Installieren Sie den Next-Generation SharePoint Connector

Die SharePoint-App von Showpad synchronisiert Assets von SharePoint zu Showpad. Sobald die Integration in Showpad eingerichtet und konfiguriert ist, fungiert SharePoint als einzige Quelle der Wahrheit für die synchronisierten Assets und die zugeordneten Metadaten. Die Konfiguration umfasst:

• Authentifizierung und Autorisierung zum Quellsystem.
• Filterkriterien zur Bestimmung, welche Assets mit Showpad synchronisiert werden müssen.
• Eine Zuordnung, die angibt, welche Eigenschaften in Showpad basierend auf Werten in SharePoint definiert werden müssen.

Die App führt eine unidirektionale Synchronisierung von SharePoint zu Showpad durch und überschreibt alle manuellen Änderungen an den zugeordneten Eigenschaften in Showpad. Showpad erleichtert die Inhaltsverwaltung in jeder Phase des Content-Lebenszyklus. Nach der Einrichtung reduziert es den manuellen Aufwand für das Content-Management auf eine konforme und sichere Weise.

Die SharePoint-App von Showpad ermöglicht es Ihnen, Ihre SharePoint-Inhalte in einer markengeschützten Umgebung zu verteilen, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web-App von Showpad und jedes mobile Gerät mit unseren Apps und E-Mail-Integrationen online und offline zugreifen können.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Nutzen Sie SharePoint als Ihre zentrale Informationsquelle
• Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit Showpad verwendet werden
• Definieren Sie Showpad-Asset-Eigenschaften basierend auf SharePoint (Spalten-)Metadaten
• Zuverlässigkeit. Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar.
• Die SharePoint-App muss nur einmal von einem Admin installiert und zu jeder relevanten SharePoint-Website hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer müssen keine Maßnahmen ergreifen, um diese Funktion zu nutzen.
• Konnektivität. Mehrere SharePoint-Instanzen/Dokumentbibliotheken können mit mehreren Showpad-Abteilungen verbunden werden.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Installieren Sie die SharePoint-App und autorisieren Sie die Integration
2. Konfigurieren Sie die Integration
   • Verbinden Sie sich mit SharePoint
   • Wählen Sie „Assets“
   • Attribute zuordnen
   • Konfiguration bestätigen
3. Finden Sie Details im Dashboard
4. Eigenschaftsreferenztabelle
5. Benutzerberechtigungen
   • Delegierte Berechtigungen
   • Zustimmung für Organisation

Tun Sie dies Schritt für Schritt

SharePoint App installieren

Sie können die SharePoint-App über die Admin App installieren.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie Manage Apps.
3. Klicken Sie auf App installieren.
4. Wählen Sie die SharePoint-App zur Installation aus. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Neue Version automatisch installieren, wenn verfügbar" aktiviert ist (Standard).
5. Klicken Sie auf Installieren.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Integration autorisieren

Das erste Mal, wenn Sie die SharePoint-App öffnen, werden Sie aufgefordert, die Integration mit SharePoint zu autorisieren. Um dies zu tun, klicken Sie auf die Autorisieren-Schaltfläche.

Integration konfigurieren

Verbinden Sie sich mit SharePoint

1. Klicken Sie in der Admin App auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie SharePoint.
3. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen Schaltfläche.
4. Wählen Sie die Division, mit der Sie sich verbinden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Connect to SharePoint. Dies stellt sicher, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisionen haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
5. Wählen Sie, wie Sie verbinden möchten:

   Hinweis: Ein SharePoint-Administrator ist für die Zustimmung erforderlich.

   • Mit App-Berechtigungen verbinden: Diese Option bietet Berechtigungen auf Anwendungsebene. Sie autorisiert den vollständigen Zugriff für die Showpad-App, um innerhalb von SharePoint zu arbeiten. Diese Verbindung ist nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpft. Autorisierungsbereich: Sites.Read.All
   • Mit delegierten Berechtigungen verbinden: Diese Option bietet Berechtigungen auf Benutzerebene. Sie autorisiert einen eingeschränkten Zugriff als einzelner Benutzer. Nur Inhalte und Funktionen, die dem autorisierten Benutzer zugänglich sind, stehen zur Verfügung. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Abschnitt Benutzerberechtigungen. Autorisierungsbereich: Sites.Read.All offline_access
6. Dies öffnet ein externes Fenster, das Ihnen ermöglicht, sich bei Microsoft anzumelden und die Showpad-App zum Lesen und Erstellen von Assets zu aktivieren. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Akzeptieren-Schaltfläche.
7. Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie „Assets“

Dieser Schritt wird verwendet, um festzulegen, welche Assets mit Showpad synchronisiert werden müssen.

