Activer et configurer MeetingIQ

Avec les innombrables conversations commerciales qui ont lieu chaque jour au sein de votre organisation, des informations précieuses et des possibilités de formation passent souvent inaperçues. L'activation de MeetingIQ permet à vos utilisateurs d'inviter un bot à leurs réunions pour enregistrer et transcrire les conversations. Cela encourage les commerciaux à être plus présents dans leurs conversations, et en tant qu'administrateur marketing, cela peut vous sembler bénéfique de recueillir des renseignements sur les ventes. Les managers des ventes obtiendront de précieuses informations pour la formation en écoutant les appels commerciaux de leur équipe.

Lorsque MeetingIQ est activé pour les utilisateurs, un nouvel onglet intitulé Réunions apparaît sur la web app. C'est là qu'ils trouveront tous les enregistrements de leurs anciennes réunions, et qu'ils pourront voir celles à venir.

Pour que le bot MeetingIQ puisse enregistrer une réunion à laquelle il a été invité, il doit y avoir un lien vers la réunion valide dans l'invitation du calendrier de l'utilisateur. MeetingIQ est compatible avec Zoom et MS Teams, vos utilisateurs peuvent donc utiliser la plateforme qui leur convient le mieux. Lorsqu'ils utilisent Zoom pour MeetingIQ, les utilisateurs doivent s'assurer que l'option « seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer aux réunions » est désactivée. Si elle est activée dans vos paramètres Zoom, le bot MeetingIQ ne pourra pas participer à la réunion.

Caractéristiques principales

• MeetingIQ enregistrera et transcrira les réunions commerciales de l'utilisateur
• Définissez des sujets et des mots-clés pertinents pour votre organisation
• Activez MeetingIQ pour certains groupes d'utilisateurs ou pour tous les utilisateurs
• Autorisez les utilisateurs à synchroniser leur calendrier MS Outlook ou Google
• Cachez les réunions courtes

Remarque : Showpad ne supporte pas les implémentations personnalisées de MS Outlook.

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Showpad Coach Plus et/ou Content Plus ou Ultimate
• Licence MeetingIQ
• Zoom ou MS Teams
• Accès administrateur Showpad

Réussir en quelques minutes

• Activez et configurez MeetingIQ dans les paramètres administrateur.
• Sélectionner tous les utilisateurs ou certains groupes d'utilisateurs

Faire étape par étape

Activez MeetingIQ et attribuez des utilisateurs

1. Pour activer MeetingIQ pour votre organisation, allez dans les Paramètres administrateur et sélectionnez Fonctionnalités.
2. Faites défiler vers le bas pour trouver MeetingIQ, et utilisez le bouton pour activer la fonction.
3. Cliquez sur le bouton pour afficher les paramètres de configuration.
4. Si vous souhaitez activer MeetingIQ pour tous les utilisateurs, sélectionnez Tous les utilisateurs. Sinon, cliquez sur Sélectionner des groupes. Cochez les cases des groupes pour lesquels vous souhaitez activer MeetingIQ, ou recherchez le nom du groupe et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé. Les utilisateurs pourront voir les réunions des autres utilisateurs dans les groupes qui leur sont assignés. Les managers pourront voir les réunions des autres utilisateurs dans les groupes qui leur sont assignés, et celles des utilisateurs qui leur sont assignés en tant que manager. Les administrateurs verront les réunions de tous les utilisateurs de l'organisation.
5. Saisissez une durée minimale de réunion. Les réunions plus courtes que la durée indiquée n'apparaîtront pas dans la liste des réunions et ne seront pas enregistrées dans votre CRM.

Définir les Sujets

Les Sujets sont des collections de mots-clés que les administrateurs peuvent définir. MeetingIQ recherchera automatiquement ces sujets dans chaque réunion, afin qu'en tant qu'administrateur vous puissiez voir combien de fois ils sont mentionnés et retrouver plus facilement ces sujets de conversation dans les enregistrements.

1. Dans les options de configuration de MeetingIQ, sélectionnez l'onglet Sujets.
2. Cliquez sur Ajouter un sujet.
3. Saisissez un libellé de sujet, tel que Tarification. Ajoutez ensuite les mots-clés du sujet, qui sont des mots différents qui entrent dans le cadre du sujet général. Par exemple, si l'intitulé du Sujet était Tarification, les mots-clés pourraient être « tarification », « remise » et « prix ». Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
4. Dans l'onglet Sujets, modifiez ou supprimez les sujets précédemment créés en cliquant sur le crayon de modification ou l'icône de la corbeille.

Renommez votre bot MeetingIQ

En tant qu'administrateur, vous pouvez renommer le bot, ce qui modifie la façon dont il apparaît comme participant à la réunion. Réfléchissez à conserver un nom faisant référence à "bot" ou "preneur de notes", pour qu'il soit clair que la réunion est enregistrée. Le nom peut comporter un maximum de 30 caractères, et ne peut contenir que des caractères alphanumériques latins avec des espaces, des traits d'union et des tirets du 8.

1. Dans les options de configuration de MeetingIQ, cliquez sur l'onglet Renommer le bot.
2. Saisissez le nouveau nom que vous souhaitez donner au bot, puis cliquez sur Appliquer.
3. Pour rétablir le nom d'origine du bot MeetingIQ, videz le champ Nom du bot et cliquez sur Appliquer.

Gérer les notifications de consentement

Avant le début d'un appel MeetingIQ, les participants recevront un e-mail les informant que la réunion sera enregistrée. Cette fonction peut être désactivée si nécessaire, et c'est à votre organisation d'obtenir le consentement pour l'enregistrement.

1. Allez sur l'onglet Notification de consentement. Décochez la case Notification d'enregistrement si vous souhaitez ne pas envoyer l'e-mail de consentement, ou cochez la case pour activer cette fonction.
2. Sélectionnez combien de minutes avant la réunion vous souhaitez que l'e-mail de notification de consentement soit envoyé. La valeur par défaut est de dix minutes.
3. Pour visualiser l'e-mail envoyé aux participants de MeetingIQ pour les avertir de l'enregistrement, cliquez sur Aperçu de l'e-mail. Le nom de la réunion ainsi que l'heure et la date seront extraits de l'invitation du calendrier.

Gérer les intégrations du calendrier

MeetingIQ permet aux utilisateurs de synchroniser leur calendrier Google ou MS Outlook afin que le bot rejoigne automatiquement leurs réunions avec un lien vers la réunion valide et un participant externe. Activez cette fonctionnalité dans l'onglet Intégration du calendrier.

1. Allez sur l'onglet des Intégrations du calendrier dans les paramètres de MeetingIQ. Sélectionnez une option pour synchroniser le Calendrier Google ou le Calendrier MS Outlook. Une seule option peut être sélectionnée pour tous les utilisateurs.
2. Lorsqu'elle est activée, les utilisateurs verront l'option d'intégration à leur calendrier en cliquant sur Connecter le calendrier sur l'onglet MeetingIQ sur la web app.

Enregistrement automatique sur Salesforce

Une autre possibilité de configuration consiste à faire en sorte que vos réunions soient automatiquement enregistrées dans Salesforce. Ceci est expliqué en détail dans ce guide.