Synchroniser le contenu de Google Drive avec Showpad (ancien)

Remarque : À partir du 6 novembre 2024, les nouvelles connexions ne devraient pas utiliser l'approche décrite dans cet article. Les connexions existantes continueront de fonctionner normalement jusqu'à ce que nous les mettions à jour pour utiliser notre connecteur amélioré. Pour vous connecter à Google Drive à partir du 6 novembre 2024, vous devrez suivre les instructions dans cet article.

Lorsque votre entreprise stocke ses documents dans l'espace de stockage cloud de Google, il est important que ces documents restent la seule source de vérité lorsqu'ils sont distribués à votre équipe de vente. En synchronisant le contenu directement à partir de Google Drive, vous pouvez être sûr que tout le contenu de Showpad est le plus récent et le plus à jour sans avoir à mettre à jour manuellement des actifs individuels à la fois. Cela permet de gagner du temps sur le plan administratif, ce qui laisse plus de temps pour créer le contenu parfait.

Les mises à jour du contenu de votre Google Drive seront reflétées dans la Content Library de l'Online Platform. Cependant, si vous supprimez un dossier ou un asset synchronisé dans Google Drive, il sera archivé dans la corbeille de Showpad au lieu d'être supprimé définitivement.

Utilisez l'outil de surveillance dans Showpad pour vérifier les détails de chaque actif, afin d'avoir une meilleure compréhension de l'activité liée à vos garanties, y compris un journal de toutes les modifications apportées aux fichiers.

Si vous importez du contenu de Google Drive dans votre bibliothèque, les ressources apparaîtront dans Showpad sous forme de fichiers natifs Microsoft Office. Lors de l'importation par synchronisation avec Google Drive, les ressources resteront des .gslides, .gdocs, etc.

Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver les fichiers lorsque vous supprimez la connexion, généralement si vous êtes passé à un autre système de stockage. Cela vous permet de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les ressources historiques.

Remarque: Si vous ne souhaitez pas que les commentaires de votre document Google Drive apparaissent dans Showpad, assurez-vous de marquer tous les commentaires comme résolus ou de les supprimer.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Rationalise la gestion de vos actifs dans Showpad
• garantit l'existence d'une source unique de vérité pour vos garanties.
• Changement de propriété de la synchronisation
• Fournit des informations sur l'activité et les mises à jour des actifs
• Prise en charge de l'ajout de raccourcis dans Google Drive
• Reliez plusieurs comptes Google Drive entre divisions
• Les mises à jour de contenu sur Google Drive se synchronisent automatiquement avec Showpad
• Les ressources supprimées dans Google Drive sont archivées dans Showpad
• Les fichiers natifs (Gslides, Gsheets et Gdocs) sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad
• Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici 

Remarque: Si vous avez l'intégration Google Slide, vous verrez des fichiers .gslide dans vos Mes Fichiers, qui sont alimentés par PowerPoint, car Google propose cela comme format d'exportation. Consultez cet article pour plus d'informations. 

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Abonnement Ultimate pour Showpad
• Contenu dans Google Drive
• Importez les types de fichiers compatibles

Remarque : vous ne pouvez pas renommer un fichier, le déplacer vers la corbeille ou télécharger une nouvelle version dans le site Online Platform s'il a été synchronisé depuis Google Drive. La création et la gestion des tags liés à tous les actifs doivent être effectuées dans le site Online Platform. Ni les tags ni les descriptions des actifs ne sont transférables à partir de la solution en nuage.

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

• Configurer une connexion entre Google Drive et Showpad
• Vérifier vos informations d'identification Google
• Choisissez les dossiers et les ressources à synchroniser avec Showpad
• Au besoin, vérifiez l'outil de surveillance pour voir l'activité des actifs
• Supprimez la synchronisation lors du passage à un autre Google Drive
• Changer la propriété de la synchronisation
• Dépannage des ressources supprimées de Showpad

Procédez étape par étape

Configuration de la connexion

1. Cliquez sur l'icône des paramètres de l'engrenage et sélectionnez intégrations dans l'Online Platform.
2. Si le stockage en nuage est activé, vous le verrez sur le côté gauche dans les intégrations.
   
3. Si vous configurez un cloud storage sync pour la première fois, cliquez sur Commencer. Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur Nouvelle connexion.
   
4. Choisissez la division dans laquelle vous souhaitez synchroniser le contenu.  Vous pouvez à tout moment configurer un compte Google Drive supplémentaire, tel qu'un Shared Drive, pour une autre division.
   
5. Il vous sera demandé à partir de quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez Google Drive.

   Remarque : vous pouvez ajouter une connexion par division lorsque vous établissez un lien avec Google Drive.

6. Saisissez la description de votre connexion dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur Suivant.

Vérifier vos informations d'identification

De là, vous serez amené à un écran pour authentifier vos informations d'identification de stockage cloud. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur Suivant.

1. Autoriser la connexion.
   

Choisissez les dossiers à synchroniser

1. Vous êtes ramené sur le site Online Platform et les dossiers de votre lecteur Google sont maintenant répertoriés sous l'onglet Synchronisation des dossiers de la fenêtre de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner des sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier parent, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
   
   

   Remarque : Si vous restaurez une version antérieure d'un document Google, effectuez une petite modification dans la version restaurée pour repousser la date de modification et déclencher la mise à jour du middleware.

2. Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage cloud. Pour apporter des modifications à une connexion existante, cliquez sur Configurer.
   