1. Geben Sie die SharePoint-Website oder Unterwebsite ein oder wählen Sie sie aus, die Sie verwenden möchten.
   Wenn ausgewählt, können Sie die zu verwendende Dokumentenbibliothek angeben.
   Wenn die ausgewählte Dokumentbibliothek Ja/Nein-, Text- oder Auswahlspalten enthält, können Sie die Spalten und ihre Werte für den Asset-Filter definieren. Nur Assets, die den Filterkriterien entsprechen, werden mit Showpad synchronisiert.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalte/Wert hinzufügen, um zusätzliche Spalten und Werte zu definieren. Sie können Spalten und Werte entfernen, indem Sie auf das Minus-Symbol klicken.
2. Optional ermöglicht Ihnen der Abschnitt Ausschlüsse, spezifische Dateitypen und Tags zu definieren, die ausgeschlossen werden sollen.
   • Ignorierte Dateitypen: Dies ist eine Liste der Dateitypen, die niemals synchronisiert werden (selbst wenn Showpad sie unterstützt). Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Dateitypen aus, die Sie nicht synchronisieren möchten.
   • Ignorierte Tags: Dies ist eine Liste von Tags, die niemals synchronisiert werden (selbst wenn sie in Showpad existieren). Geben Sie die Tags ein, die nicht erstellt oder zugewiesen werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.
4. Klicken Sie auf Ja, fortsetzen, um die Synchronisation zu bestätigen.

Attribute zuordnen

Die Attributzuordnung bestimmt, welche Showpad-Eigenschaften den Spalten in der Quelle (SharePoint) entsprechen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die in der Zuordnung angegebenen Eigenschaften von der Quelle (SharePoint) gesteuert werden und nicht in Showpad geändert werden sollten. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn ein Asset synchronisiert wird, sein Wert in Showpad neu berechnet und von SharePoint überschrieben wird. Alle Änderungen, die an einer Eigenschaft innerhalb von Showpad vorgenommen werden, gehen verloren. Wenn Sie die Kontrolle über eine bestimmte Eigenschaft innerhalb der Showpad-Bibliothek behalten möchten, sollten Sie sie hier nicht zuordnen.

1. Wählen Sie die Spalte in SharePoint aus, die der Name-Eigenschaft in Showpad entspricht. Diese Zuordnung ist obligatorisch. Alle anderen Zuordnungen sind optional. Siehe die Beschreibung der Showpad-Eigenschaften, die zugeordnet werden können.
   
   Sie können zusätzliche Zuordnungen definieren, indem Sie auf die Schaltfläche Showpad-Eigenschaft hinzufügen klicken. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Zuordnung zu entfernen.
   
   Je nach Eigenschaft können Sie erweiterte Zuordnungsoptionen hinzufügen, indem Sie auf das Caret neben der Dropdown-Liste klicken. Dadurch werden weitere Optionen geöffnet, die Sie konfigurieren können.
   
   Durch Klicken auf Antwortzuordnung hinzufügen können Sie spezifische SharePoint-Werte in ihre Entsprechungen in Showpad übersetzen. Sehen Sie sich die Eigenschaftsreferenztabelle für alle Details an.
   
   
2. Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Konfiguration bestätigen

Der letzte Schritt ermöglicht es Ihnen, Ihre Konfiguration zu überprüfen und die Synchronisationsfrequenz festzulegen.

1. Aus der Dropdown-Liste "Sync-Frequenz" wählen Sie die Frequenz, mit der Daten zwischen Showpad und SharePoint synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die folgenden Frequenzen werden unterstützt:

   Frequenz	Beschreibung
   15 Minuten	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   30 Minuten	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   1 Stunde	Die Daten werden jede Stunde synchronisiert.
   2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

2. Wählen Sie die Option Aktiviert, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert, bereit, zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert zu werden.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Verbindung

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt

Symbole stehen Ihnen zur Verfügung, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Aktiviert: Schalten Sie den Schalter um, um die Synchronisierung zu aktivieren oder zu deaktivieren.
• Erneut verbinden: Um die Verbindung zu SharePoint wiederherzustellen, klicken Sie auf das grüne Häkchen.
• Jetzt erneut synchronisieren: Um eine sofortige erneute Synchronisierung aller Assets auszulösen, klicken Sie auf das Symbol. Dies hat keinen Einfluss auf den festgelegten Frequenzplan.
• Duplikat: Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden.
• Dreipunktmenü: Klicken, um zusätzliche Optionen anzuzeigen.
  • Bearbeiten: Klicken Sie, um die Konfigurationseinstellungen zu bearbeiten.
  • Duplikat: Klicken Sie, um eine neue Verbindung für eine andere Division zu erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederzuverwenden.
  • Löschen: Klicken Sie, um die Verbindung dauerhaft zu löschen. Bestätigen Sie im Pop-up.

