SharePoint als Inhaltsquelle in Showpad verwenden (legacy)

Hinweis: Seit dem 1. Juli 2024 unterstützt Microsoft keine neuen Verbindungen mehr mit der in diesem Artikel beschriebenen Vorgehensweise. Bestehende Verbindungen funktionieren voraussichtlich bis irgendwann im Jahr 2026 weiterhin normal. Um eine neue SharePoint-Verbindung zu erstellen, befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel.

Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige verlässliche Quelle, um wertvolle Inhalte zu verwalten. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen automatisch mit Showpad und optimiert sie für die Nutzung im Web und auf mobilen Geräten.

Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer gebrandeten Umgebung, auf die Ihre Verkäufer über die Web App von Showpad und auf jedem mobilen Gerät mit unseren Apps und email-Integrationen zugreifen können – online und offline.

Hinweis: Änderungen an Assets durch den Systembenutzer in SharePoint werden in Showpad nicht berücksichtigt, nur Änderungen, die von tatsächlichen Nutzern vorgenommen werden.

So sieht es aus

Wesentliche Funktionen

• Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration genutzt werden
• Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige verlässliche Informationsquelle
• SharePoint-URLs werden automatisch in Showpad-URL-Assets umgewandelt
• Bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint mit Showpad abgleichen
• Verwenden Sie eine Showpad-Mandanten-URL, um eine sichere OAuth-2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
• Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente in Showpad weiterhin verfügbar
• Laden Sie bei Bedarf weiterhin Assets direkt in die Showpad Files library hoch
• Der Showpad Connector muss nur vom Administrator installiert und zu jeder relevanten SharePoint-Website hinzugefügt werden. Für Showpad-Benutzer ist diese Funktion automatisch verfügbar.

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Aktivieren Sie in den Showpad-Einstellungen die SharePoint-Integration
2. Kopieren Sie die Service-ID, Client-ID und das Token, um Ihre Websiteverbindungen zu konfigurieren
3. Laden Sie den Showpad SharePoint Connector aus dem Office Store für die gewünschten Sites und Unterseiten herunter und installieren Sie ihn
4. Geben Sie die Showpad-Tenant-URL ein (https://organizationname.showpad.biz)
5. Fügen Sie die erzeugte Service-ID, Client-ID, das Token und optional eine Webhook-URL ein
6. Optional kannst du eine Webhook-URL hinzufügen, in der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
7. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Website und deren Unterwebsite(n) aktivieren möchten
8. Spalten konfigurieren, um Eigenschaften auf Showpad zuzuordnen
9. Richten Sie Ihre Inhalte und Experiences in Showpad ein und verwalten Sie sie
10. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, damit der Vertrieb stets Zugriff auf die neuesten, markenkonformen Inhalte hat

Hinweis: Bei der Verwendung der Versionierung in SharePoint Online werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0, …) Ihrer Dokumente automatisch von Showpad aktualisiert und verarbeitet

Gehe Schritt für Schritt vor

1. Wählen Sie in den Showpad-Admin-Einstellungen im Bereich Integrations SharePoint aus. Aktivieren Sie die SharePoint-Integration, indem Sie auf Let's Get Started klicken, und geben Sie der Integration anschließend einen Namen.
2. Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, damit wir sie später verwenden können, um den Link im Middleware-Connector einzurichten und Ihre Website-Verbindungen zu konfigurieren.
3. Klicken Sie im SharePoint Admin Center auf More features. Klicken Sie im Abschnitt Apps auf Open und wählen Sie dann SharePoint Store aus.
4. Geben Sie Showpad in die Suchleiste ein und wählen Sie den Showpad Connector aus.
5. Klicken Sie auf Switch to the classic SharePoint Store, wählen Sie Add It und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie auf Continue klicken. Folgen Sie den Installationsanweisungen. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die Sie verbinden möchten, und klicken Sie dann auf das Settings icon. Klicken Sie auf Add an App und wählen Sie den Showpad Connector aus.
6. Wählen Sie für die Installation Trust It. Showpad wird in der SharePoint-Instanz nichts schreiben oder löschen.
7. Konfigurieren Sie den Connector auf Ebene der Websiteinhalte. Wir unterstützen mehrere Sites und Subsites auf einer SharePoint-Subdomain. Fügen Sie die App über Site contents hinzu und wählen Sie Trust It.
8. Konfigurieren Sie die Showpad Connector App für Ihre Website. Geben Sie die Showpad Tenant-URL ein (https://organizationname.showpad.biz). Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Feld Admin Email Addresses die email-Adressen an, die eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diese Art von OAuth 2.0, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online-Administratorpasswort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um festzulegen, wohin Synchronisierungsaktivitäten gesendet werden.
9. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Website und Subsite(s) aktivieren möchten, indem Sie den Schalter neben jeder library umlegen.

10. Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftszuordnung zu Showpad zu konfigurieren. In der content library in SharePoint sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Add column, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Sie können diese Spalten künftig in der content library sehen und sie hier bearbeiten. Eine Tabelle mit Details zu Showpad-Feldern, Spaltentypen und deren Bedeutung ist am Ende dieses Artikels verfügbar.

