Les avantages pour vous
Lorsque votre organisation stocke ses supports de contenu dans le cloud de Google, il est important que ces documents restent votre source de référence unique lorsqu'ils sont distribués à votre équipe commerciale. En synchronisant votre contenu directement depuis Google Drive, vous avez l'assurance que tout le contenu disponible dans Showpad est le plus à jour possible sans avoir à mettre à jour manuellement les ressources une par une. Vous gagnez ainsi du temps sur les tâches administratives, ce qui vous laisse plus de temps pour créer un contenu parfait.
Les mises à jour de votre contenu sur le cloud Google Drive seront répercutées dans votre bibliothèque de contenu sur la plateforme en ligne. Par exemple, si vous supprimez un dossier ou une ressource synchronisés dans votre logiciel de gestion de contenu, l'élément sera également supprimé de Showpad, sauf si vous supprimez d'abord la connexion et choisissez de conserver les fichiers dans Showpad. Utilisez l'outil de suivi de Showpad pour vérifier les données de chaque ressource afin d'obtenir un meilleur aperçu de l'activité liée à votre support, y compris un historique de toutes les modifications apportées au fichier. Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver des fichiers en supprimant la connexion, ce qui peut arriver si vous avez migré vers un autre système de stockage ou un autre compte. Cela vous donne la flexibilité de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les ressources précédentes.
Si vous importez du contenu depuis Google Drive vers votre bibliothèque, les ressources apparaîtront dans Showpad comme des fichiers Microsoft Office natifs. Lorsque vous les importez par synchronisation avec Google Drive, les ressources resteront .gslides, .gdocs, etc.
Regardez comment ça marche
Caractéristiques principales
- Rationalise la gestion de vos ressources dans Showpad
- Assure une source de référence unique pour vos supports
- Fournit des informations sur l'activité et les mises à jour des ressources
- Les mises à jour de votre contenu sur Google Drive sont automatiquement synchronisées avec Showpad
- Les fichiers natifs (Gslides, Gsheets et Gdocs) sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad
Remarque : Si vous disposez de l'intégration avec Google Slides, vous verrez dans votre rubrique Mes Fichiers des fichiers .gslides qui seront exécutés par PowerPoint, car Google propose cette extension comme format d'exportation. Consultez cet article pour plus d'informations.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Forfait Showpad Ultimate
- Du contenu dans Google Drive
- Vous pouvez synchroniser des documents depuis votre stockage cloud jusqu'à 500 Mo chacun
Remarque : Vous ne pouvez pas renommer un fichier, le déplacer vers la corbeille ou en télécharger une nouvelle version sur la plateforme en ligne s'il a été synchronisé depuis Google Drive. La création et la gestion des balises associées à toutes les ressources doivent être effectuées sur la plateforme en ligne. Elles ne sont pas transférables depuis le cloud.
Réussir en quelques minutes
- Configurez une connexion entre Google Drive et Showpad
- Confirmez vos identifiants Google
- Choisissez les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec Showpad
- Confirmez la synchronisation des fichiers avec la bibliothèque de contenu
- Associez plusieurs comptes Google Drive à des divisions différentes
- Si nécessaire, consultez l'outil de suivi pour voir l'activité de vos ressources
Procédez étape par étape
- Cliquez sur l'icône « Paramètres » et sélectionnez «Intégrations avec la plateforme en ligne ».
- Si le stockage cloud est activé, vous le verrez sur le côté gauche sous « Intégrations ».
- Si c'est la première fois que vous configurez une synchronisation de stockage cloud, cliquez sur « Commencer ». Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur « Nouvelle connexion ».
- Choisissez la division vers laquelle vous souhaitez synchroniser votre contenu. Vous pouvez à tout moment configurer un autre compte Google Drive, par exemple un Drive partagé, dans une autre division.
- Il vous sera demandé depuis quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez « Google Drive ».
Remarque : Vous pouvez ajouter une connexion par division lorsque vous synchronisez Google Drive.
- Saisissez une description de votre connexion dans le champ disponible et cliquez sur « Suivant ».
- De là, vous serez redirigé vers un écran où vous devrez authentifier vos identifiants de stockage cloud. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur « Suivant ».
- Autorisez la connexion.
- Vous reviendrez alors à la plateforme en ligne et les dossiers sur votre Google Drive seront à présent répertoriés sous l'onglet « Dossiers à synchroniser » du panneau de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner des sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier parent, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
Remarque : Si vous restaurez une version précédente d'un document Google, apportez une petite modification à la version restaurée pour actualiser la date de modification et déclencher la mise à jour du document par l'intergiciel.
- Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage cloud. Pour modifier une connexion existante, cliquez sur « Configurer ».
- Vous pouvez afficher un historique de l'activité d'une ressource en cliquant sur l'option de suivi de la ressource. Cette activité inclut le moment où la ressource a été synchronisée avec Showpad et toutes les modifications apportées à la ressource dans le stockage cloud. Si une erreur « Invalid Pattern » s'affiche, cela signifie que l'extension du fichier n'est pas prise en charge ou qu'il y a un caractère non valide dans le nom du fichier. Si le type de fichier n'est pas pris en charge, l'erreur indiquera « Unsupported Extension ».
À l'heure actuelle, Showpad propose une synchronisation toutes les heures. Si vous avez besoin d'une synchronisation plus rapide si vous devez effectuer des modifications urgentes, vous pouvez cliquer sur « Forcer la resynchronisation » pour déclencher manuellement une nouvelle synchronisation du contenu.
L'outil de suivi affiche les événements pendant deux semaines. Les événements plus anciens sont supprimés. Vous pouvez également forcer une resynchronisation si vous avez besoin d'une synchronisation plus rapide qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
Nous prenons en charge les documents jusqu'à 500 Mo. Si la synchronisation d'un document échoue, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document au format PDF et synchroniser le PDF depuis votre stockage cloud comme solution de contournement pour les fichiers de plus grande taille.
Remarque : La vérification automatique des mises à jour du contenu s'exécute toutes les heures. Le contenu nouveau et mis à jour devient disponible à vos utilisateurs quelques minutes plus tard, une fois le processus de synchronisation terminé.
- Lorsque vous affichez la bibliothèque de contenu de cette division, vous verrez répertoriées les ressources synchronisées depuis votre stockage cloud. Les éléments synchronisés depuis Google Drive seront indiqués par une icône représentant une boîte avec une petite flèche à gauche du nom de fichier. Vous ne pourrez modifier que certaines données de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option « Déplacer vers la corbeille » comme ce serait le cas pour les ressources ajoutées directement sur la plateforme en ligne. Les fichiers doivent être supprimés dans Google Drive ou Box pour conserver une source de référence unique.
Remarque : Les fichiers importés dans votre bibliothèque sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Les Gslides deviennent des fichiers PPTX, les Gsheets deviennent des fichiers XLSX, les Gdocs deviennent des fichiers DOCX.
