Erstellen und Verwalten von E-Mail-Share-Vorlagen

Sie können E-Mail-Vorlagen erstellen, um Benutzern zu helfen, schnell Content in ihre Shares einzufügen. Diese Funktion stellt sicher, dass die genaueste und effektivste Nachricht verwendet wird. Beim Erstellen von Vorlagen können Sie diese bestimmten Experiences zuweisen, sodass nur Benutzer mit Zugriff auf diese Experiences den mit der Vorlage verbundenen Content teilen können.

Benutzer werden alle Vorlagen sehen, auf die sie beim Erstellen von Shares zugreifen können, unabhängig davon, welche Experience sie gerade ansehen. Zum Beispiel, wenn ein Benutzer den Experiences A und B zugewiesen ist, wird er Vorlagen sehen, die der Experience B zugewiesen sind, selbst wenn er von Experience A aus teilt. Benutzer werden keine Vorlagen für Experiences sehen, denen sie nicht zugewiesen sind, was sicherstellt, dass sie nur Content teilen können, auf den sie Zugriff haben.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Erstellen Sie gebrandete Email Templates mit Text und Content
• Vorlagen über Erfahrungen für Benutzer zuweisen
• Duplizieren Sie Vorlagen für eine schnelle Erstellung
• Sehen Sie, wie oft Vorlagen verwendet werden
• E-Mail-Share-Vorlagen sind für user in der Web App, Windows Desktop App und iOS verfügbar.
• Das maximale Größenlimit für Content in E-Mail-Vorlagen beträgt 1 MB.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

Der schnelle Weg

1. Wählen Sie im Libraries-Tab Email Shares aus dem Abschnitt Templates im linken Seitenmenü.
2. Erstellen Sie eine Vorlage mit Text und Content und weisen Sie sie dann den Experiences zu.
3. Verwalten Sie Vorlagen mit dem Vorlagendetailbereich.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Erstellen Sie eine Email Share-Vorlage

1. Navigieren Sie zum Libraries-Tab.
2. Wenn Ihre Organisation mehrere Libraries/Divisions verwendet, wählen Sie die gewünschte Library/Division aus dem Dropdown-Menü oben links aus.
3. Wählen Sie Email Shares aus der Section "Vorlagen" im linken Seitenmenü.
4. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
5. Benenne die Vorlage.
6. Weisen Sie die Vorlage einem oder mehreren Experiences zu. Geben Sie den Namen der Experience in das Feld ein und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus. Um eine Experience zu entfernen, klicken Sie auf das X rechts neben dem Namen. Beachten Sie, dass Benutzer beim Erstellen eines Shares alle Vorlagen sehen, auf die sie basierend auf den ihnen zugewiesenen Experiences zugreifen können. Dies geschieht unabhängig davon, welche Experience sie gerade ansehen.
7. Geben Sie optional einen Betreff für die Vorlage ein.
8. Klicken Sie auf Content hinzufügen, um eine Datei oder eine Page zur Vorlage hinzuzufügen.
9. Durchsuchen Sie assets mit den bereitgestellten Filter. Wählen Sie, um basierend auf ausgewählten File Types, asset-Eigenschaften, Tags, Autor oder Quelle zu filtern. Sie können hier die Suchfunktion verwenden oder einen gespeicherten Filter anwenden. Der Content erscheint als Links im Textkörper, wo sich Ihr Cursor befindet. Sie können sie ausschneiden und an die gewünschte Stelle einfügen.
10. Geben Sie im Feld Body ein, was Sie in die Vorlage aufnehmen möchten.
11. Verwenden Sie den Rich-Text-Editor, um den Stil anzupassen und Links hinzuzufügen. Wählen Sie den Schriftarttyp, die Größe, den Stil, die Farbe und die Ausrichtung. Sie können auch Aufzählungs- oder nummerierte Listen erstellen und die Formatierung entfernen. Beachten Sie, dass die von Ihnen gewählten Schriftarten mit allen E-Mail-Clients kompatibel sind.
12. Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bildsymbol. Klicken Sie auf Hochladen, um ein Bild von Ihrem Gerät hinzuzufügen oder die Bild-URL hinzuzufügen. Bilder werden automatisch angepasst, um in das Feld zu passen. Die maximale Größe pro Bild beträgt 10 MB. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bild einfügen.
13. Um die Vorlage zu testen, klicken Sie auf Test-E-Mail senden. Eine Vorschau Ihrer Vorlage wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Die enthaltenen Links funktionieren im Vorschaumodus nicht.
14. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Speichern.

Verwalten von E-Mail-Share-Vorlagen

1. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage in der Email Share Templates library aus. Sie können das Suchfeld verwenden und nach Name, Hinzugefügt, Zuletzt aktualisiert und Autoren sortieren.
2. Klicken Sie auf eine Vorlage, um das Detailfenster anzuzeigen.
3. Um eine Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol. Nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
4. Um eine Vorlage anzusehen, klicken Sie auf das Augensymbol. Sie können eine Test-E-Mail aus der Vorschau senden, indem Sie Test-E-Mail senden auswählen. Sie können auch auf Vorlage bearbeiten klicken, um Änderungen vorzunehmen.
5. Um eine Vorlage zu duplizieren, klicken Sie auf das Duplikat-Symbol. „Kopie von“ wird dem Anfang des ursprünglichen Namens hinzugefügt. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Vorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern.
6. Um eine Vorlage dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol und bestätigen Sie im Pop-up. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
7. Im Abschnitt Übersicht sehen Sie die folgenden Details zur Vorlage:
   • Erstellt am: Das Datum, an dem die Vorlage erstellt wurde.
   • Zuletzt aktualisiert am: Das Datum, an dem die Vorlage zuletzt geändert wurde.
   • Autor(en): Der Name des Erstellers der Vorlage.
8. Um beliebte Vorlagen zu identifizieren, sehen Sie sich den Abschnitt Vorlagen-Einblicke an. Sehen Sie, wie oft Benutzer die Vorlage in den letzten 30 Tagen ausgewählt haben und die Gesamtzahl der Auswahlen. Vorlagen mit niedrigen Auswahlzahlen können darauf hinweisen, dass sie nicht verwendet werden und entfernt werden könnten.
9. Um zu sehen, welchen Experiences eine Vorlage zugewiesen ist, klicken Sie im Abschnitt Zugewiesen auf Experiences.
10. Um Vorlagen in großen Mengen zu löschen, wählen Sie sie aus der library aus, klicken Sie auf Dauerhaft löschen und bestätigen Sie im Pop-up.