Verwenden Sie Smart Folders, um Content automatisch zu organisieren

Smart Folders sind eine spezielle Art von Folder, die Sie zu Ihren Classic Experiences hinzufügen können, um Ihr Content zu organisieren. Wie der Name schon sagt, unterscheiden sich Smart Folders von regulären Folders durch ihre Fähigkeit, Content nach Dateityp, Eigenschaften, spezifischen Tags und Quellen zu durchsuchen und automatisch assets einzufügen, die den festgelegten Kriterien entsprechen.

Smart Folders können die Zeit erheblich verkürzen, die Sie sonst mit dem Hinzufügen von Content zu Experiences und Folders verbringen würden. Da Smart Folders darauf ausgelegt sind, Content automatisch zu organisieren, können reguläre Folders, die manuell erstellt wurden, nicht in Smart Folders umgewandelt werden. Sowohl reguläre als auch Smart Folders existieren nebeneinander in Ihrer Showpad-Instanz, um verschiedene Möglichkeiten zur Organisation von Content basierend auf den Bedürfnissen Ihres Teams zu bieten.

Die Reihenfolge, in der assets für user innerhalb von Smart Folders angezeigt werden, ist nicht case-sensitiv. Es zeigt zuerst Zeichen und Symbole an, bevor Dateinamen angezeigt werden, die mit einer Ziffer beginnen, und gruppiert Ziffern zusammen. Zum Beispiel, "a"="A", "Asset.PDF" wird vor "1Asset.PDF" angezeigt, und "1Asset.PDF", "2Asset.PDF" werden vor "10Asset.PDF" angezeigt.

Sehen Sie hier, wie es funktioniert

• Automatisieren Sie die Verteilung von assets, die Ihren Parametern entsprechen
• Reduzieren Sie die Zeit, die für das Befüllen von Experiences mit Content aufgewendet wird
• Filter Smart Folders basierend auf Dateityp, Eigenschaft, Tags, Locale, Autor und Quelle

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Öffnen Sie eine klassische Erfahrung im Experience Builder.
2. Erstellen Sie einen Smart Folder.
3. Ändern Sie das Symbol, fügen Sie Informationen hinzu und konfigurieren Sie die Sichtbarkeit.
4. Definieren Sie die Kriterien, um Content automatisch zu füllen.
5. Bearbeiten oder Verschieben eines Smart Folders.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Öffnen Sie den Experience Builder.

1. Navigieren Sie in der Admin App zur Registerkarte Bibliotheken.
2. Wenn Ihre Organisation mehrere Abteilungen verwendet, wählen Sie die gewünschte Abteilung aus dem Dropdown-Menü oben links aus.
3. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Experiences.
4. Wählen Sie eine Klassische Erfahrung aus der Experiences-Bibliothek aus.
5. Klicken Sie oben im Experience-Detailbereich auf Open Experience Builder.

Erstellen eines Smart Folders

1. Sie können den Smart Folder auf der obersten Ebene der Experience oder innerhalb eines anderen Folders platzieren. Um ihn als Unterordner hinzuzufügen, öffnen Sie den Folder, in den Sie den Smart Folder einfügen möchten.
2. Klicken Sie im Experience Builder auf Hinzufügen und wählen Sie Smart Folder aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Um dem Smart Folder ein benutzerdefiniertes Icon zu geben, klicken Sie auf Durchsuchen oder ziehen Sie das Icon in den dafür vorgesehenen Bereich.
4. Geben Sie einen Smart Folder-Namen an und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
5. Wählen Sie bei Bedarf eine Ordneroption aus:
   • Label im Experience ausblenden: Diese Option blendet den Folder-Namen im Experience aus. Dies ist nützlich, wenn Sie benutzerdefinierte Symbole für Ihre Folders erstellt haben, die bereits den Folder-Namen im Symbol enthalten.
   • Ordner im Kiosk Mode ausblenden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Ordner auszublenden, wenn ein user den Kiosk Mode aktiviert.

Konfigurieren Sie die Content-Kriterien

1. Im Abschnitt Smart Folder-Einstellungen legen Sie die Kriterien fest, die das Content erfüllen muss, um den Smart Folder zu füllen. Beachten Sie, dass Sie mindestens eine Option festlegen müssen. Sie können verschiedene Kriterien auswählen, um einzugrenzen, welche Content automatisch dem Folder hinzugefügt wird.
2. Content nach Dateityp, Eigenschaft, Tags, Locale, Autor und Quelle filtern:
   • Um den Ordner nur mit bestimmten Dateitypen oder asset-Eigenschaften zu füllen, klicken Sie auf File Type oder Property und wählen Sie sie aus der Liste aus.
   • Um assets mit bestimmten Tags einzuschließen, geben Sie die Parameter an.
     • Alle diese Tags müssen übereinstimmen: Schließe Content aus, der nicht alle Tags enthält.
     • Übereinstimmung mit EINEM dieser Tags: Fügen Sie Ergebnisse hinzu, die mit einem einzelnen Tag übereinstimmen.
     • Keine dieser Tags übereinstimmen: Wählen Sie aus, welche Content-Tags ausgeschlossen werden sollen.

     Hinweis: Das Ändern von Tags löst automatisch eine erneute Verarbeitung aus. Erfahren Sie mehr über die Experience-Verarbeitung.

   • Um assets, die bestimmten Locales zugeordnet sind, einzuschließen, geben Sie die Parameter an.
     • Übereinstimmung mit ALLEN diesen Sprachen und Ländern: Schließen Sie Content aus, der nicht alle diese Locale-Eigenschaften enthält.
     • Übereinstimmung mit EINER dieser Sprachen und Länder: Fügen Sie Ergebnisse hinzu, die mit einer beliebigen Locale-Eigenschaft übereinstimmen.
     • Keine dieser Sprachen und Länder übereinstimmen: Wählen Sie aus, welche Locale-Eigenschaften ausgeschlossen werden sollen.
   • Verwenden Sie den Source-Filter, um die Quelle der assets einzugrenzen, indem Sie Alle Libraries, Andere Libraries oder die Library angeben, zu der die Experience gehört.
3. Alternativ können Sie einen gespeicherten Filter verwenden. Klicken Sie dazu auf das Feld Gespeicherten Filter auswählen und wählen Sie den gewünschten Filter aus der Dropdown-Liste aus.
4. Öffnen Sie die Dateien sortieren nach-Dropdown-Liste und wählen Sie die Sortierkriterien aus. Sortieren Sie Ihre Dateien in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.
5. Geben Sie im Feld Anzahl der Dateien begrenzen auf die maximale Anzahl von assets ein, die in Ihrem Smart Folder enthalten sein sollen.
6. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche.

Bearbeiten oder Verschieben eines Smart Folders

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Smart Folder im Experience Builder, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Element bearbeiten. Alternativ können Sie beim Anzeigen eines geöffneten Smart Folders auf den Konfigurationslink in der Nachricht über den assets klicken.
2. Passen Sie die Einstellungen und Kriterien nach Bedarf an.
3. Um den Smart Folder zu verschieben, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Location und wählen Sie eine neue Experience oder einen Folder aus.
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Hinweis: Beim Verschieben von Smart Folders zwischen Experiences beachten Sie bitte, dass die Einstellung Leere Ordner ausblenden der Experience bis zu 5 Minuten dauern kann, um aktiviert zu werden.