Quels sont vos avantages
Lorsque votre organisation stocke sa documentation dans le stockage sur le cloud de Dropbox ou Box, il est important que le document reste l'unique source fiable lorsqu'il est distribué à votre équipe de vente. En synchronisant le contenu directement à partir de Dropbox et Box, vous pouvez être certain que tout le contenu de Showpad sera actuel et à jour sans avoir à mettre à jour manuellement un actif à la fois. Cela évite des tracasseries administratives et laisse plus de temps pour créer le contenu parfait.
Les mises à jour du contenu de votre stockage cloud Dropbox ou Box seront reflétées dans le Content library de la Online Platform. Par exemple, si vous supprimez un dossier ou un actif synchronisé dans votre système de gestion de contenu, il sera également supprimé de Showpad, sauf si vous supprimez la connexion et choisissez de conserver les fichiers dans Showpad. Utilisez l'outil de surveillance de Showpad pour vérifier les détails de chaque actif afin d'avoir un meilleur aperçu de l'activité en cours en lien avec votre documentation, y compris un journal de toutes les modifications apportées aux fichiers. Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver des fichiers lorsque vous supprimez la connexion, généralement si vous avez migré vers un autre système de stockage. Cela vous donne la flexibilité de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les historiques d'actifs.
Remarque : cet article traite de la synchronisation de votre stockage cloud Dropbox ou Box. Pour plus d'informations sur la synchronisation avec Google Drive, consultez cet article.
Caractéristiques principales
- Uniformisez la gestion de vos actifs dans Showpad.
- Assurez-vous qu'il n'y a qu'une seule source fiable pour votre documentation.
- Mettez à jour les informations relatives aux activités des actifs.
- Les mises à jour du contenu sur Dropbox et Box se synchronisent automatiquement avec Showpad.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Abonnement ultime pour Showpad
- Contenu dans Dropbox et / ou Box
- Activez les applications tierces dans Dropbox et Box afin que la connexion soit autorisée.
- Vous pouvez télécharger des documents dans votre stockage cloud jusqu'à 500 Mo chacun.
Remarque : vous ne pouvez pas modifier, renommer, supprimer ou mettre à jour les éléments de la Online Platform qui ont été synchronisés depuis Dropbox et Box. La création et la gestion des tags liées à tous les actifs doivent être effectuées dans la Online Platform. Ils ne sont pas transférables depuis le cloud.
Le moyen rapide d'accéder à la génialité
- Configurez une connexion entre Dropbox ou Box et Showpad.
- Vérifiez vos informations d'identification pour Dropbox ou Box.
- Choisissez les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec Showpad.
- Confirmez la synchronisation des fichiers avec le Content library.
- Si nécessaire, consultez l'outil de surveillance pour voir l'activité des actifs.
Faites ceci étape par étape
Remarque : dans notre exemple, nous utilisons Dropbox comme stockage cloud. Les étapes à suivre sont exactement les mêmes pour un compte Box.
- Cliquez sur l'icône d'engrenage des paramètres et sélectionnez Intégrations dans la Online Platform.
- Si le stockage cloud est activé, vous le verrez sur le côté gauche sous Intégrations.
- Si vous configurez un Cloud storage sync pour la première fois alors, cliquez sur Commencer. Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur Nouvelle connexion.
- Choisissez la division avec laquelle vous souhaitez synchroniser le contenu. Vous ne pouvez avoir qu'une seule connexion de synchronisation de contenu par division.
- Il vous sera demandé avec quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez Dropbox ou Box.
Remarque : vous pouvez ajouter une connexion par option de stockage cloud. Si vous l'ajoutez à partir de Google Drive, consultez cet article.
- Entrez une description de votre connexion dans le champ approprié et cliquez sur Suivant.
- De là, vous serez amené à un écran pour authentifier vos identifiants de stockage sur le cloud. Vous devrez peut-être également autoriser Showpad en tant qu'application de confiance. Cela sera légèrement différent selon la plateforme que vous utilisez mais, en général, cela ressemblera à l'écran de connexion de la plateforme.
- Autorisez la connexion.
- Vous avez été ramené à la Online Platform et vous verrez les dossiers de votre plateforme de stockage cloud répertoriés sous l'onglet Dossiers synchronisés de la fenêtre de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner les sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier principal, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
- Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage dans le cloud. Pour apporter des modifications à la connexion existante, cliquez sur Configurer.
- En cliquant sur Surveiller, vous pouvez afficher un journal d'activité des actifs. Cela inclut le moment où l'actif a été synchronisé avec Showpad et toutes les modifications apportées à l'actif dans le stockage cloud. Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur Forcer la re-synchronisation pour déclencher manuellement une autre synchronisation du contenu.
Le moniteur affiche les événements des 14 derniers jours. Les événements plus anciens sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. Vous pouvez également forcer une re-synchronisation dans le cas où vous avez besoin d'une synchronisation rapide qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
Nous prenons en charge des documents jusqu'à 500 Mo. Si la synchronisation échoue pour un document, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document au format PDF et synchroniser le PDF à partir du stockage cloud comme solution de contournement.
Remarque : la vérification automatique des mises à jour de contenu s'exécute toutes les heures. Le nouveau contenu et celui mis à jour devient disponible pour vos utilisateurs quelques minutes plus tard, une fois le traitement terminé.
- Lorsque vous affichez le Content library pour cette division, vous verrez les actifs répertoriés qui ont été synchronisés à partir de votre stockage cloud. Les actifs synchronisés à partir de Google Drive, Dropbox et Box seront indiqués par une petite icône de nuage à gauche du nom de fichier. Vous ne pourrez modifier que certains détails de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option Déplacer vers la corbeille comme vous le verriez pour les actifs qui ont été ajoutés directement sur la Online Platform. Ils doivent être supprimés dans Google Drive ou Box pour conserver une seule source fiable.
Remarque : lorsque vous utilisez Google Drive, les fichiers natifs sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Les Gslides deviennent des fichiers PPTX, les Gsheets deviennent des fichiers XLSX, les Gdocs deviennent des DOCX.