    Hinweis: Wenn Spaltenwerte für eine Office-Datei fehlen, die in SharePoint aktualisiert wurde, bedeutet dies wahrscheinlich, dass der neuen Dateiversion Metadaten fehlen. Um dies zu verhindern, empfehlen wir, das Asset vor Änderungen direkt aus der SharePoint library herunterzuladen. So wird sichergestellt, dass die Metadaten im aktualisierten Asset dem aktuellen Stand in der library entsprechen und es beim Ersetzen der alten Version zu keinen Abweichungen oder Konflikten kommt.

11. Die verfügbaren Eigenschaften zur Zuordnung zu Showpad hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und der zugehörigen SharePoint-Spaltentypen lautet:
    • Dateiname: Eine einzelne Textzeile. Wenn während der Installation bereits eine Spalte mit Name erstellt wurde, erfolgt diese Zuordnung automatisch.

    • Veröffentlicht: Ja/Nein oder Auswahl (mit den Optionen „Publish“ und „Not published“).

      Hinweis: Wir müssen zunächst den Standardspaltenwert auf "Not Published" setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen der Dateien fertig sind, können Sie die Dateien anschließend gesammelt veröffentlichen, indem Sie den Wert auf "Publish" ändern.

      Wir empfehlen außerdem dringend, die Dateien in einem Sammelvorgang zu bearbeiten, um sie alle über die Option Quick Edit in der Document library auf Publish zu setzen. Gehen Sie zur Spalte Showpad Publish, setzen Sie die Spaltenfelder auf Publish und ziehen Sie die Ecke des Zellinhalts in die anderen Zellen. Klicken Sie auf Done, um mit der Veröffentlichung zu beginnen.

      Tipp: Um das Update nach dem Hochladen von Assets zu SharePoint auszulösen, setzen Sie die Felder Veröffentlichen auf Ja und wählen Sie Speichern.

    • Division und Tags: Einzeilige Textfelder, Auswahl oder Verwaltete Metadaten. Für Divisions können Sie nur dann zu Showpad zuordnen, wenn die Division(en) bereits vorhanden ist/sind. Wenn Sie versuchen, eine Division über die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt. Sie können das Asset in großer Menge an mehrere Divisions senden; dadurch wird in jeder ausgewählten Division eine Kopie des SPO-Assets erstellt.
    • Beschreibung: Einzeilige Textzeile oder Mehrzeilige Textzeilen
    • Ablaufdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
    • Asset-Berechtigungen: Ja/Nein

    • Autor: Person oder Gruppe

      Hinweise: 
      - Die email-Adresse des in SharePoint ausgewählten Autors muss mit der email-Adresse eines bestehenden Showpad-Benutzers übereinstimmen. 
      - Wenn das Feld Author nicht zugeordnet ist, wird der Autorenwert standardmäßig auf den Namen des Benutzers gesetzt, der Ihre SharePoint-Integration eingerichtet hat.

      

12. Wenn Sie Tags zu Showpad zuordnen, wählen Sie Choice und fügen Sie mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzu. Dadurch wird jeder Wert zu einem separaten Tag.
    • Um gleiche Werte in verschiedenen Spalten im Hinblick auf Tags zu unterscheiden, wählen Sie die Option, den Spaltennamen zusammen mit dem Tag einzubeziehen (Tags inkl. Spaltenname). Dadurch wird verhindert, dass Tags mit unterschiedlicher Bedeutung falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn die Option ausgewählt ist, wird der Wert als - angezeigt.
    • Um Tags in einzeiligen Textfeldern zu trennen, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt : oder ein Semikolon ;, um sie in zwei Werte zu unterteilen.
13. Zusätzlich zu den Eigenschaftsdetails können Sie auch bestimmte Dateiberechtigungen zu Showpad zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja/Nein-Spalte erstellen, sehen Sie im Showpad Connector mehrere Berechtigungsoptionen, wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken.
14. Damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden, müssen Sie „Publish“ als Zuordnungseigenschaft auswählen. Wenn diese Eigenschaft nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass sie benötigt wird. Außerdem können Sie nicht auf „Apply“ klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
15. Jede Aktualisierung einer Datei und jede Versionsaktualisierung wird ebenfalls im Aktivitätsprotokoll in Showpad angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, zeigt eine Fehlermeldung an, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften, wie Asset-Berechtigungen, werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, verschwindet sie auch aus der Files Library von Showpad. Ein SharePoint-Symbol auf Assets in der Showpad-Datei library zeigt an, dass es sich um synchronisierte SharePoint-Dokumente handelt.
16. Richten Sie Ihre Inhalte und Experiences in Showpad ein und verwalten Sie sie. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien über Showpad sicher, damit der Vertrieb stets Zugriff auf die neuesten, markenkonformen Inhalte hat.

Hier finden Sie eine Liste aller verfügbaren Felder und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint verfügbar sind und bei Bedarf als Referenz dienen: