Créer et dupliquer des Shared Spaces

Un Shared Space est semblable à une salle de conférence virtuelle où vous pouvez inviter plusieurs parties prenantes et avoir un historique des activités qui s'y déroulent. Cela peut être particulièrement utile lors de cycles de vente plus longs. En gardant cela à l'esprit, lorsque vous créez un Shared Space, vous souhaitez le rendre accueillant pour les participants. Commencez par ajouter une description pour que les participants puissent voir et organiser votre contenu de manière logique avant de commencer à inviter des personnes.

Cet article vous montrera comment créer un nouveau Shared Space, ainsi que comment dupliquer des Shared Spaces existants. Pour gagner du temps et éviter de réinventer la roue à chaque fois que vous avez besoin d'un Shared Space, pensez à créer un modèle de votre Shared Space idéal que vous pourrez dupliquer puis personnaliser pour différents clients, au lieu de repartir de zéro à chaque fois.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Créer un nouveau Shared Space
• Créer une URL personnalisée
• Connectez votre Shared Space à Salesforce
• Redimensionner les logos d'entreprise et choisir des arrière-plans transparents

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Un compte Showpad
• Forfait Showpad Plus ou Ultimate
• La journalisation des activités CRM pour les Shared Spaces n'est disponible que pour les clients du forfait Ultimate

Réussir en quelques minutes

• Création du Shared Space
• Activer la journalisation facultative vers un CRM
• Dupliquez un Shared Space existant pour en créer rapidement un nouveau avec les paramètres existants

Création d'un nouveau Shared Space

1. Ouvrez l'onglet Partager, puis accédez à Shared Spaces.
2. Cliquez sur Nouveau Shared Space pour commencer à créer votre espace.
3. Dans le champ de titre du Shared Space, créez un nom destiné au client pour cet espace. Il sera également utile de le différencier de ceux que vous pourrez créer plus tard.
4. Personnalisez l'URL avec le nom de votre choix. Cette URL ne pourra plus être modifiée et sera visible lors du partage de votre Shared Space.
5. Choisissez si les participants peuvent télécharger du contenu en activant ou désactivant l'option « Autoriser les téléchargements de contenu ».
6. Choisissez si les participants peuvent inviter d'autres personnes dans le Shared Space en activant ou désactivant « Autoriser les invitations ».
7. Les clients de notre forfait Ultimate peuvent choisir d'enregistrer la création du Shared Space dans un compte ou une opportunité dans Salesforce, MS Dynamics ou C4C, s’il l'option est configurée.
8. Sélectionnez un thème de partage si vous le souhaitez.
   
9. Pour configurer les paramètres de notification par défaut pour les utilisateurs internes qui rejoignent le Shared space, cliquez sur « Paramètres de notification ». Vous pouvez activer les options : Résumé de la session du participant, Mises à jour des nouveaux participants et Commentaires. Ce seront les paramètres par défaut pour les utilisateurs de Showpad, à moins qu'ils ne les modifient eux-mêmes.
10. Cliquez sur « Terminé » lorsque vous êtes prêt.
11. Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez commencer à l'adapter à votre public cible. Pour ajouter une brève introduction ou un mot de bienvenue, passez la souris sur la section de description et cliquez sur l'icône de modification. Saisissez le message que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils entrent dans le Shared Space.
12. Vous pouvez également importer le logo du client pour le personnaliser en fonction de votre public. Faites glisser et déposez l'image dans le champ du logo ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier. La taille maximale du logo autorisée est de 5 Mo. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez formater l'arrière-plan pour qu'il soit transparent si votre fichier de logo est un .png. Cliquez sur le menu à trois points puis sélectionnez « Formater l'arrière-plan ». Activez l'option « Utiliser un arrière-plan transparent pour les PNG ». Gardez ce button désactivé pour conserver l'arrière-plan de l'image.
13. Pour redimensionner la photo, il suffit de faire glisser le coin inférieur droit jusqu'à la taille souhaitée. L'en-tête s'ajustera en conséquence. Les autres aspects liés à l'apparence du Shared Space, tels que le logo de votre entreprise, seront gérés par votre administrateur. Vous pouvez cependant redimensionner le logo de votre entreprise en faisant glisser le coin jusqu'à la taille souhaitée.
14. Si vous voulez voir à quoi ressemble votre Shared Space pour vos invités, vous pouvez rapidement le prévisualiser de leur point de vue en cliquant sur le lien « Aperçu » dans la bannière bleue. Ce sera également là que vous inviterez de nouveaux participants, partagerez un lien, ajouterez du contenu et accéderez à vos paramètres et informations à tout moment à l'avenir.

Remarque : pour savoir comment ajouter du contenu et inviter des personnes à votre Shared Space, passez à « Ajouter du contenu à votre Shared Space » et « Inviter des personnes à des Shared Spaces ».

Journalisation des activités des Shared Spaces dans votre CRM

1. Cliquez sur votre bouton CRM dans la bannière supérieure pour voir les activités qui ont été enregistrées dans les objets de votre CRM.
2. Dans ce cas, Salesforce est le CRM avec la journalisation activée. Vous verrez si les activités liées à ceShared Space ont été enregistrées dans un compte, une opportunité, un contact ou un prospect spécifique dans votre CRM.
3. Pour consigner l'état actuel du Shared Space sur votre CRM, cliquez sur « Ajouter un journal », et sélectionnez le compte ou l'opportunité et le contact ou le prospect. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
4. Le journal de votre Shared Space comprendra des informations générales telles que le titre, la description, la date de création et les participants, ainsi qu'une liste des actifs inclus.
   Voici un exemple de la manière dont votre Shared Space se connectera à votre CRM, en utilisant Salesforce comme exemple.

Dupliquer un Shared Space existant

Au lieu de créer un Shared Space à partir de zéro pour chaque groupe de clients, gagnez du temps en dupliquant un Shared Space existant. Lorsque vous dupliquez un Shared Space, le titre, le logo, la description, le contenu et les descriptions du contenu seront copiés dans le nouveau Shared Space. Les invitations des participants et les commentaires faits dans l'espace d'origine ne seront pas dupliqués et la chronologie de l'activité sera effacée. Pensez à créer un modèle de Shared Space idéal pour vous et vos clients, qui peut être facilement dupliqué et réutilisé.

Remarque : lorsque vous dupliquez un Shared Space, vous ne pouvez pas modifier l'URL personnalisée. Par défaut, il s'agira d'une URL aléatoire.

1. Naviguez vers l'onglet Shared Spaces et localisez le Shared Space que vous souhaitez dupliquer. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous cherchez. Basculez entre la vue liste et la vue galerie en cliquant sur le bouton à gauche de Nouveau Shared Space.
   
2. Cliquez sur l'icône de menu à trois points et sélectionnez « Dupliquer ».  Un message s'affichera pour vous informer de ce qui sera dupliqué. Cliquez sur « Dupliquer ».
3. Le titre du Shared Space dupliqué comportera le mot « Copie » devant le titre précédent. Pour modifier le titre du Shared Space, ouvrez-le et passez la souris sur le titre. Cliquez sur l'icône du crayon et ajoutez un nouveau nom pour le Shared Space. Cela vous aidera à différencier le Shared Space et à l'adapter à votre client.

Passez à l'article suivant, où vous apprendrez comment ajouter du contenu à votre Shared Space.