Pour que le Robot MeetingIQ se présente et enregistre vos conversations, vous devez inviter le robot. En tant que représentant commercial, il n'y a pas toujours de temps pour une préparation administrative supplémentaire, nous avons donc rendu l'utilisation de MeetingIQ aussi simple que d'ajouter le robot en tant que participant à vos invitations de calendrier avec le prospect que vous rencontrerez. L'invitation doit contenir un lien de réunion valide pour que le robot puisse y participer.
Lorsqu'il est invité, le Robot MeetingIQ est prêt à se connecter jusqu'à cinq minutes avant le début de la réunion, pour s'assurer que l'enregistrement commence à l'heure. Le robot enregistrera à partir de n'importe quel moment après l'heure prévue lorsqu'au moins un autre participant sera présent.L'enregistrement se poursuivra à moins que le robot ne soit éjecté, que la réunion ne se termine ou jusqu'à 15 minutes après le départ de tous les participants. De cette façon, si tout le monde quitte et rejoint la réunion, par exemple, en raison de problèmes de Wi-Fi ou audio, le robot continuera l'enregistrement. La durée maximale de réunion que le robot enregistrera est de 4 heures.
Le robot ne peut pas être ajouté depuis l'interface Zoom ou MS Teams.
Remarque : lorsque vous utilisez MeetingIQ avec les salles d'attente Zoom ou le lobby MS Teams, vous devrez autoriser le robot à accéder à la réunion à chaque fois afin qu'il puisse enregistrer. Alternativement, dans les paramètres de la salle d'attente Zoom, vous pouvez ajouter le robot MeetingIQ à la liste blanche en tant que domaine autorisé. De cette façon, il sera automatiquement admis aux réunions auxquelles vous l'avez invité.
Regardez comment ça marche
Caractéristiques principales
- Invitez facilement le Robot MeetingIQ avec votre flux actuel
- Annulez l'invitation du robot à toutes les réunions à venir
- Le robot se présentera en avance pour s'assurer que toute la réunion est enregistrée
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Showpad Coach Plus et/ou Content Plus ou Ultimate
- Accès à la Web app de Showpad sur un navigateur Web ou l'application de bureau Windows
- Une licence MeetingIQ
- Un compte utilisateur Showpad
- Un compte Zoom ou MS Teams
Réussir en quelques minutes
- Configurez une invitation de calendrier
- Ajoutez l'adresse e-mail du Robot MeetingIQ en tant que participant avec les autres clients
- Incluez un lien de conférence vidéo
Choisissez votre plateforme de réussite
 Bureau Windows |
 Web app |
Découvrez comment cela fonctionne sur l'application de Bureau Windows
- Accédez à l'onglet Réunions.
- Pour synchroniser votre calendrier avec MeetingIQ et que l'enregistrement soit programmé automatiquement pour les réunions à venir avec un lien vidéo et des participants externes, cliquez sur Connecter le calendrier et authentifiez votre calendrier.
- Pour enregistrer manuellement les réunions, cliquez sur En savoir plus dans l'onglet Réunions et copiez l'adresse du Robot MeetingIQ. Il s'agit de l'adresse que vous ajouterez à l'invitation de calendrier que vous envoyez à vos prospects ou clients pour la conversation que vous souhaitez enregistrer. Une fois que vous connaissez cette adresse, vous pouvez ignorer les deux premières étapes et ajouter simplement l'adresse e-mail en tant que participant pour toute réunion que vous souhaitez enregistrer. L'adresse sera bot@<sous-domaine>.showpad.biz.
- Accédez à votre plateforme de calendrier, par exemple, Google Agenda. Configurez votre invitation comme d'habitude et invitez le robot en tant que participant ainsi que les autres clients potentiels. MeetingIQ nécessite un lien de réunion valide pour enregistrer les réunions, telles que Zoom ou MS Teams.
- Si une erreur a été commise, par exemple, vous avez invité le Robot MeetingIQ à une réunion mais avez oublié d'ajouter un lien de réunion valide, vous recevrez un e-mail de Showpad pour vous informer que le robot ne peut pas enregistrer votre réunion. Corrigez simplement l'erreur et renvoyez l'invitation mise à jour.
- Une fois que la réunion a eu lieu et que le robot l'a enregistrée et transcrite avec succès, il y aura un certain temps de traitement avant que l'enregistrement ne soit disponible dans l'onglet Réunions. Vous verrez que la réunion est en cours de traitement dans l'onglet Réunions passées.
Annuler l'invitation du Robot MeetingIQ aux réunions à venir
Remarque : pour supprimer le Robot MeetingIQ d'un appel en cours, vous devez être l'organisateur de la réunion. Supprimez le robot de la liste des participants dans la plateforme Zoom ou MS Teams.
- Accédez à l'onglet Réunions. Sélectionnez Réunions à venir sur le côté gauche.
- Choisissez la réunion à venir que vous ne souhaitez pas enregistrer. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Désinviter le Robot MeetingIQ.
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- Accédez à l'onglet Réunions.
- Pour synchroniser votre calendrier avec MeetingIQ et que l'enregistrement soit programmé automatiquement pour les réunions à venir avec un lien vidéo et des participants externes, cliquez sur Connecter le calendrier et authentifiez votre calendrier.
- Pour enregistrer manuellement les réunions, cliquez sur En savoir plus dans l'onglet Réunions et copiez l'adresse du Robot MeetingIQ. Il s'agit de l'adresse que vous ajouterez à l'invitation de calendrier que vous envoyez à vos prospects ou clients pour la conversation que vous souhaitez enregistrer. Une fois que vous connaissez cette adresse, vous pouvez ignorer les deux premières étapes et ajouter simplement l'adresse e-mail en tant que participant pour toute réunion que vous souhaitez enregistrer. L'adresse sera bot@<sous-domaine>.showpad.biz.
- Accédez à votre plateforme de calendrier, par exemple, Google Agenda. Configurez votre invitation comme d'habitude et invitez le robot en tant que participant ainsi que les autres clients potentiels. MeetingIQ nécessite un lien de réunion valide pour enregistrer des réunions, telles que Zoom ou MS Teams.
- Si une erreur a été commise, par exemple, vous avez invité le Robot MeetingIQ à une réunion mais avez oublié d'ajouter un lien de réunion valide, vous recevrez un e-mail de Showpad pour vous informer que le robot ne peut pas enregistrer votre réunion. Corrigez simplement l'erreur et renvoyez l'invitation mise à jour.
- Une fois que la réunion a eu lieu et que le robot l'a enregistrée et transcrite avec succès, il y aura un certain temps de traitement avant que l'enregistrement ne soit disponible dans l'onglet Réunions. Vous verrez que la réunion est en cours de traitement dans l'onglet Réunions passées.
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Remarque : pour supprimer le Robot MeetingIQ d'un appel en cours, vous devez être l'organisateur de la réunion. Supprimez le robot de la liste des participants dans la plateforme Zoom ou MS Teams.
- Accédez à l'onglet Réunions. Sélectionnez Réunions à venir sur le côté gauche.
- Choisissez la réunion à venir que vous ne souhaitez pas enregistrer. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Désinviter le Robot MeetingIQ.
