Quels sont vos avantages
Avec d'innombrables conversations commerciales qui se déroulent chaque jour au sein de votre organisation, de précieuses informations et des opportunités de formation passent souvent entre les mailles du filet. L'activation de MeetingIQ pour vos utilisateurs leur permet d'inviter un robot à leurs réunions pour enregistrer et transcrire les conversations. Cela encourage les commerciaux à être plus présents dans leurs conversations, et en tant qu'administrateur marketing, vous pourriez trouver avantageux de recueillir des renseignements commerciaux. Les Managers de ventes obtiendront de précieuses informations sur la formation en écoutant les appels commerciaux de leur équipe.
Lorsque MeetingIQ est activé pour les utilisateurs, ils voient un nouvel onglet dans la Web app intitulé Réunions. C'est là qu'ils trouveront tous les enregistrements de leurs réunions passées et qu'ils verront tout ce qui est prévu.
Pour que le robot de MeetingIQ enregistre une réunion à laquelle il a été invité, il doit y avoir un lien de réunion valide dans l'invitation du calendrier de l'utilisateur. MeetingIQ est compatible avec Zoom, GoToMeeting, Webex et MS Teams, donc vos utilisateurs peuvent utiliser la plate-forme qui leur convient le mieux. Lors de l'utilisation de Zoom pour MeetingIQ, les utilisateurs doivent s'assurer que l'option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent rejoindre les réunions » est désactivée. Si elle est activée dans vos paramètres Zoom, le robot de MeetingIQ ne peut pas assister à la réunion.
Caractéristiques principales
- MeetingIQ enregistrera et transcrira les réunions de vente des utilisateurs
- Définissez des sujets et des mots-clés pertinents pour votre organisation
- Activez MeetingIQ pour certains groupes d'utilisateurs ou tous les utilisateurs
- Autorisez les utilisateurs à synchroniser leur calendrier MS Outlook ou Google
- Masquez les courtes réunions
Remarque : Showpad ne prend pas en charge les implémentations personnalisées de MS Outlook.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Showpad Coach Plus et/ou Content Plus ou Ultimate
- Licence MeetingIQ
- Zoom, GoToMeeting, Webex ou MS Teams
- Accès administrateur à Showpad
Réussir en quelques minutes
- Activez et configurez MeetingIQ dans les paramètres d'administrateur
- Sélectionnez tous les utilisateurs ou certains groupes d' utilisateurs
Faire étape par étape
Activez MeetingIQ et affectez des utilisateurs.
- Pour activer MeetingIQ pour votre organisation, accédez aux Paramètres d'administrateur et sélectionnez Fonctionnalités.
- Faites défiler vers le bas pour trouver MeetingIQ et utilisez le button pour activer la fonctionnalité.
- Cliquez sur le button lambda pour étendre les paramètres de configuration.
- Si vous souhaitez activer MeetingIQ pour tous les utilisateurs, sélectionnez l'option Tous les utilisateurs. Sinon, cliquez sur Sélectionner des groupes. Cochez les cases des groupes pour lesquels vous souhaitez activer MeetingIQ ou recherchez le nom du groupe et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé. Les utilisateurs pourront voir les réunions des autres utilisateurs dans leurs groupes assignés. Les Managers pourront voir les réunions des autres utilisateurs dans leurs groupes assignés et des utilisateurs qui leur sont affectés en tant que Manager. Les administrateurs verront les réunions de tous les utilisateurs de l'organisation.
- Saisissez une durée minimale de réunion. Les réunions plus courtes que la valeur spécifiée ne seront pas affichées dans la Liste des réunions ou enregistrées dans votre CRM.
Définissez des sujets
Les sujets sont des Collections de mots-clés que les administrateurs peuvent définir. MeetingIQ recherchera automatiquement ces sujets à chaque réunion. Ainsi, en tant qu'administrateur, vous pourrez voir à quelle fréquence ils sont mentionnés et trouver plus facilement ces parties de conversation dans les enregistrements.
- Dans les options de configuration de MeetingIQ, sélectionnez l'onglet Sujets.
- Cliquez sur Ajouter un sujet.
- Saisissez le libellé d'un sujet, tel que Tarification. Ajoutez ensuite des mots-clés du sujet, qui sont des mots différents qui relèveront du sujet général. Par exemple, si le libellé du sujet était Tarification, les mots-clés pourraient être tarification, remise et prix. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
- Sous l'onglet Sujets, modifiez ou supprimez les sujets précédemment créés en cliquant sur l'icône de modification en forme de crayon ou l'icône de suppression en forme de corbeille.
Renommez votre robot MeetingIQ
En tant qu'administrateur, vous pouvez renommer le robot, ce qui modifie la façon dont il apparaît en tant que participant à la réunion. Envisagez de conserver un nom faisant référence au « robot » ou « preneur de notes », pour indiquer clairement que la réunion est enregistrée. Le nom peut comporter 30 caractères au maximum et ne peut contenir que des caractères alphanumériques latins avec des espaces, des traits d'union et des traits de soulignement.
- Dans les options de configuration de MeetingIQ, cliquez sur l'onglet Renommer le robot.
- Tapez le nouveau nom que vous souhaitez donner au robot, puis cliquez sur Appliquer.
- Pour restaurer le nom d'origine du robot de MeetingIQ, videz le champ Nom du robot et cliquez sur Appliquer.
Gérez les notifications de consentement.
Avant le début d'un appel MeetingIQ, les participants recevront un e-mail les informant que la réunion sera enregistrée. Cette fonctionnalité peut être désactivée si nécessaire, et il appartient à votre organisation d'obtenir le consentement pour l'enregistrement.
- Accédez à l'onglet Notification de consentement. Décochez la case si vous ne souhaitez pas envoyer l'e-mail de consentement, ou cochez la case pour activer cette fonctionnalité.
- Pour afficher l'e-mail envoyé aux participants de MeetingIQ afin de les avertir de l'enregistrement, cliquez sur Aperçu de l'e-mail. Le nom de la réunion ainsi que l'heure et la date seront extraits de l'invitation du calendrier.
Gérez les intégrations de calendrier
MeetingIQ permet aux utilisateurs de synchroniser leur calendrier Google ou MS Outlook afin que le robot rejoigne automatiquement leurs réunions avec un lien de réunion valide et un participant externe. Activez cette fonctionnalité dans l'onglet Intégration du calendrier.
- Accédez à l'onglet intégrations du calendrier dans les paramètres MeetingIQ. Sélectionnez une option pour activer la synchronisation du calendrier Google ou MS Outlook. Une seule option peut être sélectionnée pour tous les utilisateurs.
- Lorsque cette option est activée, les utilisateurs voient l'option d'intégration de leur calendrier en cliquant sur Configurer la réunion dans l'onglet MeetingIQ de la Web app.
