Partagez avec vos collègues le contenu présent sous votre point d’accès « mes fichiers ».

Découvrez comment cela fonctionne avec l'application pour ordinateur de bureau sous Windows

1. Naviguez vers votre point d’accès « mes fichiers ». Positionnez votre souris au-dessus de l'élément que vous souhaitez transmettre à des collègues, puis cliquez sur les points de suspension, ce qui ouvrira un menu.
2. Sélectionnez « partager avec des collègues ».
3. Si c'est la première fois que vous partagez un élément avec des tiers, le partage de fichiers sera désactivé par défaut. Changez la position du bouton d’activation du partage. Ce paramétrage restera en mémoire pour la prochaine fois que vous souhaiterez transmettre le même élément à un tiers.
4. Sélectionnez l'option d’envoi de cet élément par lien (pour copier et coller un lien dirigeant vers l’élément) ou par e-mail (pour envoyer une copie du fichier par e-mail à vos collègues). Si vous avez choisi un envoi par lien, cliquez sur « copier le lien » puis sur « continuer ». Pour envoyer ce lien à vos collègues, collez-le dans l'outil de communication de votre choix.
5. Si vous avez sélectionné un envoi par courrier électronique, saisissez les adresses électroniques de vos collègues dans le champ prévu pour ces adresses puis procédez à votre sélection dans la liste déroulante. Écrivez un message si vous le souhaitez, puis cliquez sur « transmettre ».
6. Vous pouvez modifier selon vos préférences le paramétrage concernant vos notifications. Pour ce faire, cochez la case consacrée aux notifications. Choisissez si vous souhaitez recevoir une notification lorsque votre fichier sera ouvert pour la première fois.
7. Quand vous aurez activé la fonctionné de partage pour un fichier, une icône montrant des personnes apparaîtra à côté de ce fichier en particulier. La présence de cette icône signifie que la fonctionnalité de partage est activée pour cette ressource.
8. Vos destinataires recevront un courrier électronique contenant une note émanant de l'expéditeur et un bouton qui leur permettra d’accéder à votre fichier dans Showpad.
9. Ces destinataires pourront consulter votre document et également choisir d'en faire une copie, ce qui enregistrera une copie de ce document sous leur propre point d’accès « mes fichiers ».  Lorsque vous enregistrez une copie d’une ressource qui vous est transmise, le fichier que vous enregistrez devient indépendant de celui qui vous a été transmis. Cela signifie que vous pouvez toujours accéder à cette ressource même si l’expéditeur la supprime de ses fichiers.
10. Après avoir transmis une ressource à partir de « mes fichiers », vous pouvez révoquer l’autorisation d’accès à cette ressource pour tous ses destinataires. Pour ce faire, cliquez sur les points de suspension situés à côté de l’élément pertinent puis, dans le menu qui s’ouvrira, sélectionnez « partager avec des collègues ». Désactivez le partage de fichiers en cliquant sur le bouton d’activation et de désactivation.
11. Pour consulter la liste de toutes les ressources qui vous ont été transmises, naviguez jusqu’à « mes fichiers » puis sélectionnez l'onglet intitulés « fichiers partagés avec moi ». Si un expéditeur a désactivé la fonctionnalité de partage pour un fichier qu'il vous a transmis, ce fichier ne sera plus visible sous cet onglet.