Sie können jederzeit auf Ihre Konfigurationseinstellungen zugreifen, indem Sie im Dashboard auf die Schaltfläche Konfiguration klicken. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dashboard.

Dashboard

Das SharePoint-Dashboard zeigt Ihnen einen Überblick über die Aktionen, die mit Ihren Assets stattfinden.

Auf den ersten Blick zeigt die Metriken-Registerkarte Statistiken über die Gesamtanzahl der derzeit mit SharePoint synchronisierten Dateien, die letzte erfolgreiche Synchronisierung und die letzte fehlgeschlagene Synchronisierung.

Das untenstehende Diagramm zeigt, wie viele Assets in einem bestimmten Zeitraum durch die Synchronisierung erstellt, aktualisiert und gelöscht wurden. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen und nach Monat, Woche, Tag oder Stunde zu gruppieren.

Im Events-Tab finden Sie einen Überblick über die mit SharePoint synchronisierten Assets mit detaillierteren Informationen zur Synchronisierung, wie Status, Vorgang, Zeitstempel, externe ID und Fehlermeldung.

Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, nach Datumsbereich filtern oder die Ergebnisse nach Bedarf sortieren.

Sie können auch nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Grund für das Scheitern suchen. Bitte überprüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehlerszenarien innerhalb Ihrer Integration zu sehen.

Eigenschaftsreferenztabelle

Hier ist eine Liste aller verfügbaren Eigenschaften und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint zur Verfügung stehen, um bei Bedarf darauf zu verweisen:

Showpad-Eigenschaft	Beschreibung	SharePoint Spaltentyp
Autor	Dies wird verwendet, um die Autor-Eigenschaft von Dokumenten in SharePoint der Autor-Eigenschaft in der Showpad-Bibliothek zuzuordnen. In Showpad kann die Autor-Eigenschaft in den Asset-Details gefunden werden. Hinweis: Diese Werte müssen sowohl in Showpad als auch in SharePoint übereinstimmen. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Person oder Gruppe
Kann mit Anmerkungen versehen werden	Ermöglicht es Benutzern, mit der Anmerkungsfunktion in Showpad Text zu markieren oder zu kommentieren. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Ja Nein
Kann extern heruntergeladen werden	Steuert, ob Dateien extern heruntergeladen werden können oder nicht. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: nein 'original'- Originalversion 'pdf' - „Externer PDF-Download einschränken“	Ja Nein
Kann intern heruntergeladen werden	Steuert, ob Dateien intern heruntergeladen werden können oder nicht. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: nein 'original' - Originalversion 'pdf' - „Externen PDF-Download einschränken“	Ja Nein
Kann personalisiert werden	Ermöglicht Benutzern das Erstellen einer personalisierten Kopie einer vorhandenen Datei in Showpad. Dateien werden im Bereich „Meine Dateien“ des Benutzers gespeichert. Erweiterte Zuordnungsoptionen Erwartete SharePoint-Werte: Wahr Falsch Showpad Optionen: nein 'original'- Originalversion 'pdf' - „Externen PDF-Download einschränken“	Ja Nein
Kann geteilt werden	Dateiberechtigung zur Steuerung, ob Showpad-Nutzer eine Datei für externe Empfänger freigeben können Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Ja Nein
Länder	Dies wird verwendet, um das betreffende Land im Asset-Detailfenster von Showpad abzubilden und für die Lokalisierung zu verwenden. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet Hinweis: Showpad verwendet ISO-3166	Einzelne Textzeile Mehrere Textzeilen Auswahl Verwaltete Metadaten
Beschreibung	Dies ist das Beschreibungsfeld in Showpad, das dem Showpad Nutzer angezeigt wird, wenn er eine Datei ansieht. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Datei Einzelne Textzeile Mehrere Textzeilen Berechnet
Läuft ab am	Die Datendatei sollte für Benutzer in Showpad nicht mehr verfügbar sein. Die Datei wird in Showpad nicht gelöscht, um Einblicke für Berichtszwecke zu erhalten. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Datum und Uhrzeit
Sprachen	Dies wird verwendet, um die Asset-Sprache der Spracheigenschaft im Asset-Detailfenster von Showpad zuzuordnen und als Gebietsschema zu verwenden. Die erwarteten Werte sind die Abkürzungen der Sprache (zum Beispiel 'EN' für Englisch oder 'NL' für Niederländisch). Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet Hinweis: Showpad verwendet ISO-639	Einzelne Textzeile Mehrere Textzeilen Auswahl Verwaltete Metadaten
Name	Dies ist der Name der in Showpad sichtbaren Datei. Showpad fügt die Dateityp-Erweiterung automatisch an.	Datei Einzelne Textzeile Berechnet
Seite kann getrennt werden	Dies stellt sicher, dass geschützte und regulierte Informationen gruppiert werden. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Ja Nein
Veröffentlicht am	Das Datum, an dem eine Datei in Showpad für Benutzer verfügbar sein soll. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Datum und Uhrzeit
Im Kiosk Mode anzeigen	Verwaltet die Sichtbarkeit von Dateien im Kiosk-Modus, einem geschützten Ansichtsmodus, um interne oder vertrauliche Dateien auszublenden. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet	Ja Nein
Tags	Die Tags, die dem Dokument in Showpad zugewiesen wurden. Der Spaltenname wird dem Tag vorangestellt, getrennt durch einen Bindestrich, wenn Sie "inkl. Spaltenname" wählen. Diese Tags werden als "Externe Tags" in den Asset-Eigenschaften in Showpad angezeigt. Erweiterte Zuordnungsoptionen Showpad Optionen: Standardwert Antwortzuordnung + Verwenden Sie die Standard-Einstellung, wenn nicht zugeordnet Trennzeichen	Auswahl Einzelne Textzeile Mehrere Textzeilen Verwaltete Metadaten Berechnet

