligne. Cela garantit que le format est facile à lire et que les mots ne seront pas coupés.

4. Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image. Cliquez sur Télécharger et sélectionnez un fichier .jpeg, .png ou .gif depuis votre appareil, ou ajoutez une URL d'image. Cliquez sur Insérer l'image. Vous pouvez ajouter plusieurs images, chacune jusqu'à 10 Mo.

   Remarque : Les GIFs ne sont pas pris en charge sur les Announcements iOS.

5. Pour inclure du Content de vos Libraries, cliquez sur Ajouter du Content. Parcourez ou recherchez du Content dans les Experiences et sélectionnez-le. Cliquez sur Insérer des éléments. Les liens vers le Content sont ajoutés automatiquement.
   Gardez à l'esprit que les users devront avoir accès à ce Content particulier. Les assets utilisés dans les Experiences sont disponibles pour être inclus dans l'Announcement. Le Content Coach n'est pas disponible.
6. Cliquez sur le champ Envoyer à et sélectionnez les users qui recevront l'Announcement. Vous pouvez sélectionner Tous les users, Expériences sélectionnées ou User Groups. En choisissant une Expérience, l'Announcement sera envoyé à tous les users assignés à cette Expérience.

   Remarque : Lorsque vous utilisez les Divisions (les Divisions seront renommées Libraries lorsque l'Admin App remplacera la Online Platform.) et envoyez une Annonce à tous les utilisateurs, tous les groupes d'utilisateurs dans toutes les Divisions recevront votre message. Si vous souhaitez envoyer une Annonce à une Division spécifique, vous pouvez sélectionner le groupe d'utilisateurs correspondant.

7. Optionnellement, cochez la case Demander à l'utilisateur de mettre à jour le contenu. Cela est utile lorsque vous souhaitez souligner votre demande pour que les utilisateurs mettent à jour leur contenu sur une app mobile Showpad ou l'application Windows Desktop.
   Lorsqu'elle est sélectionnée, l'Announcement inclura un bouton d'action sur lequel l'user pourra cliquer, ce qui mettra à jour leurs assets. Voir la capture d'écran ci-dessous pour un exemple de ce qui sera demandé aux users.

   

8. Vous pouvez choisir de Notifier les utilisateurs par email pour éviter les retards et vous assurer qu'ils recevront le message si la notification n'est pas livrée. Votre adresse email doit exister sur le domaine de votre organisation, car c'est l'adresse utilisée pour les réponses des utilisateurs.
   Tout comme les e-mails standard, vous recevez des réponses automatiques d'absence du bureau lorsque les users ne sont pas disponibles.
9. Pour programmer l'Announcement, sélectionnez Envoyer plus tard et définissez la date et l'heure auxquelles l'Announcement doit être envoyé. Les Announcements programmés apparaîtront dans la vue Programmée.

   Remarque : Le fuseau horaire de votre système est utilisé lors de la création d'une Annonce programmée. Si vous définissez une Annonce pour demain à 10h00, elle sera envoyée à 10h00 heure locale pour les utilisateurs, en fonction de leurs paramètres système.

10. Cliquez sur le bouton Envoyer lorsque vous êtes prêt.
11. Vos utilisateurs verront l'Annonce sur leurs appareils, et une fois configurée, ils peuvent également la recevoir par e-mail. Un lien pour voir le contenu dans notre Web App est automatiquement inclus. Voici un exemple d'Annonce envoyée par e-mail :

    

    Voir un exemple d'une Annonce dans l'application Web de Showpad :

    

    Cliquer sur une Announcement ouvre les détails de l'Announcement.

Obtenez des informations sur vos Announcements

Pour obtenir des informations sur la performance de votre Announcement, cliquez sur l'Announcement qui vous intéresse.

Dans l'écran Détails des Announcements, vous pouvez voir les paramètres de l'Announcement et le taux de lecture, qui est le pourcentage d'utilisateurs ayant ouvert l'Announcement.

Le taux de lecture est calculé de cette manière : si vous envoyez une Annonce à 10 utilisateurs, cela donnera un pourcentage de lecture de 60 % si :

• Deux users ouvrent l'email et cliquent sur le bouton 'Voir dans Showpad'
• Un user tape sur l'Announcement sur son iPad
• Trois users cliquent sur l'Announcement dans l'app Web

Gérer et archiver les Announcements

L'onglet Announcements de la page Collaboration affiche toutes les Announcements auxquelles vous avez accès. Depuis le menu de gauche, vous pouvez voir les Announcements envoyées, programmées ou archivées.

Les Promoted Members ayant la permission de gérer les Announcements verront toute Announcement assignée à une Experience ou à un User Group au sein de la Division où ils sont promus. Toute Announcement envoyée par le Promoted Member sera visible ici, même s'ils ne gèrent plus les User Groups ou Divisions qui l'ont reçue.

Pour modifier les Announcements programmées, cliquez sur l'onglet Scheduled puis sur l'Announcement que vous souhaitez modifier. Modifiez votre Announcement et cliquez sur Save Changes. Ou cliquez sur Delete Announcement pour annuler son envoi. Cela supprimera complètement votre Announcement. Vous ne pourrez pas récupérer une Announcement programmée supprimée depuis l'onglet Archive.

Vous pouvez archiver les Announcements en cliquant sur Archiver lorsque vous survolez l'Announcement que vous souhaitez archiver. L'archivage d'un Announcement le supprimera de la vue de notification de vos users. Les Announcements archivés seront déplacés vers l'onglet Archivé.