Inviter des gens à des Shared Spaces

Généralement, dans tout parcours de vente, il y a plus d'un décideur. Dans les cycles de vente plus longs et plus complexes, il y a souvent plus d'une personne impliquée du côté de la vente.

Avec Shared Spaces il est facile d'inviter plusieurs parties prenantes et collègues dans un même espace où tout le monde peut collaborer sur le contenu. De même, ces parties prenantes peuvent inviter d'autres participants si vous le permettez pour assurer un processus de vente fluide et plus rapide.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Inviter des participants internes et externes aux Shared Spaces
• Générer un lien vers votre Shared Space pour un partage facile
• Révoquer ou donner des autorisations
• Modifier les profils des participants
• Les utilisateurs doivent être invités ou approuvés pour voir un Shared Space

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Un Shared Space existant
• Un compte Showpad ou une invitation à participer
• Forfait Showpad Plus ou Ultimate

Remarque : la journalisation des activités CRM pour les Shared Spaces n'est disponible que pour les clients ayant souscrit au forfait Ultimate.

Réussir en un rien de temps

• Inviter des personnes par e-mail
• Générer un lien à partager sur d'autres plateformes de messagerie
• Révoquer l'accès d'un participant

Faire étape par étape

Inviter des personnes par e-mail

Lorsque des participants internes sont invités à un Shared Space, ils disposent des mêmes autorisations que le propriétaire du Shared Space. Cela signifie qu'ils peuvent modifier le titre et la description du Shared Space, inviter des personnes, afficher et modifier les profils des participants externes, etc.

Les participants externes invités à un Shared Space peuvent modifier leur propre profil, voir tout le contenu, commenter les fichiers, voir les profils des autres participants et inviter d'autres personnes, si cette option est activée.

Remarque : bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de personnes pouvant être ajoutées à un Shared Space, nous vous recommandons d'inviter jusqu'à 15 participants pour une expérience fluide.

1. Lorsque vous êtes prêt, il est temps d'inviter des personnes dans votre espace. Cliquez sur le bouton « Inviter » et entrez la ou les adresses e-mail des invités. Vous pouvez inclure un message personnalisé avec votre invitation.
2. Si disponible, vous verrez l'option permettant de consigner l'activité d'invitation à un contact dans Salesforce. Si le Shared Space est déjà connecté à un compte ou à une opportunité, il sera automatiquement renseigné. Le champ de contact sera automatiquement renseigné à partir des adresses e-mail que vous avez entrées dans le champ d'invitation du destinataire. Après avoir cliqué sur « Envoyer une invitation », vous serez averti qu'il s'est connecté avec succès à Salesforce et vous aurez la possibilité d'afficher le journal dans Salesforce.
3. Après avoir invité quelqu'un, vous aurez la possibilité de renseigner les détails du profil de cet invité en cliquant sur « Modifier le profil » à côté du destinataire. Le destinataire aura également la possibilité de remplir ses propres informations lors de la création d'un mot de passe.
4. Vous remarquerez votre nom au-dessus de la zone de contenu sur la page d'accueil de l'espace, dans le menu des participants. Lorsque vous invitez d'autres personnes dans votre espace, vous verrez également leurs noms. Si vous avez un avatar, il se renseignera. Les participants externes n'auront pas d'avatars. Le statut du participant sera également visible ici, ce qui indique si son invitation est en attente, s'il dispose d'un accès actuel ou si son accès a été révoqué. Cela indiquera également la date de sa dernière activité dans le Shared Space.
   S'il y a plus de quatre participants dans le Shared Space, les autres seront regroupés à droite et vous pourrez cliquer pour ouvrir la liste complète des personnes.Il existe trois statuts disponibles pour les clients potentiels que vous avez invités :
   • Invitation en attente : l'e-mail d'invitation a été envoyé, mais le prospect ne s'est pas connecté.
   • Accès révoqué : Le prospect ne peut plus accéder au Shared Space. S'il essaie de se connecter au Shared Space, il verra une erreur indiquant que le lien du Shared Space n'est pas valide. Les autres participants ne verront plus un utilisateur révoqué.
   • Date de dernière activité : La dernière date à laquelle le prospect s'est connecté au Shared Space.
5. Lorsque vous invitez un client, celui-ci reçoit un e-mail avec votre note personnalisée et une demande d'activation de leur compte. Une fois qu'il aura accepté votre invitation, vous serez averti par e-mail.
6. Les clients ou les participants externes qui ne se sont pas encore inscrits à un Shared Space verront trois options lorsqu'ils cliqueront sur le lien de visite du Shared Space. Il leur sera demandé de créer un mot de passe, de continuer sans mot de passe ou de s'inscrire avec leur compte LinkedIn. En fonction de leur emplacement et des paramètres de confidentialité de votre organisation, ils peuvent être invités à accepter la politique de confidentialité avant de consulter le Shared Space.
7. En sélectionnant « Configurer le mot de passe », ils saisiront et confirmeront un mot de passe, puis l'utiliseront pour se connecter au Shared Space.
8. En utilisant l'option « Continuer sans mot de passe », le participant pourra entrer shop simplement dans le Shared Space. Cependant, la prochaine fois qu'ils se connecteront, ils devront créer un mot de passe ou demander un lien de connexion en un clic. Ce lien ne fonctionnera qu'une seule fois et il doit être ouvert dans le même navigateur que celui dans lequel vous avez initialement demandé le lien.
9. Pour utiliser l'option de connexion LinkedIn, l'adresse e-mail utilisée pour inviter le participant doit correspondre à l'e-mail qu'il a utilisé pour s'inscrire sur LinkedIn.
10. Les clients qui se sont déjà inscrits sur un autre Shared Space auront la possibilité d'utiliser le lien de connexion en un clic. Dans ce cas, le participant recevra un e-mail avec un lien lui permettant de se connecter sans saisir de mot de passe. Ce lien ne fonctionnera qu'une seule fois.
11. Si une personne extérieure accède directement à un Shared Space, il lui sera demandé de fournir son adresse e-mail. Si la personne a déjà été ajoutée en tant que participant, elle sera invitée à accéder au lien d'activation de son profil Autrement, ils seront invités à demander l'accès. Une fois que vous, en tant que propriétaire, avez approuvé l'accès, ils recevront un e-mail d'activation pour accéder au Shared Space.
12. Si vous invitez un utilisateur Showpad interne à votre Shared Space, son e-mail sera automatiquement affiché lorsque vous commencerez à taper. L'invitation qu'il recevra sera différente de celle qu'un client voit. Il sera invité à utiliser ses informations d'identification Showpad pour se connecter au Shared Space. Les collègues avec une licence Showpad n'ont pas besoin d'accepter l'invitation ou de créer un compte, ils sont immédiatement ajoutés.
    

