Verrouiller les pages d'un document pour qu'elles soient partagées ensemble

Le verrouillage des pages vous permet, en tant qu'administrateur, de garder le contrôle de l'assortiment du contenu en regroupant les informations exclusives et réglementées. Cette fonctionnalité évite les mauvaises communications qui se produisent lorsque des informations incomplètes sont partagées avec les acheteurs.

Lors de la mise à disposition de documents aux commerciaux, vous pouvez rencontrer une situation dans laquelle vous devez vous assurer que des pages de documents spécifiques ne puissent être partagées qu'avec d'autres pages. Il peut s'agir, par exemple, d'une brochure sur un médicament qui ne peut être incluse qu'avec la page expliquant les effets secondaires possibles. Un autre exemple est une page qui ne peut pas être partagée sans la clause de non-responsabilité.

Remarque : le verrouillage fonctionne pour une série de pages de documents qui se succèdent les unes aux autres. Par exemple, le regroupement des pages 3 à 7 signifie que les pages 3, 4, 5, 6, et 7 seront toujours regroupées dans un partage et une collection.

Lorsque vous verrouillez une série de pages, elles seront toujours regroupées dans les partages, les collections et les shared spaces. Dans cet article, nous allons expliquer comment verrouiller ces pages de document ensemble en utilisant les autorisations de fichier dans l'online platform de Showpad.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Les administrateurs peuvent regrouper les pages exclusives et réglementées afin qu'elles soient toujours partagées ensemble.
• Les commerciaux n'ont pas à s'inquiéter de l'inclusion d'informations réglementées ou confidentielles.
• Fonctionne pour les PDF multipages, les fichiers Powerpoint, Excel et Word.
• Par défaut, toutes les pages du document peuvent être partagées sans pages verrouillées.
• Le verrouillage fonctionne pour une série de pages.
• Disponible sur la Web app, iOS, Android, Windows, et le complément Outlook.

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Accès administrateur sur l'online platform de Showpad
• Disponible pour les formules essential, plus et ultimate
• Un document qui se compose de plusieurs pages et diapositives

Réussir en quelques minutes

1. Ouvrez votre bibliothèque de ressources
2. Sélectionnez le fichier qui contient plusieurs pages que vous souhaitez verrouiller ensemble dans un groupe.
3. Modifier les autorisations
4. Sélectionnez Autoriser la séparation des pages
5. Sélectionnez Forcer les pages groupées pour verrouiller des pages ensemble
6. Cliquez sur Mettre à jour

Faire étape par étape

1. Ouvrez l'onglet Bibliothèque et localisez la ressource qui a plusieurs pages.
2. Cliquez sur la ressource pour ouvrir le volet d'informations. Trouvez les autorisations dans le volet de droite et cliquez sur l'icône représentant un crayon.
3. Trouvez les paramètres Autoriser la séparation des pages. Cette case est cochée par défaut. Lorsqu'elle est activée, vos commerciaux peuvent assortir toutes les pages de ce document avec d'autres contenus. En désactivant cette option, votre représentant ne pourra pas sélectionner les pages à partager et le document sera toujours partagé dans son ensemble.
   Si vous activez l'option Forcer les pages groupées, vous pouvez regrouper les pages qui seront verrouillées ensemble.
4. Dans notre exemple, nous regroupons les pages 1 et 3. Elles seront toujours partagées ou ajoutées à une collection ensemble.
5. Si nous voulons ajouter une autre plage, cliquez sur + Ajouter une autre et vous remarquerez que vous ne pouvez pas sélectionner les pages 1 et 3 car elles sont déjà regroupées. Dans ce cas, nous avons ajouté les pages 4 et 5 en tant que groupe.
   
6. Veillez à ajouter vos pages dans l'ordre croissant ou vous verrez le message suivant.
   
7. Si vos commerciaux partagent maintenant un document et qu'ils veulent sélectionner des pages, ils verront que les pages 1 et 3, et les pages 4 et 5 sont regroupées. Dans cet exemple, nous allons partager la page 4. Vous remarquerez qu'il est indiqué que 2 pages sont sélectionnées lors de la sélection d'une seule page groupée, car elles doivent être partagées ensemble.
8. Lors de la composition de l'e-mail de partage, les pages 4 et 5 sont regroupées automatiquement.
   
9. Les prospects verront toujours les pages groupées ensemble.