Créez des sessions de formation en direct et suivez la participation avec Coach

Il existe de nombreuses façons de se connecter avec les utilisateurs et de les former, des sessions en classe en personne aux webinaires dans le monde entier. Showpad propose une formation en direct pour créer des sessions d'apprentissage et gérer vos participants. Les administrateurs peuvent facilement planifier des sessions de formation et suivre les participants via le Coach sur la Web app ou l'Online Platform.

Les séances de Formation en Direct dirigeront les utilisateurs via une URL vers les services de webinaire comme Zoom, Skype, Gotowebinar, etc. Si la session de formation en direct est en personne, vous pouvez inclure des informations de localisation dans l'invitation à la session. Une fois l'événement terminé, les administrateurs peuvent charger la participation en masse ou cocher les utilisateurs individuellement pour savoir qui a participé.

Les utilisateurs peuvent accéder à la formation en direct sur les parcours Coach depuis leurs appareils à l'aide de la Web app de Showpad ou de l'application de bureau Windows.

Caractéristiques principales

• Configurer des sessions de formation en direct via des parcours dans Coach.
• Élargissez les possibilités d'apprentissage
• Gardez une trace de la fréquentation après l'événement.

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Forfait Showpad Coach Essentiel ou Plus.
• L'accès administrateur à Showpad Coach.
• Un lieu d'événement ou une URL de webinaire vers laquelle diriger.

Voir en un éclair.

• Configurez les sessions de formation en direct via la création de parcours.
• Partagez les invitations du calendrier et rassemblez les inscrits.
• Enregistrez les présences manuellement ou en masse via .CSV après la formation en direct.

Faire étape par étape

1. Mettre en place une session de formation en direct.
2. Gérer la présence.

Mettre en place une session de formation en direct.

1. Pour créer un élément de formation en direct et ses sessions, commencez par créer un parcours. Notre guide pas à pas pour créer et gérer des parcours aidera les nouveaux créateurs de parcours.
2. Une fois le parcours créé, sélectionnez Créer un élément de parcours.
   
3. Choisissez Formation en direct comme type d'élément et remplissez le titre et la description que vos utilisateurs verront. Cliquez sur Enregistrer et créer des sessions.
4. Remplissez les informations pour chaque session. Vous pouvez créer plusieurs options de date et d'heure si vous le souhaitez. Cliquez sur Enregistrer pour rester dans le générateur de session pendant que vous créez. Choisissez la date de fin de l'inscription des utilisateurs. Après cette date, les utilisateurs ne verront plus la formation en direct comme une option d'inscription. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer & quitter.
   Gardez à l'esprit que si vous ajoutez un lien vers un webinaire, il remplacera le champ d'emplacement dans le fichier ICS, de sorte que vous ne verrez pas l'emplacement dans leur invitation de calendrier.
   
5. À partir de la page d'accueil de parcours, vous pouvez modifier les sessions en choisissant l'icône en forme de crayon à côté de votre élément d'entraînement en direct.
   
6. Sur cette page, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
   a. Modifiez le titre ou la description de votre formation en direct
   b. Dupliquer une session à partir de la session actuelle
   c. Supprimer la session en cours
   d. Ajouter une nouvelle session
   e. Gérer les présences (voir la section ci-dessous pour des instructions détaillées)
   
7. Une fois vos sessions créées, invitez des utilisateurs et des groupes à votre formation en direct en utilisant la barre de recherche et le menu de sélection sur la gauche. Cliquez sur « Enregistrer et continuer ».
   Vous pouvez revenir pour ajouter ou modifier des invités à tout moment avant l'événement. Suivez le reste du parcours configuré pour terminer vos sessions de formation en direct.
   

Gérer la présence

Avant la formation en direct, vous pouvez rappeler aux utilisateurs de s'inscrire, renvoyer les invitations et gérer les présences dans Coach. Après la conclusion de votre événement de formation en direct, vous pouvez entrer et marquer ceux qui ont participé en masse ou manuellement.

Il y a trois endroits pour accéder à la gestion des présences. Vous pouvez choisir la bonne option pour vous y rendre en fonction de vos préférences personnelles :

1. La bibliothèque Coach dans la Online Platform, en utilisant le bouton à droite de votre session.

2. La page de gestion des sessions, à gauche du panneau d'édition des sessions

3. Le parcours de la formation en direct dans l'onglet Mon équipe sur la Web app, juste en dessous d'information utilisateurs

À partir de là, vous pouvez inscrire manuellement des utilisateurs en cliquant sur le symbole plus et en recherchant par leur nom pour les ajouter. Vous pouvez également remplacer la capacité définie pour autoriser davantage de participants et ajouter des personnes une fois la date d'inscription dépassée. Assurez-vous que tous les utilisateurs que vous souhaitez inscrire ont d'abord été affectés au parcours.

Vous pouvez également rappeler les utilisateurs et les groupes avec une adresse électronique automatisée, copier les dates de rappel d'autres utilisateurs ou les désaffecter de la création de parcours sur l'écran Affecter des utilisateurs & des groupes. Cliquez sur points de suspension à l'extrême droite pour accéder à ces options.


Une fois l'événement terminé, vous pouvez accéder à la gestion des présences et choisir l'une des deux façons de suivre la présence.

1. Manuellement : cochez la case ou le X à côté du nom de chaque individu pour indiquer s'il a participé à l’Entrainement en direct.

2. En vrac : sélectionnez l'icône représentant une flèche vers le haut et téléchargez votre propre fichier .CSV ou téléchargez l'exemple de version Showpad. Faites glisser et déposez ou recherchez le fichier de présence et cliquez sur Télécharger un nouveau fichier.

Vous pouvez envoyer un courriel à tous les participants en cliquant sur l'icône d'enveloppe à droite.

Enfin, vérifiez vos participants individuellement en un coup d'œil en choisissant Informations des utilisateurs dans le menu latéral gauche. Vous pouvez filtrer par statut d'inscription, date d'échéance et date de session. Cliquez sur le menu à l'extrême droite pour envoyer un rappel à l'utilisateur à partir d'ici.