SharePoint als Inhaltsquelle in Showpad verwenden (legacy)

Hinweis: Seit dem 1. Juli 2024 unterstützt Microsoft keine neuen Verbindungen mehr mit der in diesem Artikel beschriebenen Vorgehensweise. Bestehende Verbindungen funktionieren voraussichtlich bis irgendwann im Jahr 2026 weiterhin normal. Um eine neue SharePoint-Verbindung zu erstellen, befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel.

Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige verlässliche Quelle, um wertvolle Inhalte zu verwalten. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen automatisch mit Showpad und optimiert sie für die Nutzung im Web und auf mobilen Geräten.

Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer gebrandeten Umgebung, auf die Ihre Verkäufer über die Web App von Showpad und auf jedem mobilen Gerät mit unseren Apps und email-Integrationen zugreifen können – online und offline.

Hinweis: Änderungen an Assets durch den Systembenutzer in SharePoint werden in Showpad nicht berücksichtigt, nur Änderungen, die von tatsächlichen Nutzern vorgenommen werden.

So sieht es aus

Wesentliche Funktionen

• Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration genutzt werden
• Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige verlässliche Informationsquelle
• SharePoint-URLs werden automatisch in Showpad-URL-Assets umgewandelt
• Bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint mit Showpad abgleichen
• Verwenden Sie eine Showpad-Mandanten-URL, um eine sichere OAuth-2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
• Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente in Showpad weiterhin verfügbar
• Laden Sie bei Bedarf weiterhin Assets direkt in die Showpad Files library hoch
• Der Showpad Connector muss nur vom Administrator installiert und zu jeder relevanten SharePoint-Website hinzugefügt werden. Für Showpad-Benutzer ist diese Funktion automatisch verfügbar.

Das brauchst du, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Aktivieren Sie in den Showpad-Einstellungen die SharePoint-Integration
2. Kopieren Sie die Service-ID, Client-ID und das Token, um Ihre Websiteverbindungen zu konfigurieren
3. Laden Sie den Showpad SharePoint Connector aus dem Office Store für die gewünschten Sites und Unterseiten herunter und installieren Sie ihn
4. Geben Sie die Showpad-Tenant-URL ein (https://organizationname.showpad.biz)
5. Fügen Sie die erzeugte Service-ID, Client-ID, das Token und optional eine Webhook-URL ein
6. Optional kannst du eine Webhook-URL hinzufügen, in der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
7. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Website und deren Unterwebsite(n) aktivieren möchten
8. Spalten konfigurieren, um Eigenschaften auf Showpad zuzuordnen
9. Richten Sie Ihre Inhalte und Experiences in Showpad ein und verwalten Sie sie
10. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, damit der Vertrieb stets Zugriff auf die neuesten, markenkonformen Inhalte hat

Hinweis: Bei der Verwendung der Versionierung in SharePoint Online werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0, …) Ihrer Dokumente automatisch von Showpad aktualisiert und verarbeitet

Gehe Schritt für Schritt vor

1. Wählen Sie in den Showpad-Admin-Einstellungen im Bereich Integrations SharePoint aus. Aktivieren Sie die SharePoint-Integration, indem Sie auf Let's Get Started klicken, und geben Sie der Integration anschließend einen Namen.
2. Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, damit wir sie später verwenden können, um den Link im Middleware-Connector einzurichten und Ihre Website-Verbindungen zu konfigurieren.
3. Klicken Sie im SharePoint Admin Center auf Weitere Funktionen. Klicken Sie im Abschnitt Apps auf Öffnen und wählen Sie dann SharePoint Store.
4. Geben Sie Showpad in die Suchleiste ein und wählen Sie den Showpad Connector.
5. Klicken Sie auf Zum klassischen SharePoint Store wechseln, wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie auf Weiter klicken. Folgen Sie den Installationsanweisungen. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die Sie verbinden möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol Einstellungen. Klicken Sie auf App hinzufügen und wählen Sie den Showpad Connector.
6. Wählen Sie für die Installation Vertrauen aus. Showpad wird nichts in der SharePoint-Instanz schreiben oder löschen.
7. Konfigurieren Sie den Connector auf Ebene der Websiteinhalte. Wir unterstützen mehrere Websites und Unterwebsites auf einer SharePoint-Subdomain. Fügen Sie die App über Site contents hinzu und wählen Sie Trust It aus.
8. Konfigurieren Sie die Showpad Connector App für Ihre Site. Geben Sie die Showpad-Tenant-URL ein (https://organizationname.showpad.biz). Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Feld Admin Email Addresses die email-Adressen an, die eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diese Art von OAuth 2.0, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online-Administratorkennwort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um festzulegen, wohin Synchronisierungsaktivitäten gesendet werden.
9. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Site und deren Unterwebsite(n) aktivieren möchten, indem Sie den Schalter neben jeder library umlegen.

10. Nun müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftszuordnung zu Showpad zu konfigurieren. In der content library in SharePoint sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Add column, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Diese Spalten werden künftig in der content library angezeigt, und Sie können sie hier bearbeiten. Am Ende dieses Artikels finden Sie eine Tabelle mit Details zu Showpad-Feldern, Spaltentypen und deren Bedeutung.

