Archivage et suppression de Shared Spaces

Faites en sorte que vos Shared Spaces restent organisés en vous débarrassant de ceux que vous n'utilisez plus. Non seulement l'archivage des Shared Spaces permet de les garder hors de votre vue principale, mais il empêche également les participants externes d'y accéder. Vous pourrez ainsi conserver le contenu et les commentaires dont vous pourriez avoir besoin comme référence. Pour supprimer complètement un Shared Space, allez plus loin et supprimez-le.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Archivez un Shared Space pour révoquer l'accès des participants
• Supprimez un Shared Space pour supprimer ceux que vous n'utilisez plus
• Réactivez des Shared Spaces pour que les participants puissent à nouveau y accéder

Remarque : Gardez à l'esprit que si un utilisateur qui a créé un Shared Space est désactivé, les autres utilisateurs internes qui ont été invités pourront toujours accéder au Shared Space, mais les utilisateurs externes tels que les clients et les clients potentiels ne pourront plus accéder à ce Shared Space.

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Un compte Showpad
• Un forfait Showpad Plus ou Ultimate

Faire étape par étape

Si vous ne voulez pas vous débarrasser complètement de votre Shared Space, vous pouvez supprimer l'accès des participants à celui-ci en l'archivant. De cette façon, vous pouvez toujours accéder au contenu et à l'activité. Si vous n'avez plus besoin d'aucune des informations contenues dans un Shared Space et que vous ne souhaitez pas le rouvrir plus tard, supprimez-le.

1. Pour archiver un Shared Space (anciennement appelé fermer un Shared Space), cliquez sur les trois points à côté de celui que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur Archiver. Cette opération peut également être effectuée au sein d'un Shared Space. Vous pourrez toujours accéder aux Shared Spaces archivés, mais cela empêchera les participants externes d'y accéder. L'archivage d'un Shared Space ne le supprime pas et ne supprime pas non plus son contenu et ses commentaires. Tous les Shared Spaces sont comptabilisés comme actifs jusqu'à ce qu'ils soient archivés ou supprimés, et non en fonction des visites ou des interactions.
2. Pour réactiver un Shared Space archivé, cliquez sur le menu déroulant Statut et sélectionnez Archivé. Trouvez le Shared Space que vous souhaitez réactiver, puis cliquez sur les trois points. Sélectionnez Activer.

   Note : Accélérez le processus en utilisant la fonctionnalité de recherche lorsque vous avez beaucoup de Shared Spaces.

   
3. Pour supprimer un Shared Space archivé, cliquez sur le menu déroulant Statut et sélectionnez Archivé. Trouvez le Shared Space que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur les trois points. Sélectionnez Supprimer. Cette action ne peut pas être annulée.