Installez le connecteur SharePoint de nouvelle génération

L'application SharePoint de Showpad synchronise les ressources de SharePoint vers Showpad. Une fois l'intégration configurée dans Showpad, SharePoint agit comme la source unique de vérité pour les ressources synchronisées et les métadonnées mappées. La configuration inclut :

• Authentification et autorisation au système source.
• Critères de filtre pour déterminer quels actifs doivent être synchronisés avec Showpad.
• Un mappage pour indiquer quelles propriétés dans Showpad doivent être définies en fonction des valeurs dans SharePoint.

L'application effectue une synchronisation unidirectionnelle de SharePoint vers Showpad et écrase toutes les modifications manuelles apportées aux propriétés mappées dans Showpad. Showpad facilite la gouvernance du contenu à chaque étape du cycle de vie du contenu. Une fois configurée, elle réduit l'effort manuel de gestion du contenu de manière conforme et sécurisée.

L'application SharePoint de Showpad vous permet de distribuer votre contenu SharePoint dans un environnement de marque auquel vos représentants commerciaux peuvent accéder sur l'application Web de Showpad et sur tous les appareils mobiles avec nos applications et intégrations d'e-mails, en ligne et hors ligne.

Découvrez comment ça fonctionne

Caractéristiques principales

• Utilisez SharePoint comme votre source unique de vérité
• Comprendre comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec Showpad
• Définir les propriétés des ressources Showpad en fonction des métadonnées (colonnes) de SharePoint
• Fiabilité. Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad.
• L'application SharePoint doit être installée une seule fois par un administrateur et ajoutée à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad n'ont pas besoin de prendre de mesures pour utiliser cette fonctionnalité.
• Connectivité. Plusieurs instances SharePoint/Bibliothèques de documents peuvent être connectées à plusieurs Divisions Showpad.

Le chemin rapide

1. Installez l'application SharePoint et autorisez l'intégration
2. • Connectez-vous à SharePoint
   • Sélectionnez « Ressources »
   • Attributs de Cartographie
   • Confirmer la Configuration
3. Trouvez les détails dans le tableau de bord
4. Table de référence des propriétés
5. Autorisations des utilisateurs
   • Déléguer des autorisations
   • Consentement pour l'organisation

Procédez étape par étape

Installer l'application SharePoint

Vous pouvez installer l'application SharePoint depuis l'application Admin.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres.
2. Dans la section Applications Showpad, sélectionnez Gérer les applications.
3. Cliquez sur Installer l'application.
4. Sélectionnez l'application SharePoint à installer. Assurez-vous que la case à cocher Installer automatiquement la nouvelle version lorsqu'elle est disponible est activée (par défaut).
5. Cliquez sur Installer.
6. Une fois l'application installée, vous devrez autoriser l'intégration.

Autoriser l'intégration

Sous Showpad Apps, naviguez vers SharePoint. La première fois que vous ouvrez cet onglet, il vous sera demandé d'autoriser l'intégration avec SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Autoriser.

Configurer l'intégration

Connectez-vous à SharePoint

1. Dans l'application Admin, cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les Paramètres.
2. Dans la section Applications Showpad, sélectionnez SharePoint.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle connexion.
4. Sélectionnez la Division à laquelle vous souhaitez vous connecter et cliquez sur le bouton Connect to SharePoint. Cela garantit que votre connexion sait à quelle Division synchroniser les actifs. Si vous n'avez pas plusieurs Divisions, la liste déroulante n'est pas affichée.

5. Sélectionnez comment connecter :

   Remarque : Un administrateur SharePoint est requis pour donner son consentement.