    Hinweis: Wenn Spaltenwerte für eine Office-Datei fehlen, die in SharePoint aktualisiert wurde, bedeutet dies wahrscheinlich, dass der neuen Dateiversion Metadaten fehlen. Um dies zu verhindern, empfehlen wir, das Asset vor Änderungen direkt aus der SharePoint library herunterzuladen. So wird sichergestellt, dass die Metadaten im aktualisierten Asset dem aktuellen Stand in der library entsprechen und es beim Ersetzen der alten Version zu keinen Abweichungen oder Konflikten kommt.

11. Die verfügbaren Eigenschaften, die auf Showpad abgebildet werden können, hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und ihres entsprechenden SharePoint-Spaltentyps lautet:
    • Dateiname: Eine einzelne Textzeile. Wenn während der Installation bereits eine Spalte mit Name erstellt wurde, erfolgt diese Zuordnung automatisch.

    • Veröffentlichen: Ja/Nein oder Auswahl (mit den Optionen „Veröffentlichen“ und „Nicht veröffentlicht“).

      Hinweis: Wir müssen zunächst den Standardspaltenwert auf "Not Published" setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen der Dateien fertig sind, können Sie die Dateien anschließend gesammelt veröffentlichen, indem Sie den Wert auf "Publish" ändern.

      Wir empfehlen außerdem dringend, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, um sie alle auf Publish zu setzen, und zwar über die Option Quick Edit in der Document library. Gehen Sie zur Spalte Showpad Publish, setzen Sie die Spaltenfelder auf Publish, und ziehen Sie die Ecke des Zellinhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Done, um die Veröffentlichung zu starten.

      Tipp: Um das Update nach dem Hochladen von Assets zu SharePoint auszulösen, setzen Sie die Felder Veröffentlichen auf Ja und wählen Sie Speichern.

    • Division und Tags: Einzeilige Textfelder, Auswahl oder Verwaltete Metadaten. Für Divisions können Sie nur dann zu Showpad zuordnen, wenn die Division(en) bereits vorhanden ist/sind. Wenn Sie versuchen, eine Division über die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt. Sie können das Asset in großer Menge an mehrere Divisions senden; dadurch wird in jeder ausgewählten Division eine Kopie des SPO-Assets erstellt.
    • Beschreibung: Einzeilige Textzeile oder Mehrzeilige Textzeilen
    • Ablaufdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
    • Asset-Berechtigungen: Ja/Nein

    • Autor: Person oder Gruppe

      
      - Die email-Adresse des in SharePoint ausgewählten Autors muss mit der email-Adresse eines bestehenden Showpad-Benutzers übereinstimmen.
      - Wenn das Feld Author nicht zugeordnet ist, wird der Autorenwert standardmäßig auf den Namen des Benutzers gesetzt, der Ihre SharePoint-Integration eingerichtet hat.

      

12. Beim Zuordnen von Tags zu Showpad wählen Sie Auswahl und fügen mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzu. Dadurch wird jeder Wert zu einem eigenen Tag.
    • Um gleiche Werte in verschiedenen Spalten im Hinblick auf Tags zu unterscheiden, wählen Sie die Option, den Spaltennamen zusammen mit dem Tag einzubeziehen (Tags inkl. Spaltenname). Dadurch wird verhindert, dass Tags mit unterschiedlicher Bedeutung falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn die Option ausgewählt ist, wird der Wert als - angezeigt.
    • Um Tags in einzeiligen Textfeldern zu trennen, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt : oder ein Semikolon ;, um sie als zwei Werte zu unterscheiden.
13. Zusätzlich zu den Eigenschaften kannst du auch bestimmte Dateiberechtigungen zu Showpad zuordnen. Wenn du in SharePoint eine Ja/Nein-Spalte erstellst, siehst du im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen, wenn du auf das Dropdown klickst.
14. Damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden, müssen Sie Veröffentlichungsstatus als Zuordnungseigenschaft auswählen. Wenn diese Eigenschaft in Ihrer Konfiguration nicht enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass sie benötigt wird. Außerdem können Sie nicht auf Anwenden klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
15. Jede Aktualisierung einer Datei und jede Versionsaktualisierung wird auch im Aktivitätenprotokoll von Showpad angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, zeigt eine Fehlermeldung an, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften, wie z. B. Asset-Berechtigungen, werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, verschwindet sie auch aus der Dateien library von Showpad. Ein SharePoint-Symbol auf Assets in der Showpad-Datei library zeigt an, dass es sich um synchronisierte SharePoint-Dokumente handelt.
16. Richten Sie Ihre Inhalte und Experiences in Showpad ein und verwalten Sie sie. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien über Showpad sicher, damit der Vertrieb stets Zugriff auf die neuesten, markenkonformen Inhalte hat.

Hier finden Sie eine Liste aller verfügbaren Felder und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint verfügbar sind und bei Bedarf als Referenz dienen: