Après avoir installé et configuré Showpad pour le complément Outlook, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour rechercher du contenu et le partager à partir de votre plateforme préférée. Donnez le style que vous souhaitez à l'e-mail. Oui, vous pouvez même utiliser la police Comic Sans si vous préférez. Les liens vers le contenu Showpad partagé feront partie de l'e-mail Outlook envoyé. Vous pouvez également enregistrer cette activité dans Salesforce, MS Dynamics ou SAP C4C si votre entreprise a configuré une intégration CRM.
Découvrez comment ça marche
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Installation et configuration de Showpad pour Outlook
- Windows 10 (1803) et ultérieur pour parcourir les expériences avancées
- Les anciennes versions de Windows prennent en charge la recherche dans les expériences avancées
Pour réussir en quelques minutes
- Rédigez un nouvel e-mail
- Cliquez sur « Ajouter élément(s) »
- Ajoutez du contenu à partir de vos fichiers, expériences, collections, « Mes fichiers » ou résultats de recherche récents
- Sélectionnez un thème de partage
- Donnez le style que vous souhaitez à l'e-mail
- Appuyez sur le bouton « Envoyer »
Procédez étape par étape
- Rédigez un nouvel e-mail et cliquez sur « Ajouter élément(s) ».
- Recherchez ou parcourez du contenu à l'aide des onglets suivants :
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Récents : affiche vos fichiers récemment partagés afin que vous puissiez facilement les partager à nouveau.
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Expériences : parcourez vos expériences pour sélectionner du contenu.
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Collections : affiche les collections que vous avez déjà créées. Vous pouvez sélectionner un contenu particulier ou bien choisir de partager la collection dans sa totalité. Dans ce cas, un lien sera créé vers l'ensemble de cette collection.
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Mes fichiers : affiche les contenus personnels que vous avez téléchargés sur Showpad et vous permet de les gérer dans des dossiers.
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Recherche : utilisez notre recherche avancée pour rechercher du contenu dans votre instance.
Pour prévisualiser l'élément avant de l'ajouter, passez le curseur sur l'icône de l'actif et cliquez sur le bouton « Afficher ». Si vous souhaitez ajouter l'élément après l'avoir prévisualisé, cliquez sur « Ajouter élément(s) », sinon utilisez le bouton X pour le fermer.
Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez partager et cliquez sur « Insérer » pour ajouter des liens dans votre e-mail vers les fichiers sélectionnés.
Pour ajouter du contenu à partir d'expériences avancées, accédez aux actifs comme vous le feriez normalement sur la Web app : cela vous permet de trouver facilement ce que vous recherchez. Sous l'onglet « Expériences », cliquez sur l'expérience avancée dont vous souhaitez partager du contenu.
Une fois que vous avez trouvé le contenu que vous souhaitez partager, sélectionnez l'icône « Actif » de chaque élément individuel.
Une nouvelle fenêtre apparaît pour vous permettre de confirmer votre choix. Cochez la case, puis le X en haut à droite dans la fenêtre « Actif » pour revenir à l'expérience.
Vous pouvez sélectionner plus de contenu en répétant les étapes 5 et 6 ; lorsque vous êtes prêt à les envoyer dans votre e-mail, sélectionnez « Insérer élément(s) ».
Remarque : si votre e-mail est au format de texte enrichi, Showpad pour Outlook n'a pas la possibilité d'ajouter du contenu.
Cochez la ou les pages d'informations que vous souhaitez partager, puis cliquez sur « Insérer élément(s) ».
Pour rechercher du contenu, cliquez sur l'icône « Rechercher », saisissez le nom de l'expérience, le nom du fichier ou l'extension de fichier dans le champ de recherche.
Avec l'option « Rechercher » dans Showpad pour le complément Outlook, nous vous donnons la possibilité de trouver les documents correspondants selon :
- si le mot apparaît dans le titre
- si le mot apparaît dans un document (PDF, fichiers Office) et est une version dérivée de ce mot. Nous prenons en charge plusieurs langues afin que les mots soient correctement associés aux mots de la langue source.