   • Connecter avec les autorisations de l'application : Cette option fournit des autorisations au niveau de l'application. Elle autorise un accès complet pour que l'application Showpad fonctionne au sein de SharePoint. Cette connexion n'est pas liée à un utilisateur spécifique. Portée de l'autorisation : Sites.Read.All
   • Se connecter avec les autorisations d'application - Autorisations d'application avancées : Cette option fournit des autorisations granulaires au niveau de l'application pour que l'application Showpad fonctionne dans SharePoint. Par défaut, l'application n'a accès à aucun Site. Un administrateur SharePoint doit accorder des autorisations de lecture par Site pour que l'application puisse se connecter. Les étapes pour créer des autorisations de Site peuvent être trouvées ici. Cette connexion n'est pas liée à un utilisateur spécifique. Portée d'autorisation : Sites.Selected
   • Se connecter avec des autorisations déléguées : Cette option fournit des autorisations au niveau de l'utilisateur. Elle autorise un accès limité en tant qu'utilisateur individuel. Seuls le contenu et les fonctionnalités accessibles à l'utilisateur autorisé sont disponibles. Consultez la section Autorisations utilisateur pour en savoir plus sur la configuration. Portée de l'autorisation : Sites.Read.All offline_access
6. Cela ouvrira une fenêtre externe, vous permettant de vous connecter à Microsoft et d'activer l'application Showpad pour lire et créer des ressources. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Accepter.
7. Cliquez sur Suivant.

Sélectionner des ressources

Cette étape est utilisée pour spécifier quels actifs doivent être synchronisés avec Showpad.

1. Saisissez ou sélectionnez le SharePoint Site ou le sous-site à utiliser.
   Lorsque cette option est sélectionnée, vous pourrez spécifier la Bibliothèque de documents à utiliser.
2. Si la bibliothèque de documents sélectionnée contient des colonnes Oui/Non, Texte ou Choix, vous pouvez définir les colonnes et leurs valeurs pour le filtre de ressources. Seules les ressources répondant aux critères du filtre seront synchronisées avec Showpad.
   Cliquez sur le bouton Ajouter colonne/valeur pour définir des colonnes et des valeurs supplémentaires. Vous pouvez supprimer des colonnes et des valeurs en cliquant sur l'icône moins.
3. En option, la section Exclusions vous permet de définir des types de fichiers et des tags spécifiques à exclure.
   • Types de fichiers ignorés : Il s'agit d'une liste des types de fichiers qui ne seront jamais synchronisés (même si Showpad les prend en charge). Dans la liste déroulante, sélectionnez les types de fichiers que vous ne souhaitez pas synchroniser.
   • Tags ignorés : Il s'agit d'une liste de tags qui ne seront jamais synchronisés (même s'ils existent dans Showpad). Entrez les tags qui ne doivent pas être créés ou assignés.
5. Cliquez sur le bouton Suivant.
6. Cliquez sur Oui, continuer pour confirmer la synchronisation.

Attributs de Cartographie

La cartographie des attributs détermine quelles propriétés de Showpad correspondent aux colonnes de la Source (SharePoint).

Il est important de noter que les propriétés spécifiées dans le mappage sont contrôlées depuis la Source (SharePoint) et ne doivent pas être modifiées dans Showpad. Cela signifie qu'à chaque synchronisation d'un actif, sa valeur dans Showpad sera recalculée et écrasée par SharePoint. Toute modification apportée à une propriété dans Showpad sera perdue. Si vous souhaitez conserver le contrôle d'une certaine propriété dans la bibliothèque Showpad, ne la mappez pas ici.

1. Sélectionnez la colonne dans SharePoint qui correspond à la propriété Nom dans Showpad. Ce mappage est obligatoire. Tous les autres mappages sont facultatifs. Voir la description des propriétés Showpad qui peuvent être mappées.
   Vous pouvez définir des mappages supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter une propriété Showpad. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un mappage. Selon la propriété, vous pouvez ajouter des options de mappage avancées en cliquant sur le caret à côté de la liste déroulante : Cela ouvre plus d'options que vous pouvez configurer :
   
   Cliquer sur Add response mapping vous permet de traduire des valeurs spécifiques de SharePoint vers leurs équivalents dans Showpad. Dans l'exemple ci-dessous, le mappage de réponse indique :
   Si l'audience est égale à 'Customer Facing' dans SharePoint, alors la propriété 'Can be shared' doit être définie sur 'Yes'.
   Consultez le Tableau de référence des propriétés pour tous les détails. 
   
