Lorsque votre entreprise stocke ses documents dans l'espace de stockage cloud de Google, il est important que ces documents restent la seule source de vérité lorsqu'ils sont distribués à votre équipe de vente. En synchronisant le contenu directement à partir de Google Drive, vous pouvez être sûr que tout le contenu de Showpad est le plus récent et le plus à jour sans avoir à mettre à jour manuellement des actifs individuels à la fois. Cela permet de gagner du temps sur le plan administratif, ce qui laisse plus de temps pour créer le contenu parfait.
Les mises à jour du contenu de votre stockage Cloud avec Google Drive seront reflétées dans la content library de l'Online Platform. Par exemple, si vous supprimez un dossier ou une ressource synchronisée dans votre système de gestion de contenu, il sera également supprimé de Showpad, à moins que vous ne supprimiez la connexion et choisissiez d'abord de conserver les fichiers dans Showpad. Utilisez l'outil de suivi de Showpad pour vérifier les données de chaque ressource afin d'obtenir un meilleur aperçu de l'activité liée à votre support, y compris un historique de toutes les modifications apportées au fichier. Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver les fichiers en supprimant la connexion, ce qui peut arriver si vous avez changé de système de stockage ou de compte. Cela vous donne la flexibilité de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les ressources précédentes.
Si vous importez du contenu de Google Drive dans votre bibliothèque, les ressources apparaîtront dans Showpad sous forme de fichiers natifs Microsoft Office. Lors de l'importation par synchronisation avec Google Drive, les ressources resteront des .gslides, .gdocs, etc.
Lorsque votre organisation dispose de plus d'un administrateur, seul le administrateur qui configure le cloud sync et modifie la configuration.
Regardez comment ça marche
Caractéristiques principales
- Rationalise la gestion de vos actifs dans Showpad
- garantit l'existence d'une source unique de vérité pour vos garanties.
- Fournit des informations sur l'activité et les mises à jour des actifs
- Les mises à jour du contenu de Google Drive se synchronisent automatiquement avec Showpad
- Les fichiers natifs (Gslides, Gsheetset Gdocs) sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad.
- Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici
Remarque : si vous disposez de l'intégration Google Slide, vous verrez des fichiers .gslide dans vos Mes Fichiers, qui sont alimentés par PowerPoint car Google le propose comme format d'exportation. Consultez cet article pour plus d'informations.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Abonnement Ultimate pour Showpad
- Contenu dans Google Drive
- Téléchargez des fichiers d'une taille allant jusqu'à 2 GB
Remarque : Vous ne pouvez pas renommer un fichier, le déplacer vers la corbeille ou télécharger une nouvelle version dans le site Online Platform s'il a été synchronisé à partir de Google Drive. La création et la gestion des étiquettes liées à tous les actifs doivent être effectuées dans le site Online Platform. Ni les étiquettes ni les descriptions des actifs ne sont transférables à partir de la solution en nuage.
Réussir en quelques minutes
- Configurer une connexion entre Google Drive et Showpad
- Vérifiez vos informations d'identification Google
- Choisissez les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec Showpad
- Confirmez la synchronisation des fichiers avec le Content library
- Reliez plusieurs comptes Google Drive entre divisions
- Au besoin, vérifiez l'outil de surveillance pour voir l'activité des actifs
- Supprimez la synchronisation lors du passage à un autre Google Drive
Procéder étape par étape
- Cliquez sur l'icône des paramètres de l'engrenage et sélectionnez intégrations dans l'Online Platform.
- Si le stockage en nuage est activé, vous le verrez sur le côté gauche dans les intégrations.
- Si vous configurez un cloud storage sync pour la première fois, cliquez sur Commencer. Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur Nouvelle connexion.
- Choisissez la division dans laquelle vous souhaitez synchroniser le contenu. Vous pouvez à tout moment configurer un compte Google Drive supplémentaire, tel qu'un Shared Drive, pour une autre division.
- Il vous sera demandé à partir de quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez Google Drive.
Remarque : vous pouvez ajouter une connexion par division lorsque vous établissez un lien avec Google Drive.
- Saisissez la description de votre connexion dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur Suivant.
- De là, vous serez amené à un écran pour authentifier vos informations d'identification de stockage cloud. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur Suivant.
- Autoriser la connexion.
- Vous êtes ramené sur le site Online Platform et les dossiers de votre lecteur Google sont maintenant répertoriés sous l'onglet Synchronisation des dossiers de la fenêtre de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner des sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier parent, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
Remarque : Si vous restaurez une version antérieure d'un document Google, effectuez une petite modification dans la version restaurée pour repousser la date de modification et déclencher la mise à jour du middleware.
- Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage cloud. Pour apporter des modifications à une connexion existante, cliquez sur Configurer.
- En cliquant sur Moniteur, vous pouvez visualiser un journal d'activité des actifs. Cela inclut le moment où la ressource a été synchronisée avec Showpad et toutes les modifications apportées à la ressource dans le stockage cloud. Si vous voyez une erreur de type "Modèle invalide", cela signifie que le fichier n'a pas d'extension prise en charge ou que son titre comporte un caractère non valide. Si le type de fichier n'est pas pris en charge, l'erreur s'affichera comme Extension non prise en charge.
Actuellement, Showpad propose une synchronisation par heure. Si vous avez besoin d'une synchronisation accélérée pour des changements urgents, vous pouvez cliquer sur Forcer la re-synchronisation pour déclencher manuellement une autre synchronisation du contenu.
Le moniteur montre les événements survenus pendant deux semaines. Les événements plus anciens sont supprimés. Vous pouvez également forcer une re-synchronisation au cas où ils auraient besoin d'une synchronisation plus rapide qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
Nous prenons en charge les documents jusqu'à 500 Mo. Si la synchronisation échoue pour un document, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document au format PDF et synchroniser le PDF à partir du stockage en nuage comme solution de rechange pour les fichiers de grande taille.
Remarque : La vérification automatique des mises à jour du contenu s'effectue chaque fois après 1 heure. Le contenu nouveau et mis à jour devient disponible pour vos utilisateurs quelques minutes plus tard, lorsque le traitement est terminé.
- Lorsque vous consultez la content library pour cette division, vous verrez les actifs listés qui ont été synchronisés à partir de votre référentiel en nuage. Les actifs synchronisés à partir de Google Drive seront indiqués par une petite flèche et une icône de boîte à gauche du nom du fichier. Vous ne pourrez modifier que certains détails de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option Déplacer vers la Corbeille comme c'est le cas pour les biens qui ont été ajoutés directement sur l'Online Platform. Ils doivent être supprimés dans Google Drive ou Box pour conserver une source unique de vérité.
Remarque : les fichiers importés dans votre bibliothèque sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Gslides deviennent des fichiers PPTX, Gsheets des fichiers XLSX, Gdocs des fichiers DOCX.
Si les images importées Gslides sont floues, veuillez vérifier la mise en page et modifier le format d'image.
Suppression de la synchronisation de Google Drive
Dans certains cas, il est nécessaire de supprimer la synchronisation de Google Drive lorsque, par exemple, vous passez à un autre Google Drive.
L'interruption de la synchronisation vous demandera comment vous souhaitez procéder. Vous pouvez soit :
- Supprimez la synchronisation, et gardez les fichiers dans Showpad sans les synchroniser. Cela garantit que tout le contenu utilisé dans Expériences, Collections, Shared Spaces,... continue de fonctionner.
- Supprimez la synchronisation, et supprimez les fichiers dans Showpad. Cela casse également le contenu qui est utilisé dans Expériences, Collections, Shared Spaces,...