- si le mot fait partie d'une balise
Vous pouvez configurer le filtre pour obtenir des résultats de recherche précis. Saisissez le contenu que vous recherchez. Les options suggérées apparaissent. Cliquez sur « Afficher tous les résultats » pour configurer les filtres.
Vous pouvez préciser le type de document pour lequel vous souhaitez obtenir des résultats ou choisir les balises que vous souhaitez inclure.
Choisissez d'autoriser/refuser le téléchargement de vos fichiers personnels ou confidentiels en activant/désactivant le paramètre « Autoriser les téléchargements ». Si un actif a été marqué comme non téléchargeable par votre administrateur, cette option ne remplacera pas ce paramètre.
Sélectionnez votre thème de partage préféré avant d'envoyer les liens vers votre contenu. Ces thèmes affichent votre contenu partagé sur une visionneuse personnalisée avec le logo de l'entreprise. Ces thèmes sont définis par votre administrateur Showpad.
Si vous avez activé une intégration CRM, vous pourrez enregistrer l'activité Showpad pour Outlook dans l'instance Salesforce, Dynamics ou SAP C4C de votre entreprise. Cochez la case « Se connecter au CRM » pour vous connecter avec vos identifiants CRM.
Dans le champ « À » de votre e-mail, saisissez l'adresse e-mail de votre contact ou de votre lead. Cliquer sur « Vérifier les noms » déclenche une vérification des destinataires par une comparaison avec vos données dans Salesforce, Dynamics ou SAP C4C. Vous pouvez également commencer à écrire dans le corps de l'e-mail. Cela déclenche également un comportement de vérification des noms de manière indirecte.
Une autre façon de partager du contenu avec un contact ou un lead est de le rechercher manuellement sur l'écran « Contact » ou « Lead » et de cliquer sur la case à cocher correspondante. Cela associe l'activité à cet enregistrement CRM spécifique. Vous devrez renseigner manuellement l'adresse e-mail du destinataire dans le champ « À ».
Pour partager du contenu avec l'une de vos opportunités, vous pouvez également rechercher ces dernières dans le champ de recherche « Associé à ». Si vous ne souhaitez pas associer l'e-mail que vous rédigez à une opportunité, sélectionnez « Aucun ».
Lorsque vous insérez du contenu dans un e-mail, votreclause de non-responsabilité relative à la confidentialité sera automatiquement incluse au bas du message.Remarque : évitez d'enregistrer votre e-mail contenant des liens Showpad en tant que brouillon. Il y a de fortes chances que les liens ne fonctionnent pas comme ils le devraient lorsque vous enverrez l'e-mail de partage plus tard.
Lorsque votre client ou prospect ouvre le lien dans l'e-mail, la collection s'ouvre dans le thème de partage sélectionné.
Dans votre vue « Partage » dans l'application Showpad, vous verrez les informations détaillées sur le contenu que vous avez partagé. Showpad pour Outlook peut suivre l'adresse e-mail de votre contact si l'e-mail n'a été envoyé qu'à une seule adresse. Vous voyez le contenu, l'objet et le message que vous avez utilisés dans votre e-mail. Si vous partagez votre contenu avec plusieurs adresses, nous pouvons vous montrer sur quel appareil et quel navigateur le contenu a été ouvert.
Remarque : il n'est pas possible de suivre un seul e-mail qui a été envoyé à plusieurs contacts, notamment lorsqu'ils sont en CC ou en BCC. Il n'est pas non plus possible de voir si votre e-mail Outlook a été ouvert dans l'activité de partage de Showpad. En effet, l'e-mail n'est pas envoyé via Showpad mais via Outlook. Les paramètres standard d'Outlook bloquent les pixels de suivi : c'est ainsi que nous enregistrons les ouvertures d'e-mails. Si vous souhaitez avoir la confirmation que vos contacts ont ouvert votre e-mail, vous pouvez toujours activer l'option de confirmation de lecture dans Outlook.
Une fois que le destinataire ouvre l'e-mail et clique pour afficher l'un des contenus de partage, le compteur de visites indique qu'il a ouvert l'e-mail et cliqué sur tout ou partie du contenu.
Si le contenu a été partagé avec plusieurs contacts dans un même e-mail, vous voyez le type d'appareil et l'emplacement, le cas échéant.