Utilisez Monitor pour voir l'activité des actifs

1. En cliquant sur Moniteur, vous pouvez visualiser un journal d'activité des actifs. Cela inclut le moment où la ressource a été synchronisée avec Showpad et toutes les modifications apportées à la ressource dans le stockage cloud. Si vous voyez une erreur de type "Modèle invalide", cela signifie que le fichier n'a pas d'extension prise en charge ou que son titre comporte un caractère non valide. Si le type de fichier n'est pas pris en charge, l'erreur s'affichera comme Extension non prise en charge.
   
   Actuellement, Showpad propose une synchronisation par heure. Si vous avez besoin d'une synchronisation accélérée pour des changements urgents, vous pouvez cliquer sur Forcer la re-synchronisation pour déclencher manuellement une autre synchronisation du contenu.
    
   Le moniteur montre les événements survenus pendant deux semaines. Les événements plus anciens sont supprimés. Vous pouvez également forcer une re-synchronisation au cas où ils auraient besoin d'une synchronisation plus rapide qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
   
   Si la synchronisation échoue pour un document, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document en PDF et synchroniser le PDF depuis le stockage cloud comme solution de contournement pour les fichiers de plus grande taille.
   

   Remarque : La vérification automatique des mises à jour du contenu s'effectue chaque fois après 1 heure. Le contenu nouveau et mis à jour devient disponible pour vos utilisateurs quelques minutes plus tard, lorsque le traitement est terminé.

2. Lorsque vous consultez la content library pour cette division, vous verrez les actifs listés qui ont été synchronisés à partir de votre référentiel en nuage. Les actifs synchronisés à partir de Google Drive seront indiqués par une petite flèche et une icône de boîte à gauche du nom du fichier. Vous ne pourrez modifier que certains détails de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option Déplacer vers la Corbeille comme c'est le cas pour les biens qui ont été ajoutés directement sur l'Online Platform. Ils doivent être supprimés dans Google Drive ou Box pour conserver une source unique de vérité.
   
   

   Remarque : les fichiers importés dans votre bibliothèque sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Gslides deviennent des fichiers PPTX, Gsheets des fichiers XLSX, Gdocs des fichiers DOCX.
   Si les images importées Gslides sont floues, veuillez vérifier la mise en page et modifier le format d'image.

Suppression de la synchronisation de Google Drive

Dans certains cas, il est nécessaire de supprimer la synchronisation de Google Drive lorsque, par exemple, vous passez à un autre Google Drive.

L'interruption de la synchronisation vous demandera comment vous souhaitez procéder. Vous pouvez soit :

• Supprimez la synchronisation, et gardez les fichiers dans Showpad sans les synchroniser. Cela garantit que tout le contenu utilisé dans Expériences, Collections, Shared Spaces,... continue de fonctionner.
• Supprimez la synchronisation, et supprimez les fichiers dans Showpad. Cela casse également le contenu qui est utilisé dans Expériences, Collections, Shared Spaces,...

Changement de la propriété de l'intégration

Vous pouvez changer l'utilisateur qui gère l'intégration avec votre stockage en nuage. Si vous n'êtes pas le créateur initial de la synchronisation du stockage en nuage, vous verrez alors l'option pour changer de propriétaire.

Note : Si vous êtes le propriétaire de l'organisation Showpad, vous pouvez modifier et également supprimer l'intégration. Si vous êtes un administrateur Showpad, vous pouvez uniquement modifier l'utilisateur de l'intégration.

1. Assurez-vous que le nouvel utilisateur puisse accéder aux mêmes dossiers dans votre stockage cloud que l'utilisateur précédent.
2. Cliquez sur le bouton Changer de propriétaire.
3. Vous serez invité à vérifier votre compte Google et à voir une liste de dossiers qui ne sont pas accessibles lorsque vous décidez d'utiliser ce nouvel utilisateur d'intégration. Cela vous permet de corriger les autorisations dans votre stockage cloud. Vous recevrez une confirmation si tous les dossiers sont accessibles.

Dépannage des actifs supprimés

Lorsqu'il y a un changement dans la plateforme de stockage cloud, cela peut entraîner un comportement inattendu dans Showpad. Par exemple, lorsqu'un dossier est supprimé ou déplacé dans votre stockage cloud, et qu'il était configuré pour se synchroniser avec Showpad, les ressources semblent être supprimées de manière inattendue de Showpad.

Si cela se produit, vous pouvez vérifier la corbeille pour ces fichiers. Showpad ne supprime pas définitivement ces fichiers mais les archive afin que vous puissiez les restaurer si nécessaire. Vous pouvez suivre ces étapes pour résoudre le problème :

1. Vérifiez le Moniteur de la configuration de stockage cloud affectée pour déterminer quels actifs ont été archivés et leur emplacement d'origine.
2. Réparez l'état de votre système de stockage dans le cloud en vous assurant que l'accès aux dossiers est rétabli.
3. Retournez à la bibliothèque dans Showpad d'où les fichiers ont été supprimés et ouvrez la corbeille.
4. Restaurer tous les fichiers impactés.

En restaurant les fichiers, le stockage cloud reconnaîtra les fichiers lors de la première synchronisation, après la restauration de l'accès, et ils continueront à se synchroniser à nouveau.

La synchronisation se fait automatiquement toutes les heures. Si la synchronisation commence pendant que vous réparez l'état de votre stockage en nuage, les événements suivants se produiront :

• Tous les fichiers de l'emplacement restauré dans le stockage cloud seront synchronisés comme nouveaux dans Showpad tandis que les ressources précédemment supprimées sont toujours dans la corbeille.
• Les nouvelles ressources et les ressources dans la corbeille auront la même référence à la ressource originale dans le stockage cloud. Vous devez supprimer les nouvelles ressources de la Content Library de Showpad et restaurer les ressources archivées depuis la corbeille.