Inhalte mit Showpad für Outlook (Legacy) finden und teilen

Nachdem Sie das Showpad-Add-In für Outlook installiert und konfiguriert haben, können Sie die erweiterte Suche verwenden, um nach Inhalten zu suchen und diese von Ihrer bevorzugten Plattform aus zu teilen. Gestalten Sie die email ganz nach Ihren Wünschen. Ja, Sie können sogar die Schriftart Comic Sans verwenden, wenn Sie möchten. Links zu den geteilten Showpad Content sind Teil der ausgehenden Outlook email. Sie können diese Aktivität außerdem in Salesforce, MS Dynamics oder SAP Sales Cloud (früher C4C) protokollieren, sofern Ihre Organisation eine CRM-Integration konfiguriert hat.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

• Showpad für Outlook installiert und konfiguriert
• Windows 10 (1803) und höher, um Advanced Experiences zu durchsuchen
• Ältere Windows-Versionen unterstützen die Suche in Advanced Experiences
• Die Größenbeschränkung für das Hochladen von Assets über Outlook in My Files beträgt 75 MB

Der schnelle Weg

1. Verfassen Sie eine neue E-Mail
2. Klicken Sie auf „Artikel Hinzufügen"
3. Fügen Sie Inhalte aus Ihren zuletzt verwendeten Dateien, Experiences, Collections, My Files oder Suchergebnissen hinzu
4. Wählen Sie ein Freigabe-Theme aus
5. Gestalten Sie die email ganz nach Ihren Wünschen
6. Drücken Sie die Schaltfläche „Senden"

Gehe dabei Schritt für Schritt vor

1. Erstellen Sie eine „Neue E-Mail und klicken Sie dann auf „Elemente Hinzufügen".
2. Suchen oder durchsuchen Sie Inhalte mit Hilfe der nachfolgenden Registerkarten:
   • Zuletzt: Zeigt Ihre zuletzt geteilten Dateien an, sodass Sie sie leicht erneut teilen können.
   • Experiences: Durchsuchen Sie Ihre Experiences, um Inhalte auszuwählen.
   • Collections: Zeigt die Collections an, die Sie bereits erstellt haben. Sie können bestimmte Inhalte auswählen oder die gesamte Collection zum Teilen auswählen. In diesem Fall wird ein Link zu der gesamten Collection erstellt.
   • My Files: Zeigt persönliche Inhalte, die Sie auf Showpad hochgeladen haben, und ermöglicht es Ihnen, diese in Ordnern zu verwalten.
   • Suche: Verwenden Sie unsere erweiterte Suche, um nach Inhalten in Ihrer Instanz zu suchen. 
3. Um sich eine Vorschau des Elements anzeigen zu lassen, bevor Sie diese hinzufügen, bewegen Sie bitte den Mauszeiger über dem „Asset"-Symbol und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Wenn Sie das Element nach der Vorschau hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Element Hinzufügen". Verwenden Sie anderenfalls die Schaltfläche „X", um es zu schließen.
4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie freigeben möchten. Klicken Sie dann auf „Einfügen", um Links zu den ausgewählten Dateien in Ihrer E-Mail hinzuzufügen.
   Wenn Sie nur bestimmte Seiten eines mehrseitigen Dokuments einbeziehen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die ausgewählten Seiten zu einer Sammlung hinzufügen und sie dann stattdessen über die Registerkarte "Sammlung" in Ihre E-Mail einfügen.
5. Um Inhalte aus „Advanced Experiences" hinzuzufügen, navigieren Sie wie gewohnt in der Webanwendung zu den Assets, sodass Sie leicht finden können, was Sie suchen. Klicken Sie auf der „Experiences“-Registerkarte auf die „Advanced Experiences", von der Sie aus Inhalte teilen möchten.
6. Sobald Sie den Inhalt gefunden haben, den Sie teilen möchten, wählen Sie bitte das „Asset"-Symbol jedes einzelnen Stückes aus.
   
7. Ein neues Feld wird eingeblendet, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und gehen Sie dann auf das obere rechte „X" im „Asset"-Fenster, um zu dem Experience zurückzukehren.
   

8. Sie können weitere Inhalte auswählen, indem Sie die Schritte 5 und 6 wiederholen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie bitte „Element(e) Einfügen" aus, wenn Sie bereit sind, diese mit Ihrer E-Mail zu versenden.
   

   Hinweis: Wenn Ihre E-Mail im RTF-Format (Text) vorliegt, kann Showpad für Outlook keine Inhalte hinzufügen.

9. Markieren Sie die Seite(n), die Sie teilen möchten und klicken Sie dann auf „Element Einfügen".
10. Um nach Inhalten zu suchen, klicken Sie bitte auf das Suchsymbol und beginnen Sie dann mit der Eingabe des Erlebnisnamens, des Dateinamens oder der Dateierweiterung im Suchfeld.
11. Mit der Suchoption im Showpad for Outlook-Add-in geben wir Ihnen die Möglichkeit, die passenden Dokumente zu finden, basierend auf:
    • ob das Wort im Titel erscheint
    • ob das Wort in einem Dokument (PDF, Office-Dateien) vorkommt und ob es eine Stammversion dieses Wortes ist. Wir unterstützen mehrere Sprachen, sodass Wörter ihrem sprachspezifischen Wortstamm entsprechend zugeordnet werden
    • ob das Wort Teil eines Tags ist
12. Sie können den Filter konfigurieren, um präzise Suchergebnisse zu erhalten. Beginnen Sie mit der Eingabe des Inhalts, nach dem Sie suchen. Vorgeschlagene Optionen werden angezeigt. Klicken Sie auf „Alle Ergebnisse Anzeigen", um die Filter zu konfigurieren.
13. Sie können den Dokumenttyp angeben, für den Sie Ergebnisse wünschen, oder die Tags auswählen, die Sie miteinbeziehen möchten.
    