2. Lorsque vous avez terminé la cartographie, cliquez sur le bouton Suivant.

Confirmer la Configuration

La dernière étape vous permet de réviser votre configuration, de fournir un nom de connexion (facultatif) et de spécifier la fréquence de synchronisation.

1. Saisissez du texte dans Nom de la connexion pour fournir un nom descriptif optionnel pour la connexion. Ce nom sera affiché dans le tableau de bord de la connexion.

2. Dans la liste déroulante Fréquence de synchronisation, sélectionnez la fréquence à laquelle les données sont synchronisées entre Showpad et SharePoint. La fréquence par défaut est de 15 minutes, ce qui signifie que les systèmes se synchroniseront toutes les 15 minutes. Les fréquences suivantes sont prises en charge :

   Fréquence	Description
   15 mins	(par défaut) Les données sont synchronisées toutes les 15 minutes.
   30 minutes	Les données sont synchronisées toutes les 30 minutes.
   1 heure	Les données sont synchronisées toutes les heures.
   2 heures	Les données sont synchronisées toutes les 2 heures.
   3 heures	Les données sont synchronisées toutes les 3 heures.
   4 heures	Les données sont synchronisées toutes les 4 heures.
   6 heures	Les données sont synchronisées toutes les 6 heures.
   8 heures	Les données sont synchronisées toutes les 8 heures.
   12 heures	Les données sont synchronisées toutes les 12 heures.
   24 heures	Les données sont synchronisées toutes les 24 heures.

3. Sélectionnez l'option Activé pour activer immédiatement la synchronisation. Si vous laissez cette option non sélectionnée, la synchronisation sera enregistrée dans un état désactivé, prête à être activée à un moment ultérieur.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer la connexion

Une fois enregistré, un aperçu de la configuration est affiché

Des icônes sont disponibles pour vous permettre d'effectuer les actions suivantes :

• Activé : Basculez l'interrupteur pour activer ou désactiver la synchronisation.
• Re-synchronisation : Pour déclencher une re-synchronisation immédiate de toutes les ressources, cliquez sur l'icône. Cela n'affectera pas la fréquence programmée.
• Ré-autoriser Showpad : Pour vous reconnecter à SharePoint, cliquez sur le menu à trois points à côté du bouton Ajouter une connexion.

• Menu à trois points : Cliquez pour révéler des options supplémentaires.

  • Modifier : Cliquez pour modifier les paramètres de configuration.
  • Dupliquer : Cliquez pour créer une nouvelle connexion pour une Division différente ou réutiliser la connexion avec des paramètres différents.
  • Supprimer : Cliquez pour supprimer définitivement la connexion. Confirmez dans la fenêtre contextuelle.

  

Vous pouvez accéder à vos paramètres de configuration à tout moment en cliquant sur le bouton Configuration dans le Tableau de bord. Veuillez vous référer à la section Tableau de bord pour plus d'informations.

Les fichiers synchronisés depuis SharePoint auront une icône SharePoint à côté de leur nom dans votre library Files. Si les fichiers précédemment synchronisés depuis SharePoint (en utilisant le Next-Generation SharePoint Connector) n'affichent pas l'icône, cliquez sur l'icône de re-synchronisation sur la page Configuration pour les actualiser. Les tags synchronisés n'afficheront pas d'icône SharePoint.

Dashboard

Le tableau de bord SharePoint vous montre un aperçu des actions se déroulant avec vos ressources.

À première vue, l'onglet Métriques affiche des statistiques sur le nombre total de fichiers actuellement synchronisés avec SharePoint, la dernière synchronisation réussie et la dernière synchronisation échouée.

Le graphique ci-dessous montre combien de ressources ont été créées, mises à jour et supprimées par la synchronisation dans une période donnée. Modifiez les plages de dates pour comparer les données et regrouper par mois, semaine, jour ou heure.

Dans l'onglet Événements, vous trouverez un aperçu des ressources synchronisées avec SharePoint avec des détails plus précis liés à la synchronisation, tels que le statut, l'opération, les horodatages, l'ID externe et la raison de l'échec.