    Remarque : Si la connexion à Salesforce est désactivée dans votre compte, vous pouvez effectuer une recherche dans vos contacts Showpad et trouver des utilisateurs internes. Si l'option de connexion à Salesforce est activée, vous ne trouverez que les contacts Salesforce lors de la recherche de destinataires. Les utilisateurs internes ne peuvent pas être trouvés lorsque le button est activé.

13. De retour dans Shared Space, vous pouvez survoler le nom d'un participant pour voir son entreprise et son poste, si vous avez déjà ajouté ces informations. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les informations de son profil à tout moment. Vous pouvez également révoquer l'accès à l'espace individuellement dans la fenêtre de modification du profil.
14. Si vous souhaitez voir une liste complète des participants, cliquez sur « Personnes » dans la zone de menu à droite. Cliquez sur les trois points situés à droite de leur nom pour modifier les informations de leur profil, ou pour révoquer ou accorder l'accès depuis cette vue. Au cas où ils ne recevraient pas l'invitation à rejoindre l'espace, vous pouvez déclencher une nouvelle invitation en sélectionnant « Renvoyer l'invitation ».

Invitations en attente

Sur la page de présentation des Shared Spaces, vous verrez combien de notifications en attente il y a pour chaque Shared Space. De plus, lorsque des invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à prendre des mesures.

1. Cliquez sur « Rappeler aux participants » depuis la page de présentation.
2. Une liste de chaque participant ayant une invitation en attente apparaîtra. Cliquez sur « Rappeler le participant », et choisissez « Envoyer un e-mail de rappel », ou « Obtenir un lien ».
3. Un e-mail de rappel sera automatiquement envoyé, ou si vous choisissez « Obtenir un lien », il sera copié dans votre presse-papiers afin que vous puissiez le partager avec le participant.
4. À partir d'un Shared Space, s'il y a des invitations en attente, vous verrez un bouton « Afficher les invitations en attente » dans la barre des participants. Si des invitations sont en attente depuis sept jours ou plus, vous serez invité à prendre des mesures de la même manière que sur la page de présentation.
   Cliquez sur le bouton « Afficher les invitations en attente » et sélectionnez « Envoyer un e-mail de rappel » ou « Obtenir un lien » pour chaque participant en attente.

Générer un lien vers votre Shared Space

Vous pouvez également fournir à vos collègues et décideurs un lien vers votre Shared Space. Ce lien peut être copié sur votre plateforme de messagerie préférée. Cependant, les liens ne sont pas des invitations à un Shared Space. Si une personne qui n'a pas été invitée au Share Space reçoit un lien, elle devra quand même demander l'accès, et vous devrez l'accorder avant qu'elle puisse rejoindre l'espace.

1. Dans votre Shared Space, allez dans le menu du haut, cliquez sur « Obtenir un lien » pour générer un lien.
   De plus, un lien peut également être généré lors de la visite d'un Shared Space, en cliquant sur « Obtenir un lien ».
2. Sélectionnez « Copier » pour ajouter le lien à votre presse-papiers.
3. Collez le lien dans votre application de messagerie et partagez-le avec d'autres décideurs.
4. Quiconque clique sur le lien vers le Shared Space devra toujours se voir accorder l'accès à l'espace. Pour ce faire, elle saisira d'abord son adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'a pas été reconnue comme participant invité, l'option « Demander l'accès » sera disponible.
5. Le destinataire du lien saisira alors son adresse e-mail et cliquera sur « Demander l'accès ». Un courriel sera envoyé à la personne qui possède le Shared Space. En tant que propriétaire du Shared Space, cliquez sur l'option « Examiner cette demande » dans l'e-mail, ce qui vous redirigera vers la liste des personnes dans l'espace. De là, cliquez sur le menu à trois points de l'utilisateur qui a demandé l'accès, puis sélectionnez « Accorder l'accès ».
6. Après avoir obtenu l'accès, le destinataire recevra un e-mail lui demandant d'activer son compte en se connectant et en remplissant ses coordonnées. Il pourra alors prendre part au Shared Space.

Révoquer l'accès d'un participant

Si un participant ne veut plus ou n'a plus besoin de faire partie du Shared Space, vous pouvez le faire en révoquant l'accès à ce participant.

1. Survolez le nom d'un participant dans le Shared Space et cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les informations de son profil. Cliquez sur « Révoquer l'accès » dans la fenêtre de modification du profil.
2. Vous pouvez également révoquer l'accès à un participant en cliquant sur « Personnes » dans la zone de menu à droite. Cliquez sur les trois points à droite de leur nom pour modifier leurs informations de profil, ou pour révoquer ou accorder l'accès à partir de cette vue.