14. Wählen Sie aus, ob Sie das Herunterladen Ihrer persönlichen oder vertraulichen Dateien zulassen oder verweigern möchten, indem Sie die Einstellung „Downloads Zulassen“ umschalten. Wenn ein Asset von Ihrem Admin als nicht herunterladbar markiert wurde, wird diese Einstellung durch diesen Schalter nicht außer Kraft gesetzt werden.
15. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Freigabethema aus, bevor Sie die Links zu Ihren Inhalten versenden. Diese Themen zeigen Ihre freigegebenen Inhalte auf einem benutzerdefinierten und firmeneigenen Viewer an. Diese Themen werden von Ihrem Showpad-Administrator definiert.
16. Wenn Sie eine CRM-Integration aktiviert haben, können Sie Showpad for Outlook-Aktivitäten in der Salesforce-, Dynamics- oder SAP Sales Cloud-Instanz (früher C4C) Ihrer Organisation protokollieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Log to CRM, um sich mit Ihren CRM-Zugangsdaten anzumelden.
17. Geben Sie im An-Feld Ihrer email die email-Adresse Ihres Kontakts oder Leads ein. Ein Klick auf Namen überprüfen veranlasst, dass die Empfänger verifiziert und mit Ihren Daten in Salesforce, Dynamics oder SAP Sales Cloud (früher C4C) abgeglichen werden. Sie können auch im email-Text zu tippen beginnen. Das löst das Verhalten von Namen überprüfen indirekt ebenfalls aus.
18. Eine andere Möglichkeit, Inhalte mit einem Kontakt oder Lead zu teilen, besteht darin, im "Kontakt- oder Lead"-Bildschirm manuell nach ihnen zu suchen und dann das richtige Kontrollkästchen anzuklicken. Dadurch wird die Aktivität diesem bestimmten CRM-Datensatz zugeordnet. Sie müssen dann die E-Mail-Adresse des Empfängers manuell in das Feld "An" eingeben.
19. Um Inhalte mit einer Ihrer „Opportunity" zu teilen, können Sie auch im "Related"-Suchfeld nach ihnen suchen. Wenn Sie die E-Mail, die Sie verfassen, keiner „Opportunity" zuordnen möchten, wählen Sie bitte „Keine" aus.

20. Wenn Sie Inhalte in eine email einfügen, wird Ihr privacy disclaimer automatisch am Ende der Nachricht eingefügt.

    Hinweis: Vermeiden Sie es bitte, Ihre E-Mail mit Showpad-Links als Entwurf abzuspeichern. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Links beim späteren Versenden der Freigabe-E-Mail nicht mehr so funktionieren, wie sie es sollten.

21. Wenn Ihr Kunde oder Interessent den Link in der E-Mail öffnet, wird die Sammlung im ausgewählten Sharing-Design geöffnet werdem.

22. In Ihrer Teilen-Ansicht in der Showpad-App werden Sie die Einsichten hinsichtlich der von Ihnen geteilten Inhalte sehen können. Showpad für Outlook kann die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts nachverfolgen, wenn diese nur an eine Adresse gesendet wurde. Sie sehen den Inhalt und den Betreff und die Nachricht, die Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht verwendet haben. Wenn Sie Ihre Inhalte mit mehreren Adressen teilen, können wir Ihnen anzeigen, auf welchem Gerät und in welchem Browser die Inhalte geöffnet wurden.

    Hinweis: Es ist nicht möglich, eine einzelne E-Mail nachzuverfolgen, die an mehrere Kontakte versendet wurde, selbst dann nicht, wenn diese im CC oder BCC stehen. Es ist ebenso nicht möglich zu sehen, ob Ihre Outlook-E-Mail in der Freigabeaktivität von Showpad geöffnet wurde. Dies liegt daran, dass die E-Mail nicht über Showpad, sondern über Outlook versendet wird. Die Standardeinstellungen in Outlook blockieren Tracking-Pixel, wodurch wir E-Mail-Öffnungs-Ereignisse registrieren. Wenn Sie eine Bestätigung dahingehend erhalten möchten, dass Ihre Kontakte Ihre E-Mail geöffnet haben, können Sie jederzeit die Lesebestätigungs-Option in Outlook aktivieren.

23. Sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet und darauf geklickt hat, um sich einen der Inhalte in der Freigabe anzeigen zu lassen, geben sowohl der E-Mail-Öffnungs- als auch der Besuchszähler an, dass dieser die E-Mail geöffnet und auf einige oder alle Inhalte geklickt hat.
24. Wenn der Inhalt mit mehreren Kontakten in einer E-Mail geteilt wurde, werden Sie den Gerätetyp und den Standort, falls verfügbar, sehen können.