Vous pouvez rechercher un actif spécifique, filtrer par plage de dates ou trier les résultats selon vos besoins.

Vous pouvez également rechercher des événements échoués avec une raison particulière d'échec. Veuillez vérifier le menu déroulant pour voir tous les scénarios d'échec possibles dans votre intégration.

Table de référence des propriétés

Le tableau suivant est une liste de toutes les propriétés disponibles et des types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à référencer selon les besoins.

Remarque : Certaines propriétés Showpad nécessitent des valeurs très spécifiques. Si SharePoint fournit des valeurs en dehors de ce format, des erreurs de synchronisation peuvent se produire avec le message « Le mappage de propriété n'est pas valide ». Nous recommandons d'utiliser les options de mappage avancé lors de la configuration des attributs dans Showpad pour traduire les valeurs SharePoint dans le format correct. L'image suivante illustre le mappage avancé correct pour restreindre les téléchargements externes au format PDF.

Autorisations utilisateur

Vous pouvez permettre aux utilisateurs non-administrateurs de configurer l'intégration en :

• déléguer des autorisations à eux dans SharePoint
• consentir à l'intégration au nom de l'organisation dans Showpad

Déléguer des autorisations

Étant donné que l'ID Microsoft Entra peut être configuré de plusieurs manières, les instructions de cette section démontreront le processus dans SharePoint Online.

1. Dans SharePoint Online, dans le menu en haut à gauche, sélectionnez Admin.
2. Cela ouvre le centre d'administration Microsoft 365. Dans le menu de gauche, cliquez sur Afficher tout pour développer la section et sélectionnez Identité.
3. Cela ouvre le centre d'administration Microsoft Entra. Dans le menu de gauche, développez la section Applications, sélectionnez Applications d'entreprise, puis cliquez sur Consentement et autorisations dans la section Sécurité.

4. Sélectionnez Paramètres de consentement administrateur dans le menu de gauche. Activez les options pour permettre aux utilisateurs non-administrateurs de créer une demande de consentement lors de la connexion via le connecteur SharePoint de nouvelle génération :

   • Les utilisateurs peuvent demander le consentement de l'administrateur pour les applications auxquelles ils ne peuvent pas consentir.
   • Les utilisateurs sélectionnés recevront des notifications par e-mail pour les demandes
   • Les utilisateurs sélectionnés recevront des rappels d'expiration de demande

   Avec ces paramètres activés, les utilisateurs non-administrateurs verront le message suivant lors de la connexion via le connecteur SharePoint de nouvelle génération :

   Ils devront attendre que leur administrateur approuve la demande. Les administrateurs peuvent trouver et traiter ces demandes sur la page des demandes de consentement de l'administrateur dans le centre d'administration Microsoft Entra. Dans le menu de gauche, développez Applications, et sélectionnez Application d'entreprise. Dans la section Activité du menu de gauche, sélectionnez Demandes de consentement de l'administrateur.

   Une fois que l'administrateur approuve la demande, les utilisateurs non-administrateurs peuvent utiliser leur compte utilisateur pour se connecter aux sites SharePoint auxquels ils ont accès.

Consentement pour l'organisation

Si vous décidez de ne pas autoriser les utilisateurs non-administrateurs à donner leur consentement aux applications tierces dans SharePoint, ils verront le message suivant lorsqu'ils tenteront de se connecter :

Vous pouvez configurer l'intégration pour que les utilisateurs non-administrateurs puissent se connecter en :

1. Suivez les étapes pour installer l'application SharePoint et autoriser l'intégration.
2. À l'étape 5 de la section Connexion à SharePoint, sélectionnez l'option Se connecter avec des autorisations déléguées.
3. Connectez-vous en tant qu'administrateur qualifié et cochez la case pour Consentir au nom de votre organisation.
4. Cliquez sur Accepter.
5. À ce stade, vous pouvez quitter la configuration de la connexion, et un utilisateur non-administrateur peut établir la connexion. Comme un administrateur a déjà donné son consentement pour l'organisation, tout autre utilisateur peut maintenant se connecter avec succès à SharePoint.