Benutzerberechtigungen

Sie können Nicht-Admin-Benutzern ermöglichen, die Integration einzurichten, indem Sie entweder:

• Berechtigungen delegieren an sie in SharePoint
• Zustimmung zur Integration im Namen der Organisation in Showpad

Berechtigungen delegieren

Da die Microsoft Entra ID auf verschiedene Weise konfiguriert werden kann, wird der Prozess in diesem Abschnitt in SharePoint Online demonstriert.

1. Wählen Sie in SharePoint Online im Menü oben links Admin aus.
2. Dies öffnet das Microsoft 365 Admin Center. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Alle anzeigen, um den Abschnitt zu erweitern, und wählen Sie Identität aus.
3. Dies öffnet das Microsoft Entra Admin Center. Erweitern Sie im Menü auf der linken Seite den Abschnitt Anwendungen, wählen Sie Unternehmensanwendungen und klicken Sie dann im Abschnitt Sicherheit auf Zustimmung und Berechtigungen.
4. Wählen Sie Admin-Zustimmungseinstellungen aus dem Menü auf der linken Seite. Aktivieren Sie die Optionen, um nicht-Admin-Benutzern zu erlauben, eine Zustimmung anzufordern, wenn sie sich über den Next-Generation SharePoint-Konnektor verbinden:
   • Benutzer können die Zustimmung des Administrators zu Apps anfordern, denen sie nicht zustimmen können.
   • Ausgewählte Benutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für Anfragen
   • Ausgewählte Benutzer erhalten Erinnerungen an das Ablaufdatum der Anforderung

   Mit diesen aktivierten Einstellungen sehen Nicht-Admin-Benutzer die folgende Nachricht, wenn sie sich über den Next-Generation SharePoint-Konnektor verbinden:

   Sie müssen warten, bis ihr Administrator die Anfrage genehmigt. Administratoren können diese Anfragen auf der Seite "Administrator-Zustimmungsanfragen" im Microsoft Entra Admin Center finden und bearbeiten. Erweitern Sie im Menü auf der linken Seite den Abschnitt Anwendungen und wählen Sie Unternehmensanwendung. Wählen Sie im Abschnitt Aktivität des linken Menüs Administrator-Zustimmungsanfragen aus.

   Sobald der Administrator die Anfrage genehmigt, können Nicht-Administratoren ihr Benutzerkonto verwenden, um sich mit den SharePoint-Sites zu verbinden, auf die sie Zugriff haben.

Zustimmung für die Organisation

Wenn Sie sich entscheiden, Nicht-Admin-Benutzern nicht zu erlauben, Drittanbieter-Apps in SharePoint zuzustimmen, sehen sie die folgende Nachricht, wenn sie versuchen, eine Verbindung herzustellen:

Sie können die Integration so einrichten, dass sich Nicht-Admin-Benutzer verbinden können, indem Sie:

1. Befolgen Sie die Schritte, um die SharePoint-App zu installieren und die Integration zu autorisieren.
2. Wählen Sie im Schritt 5 im Abschnitt Mit SharePoint verbinden die Option Mit delegierten Berechtigungen verbinden.
3. Melden Sie sich als qualifizierter Administrator an und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um im Namen Ihrer Organisation zuzustimmen.
4. Klicken Sie auf Akzeptieren.
5. An diesem Punkt können Sie die Verbindungseinrichtung beenden, und ein Nicht-Admin-Benutzer kann die Verbindung herstellen. Da ein Administrator bereits die Zustimmung der Organisation erteilt hat, kann sich nun jeder andere Benutzer erfolgreich mit SharePoint verbinden.