Quels sont vos avantages
Avec les innombrables conversations de vente qui ont lieu chaque jour au sein de votre organisation, des informations précieuses et des opportunités de formation passent souvent entre les mailles du filet. L'activation de MeetingIQ pour vos utilisateurs leur permet d'inviter un bot à leurs réunions pour enregistrer et transcrire les conversations. Cela encourage les commerciaux à être plus présents dans leurs conversations et, en tant qu'administrateur marketing, vous pourrez trouver cela avantageux de pouvoir recueillir des renseignements commerciaux. Les managers de ventes obtiendront des informations précieuses sur la formation en écoutant les appels commerciaux de leur équipe.
Lorsque MeetingIQ est activé pour les utilisateurs, ils verront un nouvel onglet dans l'appli Web app appelé Réunions. C'est là qu'ils trouveront tous leurs enregistrements de réunions passées, ainsi que tout ce qui est à venir.
Pour que le bot MeetingIQ enregistre une réunion à laquelle il a été invité, il doit y avoir un lien de réunion valide dans l'invitation du calendrier de l'utilisateur. MeetingIQ est compatible avec Zoom et MS Teams, afin que vos utilisateurs puissent utiliser la plateforme qui leur convient le mieux. Lors de l'utilisation de Zoom pour MeetingIQ, les utilisateurs doivent s'assurer que l'option "Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent rejoindre les réunions" est désactivée. Si elle est activée dans vos paramètres Zoom, le bot MeetingIQ ne peut pas participer à la réunion.
Caractéristiques principales
- MeetingIQ enregistrera et transcrira les réunions de vente de l'utilisateur
- Définissez des sujets et des mots-clés pertinents pour votre organisation
- Activez MeetingIQ pour certains groupes d'utilisateurs ou tous les utilisateurs
- Autorisez les utilisateurs à synchroniser leur MS Outlook ou calendrier Google
- Masquez les réunions courtes
Remarque : Showpad ne prend pas en charge les implémentations personnalisées de MS Outlook.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Showpad Coach Plus et/ou Content Plus ou Ultimate
- Licence MeetingIQ
- Zoom ou MS Teams
- Accès administrateur Showpad
Réussir en quelques minutes
- Activez et configurez MeetingIQ dans les paramètres d'administrateur
- Sélectionnez tous les utilisateurs ou certains groupes d'utilisateurs.
Faites-le étape par étape.
Activez MeetingIQ et attribuez des utilisateurs
- Pour activer MeetingIQ pour votre organisation, accédez aux Paramètres d'administrateur et sélectionnez Fonctionnalités.
- Faites défiler vers le bas pour trouver MeetingIQ et utilisez l'interrupteur/ button pour activer la fonction.
- Cliquez sur l'interrupteur /button caret pour développer les paramètres de configuration.
- Si vous souhaitez activer MeetingIQ pour tous les utilisateurs, sélectionnez l'option Tous les utilisateurs. Sinon, cliquez sur Sélectionner des groupes. Cochez les cases des groupes pour lesquels vous souhaitez activer MeetingIQ ou recherchez le nom du groupe et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé. Les utilisateurs pourront voir les réunions d'autres utilisateurs dans leurs groupes assignés. Les managers pourront voir les réunions des autres utilisateurs dans leurs groupes affectés et des utilisateurs qui leur sont affectés en tant que manager. Les administrateurs verront les réunions de tous les utilisateurs de l'organisation.
- Entrez une durée de réunion minimale. Les réunions plus courtes que la valeur spécifiée ne seront pas affichées sur la liste des réunions ou enregistrées dans votre CRM.
Définissez les sujets
Les sujets sont des collections de mots-clés que les administrateurs peuvent définir. MeetingIQ recherchera automatiquement ces sujets dans chaque réunion, de sorte qu'en tant qu'administrateur, vous pouvez voir à quelle fréquence ils sont mentionnés et trouver ces sujets de conversation plus facilement dans les enregistrements.
- Dans les options de configuration de MeetingIQ, sélectionnez l'onglet Sujets.
- Cliquez sur Ajouter un sujet.
- Entrez une étiquette de rubrique, telle que Tarification. Ajoutez ensuite des mots-clés de sujet, qui sont des mots différents qui relèveraient du sujet général. Par exemple, si l'étiquette de sujet était Tarification, les mots-clés pourraient être tarification, remise et prix. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
- Sous l'onglet Sujets, modifiez ou supprimez des sujets créés précédemment en cliquant sur l'icône de modification du crayon ou de la corbeille.
Renommez votre robot MeetingIQ
En tant qu'administrateur, vous pouvez renommer le bot, ce qui modifie la façon dont il est reflété en tant que participant à la réunion. Envisagez de conserver un nom qui fait référence à "Bot" ou "preneur de notes" pour indiquer clairement que la réunion est enregistrée. Le nom peut comporter un maximum de 30 caractères et ne peut contenir que des caractères alphanumériques latins avec espace, traits d'union et traits de soulignement.
- Dans les options de configuration de MeetingIQ, cliquez sur l'onglet Renommer le bot.
- Tapez le nouveau nom que vous souhaitez donner au bot puis cliquez sur Appliquer.
- Pour restaurer le bot MeetingIQ à son nom d'origine, videz le champ Nom du bot et cliquez sur Appliquer.
Gérez les notifications de consentement
Avant le début d'un appel MeetingIQ, les participants recevront un e-mail les informant que la réunion sera enregistrée. Cette fonctionnalité peut être désactivée si nécessaire et il appartient à votre organisation d'obtenir le consentement pour l'enregistrement.
- Accédez à l'onglet Notification de consentement. Décochez la case Notification d'enregistrement si vous ne souhaitez pas envoyer l'e-mail de consentement, ou cochez la case pour activer cette fonctionnalité.
- Sélectionnez le nombre de minutes avant la réunion pendant lesquelles vous souhaitez que l'e-mail de notification de consentement soit envoyé. La valeur par défaut est de dix minutes.
- Pour afficher l'e-mail envoyé aux participants MeetingIQ pour les avertir de l'enregistrement, cliquez sur Aperçu de l'e-mail. Le nom de la réunion ainsi que l'heure et la date seront extraits de l'invitation du calendrier.
Gérez les intégrations de calendrier
MeetingIQ permet aux utilisateurs de synchroniser leur calendrier Google ou MS Outlook afin que le bot rejoigne automatiquement leurs réunions avec un lien de réunion valide et un participant externe. Activez cette fonctionnalité dans l'onglet intégration du calendrier.
- Accédez à l'onglet intégrations de calendrier dans les paramètres MeetingIQ. Sélectionnez une option pour activer la synchronisation du calendrier Google ou du calendrier MS Outlook. Une seule option peut être sélectionnée pour tous les utilisateurs.
- Lorsqu'elle est activée, les utilisateurs verront l'option d'intégration à leur calendrier en cliquant sur Connecter le calendrier dans l'onglet MeetingIQ de la Web app.
Journalisation automatisée dans Salesforce.
Une autre option de configuration consiste à enregistrer automatiquement vos réunions dans Salesforce. Ceci est expliqué en détail dans ce guide.
